赣东学院毕业如何调档案呢(毕业调档案指南)

赣东学院毕业生档案的转递遵循“依据报到证指示、根据毕业去向、保障档案安全”的基本原则。毕业生的档案去向主要取决于其毕业时的具体选择和国家相关政策规定。

1.已就业毕业生

• 就业单位具有人事档案管理权限：如果毕业生签约的是国家机关、事业单位、国有企业或大型知名民营企业（这些单位通常有党委并设有专门的人事部门或档案室），单位可以直接接收并管理员工档案。毕业生需要向学校提供准确的单位名称、地址和邮编，学校将根据这些信息开具报到证，并将档案转往该单位。
• 就业单位无人事档案管理权限：大多数民营、外资、中小企业不具备独立保管人事档案的资质。在这种情况下，毕业生的档案通常需要委托单位所在地或户籍所在地的公共就业和人才服务机构（如人才市场、人才交流中心）进行管理。毕业生需与单位确认档案托管事宜，并由单位或本人与人才机构签订托管协议，然后将该人才机构的准确信息提供给学校。

2.国内升学深造

考取国内硕士研究生或博士研究生的毕业生，档案需要转至录取院校。毕业生需将调档函（由录取院校发出）及时提交给赣东学院相关部门，学校审核无误后，会将档案直接寄往录取院校的招生办公室或指定部门。

3.暂未就业、自主创业或自由职业

对于毕业时未落实工作单位、选择自主创业或从事自由职业的毕业生，其档案有多种安排方式：

• 转回生源地：这是最常见和最稳妥的选择。学校会将档案转递至毕业生户籍所在地的县级以上公共就业和人才服务机构（如某某市/县人力资源和社会保障局下属的人才交流服务中心）。此举可以确保档案得到规范管理，避免遗失。
• 申请在校暂存：根据教育部门规定，毕业生离校时未就业的，经本人申请，学校可为其保管档案两年（具体期限需以当年学校通知为准）。在此期间，学校不负责出具涉及档案的任何证明。两年期满后，学校将按规定将档案转回生源地。毕业生若选择此方式，需了解清楚学校的相关政策、申请流程和后续转出时限。

4.出国（境）留学

选择出国留学的毕业生，其档案通常应转回生源地的公共就业和人才服务机构。也可以选择教育部留学服务中心等专门机构进行档案托管，但需提前了解该机构的服务范围和申请条件。

成功的档案转递始于充分的前期准备。赣东学院的毕业生在办理离校手续前，必须完成以下几项关键工作：

1.明确毕业去向，获取关键凭证

• 已就业者：确认单位是否能接收档案。如能，获取准确的单位全称、地址、邮编、接收部门及联系电话。如不能，尽快联系并确定托管的人才机构，获取该机构的准确信息。
• 升学深造者：妥善保管并及时提交录取院校发出的《调档函》。调档函是学校转递档案的直接依据。
• 其他情况者：明确选择档案是转回生源地还是申请暂存学校。如转回生源地，需提前查询生源地档案接收单位的准确名称、地址和联系方式（可通过当地人社局官网或电话咨询）。

2.密切关注学校通知，按时填报信息

每年毕业季，赣东学院的学生工作处、就业指导中心或档案室会通过官网、官方微信公众号、班级辅导员等多种渠道，发布关于毕业生档案转递工作的具体安排通知。毕业生必须密切关注这些官方信息，切勿错过关键时间节点。通常，学校会要求毕业生在规定时间内（如离校系统开放期间），通过线上平台（如就业信息网）或填写纸质表格，准确填报本人的档案接收单位信息。这是整个流程中最核心的一步，信息一旦提交，学校将据此操作，后续修改将非常困难。

3.仔细核对所填信息，确保万无一失

在填报档案接收信息时，务必做到：

• 准确性：单位名称必须为全称，不能使用简称；地址、邮编必须精确无误。一个字的错误都可能导致档案无法投递或误投。
• 有效性：确认所填写的单位或人才机构确实具备档案接收和保管资质。可以提前电话咨询确认。
• 一致性：确保填报的档案去向与本人的就业报到证开具方向保持一致。

4.妥善保管个人证件与证明材料

身份证、毕业证、学位证、报到证（就业通知书）等个人重要证件务必妥善保管。在后续查询档案或办理相关手续时，这些证件是核实身份的关键。

赣东学院的档案转递工作通常遵循一个标准化的流程，毕业生应了解其大致步骤和时间安排，以便心中有数。

1.学校集中整理与审核阶段（一般为6月-7月）

毕业生离校后，学校档案管理部门会会同各院系，对全体毕业生的档案进行最后的整理、归档、密封。
于此同时呢，根据毕业生上报的档案去向信息进行核对与系统录入。

2.批量转递发出阶段（一般为7月-8月）

档案整理审核完毕后，学校会通过机要通信或EMS学生档案专用通道（根据国家规定，高校学生档案可通过EMS邮寄）进行集中寄发。机要通信是一种比普通邮政更安全、更可靠的保密邮寄方式，但邮寄速度相对较慢，且不支持个人查询单号跟踪。EMS则通常可以提供运单号供查询。

3.毕业生跟进查询阶段（寄出后1-3个月内）

档案寄出后，毕业生切不可置之不理，必须主动跟进。

• 耐心等待：档案转递尤其是批量处理需要时间，特别是转至生源地或跨省转递，耗时可能更长。
• 主动查询：在档案寄出一个月后，毕业生应主动联系档案接收单位（如人才市场），询问档案是否已到达。查询时需提供姓名、毕业院校、毕业年份、身份证号等信息。
• 利用学校提供的查询渠道：部分学校可能会在官网或就业系统提供档案转递批次或单号的查询服务，毕业生可留意相关通知。
• 确认存档：确认档案到达后，必要时可前往存档机构办理托管手续（如需签订协议、缴纳托管费等，具体以当地政策为准）。

重要提示：根据国家规定，个人不得私自携带和保管档案。档案必须公对公转递。赣东学院发出的档案均已密封，毕业生收到后严禁拆封，应尽快交至档案接收单位。拆封的档案将视为无效档案，任何单位均不予接收。

在档案转递过程中，可能会遇到一些意外情况。了解这些问题及其解决方法，有助于毕业生从容应对。

1.档案遗失或长时间未到达

如果查询发现档案长时间（如超过3个月）未到达指定单位，首先应联系学校档案管理部门，查询当时寄出的机要号或EMS单号，然后根据单号向邮局或机要局申请核查邮寄路径。如确属邮寄过程中遗失，需由学校出面与邮政部门协商处理，并必要时补办相关档案材料（补办过程极为繁琐，故前期准确填报信息至关重要）。

2.报到证信息错误或变更去向

如果在档案已寄出后，才发现报到证开具单位有误，或毕业生在短期内变更了工作单位，需要改派。此时，毕业生需先到学校就业指导中心咨询改派政策，按要求准备材料（如原报到证、新单位的接收函、解约函等）办理改派手续，获取新的报到证。然后，凭新报到证到档案当前所在机构（如已到达的原单位或生源地人才中心）办理档案转递手续。这个过程涉及多个部门，较为复杂，应尽量避免。

3.档案滞留在学校或成为“死档”

部分毕业生离校后对档案不闻不问，既未办理转出，也未确认是否已由学校转出，导致档案长期滞留学校（超过暂存期）或存放在个人手中。超过一定期限（如两年），学校将其转回生源地过程中也可能出现地址不详等问题，最终导致档案与个人“失联”，成为“死档”。激活“死档”需要毕业生联系可能存放档案的机构（学校、生源地人才中心）进行查找，并按规定办理相关手续，费时费力。

4.用人单位或人才机构不予接收

可能因单位资质问题、档案材料不齐、档案袋破损等原因被拒收。此时，档案会被退回学校。毕业生需及时与学校联系，查明原因，补充材料或重新确定合规的接收单位后，由学校再次寄出。

面对任何问题，保持冷静，第一时间与赣东学院的学生工作处、就业指导中心或档案室取得联系，寻求官方指导和帮助，是解决问题最有效的途径。

档案转递工作的完成，并不意味着毕业生可以一劳永逸。在职业生涯中，档案管理是一项长期任务。

当工作发生变动时，必须及时办理档案转移手续。从A单位离职到B单位入职，需要由B单位或其委托的人才机构出具调档函，才能将档案从A单位或原人才机构调出。确保档案始终“档随人走”，记录不间断。

应及时将工作中产生的新材料（如劳动合同、职称评定表、年度考核表、奖励处分文件等）归档。这些材料通常由用人单位的人事部门负责收集并移交至档案保管单位。毕业生本人也应关注重要材料的归档情况。

应知晓个人档案的存放地点，并可在需要时（如购房、落户、晋升等需要政审时）准确提供存档机构的信息。定期（如每几年一次）确认档案安全存放在指定机构，是一个良好的习惯。

赣东学院的毕业生应将档案视为一份宝贵的资产，以认真、负责的态度对待其转递与管理工作。从毕业前夕的精心准备，到离校后的主动跟进，再到职业生涯中的持续关注，每一个环节都不可或缺。通过遵循规范的流程，保持畅通的沟通，并树立长久的档案意识，每一位毕业生都能确保这份记录自己青春与奋斗历程的重要文件得到妥善安置，为其光明未来奠定坚实的人事基础。