江苏航运职业技术学院毕业如何调档案呢(毕业档案如何调取)

• 更新时间：2025-10-10 06:01:50 •

关于江苏航运职业技术学院毕业生档案调转的综合评述高校毕业生档案是其人事档案的重要组成部分，它记录了学生在校期间的学习经历、政治表现、奖惩情况等，是个人学历、身份、经历的重要凭证，关系到未来的就业、升学、职称评定、工龄计算、社保办理乃至退休等诸多关键环节。对于江苏航运职业技术学院的毕业生而言，清晰地了解并正确地办理档案调转手续，是完成从校园步入社会这一重要转变的关键一步。档案调转并非简单的物品邮寄，而是一项严肃、规范的人事流动程序，其核心在于“档案接收单位”的确定以及“调档函”的开具。整个过程需要毕业生本人主动协调联系，遵循“对公转递、严禁自带”的原则，任何环节的疏忽都可能导致档案流转不畅、甚至成为“死档”，从而对个人发展造成长期的负面影响。
因此，毕业生必须高度重视，根据自身毕业去向（如就业、升学、待业等）的不同情况，提前规划，严格按照学校及相关部门的规定流程操作，确保这份至关重要的个人材料能够安全、准确、及时地抵达其应有的归属地。毕业生档案的重要性与基本内容毕业生档案是记录一个人主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，起着凭证、依据和参考的作用。它不仅是用人单位选拔、聘用人才的重要参考依据，也是个人办理就业落户、职务晋升、社会保险、退休手续等不可或缺的核心证明文件。

一份完整的毕业生档案通常包含以下几个方面的材料：高中阶段的学籍材料（如毕业生登记表、高考报名登记表、体检表等）、大学阶段的学籍材料（如入学登记表、毕业生成绩单、高校毕业生登记表）、入党入团材料（如入党志愿书、思想汇报、转正申请书等）、奖惩材料（在校期间获得的重要奖项或处分决定）、军训材料、体检报告以及《全国普通高等学校本专科毕业生就业通知书》（即“报到证”白联，现已逐步取消）等。这些材料由学校相关部门在学生就读期间陆续归档形成，在毕业时由学校统一进行整理、封装和转递。

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对于江苏航运职业技术学院的毕业生来说，清楚自己档案的内容和流向，是维护自身权益的基础。档案一旦丢失或信息错误，补办起来将异常繁琐，且有些历史材料可能无法复现。
因此，从毕业伊始就妥善处理好档案调转事宜，是为自己未来的职业生涯铺平道路的必要举措。

档案调转的核心原则与前期准备在具体办理调档手续之前，每一位毕业生都必须深刻理解并牢记档案管理的两大核心原则。

第一原则是对公转递、严禁个人自带。这是国家档案管理法规的硬性规定。毕业生档案必须通过机要通信、专人送取或邮政特快专递等有保密资质的渠道进行转递，毕业生本人绝对不允许私自接触、携带和拆阅档案。个人手持的档案，任何具备档案管理资质的机构（如人才市场、国企、事业单位等）都将予以拒收，档案随即失效成为“死档”。

第二原则是有明确的、具备档案接收资质的接收单位。档案必须寄往一个能够并且愿意接收和管理你档案的机构，它就像是档案的“新家”。这个“新家”不会凭空出现，需要毕业生自己去联系和确定。没有接收单位，学校就无法启动转档程序。

基于以上原则，毕业生在离校前需要做好充分的前期准备：

明确毕业去向：这是决定档案去向的根本。是已经签订了就业协议？是成功专升本或考取了研究生？是准备回生源地待业创业？还是计划将档案暂留学校？不同的选择对应完全不同的档案流转路径。
确认接收单位及详细信息：根据毕业去向，主动联系对应的单位，获取准确的档案接收信息。这是办理调档手续最关键的一步，信息一旦错误，档案就可能“迷失”。
密切关注学校通知：江苏航运职业技术学院的就业指导部门或档案室通常会通过学校官网、微信公众号、班级群等渠道发布关于毕业派遣、档案转递工作的具体安排和时间节点。毕业生必须保持通讯畅通，及时查看并按要求反馈信息。
核对个人基本信息：确保在学校档案管理系统中登记的个人联系方式（尤其是手机号码）、家庭住址等信息准确无误，以便在出现问题时能够及时联系。

不同毕业去向下的档案调转流程详解毕业生的档案调转路径并非千篇一律，而是根据每个人的具体去向量身定制。
下面呢是几种常见情况的详细流程说明。

已就业且用人单位具备档案管理权限

这种情况通常指毕业生被录用至国家机关、国有企事业单位、大型公有制企业等。这类单位本身或其上级主管单位设有人事部门，具有保管员工人事档案的资格。

第一步：获取调档函。向就业单位的人事部门提出申请，由其开具调档函。调档函是调取档案的正式凭证，上面会清晰注明档案接收单位的全称、详细地址、联系人、联系电话以及邮编等重要信息。
第二步：提交调档函至学校。将调档函提交给江苏航运职业技术学院的就业指导中心或档案管理部门（具体受理部门请以学校毕业季的通知为准）。通常需要同时提供本人的身份证明（如身份证复印件）进行验证。
第三步：学校审核并转递档案。学校审核调档函的真实性和有效性，确认无误后，将按照调档函上的要求，通过机要通道或邮政EMS标准快递等方式将档案寄往指定单位。
第四步：确认档案到达。档案寄出后，学校通常会提供一个档案转递号或邮寄单号。毕业生应主动跟进，在一到两个月后联系用人单位的人事部门，确认档案是否已安全收到。

已就业但用人单位不具备档案管理权限

这种情况最为普遍，多见于入职私营企业、外资企业、中小企业等。这些单位无权管理员工档案，毕业生的档案需要委托单位所在地或户籍所在地的公共就业和人才服务机构（通常称为“人才市场”或“人才交流中心”）进行管理。

第一步：办理人事代理。毕业生需自行或由用人单位统一组织，与意向的人才市场签订《人事代理协议》，办理档案托管手续。
第二步：获取调档函。人才市场在同意接收档案后，会出具调档函。
第三步至第五步：与上述流程相同，将调档函提交给学校，由学校转递档案，最后本人向人才市场确认档案到位情况。务必妥善保管好《人事代理协议》，它是你档案存放在该机构的证明。

专升本或考取研究生

这是档案的“升学流转”路径，流程相对直接。

第一步：提交录取证明。将专升本或研究生院校的《录取通知书》复印件提交给学校的档案管理部门。
第二步：学校转递档案。学校会根据录取院校提供的调档地址信息，统一将档案转递至录取高校的招生办公室或学生档案管理部门。
第三步：入学后确认。入学后，及时向新学校的相关部门核实档案是否已送达并完成交接。

离校待业、自主创业或灵活就业

对于暂未找到固定工作或选择自由职业的毕业生，档案通常有两种去处：

转回生源地：这是最常见的选择。档案将由学校默认转递至毕业生生源所在地的市级或县级人力资源和社会保障局、教育局下属的大中专毕业生就业指导办公室或人才交流中心。毕业生需主动联系生源地档案接收机构，确认其准确名称和地址，并告知学校。离校后，应尽快持相关证件（如身份证、毕业证）到该机构办理报到和档案确认手续。
申请档案暂留学校：根据国家规定，学校可为未就业毕业生提供为期两年的档案暂存服务（具体政策以学校当年公布为准）。毕业生需在规定时间内向学校提出书面申请，经批准后，档案可暂时保留在校。在此期间，一旦落实工作或需调档，可回校办理相关手续。两年期满后，若仍未办理转档，学校将按规定将其档案寄回生源地，不再另行通知。

调档过程中的常见问题与应对策略

在档案调转过程中，可能会遇到一些意料之外的问题，提前了解应对之策至关重要。

问题一：忘记档案去向，不知如何查询

这是毕业生离校数年后最常见的问题。解决方法如下：

首选查询路径：首先应联系母校江苏航运职业技术学院的档案室或就业指导中心，提供你的姓名、身份证号、毕业年份及专业，请求老师协助查询当年的档案转递记录。
生源地查询：如果推断档案已转回生源地，可依次咨询户籍所在地的市、区（县）级的人力资源和社会保障局、教育局或人才服务中心。
线上查询：许多省市已开通了高校毕业生档案查询系统，可通过地方人社部门或人才服务中心的官网、微信公众号等平台尝试查询。

问题二：档案在自己手中存放多年

这违反了“严禁自带”的规定，档案已变为“死档”。激活档案流程繁琐：

联系户籍地人才机构：咨询户籍地的人才交流中心，询问是否愿意接收并激活自带档案。通常需要提交详细的说明材料。
尝试退回学校：联系母校档案室，说明情况，看是否有可能请学校重新审核档案材料的完整性，并代为通过公对公渠道转递。但这取决于学校的相关政策，并非所有学校都提供此服务。
寻求专业机构帮助：必要时，可委托有资质的人力资源服务机构协助办理激活手续。

问题三：档案转递过程中遗失

这种情况极为罕见，但一旦发生，需要立即采取行动：

核实邮寄信息：首先与学校档案室联系，获取当年的档案转递号或EMS单号，向机要局或邮政部门申请核查档案投递情况。
启动补办程序：确认遗失后，只能进行补办。需回母校补办学籍材料（如录取花名册、成绩单、毕业登记表等复印件并加盖公章），回高中学校补办相关材料，尽可能还原档案内容。补办的档案材料其完整性和权威性会大打折扣。

问题四：需调动存放多年的档案

当工作发生变动，需要从原人才市场调档至新单位时：

由新单位开具调档函：请新的档案接收单位（具备资质的单位或新所在地的人才市场）出具调档函。
至原存档机构办理调出手续：本人持调档函、身份证原件等材料，到原存档的人才市场办理档案调出手续。原人才市场会审核调档函，并通过机要方式将档案寄往新单位。
确认档案到达：同样，需要向新接收单位确认档案已安全到达。

毕业生档案调转工作的总结与展望毕业生档案的调转工作是连接学业与职业生涯的最后一环，其重要性怎么强调都不为过。它要求毕业生扮演一个主动的协调者和负责的监督者角色，而非被动的等待者。整个过程环环相扣，从毕业前的去向明确、信息确认，到离校时的调档函提交、手续办理，再到离校后的跟踪确认、报到落地，每一步都需要细心和耐心。

对于江苏航运职业技术学院的学子而言，母校的就业指导中心和档案管理部门是你们最可靠的信息来源和协助者。务必在离校前充分利用学校的资源，参加相关的毕业指导讲座，清晰了解所有流程。
于此同时呢，要树立起对个人档案终身负责的意识，无论走到哪里，都要知晓自己档案的“家”在何处。
随着国家人事管理制度数字化改革的深入推进，未来档案的转递和管理必将更加高效、透明和便捷。但无论形式如何变化，档案作为个人重要信用凭证的本质不会改变。妥善处理好档案事宜，就是为自己未来的发展扫清障碍，奠定坚实的基础。希望每一位毕业生都能高度重视，顺利完成档案调转，从容开启人生新篇章。

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