南通理工学院毕业如何调档案呢(调档流程指南)

毕业生档案的本质是记录学生个人经历、政治面貌、品德作风、学业成绩、实践能力等内容的具有保存价值的原始记录，它属于国家法定、强制执行归案的人事档案材料。其特点在于真实性、原始性、保密性和唯一性。档案一旦遗失或出现材料涂改、缺损，补办将异常困难，甚至无法完全复原，从而对个人造成难以估量的长期影响。

毕业生档案的核心作用主要体现在以下几个方面：

• 职业发展的基石： 进入国有企业、事业单位、政府机关等体制内单位，档案是办理入职、定岗定编、干部身份认定的必备材料。即使在民营企业，部分规模较大、管理规范的企业也会要求调档以进行员工背景深度核查。
• 计算工龄与评定职称的依据： 档案中记录的报到证（现已整合进就业报到证或相关证明）、劳动合同、离职证明等是核定工龄起始时间的权威凭证，而工龄直接关联带薪年休假、医疗期、退休金等待遇。各类专业技术职称的申报和评审，也必须依据档案中的学历、工作业绩等材料。
• 重要人生环节的凭证： 办理计划生育服务证、参加公务员招录、事业单位招考、研究生政审、入党政治审查、办理退休手续、享受社会保险待遇等，都需要档案管理部门出具相关证明或提供档案审查。
• 落户与大城市人才引进的支撑： 许多城市，尤其是一线、新一线城市的人才引进落户政策，都将档案的顺利接收作为前提条件之一。

南通理工学院毕业生档案的基本内容通常包括：

• 高中阶段材料：如高中毕业生登记表、学业水平考试成绩、高考报名登记表、体检表等。
• 大学阶段材料：主要包括入学登记表、毕业生成绩单（需加盖学校教务部门公章）、毕业生登记表（需学生本人填写、院系及学校鉴定）、学士学位授予决定、体检表、军训鉴定表等。
• 党团组织材料：中共党员或共青团员的入团/入党志愿书、申请书、转正申请、思想汇报、外调材料、培养考察表等。
• 奖惩材料：在校期间获得的重要奖项记录或处分决定文件。
• 报到证通知书副联（白联）：这是过去“派遣证”制度的重要遗留，现在其功能已整合，但相关凭证仍会存入档案。

1.已就业且单位具有档案管理权限

这种情况主要指毕业生签约的工作单位是国有企业、机关事业单位等。这类单位自身或其上级主管单位设有人事部门（或人力资源部门），具备保管员工人事档案的资质。毕业生需要向单位人事部门确认其确能接收档案，并获取准确的档案接收单位名称、详细地址、邮编、联系人及联系电话。学校将依据这些信息，通过机要通信或EMS学生档案专用通道将档案转递至该单位。

2.已就业但单位不具备档案管理权限

这是目前大多数毕业生的普遍情况，签约单位多为民营企业、外资企业、中小企业等。这些单位无权保管员工档案，毕业生的档案需要委托单位所在地或户籍所在地的公共就业和人才服务机构（如人才市场、人才交流中心、人力资源服务中心等）进行管理。

• 托管在就业地人才机构： 毕业生需自行或由单位统一办理人才机构的托管手续，取得该机构出具的《调档函》或明确的接收证明，然后将此函件和信息提交给学校。
• 托管回户籍地人才机构： 这是最稳妥、最常见的备选方案。如果未在就业地办理档案托管，或就业地人才机构不接收，档案默认转回生源地所在的县级以上（含县级）公共人才服务中心。毕业生需向学校提供户籍地人才机构的准确信息。

3.考取国内研究生或第二学士学位

对于成功升学的毕业生，档案需要转至录取院校的研究生院或相关部门。毕业生在收到录取通知书后，应关注录取院校关于调档事宜的通知，通常会随通知书寄送《调档函》。毕业生需将此函件提交给南通理工学院，学校审核后将档案直接寄往升学院校。这是档案流向中最明确、最无缝衔接的一种。

4.出国（境）深造或工作

选择出国（境）的毕业生，其档案通常应转回户籍所在地的公共人才服务机构。部分教育部留学服务中心也可为符合条件的留学人员提供档案存放服务，但需自行申请并办理相关手续，然后将接收证明提交给学校。

5.自主创业、灵活就业或暂未就业

对于这些情况的毕业生，学校一般会建议并将档案转递至其户籍所在地的公共人才服务机构进行免费保管。这可以有效避免档案成为“死档”或遗失，待未来需要时（如找到固定工作、评定职称等）再从此处调出。

6.参加“西部计划”、“三支一扶”等国家地方基层项目

参加此类项目的毕业生，档案去向根据项目政策而定。有的可能暂时留在学校（有保管期限），有的可能转至项目主管部门或户籍地人才机构。毕业生需密切关注项目办的具体通知和要求。

第一步：关注通知与信息核对（毕业学年春季学期）

学校会在毕业生离校前，通过学校官网、就业信息网、官方微信公众号、各二级学院班级群等多种渠道，发布关于毕业生档案转递工作的正式通知。通知会详细说明工作安排、时间节点、信息填报方式、注意事项等。毕业生务必保持通讯畅通，密切关注这些官方信息源。
于此同时呢，学校可能会组织毕业生核对个人基本信息（如姓名、身份证号、生源地等）的准确性，这是确保档案准确投递的基础。

第二步：确认并提交档案户口信息（通常在毕业离校前）

这是整个流程中最关键的学生主动操作环节。毕业生需要根据前述的档案流向类型，确定自己的档案户口，并按照学校要求的方式（如登录指定的就业信息系统在线填报、填写纸质表格等）提交准确的调档信息。信息通常包括：

• 档案接收单位全称（必须与公章一致）
• 接收单位详细地址（精确到门牌号或办公室）
• 邮政编码
• 档案接收部门/联系人
• 联系人办公电话

特别提醒： 提交信息前务必反复核对，确保万无一失。一旦提交，学校将据此封装和邮寄档案，如果因信息错误导致档案投递失败或遗失，责任由毕业生自行承担。

第三步：学校审核、整理与转递档案（毕业离校后集中办理）

毕业生办理完离校手续后，学校相关部门会集中时间对毕业生档案进行最后的整理、封装。教务处提供最终成绩单，各学院负责将全部材料归整入袋、密封盖章。然后，学校会通过国家指定的机要通信部门或邮政EMS标准快递中的“学生档案”专用通道，统一寄出档案。机要通信安全性高但速度较慢，EMS相对快捷且提供单号查询，目前高校普遍采用后者。

第四步：查询档案投递状态与确认接收（离校后1-2个月内）

档案寄出后，学校通常会向毕业生提供档案转递的单号查询途径（如在就业系统公示或由学院通知）。毕业生应主动、及时地通过邮政EMS官网跟踪物流信息。在显示档案被签收后，毕业生有责任主动联系档案接收单位（如人才中心、工作单位人事部门），确认档案是否已安全到达且材料齐全。这一步至关重要，是调档流程的最终闭环。学校一般会保留一段时间的查询期，如有问题可及时与学校档案管理部门联系核查。

问题一：延迟毕业或结业，档案如何处理？

对于因学业问题未能按时取得毕业证或学位证的学生，其档案一般会暂存在学校，待完成学业达到毕业条件后，再由学生本人凭相关证明向学校申请转递档案。具体政策和办理流程需咨询所在学院和学校学工处。

问题二：毕业时未落实去向，档案怎么办？

如前所述，学校会将档案转回生源地所在地的市级或县级公共人才服务中心。毕业生离校后应尽快落实工作或主动联系户籍地人才机构确认档案情况，切勿置之不理，以免档案“沉睡”成为“死档”。

问题三：档案户口信息填错或毕业后变更了去向怎么办？

如果在档案寄出前发现信息错误，应立即联系学院负责老师或学校就业指导中心申请修改。如果档案已被寄往错误地址，需尽快联系错误的接收单位请求拒收或退回，同时联系学校档案管理部门说明情况，协商重新寄送事宜。如果毕业后更换了工作单位需要改派或调档，需由新的档案接收单位出具调档函，毕业生凭此函件和有效身份证件到原档案存放地办理调出手续。

问题四：什么是“死档”？如何激活？

“死档”是指档案长时间存放在个人手中或无人管理的状态，失去了其有效性和流通性。根据规定，个人不得私自拆封、保管档案。如果档案滞留在自己手里，应立即联系户籍地人才服务机构，咨询激活和存档手续，通常需要说明情况并接受审核。如果档案拆封，问题更为严重，可能需要回原毕业院校审核材料真实性后重新密封。

问题五：毕业后党组织关系如何随档案转递？

党员毕业生的党组织关系转接与档案转递是两条线，但密切相关。党组织关系需要通过全国党员管理信息系统进行线上转接，同时需要开具纸质版《中国共产党党员组织关系介绍信》。档案中的党组织材料会随人事档案一并寄往档案户口所在单位的党组织或其上级党组织。毕业生需要确保接收单位党组织愿意并且有能力接收，并在规定期限内完成线上和线下的转接报到。

树立终身档案管理意识。 毕业后，档案管理的责任主体从学校转移到了毕业生个人。要像管理身份证、毕业证一样重视档案，每当工作变动、学历提升、职称评定、重要奖惩发生后，都应关注相关材料是否及时归档。

与档案存放地保持有效联系。 知晓自己的档案存放在何处（哪个省、市、区/县的人才服务中心或单位），记录下该机构的名称、地址、联系电话。当联系方式（如手机号、住址）变更时，应主动通知档案存放机构更新信息，以确保在需要时能及时联系到你。

规范办理档案流转手续。 今后任何一次工作变动，只要涉及档案调动，都必须坚持“先转关系后转档”的原则。即由新单位或新单位所在地人才机构出具正式的调档函，凭此函到原档案存放地办理调出手续。严禁自行携带档案转递。

定期核查档案状态。 即使工作生活稳定，也建议每隔几年（如3-5年）主动联系档案存放机构，确认档案安全在位。在办理退休等重大事项前，更应提前核查档案材料是否齐全，如有缺失尽早尝试补办。