商丘师范学院毕业如何调档案呢(商丘师院档案转递)

毕业生档案通常包含以下核心材料：

• 高中阶段材料：如高中毕业生登记表、学业水平考试成绩、高考报名登记表、体检表等，是个人早期学习经历的起点证明。
• 大学期间材料：这是档案的主体部分，包括高等学校毕业生登记表、学业成绩单、在校期间的奖惩记录、入党入团志愿书及相关材料、体格检查表、军训鉴定表等。
• 毕业相关材料：如就业通知书（即报到证的白联，现已逐步取消，但历史档案中仍存在）、学位授予证明等。

这些材料共同构成了一个完整的、经官方认证的个人成长与学习轨迹记录。在以下关键人生节点，档案将发挥决定性作用：

• 入职审档：机关事业单位、国有企业、部分大型民营企业在办理入职手续时，必须调阅个人档案进行政治审查和背景核查，档案不全或有问题将直接影响录用。
• 定级定岗：进入体制内单位，档案是核定工龄、确定工资级别、职称评聘的直接依据。
• 户籍迁移：尤其在一线城市办理落户时，档案状况是审核的重要一环。
• 考研升学：被录取为硕士研究生或博士研究生后，录取院校会要求调取档案，进行资格复审。
• 公务员政审：档案是政审环节的核心审查对象。
• 退休办理：退休时，社保部门需依据档案记载的最早参加工作时间来计算工龄，核定养老金待遇。

因此，商丘师范学院的毕业生务必摒弃“档案无用”的错误观念，将其视为与毕业证书、学位证书同等重要的个人资产，从毕业离校伊始就妥善处理好其归属问题。

1.明确档案接收单位（目的地）

这是整个调档流程的基石。接收单位的选择取决于毕业去向：

• 已签订就业协议/劳动合同：
  • 如果就业单位是国家机关、国有企事业单位、公办学校等具有人事档案管理权限的机构，并且单位明确表示可以接收并管理档案，那么档案接收单位即为该就业单位的人事部门（或档案室）。
  • 如果就业单位是私营企业、外资企业或不具备档案管理权限的机构，则档案通常需要委托单位所在地或户籍所在地的公共就业和人才服务机构（如人才交流中心、人才市场）进行管理。毕业生需向单位确认档案应寄往哪个人才机构。
• 考取研究生或第二学位：
  • 档案接收单位是录取院校的研究生院（处）或学生档案管理部门。录取院校会随录取通知书一并寄送调档函，上面会明确写明档案接收地址、部门、联系人及电话。
• 出国（境）深造或工作：
  • 档案通常应转回户籍所在地的公共就业和人才服务机构。
• 暂未就业、自由职业或自主创业：
  • 最稳妥的选择是将档案转回户籍所在地的县级以上（含县级）公共就业和人才服务机构。这样可以确保档案得到规范管理，便于日后就业时调取。

2.获取调档凭证

确定了接收单位后，需要从该单位获取正式的调档凭证，这是学校办理转档手续的法定依据。

• 调档函：这是最常见的调档凭证。由档案接收单位（如新单位、录取院校、人才中心）出具，盖有该单位的公章。函上需清晰写明商丘师范学院校名、毕业生姓名、身份证号、档案转入单位的全称、详细地址、邮编、联系人和联系电话。
• 录用通知/接收证明：部分单位可能在录用通知中明确注明“可接收档案”，但为稳妥起见，最好要求对方出具专门的调档函。
• 就业协议书（三方协议）：在过去的就业派遣制度下，协议书上的档案接收信息是重要依据。
  随着报到证制度的取消，其作为唯一调档凭证的作用减弱，但仍可作为辅助证明材料，具体需咨询学校就业部门。

特别注意：务必核实调档函上所有信息的准确性，任何一个字的错误都可能导致档案寄送错误或退回，造成严重延误。

3.密切关注学校通知并与相关部门取得联系

商丘师范学院的档案转递工作通常由学生处就业指导中心或档案馆/学生档案室负责。毕业生在离校前和离校后，必须主动、持续地关注学校官网、就业信息网或院系辅导员发布的关于毕业生档案转递工作的具体安排、时间节点、办理流程和所需材料的通知。及时与负责老师建立联系，咨询不清楚的问题。

在做好充分准备后，即可按照学校的既定流程办理调档。流程一般分为线上申请和线下（或邮寄）提交材料两个部分。

步骤一：线上系统填报

登录商丘师范学院毕业生就业信息管理系统或指定的档案转递申请平台。使用学号和密码进入个人账户后，找到“档案转递”或“派遣信息登记”等相关模块。严格按照调档函上的信息，准确无误地填写以下内容：

• 档案转递类型（如“派遣至就业单位”、“派回原籍”、“升学”等）。
• 档案接收单位全称（必须与调档函公章名称完全一致）。
• 档案转递详细地址（省、市、区/县、街道、门牌号）。
• 接收单位邮政编码。
• 档案接收部门（如“人事处”、“人力资源部”、“学生档案科”）。
• 联系人及联系电话。
• 本人的有效联系方式。

填写完毕后，仔细核对，确认提交。系统通常会生成一个申请记录或回执，请务必截图保存。

步骤二：提交书面材料

根据学校的要求，将调档凭证的原件或清晰复印件提交给负责档案转递的部门。提交方式可能是：

• 离校前集中办理：由班级负责人或本人直接交至学校指定办公室。
• 离校后邮寄办理：将调档函原件、本人身份证复印件、情况说明（如需）通过EMS或挂号信邮寄至学校档案室，并在信中附上回邮地址和联系方式。建议提前电话沟通确认邮寄地址和注意事项。

步骤三：学校审核与寄出

学校相关部门收到线上申请和书面材料后，会进行严格审核，确保信息匹配、材料齐全。审核通过后，学校会通过专门的渠道（通常是机要通信或EMS学生档案专用通道）统一寄出档案。机要通信是一种比普通邮政更安全、更可靠的档案传递方式，但邮寄速度较慢，且一般不提供个人查询单号。EMS则会提供快递单号供查询。

步骤四：确认档案到达与归档

档案寄出后，毕业生切勿坐等。应主动作为：

1. 在档案寄出后约1-2周（机要通信时间可能更长），主动联系档案接收单位，询问是否已收到你的档案，并确认档案材料是否齐全。
2. 如提供快递单号，可通过物流信息跟踪。
3. 确保接收单位已将你的档案正确归档。对于寄往人才中心的档案，可能还需要本人或委托他人前去办理存档手续，签订托管协议。

1.就业至非公有制单位（档案挂靠人才市场）

这是最常见也最易出问题的情形。关键在于与拟挂靠的人才市场建立联系。

• 联系就业单位所在地或户籍所在地的人才市场，咨询办理档案托管的条件和流程。可能需要网上预约或现场办理“调档函”。
• 拿到人才市场的调档函后，按流程提交给学校。
• 档案到达人才市场后，务必完成存档确认，有的可能需要缴纳一定年限的托管费（目前多数公共人才机构已免费）。

2.考研升学

流程相对清晰。核心是妥善保管录取院校寄来的调档函，并注意上面的截止日期。务必在学校规定的截止日期前完成调档手续的办理，以免影响录取。
于此同时呢，要确认档案是否按时、完整地到达录取院校。

3.档案转回生源地（户籍地）

对于未就业、出国等情况的毕业生，这是默认且安全的选择。但“生源地”需精确到具体的县（区）级人才服务中心。毕业生需自行或通过家人确认户籍地人才中心的全称、地址和接收要求。学校可能会根据全国通用的生源地信息库默认填写转递地址，但毕业生仍需核实其准确性。

4.暂缓就业与档案留校

部分高校为尚未确定去向的毕业生提供“档案暂存学校”的服务，一般有期限（如两年）。毕业生需向学校提出书面申请并经批准。在暂存期内，一旦确定档案去向，应尽快办理转出手续。暂存期间，学校不再负责出具任何与档案相关的证明。

问题一：忘记办理调档或逾期未办怎么办？

立即主动联系商丘师范学院档案管理部门，说明情况，询问是否还可以补办。通常学校会在毕业生离校后集中处理一段时间档案，但如果间隔时间过长（如超过一年），档案可能已被打回生源地。需与学校确认档案当前确切位置后再申请转递。

问题二：档案被退回学校是什么原因？

常见原因有：地址填写错误、单位名称不准确、接收单位拒收（如无人事权、地址变更、材料不全等）。一旦发现档案被退回，应立即联系接收单位问明原因，更正信息后，重新向学校申请转递。

问题三：如何查询档案寄送状态？

首先联系学校询问档案寄出的具体日期和方式（机要或EMS）。如果是EMS，索要单号自行查询。如果是机要，可向学校索要机要号，但个人查询机要文件状态较为困难，通常需要接收单位凭介绍信到当地机要局查询。最直接有效的方法是催促接收单位帮助查询。

问题四：毕业多年后如何调档？

首先需要确定你的档案目前存放在何处。可能的地点包括：商丘师范学院（如果未超过规定保管期）、生源地人才中心、你曾经工作地的人才中心。通过电话或网络查询这些可能的存档机构，确认档案位置后，由新的档案接收单位向当前存档机构开具调档函，办理调转手续。

问题五：档案可以个人携带吗？

绝对不可以！ 严禁个人私自拆封、携带和保管档案。档案的转递必须公对公，通过机要通信或专用EMS通道。个人手持的档案将被绝大多数正规单位拒收，从而变成“死档”，激活手续非常繁琐。

档案调转并非一劳永逸。个人职业生涯是动态发展的，档案也需要随之流动。毕业生应养成终身管理档案的意识：

• 及时更新：每次工作变动、职称晋升、学历提升、重要奖惩等，都应确保相关材料及时归入档案。这通常需要你主动将新材料提交给当前档案保管机构。
• 知晓位置：始终清楚自己的档案存放在哪个城市、哪个单位，并记录该单位的联系方式。
• 定期关切：即使暂时用不到档案，也建议每隔几年向存档单位确认一下档案状态是否正常。

商丘师范学院的毕业生顺利完成学业，开启了新的人生篇章。妥善处理好个人档案这一重要事务，是为未来职业生涯铺平道路的坚实基础。通过上述详尽的阐述，希望每一位毕业生都能清晰、从容、顺利地完成档案调转工作，让这份沉甸甸的人生记录始终安全、准确、有效地伴随左右，为个人的长远发展保驾护航。