中国民航大学毕业如何调档案呢(调档案指南)

毕业生档案通常包含以下核心材料：

• 高中阶段档案：入学登记表、毕业登记表、高考相关材料等。
• 大学期间档案：入学登记表、学年鉴定表、学习成绩单、军训鉴定表、奖惩材料、入党（团）申请书及志愿书等相关材料、体格检查表等。
• 毕业阶段档案：高校毕业生登记表、报到证通知书（白联，现已逐步电子化）、学位授予决定等。
• 其他重要材料：在校期间参与重大活动、获得重要奖项的证明文件等。

其重要性体现在多个层面：

• 入职审核的硬性要求：几乎所有体制内单位（如民航局、空管局、航空公司、机场等国有企业事业单位）在正式录用员工时，都必须调阅并审核个人档案，以确保信息的真实性和完整性，这是组织人事制度的刚性规定。
• 职业发展的基石：未来的职称评定、职务晋升、干部选拔、政治审查等，都需要以档案记载为依据。档案中的历年考核结果、奖惩情况是关键参考。
• 社会服务的凭证：办理落户手续（尤其是一线城市）、参加公务员招录、事业单位招聘、研究生入学政审等，都需要档案管理部门出具相关证明或同意调档。
• 历史记录的权威性：档案是个人经历最权威的官方证明，一旦遗失或材料不全，补办将极其困难，甚至无法完全复原，可能成为职业生涯的“硬伤”。

因此，中国民航大学的毕业生必须从战略高度认识到，妥善处理档案调转事宜，与顺利拿到毕业证、学位证同等重要，是完成学业、踏入社会的关键一步。

首要任务是明确档案的接收单位。 这完全取决于毕业生毕业时的具体去向：

• 已签订就业协议（三方协议）：如果就业单位是具备人事档案管理权限的机构（如国家机关、国有企业、事业单位、大型知名企业等），那么档案通常应转至该单位或其指定的人事代理机构。毕业生需要向单位人事部门确认准确的档案接收单位名称、地址、联系人及电话。
• 就业于私营企业、外资企业或自主创业：这类单位通常不具备人事档案管理权限。档案则一般转递至毕业生生源地（高考时户籍所在地）的公共就业和人才服务机构（如人力资源和社会保障局、人才交流中心等），或者单位所在地的人才市场。毕业生需要提前联系相关人才机构，了解接收政策。
• 考取研究生或第二学位：档案应转至录取院校的研究生院或学生档案管理部门。需从新学校获取准确的调档信息。
• 出国深造或暂未就业：档案通常转回生源地的人才服务机构进行托管。部分学校可能提供短期留存服务，但均有明确期限，逾期将统一转回生源地。
• 参加国家地方基层项目（如“西部计划”、“三支一扶”）：档案去向需根据项目具体政策确定，可能转至项目办或生源地人才机构。

密切关注学校通知。 中国民航大学学生处、就业指导中心或档案室会在毕业季通过官网、官方微信公众号、班级辅导员等多种渠道，发布关于毕业生档案转递工作的详细安排、时间节点、填写要求和注意事项。毕业生务必保持信息畅通，仔细阅读每一份通知，并按要求完成线上或线下的信息填报与确认。

完成关键信息填报与核对。 学校会组织毕业生统一填写《高校毕业生档案转递信息表》或通过线上系统进行填报。核心信息包括：

• 档案接收单位全称（必须准确无误，与公章一致）
• 接收单位详细地址（包括省、市、区、街道、门牌号）
• 邮政编码
• 联系人姓名及办公电话
• 学生本人联系方式

此环节至关重要，任何信息的错漏都可能导致档案无法投递或误投。填报后，务必反复核对，最好能与接收单位再次确认信息的准确性。

1.获取调档函

调档函是由档案接收单位出具的、正式要求中国民航大学转递毕业生档案的官方文书。它是学校启动档案转递工作的唯一合法依据。

• 来源：通常由接收档案的单位（如就业单位人事处、研究生录取院校、人才服务中心）主动开具并寄送给毕业生本人或直接寄至学校档案室。部分单位可能需要毕业生提交申请后才开具。
• 内容：规范的调档函应包含以下要素：发函单位名称、联系方式及公章；被调档学生姓名、身份证号、学号等基本信息；调档事由（如“录用”、“入学”）；档案转递的详细要求（如机要通信或EMS标准快递）；以及发函日期。
• 提交：毕业生在收到调档函后，需按照学校规定的时间和要求，将调档函原件（或清晰的电子版/复印件）提交给学校指定的部门（通常是就业指导中心或档案室）。

2.学校审核与转递

学校相关部门在收到有效的调档函后，会进行审核，确认信息无误后，开始整理并封装学生档案。

• 档案整理与核对：档案管理人员会依据学籍记录，仔细核对档案袋内材料是否齐全、完整。
• 严密封装：档案袋会被严格密封，并加盖学校档案室或学生处的公章，以确保在途期间不被私自拆阅。
• 选择转递方式：根据国家规定，学生档案必须通过机要通信或邮政EMS标准快递进行转递。这两种方式安全可靠，且有据可查。普通快递或个人自带是绝对禁止的。学校会根据接收单位的要求和通常做法选择转递渠道。
• 寄出与单号留存：档案寄出后，学校会保留邮寄凭证（机要号或EMS单号）。毕业生应主动向学校询问并妥善保管此单号，以便后续跟踪查询。

3.跟踪与确认

档案寄出后，毕业生切不可置之不理。

• 主动跟踪：利用获得的单号，通过机要通信查询系统或中国邮政EMS官网跟踪档案物流状态。
• 确认接收：在档案显示签收后，应主动联系接收单位的人事部门或档案室，确认档案是否已安全到达且材料齐全。这是整个调档流程完成的最终标志。
• 处理异常：若长时间未显示签收，或物流信息异常，应立即联系学校档案室和邮寄单位核查情况，避免档案丢失。

1.毕业时档案暂存学校

部分毕业生可能因等待就业机会、报考等原因，申请将档案暂时保留在学校。学校通常会提供不超过两年的保管期（具体以当年政策为准）。在此期间，一旦确定了档案接收单位，仍需按照上述流程，由接收单位出具调档函，办理转出手续。需注意，暂存期间学校不再负责添加任何新材料（如工作经历），且逾期不办转出，学校将按政策将其转回生源地，可能增加后续调档的复杂性。

2.改派或更换工作后的档案调动

如果毕业生在档案已转至原单位（或原籍）后，又更换了工作，且新单位需要档案，这就涉及二次调档。

• 此时，调档的发起方不再是中国民航大学，而是档案的当前保管单位（即原单位或生源地人才中心）。
• 毕业生需要请新的接收单位开具调档函，然后将此调档函提交给当前档案保管单位。
• 由当前档案保管单位审核无误后，负责将档案转至新单位。中国民航大学在此过程中一般不再参与。

3.档案丢失或材料不全

这是最不愿见到但偶有发生的情况。如果怀疑档案在转递过程中丢失，或接收单位发现材料缺失：

• 应立即向最后经手档案的部门（如学校档案室或邮寄单位）反映情况，请求核查。
• 若确认丢失，需向学校提出补办申请。补办过程非常繁琐，通常只能补办核心材料的复印件（如成绩单、录取花名册、毕业派遣名册等），并加盖学校公章作为证明。原始材料无法复原。
• 因此，再次强调前期信息核对和后期跟踪确认的极端重要性。

4.成为“死档”的激活

如果档案长期在自己手中保管（学校严禁个人自带档案），或者超过五年未在人才机构办理托管，档案可能变成“死档”，失去其应有的法律效力和流通性。激活“死档”通常需要联系户籍所在地的人才公共服务机构，咨询激活条件和流程，可能需要补办相关手续、证明文件，过程复杂且耗时。

1.树立主体责任意识

档案是关乎个人切身利益的重要文件，毕业生本人是档案安全、准确转递的第一责任人。不能完全依赖学校或老师，必须主动关注、亲自核对、积极跟进。

2.确保信息绝对准确

“失之毫厘，谬以千里”。单位名称、地址、联系人等信息的一个错别字或一个数字错误，都可能导致档案投递失败。务必与接收单位反复确认，做到一字不差。

3.严格遵守时间节点

毕业季学校事务繁杂，档案转递工作有严格的时间窗口。错过集中办理时间，可能会延迟档案转出，影响入职或入学。务必按照学校通知的时间完成各项操作。

4.保持沟通渠道畅通

确保留给学校和接收单位的联系方式（手机、邮箱）在毕业前后一段时间内有效且保持畅通，以便及时接收重要通知和处理突发问题。

5.妥善保管关键凭证

调档函、报到证、档案转递单号等纸质或电子凭证，应妥善保存一段时间，直至确认档案被安全接收，以备不时之需。

中国民航大学毕业生的档案调转是一项严谨、规范的系统工程。它要求毕业生具备前瞻性的规划、细致入微的操作和持之以恒的跟进。通过深刻理解档案的重要性，提前明确去向，严格遵循学校流程，积极主动地与各方沟通，每一位毕业生都能顺利完成这项关键任务，为未来的职业生涯铺平道路，让这份记录着青春奋斗历程的珍贵文件，在人生的新阶段继续发挥其应有的价值。