山东化工职业学院毕业如何调档案呢(毕业档案转递流程)

其核心内容通常包括：高中阶段学籍材料、高考报名登记表、体检表、在校期间的学习成绩单、毕业生登记表、就业通知书（报到证）副联、入党入团志愿书及相关材料、奖惩记录、学年鉴定表以及其他需要归档的重要材料。这些材料共同构成了一个立体、真实的个人画像。

档案的重要性体现在多个层面：它是用人单位选拔、聘用、考核员工的重要依据，特别是在国有企业、事业单位、政府机关等，档案审查是入职不可或缺的环节。它关系到个人切身利益，诸如职称评定、职务晋升、工龄计算、社会保险办理、退休审批等，都需要档案作为原始证明。再次，对于打算参加公务员、事业单位招考、考研深造的同学，档案的政治审查（政审）环节必须调阅个人档案。
除了这些以外呢，办理户口迁移、出具各类证明（如婚育证明）也可能需要档案信息。
因此，妥善处理档案转递事宜，是每一位毕业生对自己未来高度负责的表现。

基本原则：

• 对公转递原则：毕业生档案必须由学校通过机要通信或邮政EMS标准快递等国家指定的保密渠道，公对公地转递至档案接收单位。严禁毕业生个人私自携带档案。
• 依据有效调档函件原则：档案的转递方向严格依据毕业生提供的、具有法律效力的调档函件。最常见的包括：新录用单位的调档函、研究生录取院校的调档函、户籍地或就业地人才服务中心的调档函（或接收函）。
• 准确性与及时性原则：毕业生需确保提供给学校的档案接收单位名称、地址、联系人、电话等信息绝对准确。学校会在规定时间内（通常在毕业后一至两个月内）集中办理转递，毕业生需及时跟进。

常见去向：

• 签约单位：如果毕业生成功与具有人事档案管理权限的用人单位（如国企、事业单位、大型正规企业等）签订就业协议，档案通常应转往该单位或其指定的档案管理部门。
• 人才服务中心：这是目前最主流的档案存放方式。包括：
  • 单位委托存档：就业单位本身无人事权，但委托某地人才服务中心集体托管员工档案。
  • 个人委托存档：未就业、自由职业或单位不负责档案的毕业生，可将档案转回户籍所在地或工作所在地的公共就业和人才服务机构。
• 升学院校：考取研究生、专升本等继续深造的同学，档案应转至录取院校的招生办公室或学生档案管理部门。
• 生源地教育局或人社局：部分地区的师范类毕业生或未落实去向的毕业生，档案可能默认转回生源地的教育主管部门或人力资源和社会保障局。但需注意，随着人才服务体系的发展，更多地方指定了具体的人才服务中心作为接收单位。

第一步：明确档案接收单位

这是整个流程的起点和核心。毕业生必须主动确认自己的档案应该寄往何处。

• 已就业者：向用人单位人事部门确认：
  1.单位是否具备人事档案管理权；
  2.如需存放人才服务中心，具体是哪一个机构（名称必须准确）；
  3.获取准确的调档函。
• 未就业或灵活就业者：通常选择将档案转回户籍所在地的市、区（县）级公共就业和人才服务中心. 务必提前通过电话、官网或现场咨询的方式，确认该机构的全称、地址、邮编、接收部门及联系电话，并了解是否需要开具接收函。
• 升学深造者：关注录取院校的通知，按要求办理调档手续，通常录取院校会寄送调档函。

第二步：获取调档函（或等效文件）

调档函是学校转递档案的唯一权威指令。它是由档案接收单位出具的、同意接收该毕业生档案的正式书面证明，并加盖单位公章。毕业生需要将这份函件的原件（或根据学校要求的清晰电子版/复印件）提交给学校负责档案工作的部门。

第三步：在学校规定时间内办理手续

山东化工职业学院通常会在毕业学年下半年通过班会、学院通知、就业指导中心网站或公众号等渠道，发布关于毕业生档案转递工作的具体安排和时间节点。毕业生需密切关注，并按时完成以下事项：

• 登录学校就业系统或填写纸质表格，准确无误地填报档案转递单位信息（名称、地址、邮编、联系人、电话）。
• 向辅导员或指定部门（如就业指导中心、档案室）提交调档函。
• 如有特殊情况（如暂缓寄档、改派等），需按流程提交书面申请并获批。

学校在收集齐所有毕业生的档案信息和调档函后，会启动统一的档案整理、封装和寄送工作。

学校内部流程：

• 审核信息：审核毕业生提交的档案接收地址和调档函的真实性与完整性。
• 整理材料：将每位毕业生的全部归档材料整理齐全，装入专用的档案袋并密封盖章。
• 寄出档案：通过机要通信或邮政EMS“大学生档案”专用通道进行寄送。这两种方式安全性高，且有物流轨迹可查询。
• 登记信息：学校会记录每一份档案的寄出时间、邮寄单号和接收单位，以备查询。

毕业生跟进与查询：

• 索要邮寄单号：档案寄出后，毕业生应及时向学校询问自己档案的邮寄单号。这是后续查询的关键凭证。
• 跟踪物流信息：获取单号后，通过中国邮政EMS官网或机要通信查询系统（可咨询学校如何查询），实时跟踪档案物流状态。
• 确认档案到位：根据物流信息显示签收后，务必主动联系档案接收单位（如人才服务中心），确认他们是否已收到并审核无误入库。这一步至关重要，可以避免因地址错误、接收失败等原因导致的档案遗失。
• 长期未到的处理：如果查询显示已签收但接收单位表示未收到，应立即联系学校查找原因；如果长时间在途中无更新，应联系邮寄方进行核查。

毕业后的道路并非总是一帆风顺，档案转递也可能遇到各种特殊情况。

情况一：暂缓就业

部分毕业生可能因求职、考研等原因申请暂缓派遣。通常学校可为毕业生保管档案一段时间（具体期限需咨询学校，一般为两年）。在此期间，档案仍属于“学籍档案”，不计工龄。待落实去向后，需及时凭新的调档函到学校办理转递手续。

情况二：改派

毕业后更换了工作单位，且新单位需要档案，就需要办理改派手续。首先需从原档案接收单位（或生源地人才中心）开具同意改派转出的证明，然后由新的接收单位开具调档函，毕业生持这些材料回学校就业指导部门办理改派手续，最后由学校将档案发往新单位。

情况三：档案自带（极端特殊情况）

原则上严禁个人自带档案。但极少数单位或地区有特殊要求，必须由专人送达或本人自带。这种情况下，必须由档案接收单位出具明确要求“本人自带”的正式说明（加盖公章），学校审核同意后，会将档案密封并加盖骑缝章交给本人。毕业生必须在规定时间内完好无损地送达接收单位，不得私自拆封。

常见问题Q&A：

• Q：找不到调档函怎么办？ A：联系接收单位补开。
• Q：忘记档案去哪了怎么办？ A：首先联系毕业院校的档案管理部门或就业指导中心，查询最初的转递记录。这是最有效的起点。
• Q：档案在自己手里多年怎么办？ A：尽快联系户籍地人才服务中心，咨询是否还能接收。时间过长可能变成“死档”，需要激活手续，过程会非常麻烦。
• Q：私拆了档案怎么办？ A：立即联系毕业院校档案管理部门，说明情况，询问补救措施。私自拆封严重破坏了档案的真实性和保密性，可能需要重新审核材料并密封，极其困难。

档案转递并非毕业时的一锤子买卖，而是一项需要长期关注的个人事务。离开校园后，毕业生本人成为了档案责任的第一主体。

要树立强烈的档案安全意识。知晓自己档案的存放地，在更换工作、变动城市时，要像处理户口、社保一样，同步处理好档案的转移衔接，确保其“随人走”，不断档。

要养成主动沟通的习惯。与档案存放机构（如人才服务中心）保持若即若离的联系，了解其服务政策的变化，在需要出具证明、办理相关手续时能顺畅对接。联系方式变更时，有条件也可告知存档机构更新信息。

要认识到档案的持续更新性。工作中的转正定级、职称评定、劳动合同、奖惩材料等，都应及时归入档案。虽然现在很多材料由单位人事部门负责归档，但个人也要有意识地去了解和确认重要材料是否已及时归档，确保个人履历的完整性。