香港城市大学（东莞）毕业如何调档案呢(港城大（莞）档案调取)

• 高中阶段档案材料：如高中学籍表、毕业生登记表、高考报名登记表、高考体检表等。
• 大学阶段档案材料：主要包括入学登记表、学籍卡、学习成绩单、毕业生登记表、学位授予决定、毕业论文答辩成绩或评语、奖惩材料、党团组织关系材料（入党/团志愿书、申请书、转正申请书、思想汇报、培养考察登记表等）、入学及毕业体检表等。
• 其他应归档的材料：如在学期间获得的重大奖励（如省部级以上）或处分文件、更改姓名或民族等关键身份信息的批准文件等。

首要任务是明确档案接收单位（即档案去向）。这是一个决定性的环节，不同的去向对应不同的接收机构和要求：

• 已落实就业单位且单位具备档案保管权限：这是最常见的情况。通常，国家机关、国有企事业单位、大型公有制企业等都设有党委组织部门或人力资源部门，具有保管员工人事档案的资格。毕业生需要向用人单位确认其是否具备此权限，并获取准确的档案接收单位名称、地址、邮编、联系人及联系电话。这是开具调档函的关键信息。
• 已落实就业单位但单位不具备档案保管权限或选择灵活就业：多数民营企业、外资企业、中小企业等不具备档案保管资质。毕业生的档案则需要委托单位所在地或户籍所在地的公共就业和人才服务机构（通常称为“人才市场”、“人才交流中心”、“人力资源服务中心”等）进行管理。毕业生需自行联系这些机构，办理人事代理手续，从而获得该机构作为接收单位的调档信息。
• 国内升学：如果考取（或保送）至内地其他高校或科研院所攻读更高学位，档案接收单位即为录取院校的招生办公室或学生档案管理部门。毕业生需从录取院校获取调档函。
• 出国（境）深造或工作：这种情况下，档案通常转回毕业生户籍所在地的县级以上公共就业和人才服务机构（如人社局下属人才服务中心）或教育部留学服务中心（如需将档案存放在留服）。
• 未就业、自由职业或暂缓就业：原则上，档案应转回毕业生原生源地，即入学前户籍所在地的县级以上公共就业和人才服务机构。这是档案的“默认”去向，确保档案不会因毕业而失去管理。

在确定接收单位后，毕业生应主动与香港城市大学（东莞）负责学生档案管理的部门（通常是学生事务处或教务处下属的专门科室）取得联系，了解学校具体的调档政策、办理时间窗口、所需提交的材料清单以及联系方式。提前沟通可以避免因信息不对称而导致的操作失误或延误。

调档函是调档案流程中最核心、不可或缺的凭证文件。它是由档案接收单位出具的、正式同意接收毕业生档案并请求原保管单位（即香港城市大学（东莞））转递档案的书面通知。没有有效的调档函，学校无法启动档案转递程序。

调档函的获取方式完全取决于档案接收单位的类型：

• 对于有档案保管权的用人单位，通常由公司的人力资源部门直接开具并加盖公章。
• 对于公共就业和人才服务机构，毕业生需携带身份证、户口本、毕业证（或就业证明）等材料，前往该机构窗口申请办理人事档案托管手续，成功后由该机构开具调档函。
• 对于录取院校，通常会在寄发录取通知书时一并附上调档函，或由考生在录取后自行在院校的研究生招生系统上下载打印。

一份规范有效的调档函应包含以下要素：抬头（致香港城市大学（东莞））、发函单位名称、发函单位详细地址、邮编、联系人、联系电话、毕业生姓名、身份证号、拟调入理由（如“就业”或“升学”），并加盖发函单位的公章（通常是人事专用章或组织部门公章）。毕业生在收到调档函后，务必仔细核对所有信息是否准确无误，特别是姓名和身份证号，必须与本人信息完全一致。任何错误都可能导致档案无法准确投递或被退回。

在拿到无误的调档函后，毕业生需按照香港城市大学（东莞）规定的时间和方式，向学校档案管理部门正式提交调档申请。这一步骤通常发生在毕业离校前夕或办理离校手续的过程中。

毕业生一般需要准备并提交以下材料：

• 本人有效身份证件（身份证原件及复印件）。
• 由档案接收单位出具的、信息准确的调档函原件。
• 学校可能要求填写的《毕业生档案转递申请表》或类似表格，需如实填写个人信息和档案接收单位信息。
• 若委托他人代办，还需提供本人签名的委托书、代办人身份证原件及复印件。

提交方式可能是线下递交至指定办公室，也可能是通过学校的线上学生服务平台进行申请上传。具体操作流程务必以学校官方发布的通知为准。提交申请后，务必保留好回执或确认信息，并与学校档案管理部门保持沟通，确认申请已被成功受理。

在此阶段，毕业生还应同步办理党团组织关系的转接。党组织关系和团组织关系的转接有独立的介绍信和线上系统转接流程，虽然与人事档案转递密切相关，但属于并行程序，需单独办理。务必确保组织关系介绍信的接收单位名称与档案接收单位党组织的名称相匹配。

学校档案管理部门在审核毕业生提交的调档申请和调档函无误后，会开始整理、封装该生的档案材料。封装过程严格保密，档案袋会密封并加盖骑缝章。

随后，学校会通过机要通信渠道或EMS标准快递中的“学生档案专用通道”等方式寄送档案。机要通信是国家规定的转递人事档案的保密性、安全性最高的渠道，但时效相对较慢。EMS学生档案专递是近年来普遍采用的方式，平衡了安全性和效率。学校通常不会将档案交给学生本人自带（除极特殊情况且接收单位明确同意并出具证明外）。

档案寄出后，毕业生不应消极等待，而应主动进行跟踪和确认：

• 向学校查询档案转递信息：向学校档案管理部门询问档案寄出的具体日期、使用的邮寄方式（机要或EMS）、以及邮件单号（特别是EMS快递单号）。
• 自行跟踪物流信息：如果通过EMS寄送，使用获得的快递单号，通过EMS官方网站或小程序实时跟踪物流状态，了解档案运输轨迹。
• 向接收单位确认收到：这是最关键的一步。在物流信息显示档案已签收后，毕业生应主动联系档案接收单位（人力资源部门或人才市场窗口），核实对方是否已成功收到并审核无误您的档案。由于接收单位在收到档案后还需进行录入系统、核对材料等操作，这个过程可能需要一些时间，但主动询问可以确保万无一失，并及时发现可能存在的错寄、漏寄或材料缺失问题。

一旦接收单位确认档案已安全、完整地收到，整个调档流程才算真正结束。毕业生应记录好接收单位的联系方式，以备将来需要查阅或使用档案时方便联系。

在调档过程中，毕业生可能会遇到一些特殊情况和问题，需要特别留意：

• 暂缓就业与档案暂存：部分毕业生可能因故需要申请将档案暂时留在学校。需了解香港城市大学（东莞）是否提供此政策、暂存期限多长、以及到期后档案将如何处置（通常会自动发回生源地）。暂存期间学校不再负责添加任何新材料。
• 改派与调整档案去向：如果在档案寄出后，就业单位发生变化（即“改派”），需要调整档案去向，手续会非常复杂。毕业生需立即联系学校就业指导中心和档案管理部门，了解改派流程，并尽快从新的接收单位获取调档函，尝试拦截或更改档案投递地址。成功率取决于档案是否已寄达原单位。
• 档案材料缺失或错误：在离校前，尽可能通过学校系统核对成绩单等信息是否准确。若毕业后发现档案内材料缺失（如缺少成绩单、学位证明等），需联系学校教务处或档案室申请补办相关证明并归档。
• 跨境流动学生的档案：对于内地赴港深造或工作的毕业生，其档案通常应存放于户籍地人才机构或教育部留学服务中心。需明确告知接收单位自己的出国意向，确保档案存放机构能提供所需的服务（如出具政审证明等）。
• 时间节点把握：调档有很强的时间性，尤其是涉及入职和升学。务必密切关注学校发布的各项毕业手续办理截止日期，提前准备，避免错过时间导致档案滞留，影响入职或入学报到。
• 信息安全：在整个过程中，保护好个人信息，仅向官方和可信的机构提供调档函等包含个人信息的文件，防范诈骗。

香港城市大学（东莞）毕业生的档案调转是一项严肃、规范且需要高度责任感的工作。它要求毕业生扮演积极主动的角色，从前期规划、中期执行到后期确认，每一个环节都需细心谨慎。通过深入了解政策、提前明确去向、精准获取凭证、及时沟通校方、并最终确认接收，每一位毕业生都能确保这份记录着自己青春奋斗历程的珍贵文件安全、顺畅地抵达下一站，为人生新篇章的开启保驾护航。牢记档案无小事，以审慎的态度对待它，就是对自己未来负责的表现。