黑龙江农业工程职业学院毕业如何调档案呢(毕业调档指南)

一份完整的毕业生档案通常包含以下材料：

• 高中阶段材料：如高中毕业生登记表、学业水平考试成绩、高考报名登记表、体检表等。
• 大学阶段材料：这是档案的主体部分，包括高等学校毕业生登记表、学业成绩单、入学体检表、学年鉴定表、奖惩材料、党团组织关系材料（入团/入党申请书、志愿书、思想汇报、转正申请等）。
• 毕业相关材料：全国普通高等学校本专科毕业生就业报到证（历史上曾称为“派遣证”，现已部分取消，但其历史存根仍在档案中）或相关证明。

这些材料的集合，构成了官方认证的个人学习和成长轨迹。其重要性体现在多个方面：

• 就业与入职：国家机关、事业单位、国有企业以及许多大型民营企业招聘正式员工时，必须审查个人档案，以确保学历、经历的真实性，并完成建档。档案缺失或材料不全将直接影响入职办理。
• 政治审查：报考公务员、参军、进入重要涉密岗位等，都需要进行严格的政治审查，审查的核心依据就是个人档案。
• 职称评定与职业发展：在专业技术领域，评定初级、中级、高级职称时，需要调阅档案核实工作年限、业绩成果等相关信息。
• 社会保障与退休办理：办理社会保险、计算工龄、最终办理退休手续时，都需要依据档案中记载的最早参加工作时间和连续工龄。
• 户籍迁移：在一些城市的落户政策中，档案的归属和流转是必要条件之一。

因此，妥善处理好档案的调转，就是为未来的职业生涯和社会生活打下坚实的基础。

通常，毕业生的档案去向有以下几种情况：

• 签约单位接收：如果已与具有人事档案管理权限的单位（如政府机关、事业单位、国有企业等）签订就业协议，档案将发往该单位的人事部门。
• 户籍地人才服务中心：这是最常见的去向。如果未就业、就业单位无档案管理权限（如大多数民营企业、外资企业）、或选择自由职业、自主创业，档案通常会发回毕业生户籍所在地的县市级以上（含县级）公共就业和人才服务机构。
• 升学院校接收：如果考取本科院校或研究生继续深造，档案将发往被录取院校的招生办公室或学生档案管理部门。
• 指定代理机构：部分毕业生可能选择将档案存放在学校所在地或工作城市的人才代理机构。

黑龙江农业工程职业学院的毕业生在毕业前夕，学校就业指导部门或档案室会组织毕业生核对个人信息并确认档案转递地址。毕业生必须高度重视此项工作，务必与接收单位（人才中心、新单位或新学校）提前沟通，准确获取其官方全称、详细地址、邮政编码和联系电话。任何信息的错误都可能导致档案投递失败。

确认去向的依据文件至关重要：

• 对于就业的毕业生，依据是《全国普通高等学校毕业生就业协议书》（即“三方协议”）上加盖了公章的“档案接收单位”信息。
• 对于回原籍的毕业生，学校会依据各省份高校毕业生就业工作部门的相关规定，将档案转递至生源地指定的接收机构。
• 对于升学的毕业生，依据是调档函或录取通知书。

只有提供了清晰、准确的调档依据，学校才能启动档案转递程序。

第一阶段：学校转出档案

黑龙江农业工程职业学院的学生档案管理部门（通常是学生工作处或专门的档案室）会负责办理应届毕业生的档案转递工作。一般在学生完成离校手续、取得毕业证后，学校会集中对档案进行整理、密封、填写转递通知单。

• 整理与核对：档案管理人员会逐一核对每位毕业生的档案材料是否齐全，确保无缺失、错装。
• 密封：核对无误后，使用专用密封条对档案袋进行密封，并加盖学校档案室的骑缝章，以证明档案未被私自拆开。
• 交接与寄送：学校不会将档案交给学生本人，而是通过机要通信或EMS标准快递中的“学生档案专用通道”进行寄送。机要通信是党和国家机要文件、材料的传递渠道，安全等级最高，但邮寄速度较慢；EMS学生档案专递是教育部和国家邮政总局联合认可的渠道，兼顾了安全与效率。学校会将档案寄往之前毕业生确认的接收单位。

第二阶段：个人跟踪与确认

档案寄出后，毕业生本人的工作并未结束，主动跟踪和确认是确保万无一失的必要步骤。

• 查询快递单号：学校在寄出档案后，通常会向毕业生提供或公示档案寄送的EMS或机要号。毕业生应主动向辅导员或档案室老师询问获取此单号。
• 跟踪物流信息：获得单号后，立即通过邮政EMS官网或机要通信查询系统（可咨询当地机要局）跟踪档案的物流状态，确认档案是否已签收。
• 联系接收单位确认：在物流信息显示“已签收”后，这仅仅是快递环节的结束。毕业生必须主动打电话联系档案接收单位（如某人才服务中心的档案科），提供自己的姓名、毕业学校等信息，请求对方核实档案是否已实际到达库房并录入其档案管理系统。只有得到对方“已入库”的明确答复，整个调档流程才算真正完成。
• 领取存档证明：在确认档案到位后，必要时可前往接收单位现场，凭身份证办理相关手续，并索要一份《存档证明》或《档案到达回执》，自行妥善保管，以备日后查用。

情况一：暂缓就业或档案暂存学校

根据国家规定，学校有为毕业生存放档案的义务期限（通常为两年）。如果毕业生在离校时仍未确定去向，可以向学校申请暂缓派遣，将档案暂时留在学校。在此期间，学校只是代为保管，不提供人事档案相关的任何服务（如出具政审证明、计算工龄等）。毕业生一旦确定去向，需及时回校办理调档手续。切记，两年期满后，学校通常会按规定将档案寄回生源地，届时需及时与生源地人才中心联系确认。

情况二：调整改派

毕业后不久又更换了工作单位，且新单位需要档案，或者档案寄往原单位后需要改寄至新单位，这就需要进行改派。流程通常为：首先从原单位或原籍人才中心开具《同意调出函》或《解约函》，然后由新的接收单位出具《调档函》，毕业生本人或将调档函交给学校档案室，由学校重新办理转递手续。或由新单位直接向档案当前所在机构发起调档。具体情况需咨询学校就业指导中心和档案当前管理机构。

情况三：档案遗失或查询不到

如果长时间查询不到档案下落（例如毕业超过半年），首先应沉着应对，按时间顺序逆向排查：

1. 联系档案接收单位，确认是否收到但未录入系统。
2. 联系邮寄档案的学校档案室，查询当年的寄送存根和单号，核实寄送地址是否正确。
3. 根据单号，联系邮政EMS或机要局，查询档案最终投递记录。
4. 若确认在邮寄过程中遗失，应第一时间联系学校，由学校出面与邮递机构协商处理，并尽力协助补办关键档案材料（如成绩单、毕业生登记表等）。补办过程繁琐，因此前期跟踪确认至关重要。

情况四：成为“死档”

档案一旦由个人长时间持有或被拆封，就会变成“死档”，任何正规单位都不会接收。解决方法通常是：

• 如果档案袋完好，只是在自己手中，可尝试联系户籍地人才服务中心，询问是否愿意接收并激活档案，有时需通过付费办理人事代理手续。
• 如果档案袋被拆开，问题则更为严重。需要将档案退回至原毕业院校，由档案管理老师审核材料是否完整、无误，重新密封盖章后，再通过公对公渠道转递。

要牢记档案存放地。将最终确认的档案存放机构名称、地址、自己的档案编号等信息记录在安全的地方。

在日后办理工作调动、职称申报、考研政审等事宜时，如需用到档案，应根据需求单位的函件要求，到档案存放机构办理相关材料的复印、借出或政审盖章等手续。

如果工作发生变动，且新单位具备档案管理资格并要求调档，应由新单位出具调档函，你本人或新单位人事部门将调档函交至当前档案存放机构，办理档案转出。整个过程依然遵循“公对公”的原则。