江苏食品药品职业技术学院毕业如何调档案呢(毕业档案转递指南)

高校毕业生档案是记录学生个人经历、政治思想、品德作风、学习成绩、实践能力等内容的真实历史记录，是个人身份、学历、资历等方面的重要证据，与个人的工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。对于江苏食品药品职业技术学院的毕业生而言，顺利完成档案的调转，是毕业离校流程中的关键一环，其重要性不容忽视。许多毕业生由于对档案的重要性认识不足，或对调档流程不了解，导致档案滞留学校成为“死档”，或转递过程中出现遗失、错寄等问题，给未来的发展带来诸多不便。
因此，系统、详尽地阐述档案调转的全过程，帮助毕业生规避风险，顺利完成此项工作，具有极大的现实意义。

毕业生的档案调转并非一个孤立的行为，它紧密围绕学生的毕业去向展开。不同的毕业去向，决定了档案的最终接收单位不同，相应的调档流程和注意事项也存在差异。总体而言，调档流程可以概括为“明确去向→获取调档函→提交申请→学校审核转递→确认档案到达”这一主线。下面，我们将深入剖析每个环节，并结合不同毕业情况给出具体操作指南。

在具体操作调档之前，每一位毕业生都必须从思想上深刻认识到档案究竟是什么，以及它为何如此重要。
这不是一份可以随意丢弃的普通文件。

毕业生档案内通常包含哪些材料？

• 高中阶段材料：如高中毕业生登记表、学业水平考试成绩、高考报名登记表、高考志愿表、高考体检表等。
• 大学阶段材料：这是档案的核心部分，包括入学登记表、学年鉴定表、学习成绩单、军训考核表、体检表、毕业生登记表、就业通知书（即报到证白联，现已逐步取消）、奖惩记录、党团组织关系材料（入党/团志愿书、申请书、转正材料、思想汇报等）。
• 其他补充材料：在校期间的重大活动记录、实习鉴定表、学历学位证明副本等。

档案的重要性体现在何处？

• 就业与职业发展：进入国有企业、事业单位、政府机关等公有制单位，档案是入职审查、定岗定薪、职称评定的必备材料。即使是在私营企业，部分规模较大的规范企业也会要求调阅档案。
• 升学深造：考取专升本或研究生，录取院校必须调取你的全部档案进行政治审查和资格复核，档案不全或有问题将直接影响录取。
• 政治生活：入党、提干、参军等都需要对档案进行严格审查。
• 公共服务与福利：计算工龄（直接影响未来退休金）、办理社会保险（养老、医疗等）、享受生育津贴等都需要依据档案记录。
• 落户大城市：北京、上海、广州、深圳等一线城市的人才引进落户政策，几乎都将档案的齐全与规范存放作为硬性条件之一。
• 出国政审与公证：办理出国留学、移民等手续时，相关部门需要依据档案出具证明材料。

因此，将档案调转视为一件麻烦事而拖延甚至置之不理，是对自己未来极不负责的表现。江苏食品药品职业技术学院的毕业生应主动承担起管理自己档案的责任。

调档的第一步，不是直接跑去学校档案室，而是清晰地确定自己的毕业去向。这是整个调档流程的基石，因为它决定了你的档案要“去往何处”。

1.已落实就业单位（且单位有档案管理权限）

这种情况通常指毕业生被录用到国有企事业单位、政府机关、大型集体企业等具有人事档案管理权的机构。这些单位有自己的组织人事部门或档案室，可以接收并管理员工档案。

操作关键：你需要向就业单位的人事部门确认，他们是否能够接收并管理你的档案。如果可以，请他们出具正式的调档函。调档函是学校转递档案的唯一合法依据，上面会明确写明档案接收单位的名称、地址、联系人、联系电话以及调档事由。

2.已落实就业单位（但单位无档案管理权限）

这是目前最常见的情况，毕业生就业于私营企业、外资企业、民营企业等。这些单位通常没有人事权，不能直接接收和管理档案。

操作关键：你的档案需要委托公共就业和人才服务机构进行管理。这又分为两种情况：

• 单位统一委托：一些规范的大型民营企业会与所在地的人才服务中心合作，统一为员工办理档案托管。你需要向公司HR咨询档案接收单位的详细名称和地址。
• 个人委托：如果公司不负责档案事宜，你需要自行联系档案接收地。通常可以选择：
• 就业地人才服务中心：如果你打算长期在该城市发展，将档案存放在就业地人才市场最为方便，利于今后享受当地的公共服务。
• 户籍地人才服务中心：如果你就业城市不稳定，或就业地人才中心不接受个人档案，将档案转回户籍所在地的人才服务中心是最稳妥、最通用的选择。

确定接收单位后，你需要联系该人才服务中心，了解其接收档案的要求，并申请开具调档函。

3.考取专升本或研究生

这是调档流程相对清晰的一种情况。

操作关键：你被录取的院校会主动向你发出调档函（通常随录取通知书一并寄送，或由学院单独发出）。你只需将这份调档函交给学校，档案将由学校通过机要通道直接寄往录取院校的招生办公室或档案室。

4.出国、自主创业、灵活就业或暂未就业

对于这些去向的毕业生，最推荐、最安全的做法是将档案转回户籍所在地的县级以上（含县级）公共就业和人才服务中心。

操作关键：你需要联系户籍地的人才服务中心，确认其接收档案的流程，并获取准确的单位名称、地址和联系方式，以便学校寄送。将档案存放在户籍地人才中心，档案身份为“流动人员档案”，可以正常计算工龄、办理转正定级等，待你未来需要时再行调出。

5.应征入伍

毕业生参军入伍，档案将由学校直接转往所在部队的政治工作部门。

操作关键：按照部队和学校的统一要求办理即可，一般会有明确的指引。

在明确去向并确定档案接收单位后，务必准确记录下接收单位的全称、详细地址、邮政编码、接收部门、联系人及联系电话。这些信息在后续向学校提交申请时将至关重要，任何错误都可能导致档案寄错或丢失。

当档案接收单位确定并沟通好后，就进入了实质性的操作阶段。

第一步：获取官方调档函

调档函是调取档案的“通行证”，是具有法律效力的正式文书。它必须由档案的接收单位（如工作单位的人事处、人才服务中心、录取院校的招生办等）出具。

• 格式要求：调档函通常为红头文件，盖有接收单位的公章。内容需清晰写明调档事由（例如“因录用XXX同志为我单位员工，现商调其人事档案”）、被调档人基本信息（姓名、身份证号、毕业院校）、档案接收单位信息（全称、地址、联系人、电话），以及要求档案以何种方式寄送（如机要通信）。
• 如何获取：根据上述第二点中不同的去向，向对应的单位申请。人才服务中心的调档函，现在很多地方支持网上申请和打印，非常便捷。

第二步：向学校提交调档申请

获取调档函后，毕业生需在学校规定的时间内（通常是毕业离校前集中办理，或毕业后通过线上系统、邮寄等方式办理），向江苏食品药品职业技术学院负责档案管理的部门（通常是学生工作处、就业指导中心或专门的档案室）提交调档申请。

• 所需材料：一般包括：
• 本人身份证复印件。
• 调档函原件。
• 填写完整的《毕业生档案转递申请表》（由学校提供）。
• 如委托他人代办，还需提供委托书、委托人身份证复印件、受托人身份证原件及复印件。
• 办理方式：密切关注学校官网、班级群或就业指导中心发布的通知，了解集中办理的时间、地点和具体流程。错过集中办理时间的，需按学校规定的手续进行后续办理。

第三步：学校审核与转递档案

学校档案管理部门在收到毕业生的申请和调档函后，会进行审核，确认信息无误后，将整理封装好的档案通过国家规定的保密渠道进行转递。

• 转递方式：高校学生档案必须通过机要通信或“EMS标准快递”中的“学生档案专用通道”进行转递。严禁个人自带档案！个人携带档案极易造成档案丢失、拆封或失效，成为“死档”。
• 档案转递单：学校在寄出档案后，会形成一个档案转递通知单，上面有机要号或EMS单号。毕业生应主动向学校索要或查询此单号，以便后续跟踪和确认。
• 处理时间：档案转递需要一定时间，尤其是机要通信，速度较慢，可能需要几周甚至更长时间。毕业生需耐心等待。

档案从学校寄出，并不意味着万事大吉。确保档案安全、准确地到达接收单位，是毕业生不可推卸的责任。

1.主动跟踪查询

利用从学校获取的机要号或EMS单号，定期通过机要通信查询系统或EMS官网跟踪档案物流信息，了解档案寄送状态。

2.确认档案接收

在档案显示已签收后，务必主动联系档案接收单位（拨打调档函上的联系电话），核实他们是否确实收到了你的档案，并确认档案材料是否完整无误。这是整个调档流程的最终闭环，至关重要。

3.办理报到手续（如需要）

对于将档案存放在人才服务中心的毕业生，部分地方可能要求在网上或现场办理报到手续，以激活档案托管状态。请根据接收单位的要求完成后续步骤。

4.妥善保管相关凭证

将调档函复印件、档案转递通知单等所有与调档相关的材料妥善保管一段时间，以备不时之需。

在调档过程中，毕业生可能会遇到一些特殊问题，需要冷静应对。

1.档案滞留学校（“死档”风险）

如果毕业生离校时未及时办理档案转递手续，学校通常会为毕业生免费保管档案一段时间（一般为两年）。在此期间，毕业生随时可以凭调档函回校办理转递。但需要注意的是，超过保管期限后，学校可能会将档案打回生源地，此过程中存在丢失风险。
因此，应尽快办理。

2.档案丢失怎么办？

档案一旦丢失，补办起来极为繁琐。首先应联系学校档案管理部门，说明情况，询问补办流程。通常需要回校补办主要材料，如入学登记表、成绩单、毕业生登记表等，并加盖公章。这是一个耗时耗力的过程，再次凸显了及时、规范调档的重要性。

3.调档函信息错误或变更去向

如果在提交调档函后，发现信息有误，或毕业去向发生变化（如换了工作），必须立即联系学校档案管理部门暂停转递，并重新获取正确的调档函后再行办理。

4.对调档流程不清楚

江苏食品药品职业技术学院的毕业生，首要的求助渠道是学校的就业指导中心或学生工作处。这些部门负责毕业生的就业派遣和档案转递指导工作，他们会提供最权威、最准确的解答和帮助。

总而言之，江苏食品药品职业技术学院毕业生调档是一项严肃、规范、环环相扣的工作。它要求毕业生具备前瞻性，提前规划，主动沟通，细致操作。从认清档案价值开始，到明确个人去向，再到获取调档函、提交学校、最终跟踪确认，每一步都需要毕业生亲力亲为，认真对待。只有将这份记录着自己青春奋斗历程的珍贵文件安置妥当，才能无后顾之忧地在新的人生道路上扬帆起航。切记，档案之事，宜早不宜迟，宜稳不宜乱。