安徽机电职业技术学院毕业如何调档案呢(毕业档案转递流程)

毕业生档案是学生毕业前家庭情况、学习成绩、政治思想表现、身体状况等情况的文字记载材料，是用人单位选拔、聘用人才的重要参考。它不仅是个人历史的记录，更是组织人事管理中不可或缺的一环。

一份完整的大学毕业生档案通常包含以下材料：

• 高中阶段档案材料：如高中学籍表、毕业生登记表、高考报名登记表、高考体检表等。
• 大学阶段档案材料：入学登记表、毕业生成绩单、毕业生登记表、入学体检表、毕业体检表。
• 党团组织材料：入党志愿书、思想汇报、转正申请、团籍材料等（如有）。
• 奖惩材料：在校期间获得的重要奖项记录或处分决定文件。
• 其他材料：学年鉴定表、实习鉴定表、就业通知书（即报到证副联，已逐渐取消但历史档案中可能存在）等。

1.已就业且单位有档案管理权限：

如果你被国家机关、国有企业、事业单位等有人事权的单位录用，这些单位可以直接接收并管理你的档案。你需要从单位人事部门获取准确的调档函。调档函是档案转递的唯一合法依据，上面会写明接收单位的名称、地址、联系人及电话，并加盖单位公章。

2.已就业但单位无档案管理权限：

绝大多数民营、外资、合资企业以及乡镇企业都不具备人事档案管理权限。在这种情况下，你的档案需要存放在单位所在地或户籍所在地的公共就业和人才服务机构（如人才市场、人才交流中心）。你需要联系该机构办理托管手续，并由该机构出具调档函。

3.考取专升本或研究生：

如果你成功考取了更高层次的院校，档案需要转至录取院校的招生办公室或学生处。你需将录取通知书复印件或录取学校出具的调档函提交给原毕业院校。

4.未就业、自由职业或出国深造：

在这种情况下，档案通常会被转回毕业生户籍所在地的县级以上公共就业和人才服务机构（如某某市人力资源与社会保障局、人才服务中心）。这是最常见的档案去向，旨在为毕业生提供后续的就业服务和社会保障。

关键行动： 在毕业离校前，务必通过各种渠道（咨询辅导员、学校就业指导中心、目标接收机构）明确自己的档案应该寄往何处，并成功获取调档函或确定接收单位的详细名称和地址。
三、 核心调档流程与学校手续办理在准备好调档函或明确接收信息后，毕业生需要按照学校规定的流程办理调档手续。安徽机电职业技术学院通常会通过二级学院或专门的档案管理部门（如综合档案室）来负责此项工作。

1.关注学校通知与安排：

每年毕业季，学校都会发布关于毕业生档案转递工作的详细通知，通常会通过班级辅导员、学院网站、就业信息网或毕业生微信群等渠道传达。通知会明确办理时间、地点、所需材料和具体流程。毕业生必须密切关注，切勿错过集中办理期。

2.提交调档依据与信息确认：

根据学校要求，毕业生需要向所在二级学院或档案管理部门提交调档的凭证。对于就业或存档人才市场的，提交调档函原件；对于升学的，提交录取通知书复印件或录取学校调档函；对于回原籍的，虽然可能无需自己提供调档函（学校会根据默认规则办理），但务必向学校确认户籍地接收单位的准确名称和地址。

同时，学校会组织毕业生核对并确认《档案转递地址登记表》或类似信息表。 这是整个流程中最关键的一步。你必须亲自、仔细地核对以下信息：

• 档案接收单位全称（一字不差）
• 接收单位详细地址（包括省、市、区、路、号）
• 邮政编码
• 联系人及联系电话

3.等待学校统一寄发档案：

学校不会为每一个毕业生单独邮寄档案，而是会分批整理、集中寄发。档案转递通过机要通信或邮政EMS标准快递进行，这两种都是国家认可的保密和安全邮寄方式。个人严禁接触本人档案。 从办理手续到档案寄出，需要一定的工作周期，请耐心等待。

4.领取或关注报到证（如有）：

在过去，报到证是毕业生到接收单位报到的凭证，也是档案转递的重要依据。
随着政策改革，报到证已逐渐取消。但如果毕业时仍发放了报到证，请务必妥善保管，并按照报到证上的要求和时限前往指定单位办理报到手续，这通常与档案到位后的确认有关。
四、 调档后的重要后续事项档案寄出并不意味着万事大吉，毕业生必须主动进行后续跟踪与确认，这是保障个人权益的必要环节。

1.查询档案转递状态：

在档案寄出一段时间后（通常为2至4周），你应主动查询档案是否安全到达。

• 联系学校： 首先可咨询学校档案管理部门或就业指导中心，询问档案寄出的机要号或EMS单号以及寄出日期。
• 联系接收单位： 获得邮寄信息后，或直接致电档案接收单位的人事部门或档案室，提供你的姓名、毕业院校等信息，查询档案是否已被签收并入库。

尤其是将档案存放在人才市场的毕业生，在确认档案到达后，通常需要本人或委托他人前往该机构，签订《人事代理协议》或办理相关存档手续，并缴纳一定的档案管理费（部分地区已免费）。这将正式确立档案的托管关系。

3.妥善保管相关凭证：

将调档函复印件、学校提供的档案转递通知、报到证（如有）、与接收单位的通信记录等所有与调档相关的材料整理并永久妥善保管。这些是未来万一出现档案问题时查询和追溯的重要证据。

五、 常见问题与特殊情况处理在调档过程中，可能会遇到一些特殊情况和问题，需要冷静应对。

1.档案丢失或迟迟未到：

如果长时间查询不到档案下落，首先应联系学校查询寄递单号，并根据单号向邮政机要部门或EMS客服查询邮寄轨迹。若确认丢失，应立即联系学校和接收单位，协商补办事宜。补办档案极其繁琐，需要回高中及大学一一补办相关证明材料，因此前期仔细核对信息至关重要。

2.更换工作或档案需再次转移：

档案到达人才市场或单位后，若日后更换工作，需要从原存档机构将档案转至新的单位或新单位所在地的人才市场。此时的流程是：由新的接收单位出具调档函，你本人凭调档函和身份证明到原存档机构办理调出手续。原存档机构会通过机要方式将档案转出。同样严禁个人自带。

3.档案滞留学校：

部分毕业生因故未及时办理调档，学校通常会为毕业生免费保管档案一段时间（通常为两年）。在此期间，你随时可以凭调档函回学校办理转递手续。超过保管期限后，学校可能会将档案统一转回生源地人才机构，但最好主动联系学校办理，以免过程中出现疏漏。

4.个人永远不能拆封档案：

重申一个绝对原则：个人在任何情况下都无权拆阅自己的档案。档案袋的封条和公章一旦破损，档案即作废，任何单位都不会接收。只能退回原封口单位重新审核、密封。这将带来巨大的麻烦。

整个调档过程，是对毕业生责任心和信息处理能力的一次考验。对于安徽机电职业技术学院的毕业生来说，只要遵循“提前准备、明确去向、仔细核对、主动追踪”这十六字原则，积极与学校及接收单位沟通，就一定能够顺利、安全地完成档案的调转，为未来的职业生涯扫清障碍，奠定坚实的基础。