山东建筑大学毕业如何调档案呢(山东建筑大学调档流程)

高校毕业生档案是记录学生个人经历、政治思想、品德作风、学习成绩、实践能力等内容的具有保存价值的历史记录材料，它是用人单位选拔、聘用人才的重要参考依据，也是个人办理相关社会事务（如落户、职称评定、工龄计算等）的必备文件。对于山东建筑大学的毕业生来说，顺利完成档案的调转，是告别校园、步入社会的重要一步。本文将围绕不同毕业去向，详细阐述山东建筑大学毕业生的档案调动流程、注意事项及相关知识，旨在为毕业生提供一份清晰、实用的操作指南。

一、 理解档案调动的核心：档案接收单位与调档函

在具体操作之前，必须理解档案调动的两个核心概念：档案接收单位和调档函。

1.档案接收单位（档案去向）

档案接收单位是指毕业生档案最终需要寄送到的、具备人事档案管理权限的机构。毕业生的去向决定了档案接收单位的不同。常见的档案接收单位包括：

• 就业单位：如果就业单位是国有企事业单位、政府机关等具有人事档案管理权的机构，档案一般直接派往该单位的人事部门。
• 各地市公共就业和人才服务中心（人才市场）：如果就业单位是私营企业、外资企业等无人事档案管理权的机构，或者毕业生选择灵活就业、自主创业，档案通常派往单位所在地或户籍所在地的公共就业和人才服务中心进行托管。
• 考取院校的研究生院（部）：考取研究生（或专升本）的毕业生，档案需调往录取院校。
• 生源地毕业生就业主管部门：暂未就业或出国深造的毕业生，档案一般默认转回生源地（通常为地市级）的教育局、人力资源和社会保障局等毕业生就业主管部门。

确定档案接收单位是调档流程的第一步，也是最关键的一步。

2.调档函

调档函是档案接收单位出具的、用于向原档案保管单位（即山东建筑大学）调取毕业生档案的正式公文。它是档案调动合法性的凭证。调档函上会明确写明调档事由、档案接收单位的详细名称、地址、联系人、联系电话以及档案转递方式（如机要通信）等信息。毕业生需要主动向档案接收单位申请获取调档函，并将其提交给山东建筑大学负责档案管理的部门（通常是大学生就业指导中心或档案馆）。

二、 山东建筑大学毕业生调档案的具体流程（分情况讨论）

山东建筑大学的档案调动工作通常与每年的毕业生离校工作同步进行。学校会通过官网、就业信息网、班会等形式发布具体的工作安排和时间节点，毕业生需密切关注。

（一） 已落实就业单位的毕业生调档流程

此类情况最为普遍，根据就业单位性质不同，流程略有差异。

• 第一步：确认档案接收信息。与就业单位的人力资源部门确认：
  1.单位是否具备人事档案管理权；
  2.如具备，获取准确的档案接收单位名称、地址、联系人、电话；
  3.如不具备，确认单位指定或合作的公共就业和人才服务中心信息，并了解单位是否需要提供接收证明。
• 第二步：获取调档函。向已确认的档案接收单位申请开具调档函。对于有人事权的单位，通常由单位直接开具。对于需要托管在人才市场的，可能需要毕业生本人凭就业协议等材料到人才市场办理开户和调档函申请手续。
• 第三步：在学校系统中填报信息。登录山东建筑大学毕业生就业管理系统或按照学校要求，准确填写档案转递单位名称、地址、邮编、联系人、电话等关键信息。务必保证与调档函上的信息完全一致。
• 第四步：提交调档函及相关材料。根据学校通知，将调档函原件、就业协议书复印件等所需材料提交至学院辅导员或学校就业指导中心。
• 第五步：学校审核与寄送。学校审核无误后，会统一通过机要通信或EMS档案专递渠道将档案转出。毕业生可在学校提供的查询渠道了解档案寄出状态。
• 第六步：确认档案到达。档案寄出一段时间后（通常为1-4周），应主动联系档案接收单位，确认档案是否已安全到达并完成归档。

（二） 考取研究生（或专升本）的毕业生调档流程

此类流程相对标准化，通常由录取院校主导。

• 第一步：接收调档函。录取院校的研究生院或招生办公室会随录取通知书一并寄送调档函，或要求考生自行在招生系统下载打印。这是调档的唯一凭证。
• 第二步：核对并提交调档函。仔细核对调档函上的个人信息（姓名、身份证号、录取学院专业等）是否准确。然后，按照山东建筑大学的要求，将调档函提交给所在学院或学校就业指导中心。
• 第三步：学校信息填报与转递。同样需要在学校的毕业派遣系统中准确填报录取院校的档案接收信息。学校会集中办理考研学生的档案转递工作。
• 第四步：关注转递时间。请注意，部分录取院校要求档案必须在规定日期前寄到，应届毕业生的档案通常会在学生毕业后（7月份左右）由山建大统一寄出。如有特殊时间要求，应提前与母校和录取院校沟通。
• 第五步：向录取院校确认。开学前后，及时向录取院校确认档案是否已收到，确保入学资格审查顺利进行。

（三） 出国（境）深造、暂未就业、自主创业的毕业生调档流程

这类毕业生的档案通常转回生源地。

• 第一步：明确生源地档案接收单位。生源地通常指入学前户籍所在地。需自行查询或咨询学校就业指导部门，明确生源地的具体档案接收单位是哪个机构（如XX市人力资源和社会保障局、XX市人才服务中心等）。
• 第二步：学校默认处理。如果毕业生未提供任何有效的调档函或就业证明，山东建筑大学将按照教育部规定，将档案默认转递至生源地的毕业生就业主管部门。
• 第三步：主动填报信息。即使档案回生源地，也建议毕业生登录学校就业系统，核对并确认系统内生成的生源地档案接收单位信息是否准确。如有误，需及时联系学校修正，避免档案误投。
• 第四步：办理档案托管。档案到达生源地后，毕业生最好主动联系该机构，了解是否需要办理报到或托管手续，以便日后需要调档时能顺利办理。

（四） 毕业离校后调整档案（改派调档）的流程

部分毕业生在离校后不久更换了工作单位，或者找到了新的工作，需要变更档案去向，这个过程称为“改派”。

• 第一步：获取新的接收函件。从新的档案接收单位（新单位或新单位所在地人才市场）获取调档函。
• 第二步：办理改派手续。通常需要到山东省高校毕业生就业信息网上办理网上改派申请，并可能需携带原报到证、新单位的接收证明、调档函等材料到学校就业指导中心或山东省人社厅相关部门办理新的报到证。
• 第三步：向档案当前保管单位申请调档。档案已不在学校，而是在生源地或原单位。毕业生需持新的调档函和改派后的报到证，到档案当前保管单位申请调档，由该单位将档案寄往新的接收单位。
• 第四步：注意时效性。改派通常有期限限制（如毕业后两年内），且流程更为复杂，建议尽快办理。

三、 调档案过程中的关键注意事项

1.信息的准确性与及时性

档案转递信息（单位名称、地址、联系人、电话）的准确性是重中之重。一字之差可能导致档案无法投递或丢失。务必反复核对，确保与调档函完全一致。
于此同时呢，要严格遵守学校规定的各个时间节点，逾期办理可能会影响档案的正常寄送，导致自己成为“档案滞留”人员。

2.关注档案转递方式与查询

根据国家规定，高校毕业生档案必须通过机要通信或高校EMS“学生档案专用通道”转递，严禁个人自带。档案寄出后，学校会提供档案转递单号或查询途径。毕业生应主动查询物流信息，并在合理时间内向接收单位核实。如长时间未收到，应立即向学校查询。

3.区分“报到证”与“调档函”

虽然国家已取消报到证，但理解其历史作用有助于理解流程。过去，报到证是毕业生到单位报到的凭证，也是档案转递的依据之一。而现在，调档函是调取档案的核心文件。毕业生需明确，办理入职报到和办理档案调动可能是两个相关联但独立的环节。

4.档案的保管状态查询与责任

档案一旦由学校寄出，保管和流转的责任就转移了。毕业生应清楚自己的档案在哪个阶段、由哪个机构保管。毕业后，档案不应长期滞留个人手中，这会造成“死档”，激活手续非常繁琐。务必确保档案始终存放在有资质的机构。

5.特殊情况处理

如遇档案投递异常（退回、无人签收等），应第一时间联系学校就业指导中心，查明原因，协商解决方案。若因个人原因导致档案遗失，补办将是一个极其漫长和复杂的过程，需要回原毕业院校及各相关单位逐一补办证明材料。

四、 常见问题解答（FAQ）

Q1: 我可以自己把档案带走吗？

A1: 绝对不可以。个人携带档案违反国家档案管理规定，任何具备档案管理资质的机构都不会接收个人自带的档案。这会导致档案失效（成为“死档”），对个人发展造成严重影响。

Q2: 如何查询我的档案是否已寄到？

A2: 通过学校提供的途径查询档案何时、通过什么方式（机要号或EMS单号）寄出。然后，根据单号通过机要局查询系统或EMS官网跟踪物流。档案寄出约2-4周后，直接致电档案接收单位的人事部门或档案室，提供姓名和毕业院校信息进行核实。

Q3: 如果暂时没找到工作，档案怎么办最好？

A3: 建议将档案转回生源地的公共就业和人才服务机构进行免费托管。这是最稳妥的选择。待找到工作后，再凭新单位的调档函从生源地调出档案。切勿置之不理，以免档案丢失。

Q4: 档案在学校最多可以保留多久？

A4: 通常学校只为应届毕业生提供免费的档案保管服务，期限一般为毕业后的两年择业期内。超过此期限，学校原则上不再保管，会统一将档案转回生源地。具体政策需咨询山东建筑大学就业指导中心。

Q5: 党员的组织关系转移和档案调动是一回事吗？

A5: 不是一回事。党员组织关系转移由党委组织部负责，需要通过全国党员管理信息系统进行线上转接，并开具纸质版介绍信。人事档案调动则由就业指导中心或档案馆负责。两者需同步办理，但流程和负责部门不同，需分别跟进。

山东建筑大学毕业生的档案调动工作是一项严谨、规范的系统工程，它要求毕业生本人具备高度的责任心和主动性。从准确判断档案去向，到及时获取并提交调档函，再到密切关注档案流转状态，每一个环节都容不得半点马虎。充分了解上述流程与注意事项，积极与学校、用人单位或人才机构保持有效沟通，是确保个人档案安全、准确、及时到达目的地的根本保障。这份承载着大学青春和奋斗记录的珍贵文件，将伴随着每一位毕业生开启新的人生篇章，其重要性值得每一位山建大学子认真对待。