宁德师范学院毕业如何调档案呢(毕业调档流程)

1.毕业生档案的核心内容与价值

毕业生档案是记录学生个人经历、德才表现、学习历程的原始凭证，其内容具有真实性、唯一性和机密性。它不仅是学生时代的一个总结，更是开启职业生涯、参与社会生活的“身份证”和“通行证”。具体而言，一份完整的毕业生档案通常包含：

• 高中阶段材料：如高中毕业生登记表、学业水平考试成绩、高考报名表、体检表等。
• 大学阶段材料：这是档案的核心部分，包括入学登记表、学年鉴定表、学习成绩单、军训鉴定、奖惩记录、入党（团）材料、毕业生登记表、体检表、学位授予证明、就业通知书（报到证副本）等。
• 后续补充材料：毕业后，在工作单位形成的转正定级、职称评定、劳动合同、离职证明等重要材料也会陆续归档。

这些材料的价值体现在多个方面：它是用人单位选拔、聘用、考核人才的重要依据；是办理公务员、事业单位招录政审的必备材料；是评定专业技术职称、报考各种职业资格考试的资格证明；是计算工龄、确定社保待遇、办理退休手续的关键凭证；也是出国政审、办理公证等事务的参考文件。可以说，档案伴随个人一生，其重要性怎么强调都不为过。

2.档案管理的基本原则：“公对公”与严禁个人自带

国家对流动人员人事档案的管理有着明确规定，核心原则是“公对公”转递，并严禁个人自带和保管档案。这意味着，档案的流转必须在具有档案管理资质的机构之间通过机要通信或专人送取的方式进行。
例如，从宁德师范学院到生源地人力资源和社会保障局（人才服务中心），或到录用单位的人事部门。毕业生本人绝不能私自拆开档案袋，一旦拆封，档案即刻失效，成为“死档”，需要重新回到学校核实密封，过程极为繁琐。理解并遵守这一原则，是成功调档的第一步。

1.明确毕业去向，确定档案接收单位

这是调档流程的起点，也是最关键的一步。毕业生需要根据自身的实际情况，尽早确定毕业后的去向，并据此明确档案的接收地。主要去向包括：

• 已落实就业单位：需明确单位是否具备人事档案管理权限。一般而言，国家机关、国有企事业单位、部分大型企业通常有自己的党委组织部门或人力资源部门，可以接收并管理档案。而绝大多数民营企业、外资企业则不具备此权限。
• 升学（考取研究生或第二学位）：档案应转至录取院校的研究生院或学生档案管理部门。
• 未就业、自主创业或灵活就业：通常将档案转回户籍所在地的县级以上公共就业和人才服务机构（如人力资源和社会保障局、人才服务中心）。
• 出国（境）留学：一般也建议将档案转回户籍所在地的人才服务机构，或存放在教育部留学服务中心。

准确填写学校发放的“毕业生就业去向登记表”或类似表格中的档案转递信息，是确保档案准确寄送的前提。

2.关注学校通知，积极配合信息核对

每年毕业季，宁德师范学院的学生工作处、就业指导中心或档案室都会发布关于毕业生档案转递工作的详细通知。毕业生必须密切关注班级群、学校官网、官方微信公众号等渠道，确保不错过任何重要信息。学校通常会组织毕业生核对个人基本信息（如姓名、身份证号）和档案转递单位信息（如单位名称、地址、邮编）。这项核对工作至关重要，一旦信息有误，将直接导致档案寄错或丢失，务必认真对待，仔细确认。

3.结清在校手续，确保档案材料完整

档案袋内材料的完整性依赖于毕业生在校期间各项手续的完结。离校前，应确保已还清图书馆借书、结清学费和住宿费、办理完退宿手续等。这些环节的顺利完成，是教务部门、学生管理部门为你整理和封装完整档案材料的基础。任何未了事宜都可能延迟档案的转出时间。

1.什么是调档函及其重要性

调档函是由档案接收单位出具的、用于调取你个人档案的官方公文。它是启动“公对公”转递流程的法律凭证，证明了接收单位同意并准备接收你的档案。没有有效的调档函，宁德师范学院档案室无法擅自将任何一名学生的档案转出。调档函上会明确写明调档事由（如“录用”、“升学”）、档案接收单位的全称、详细地址、邮编、联系人及电话等信息。

2.如何获取调档函

根据毕业去向的不同，获取调档函的途径也不同：

• 就业单位出具：对于有档案管理权限的单位，在你正式入职前后，其人事部门会主动为你开具调档函。你只需将调档函提交给学校即可。
• 升学录取院校出具：考取研究生的同学，录取院校的研究生院或招生办公室会随录取通知书一并寄送调档函，或要求学生在指定系统下载打印。
• 人才服务机构出具：对于将档案转回生源地的同学，通常需要自行或委托家人联系户籍所在地的市/县级人才服务中心或人社局，咨询办理调档函所需的材料（一般包括身份证、户口本、毕业证等），并申请开具。部分地区已开通线上申请功能。

3.向学校提交调档函的流程

获取调档函后，毕业生需按照宁德师范学院档案室或就业指导中心规定的方式和时限提交。常见流程如下：

• 线上提交：许多学校已开通线上就业系统或档案管理系统。毕业生需登录系统，按要求上传调档函的清晰扫描件或照片，并在线确认档案转递地址等信息。
• 线下提交：将调档函原件（或复印件，依学校要求而定）交至学校指定的部门，如院系辅导员、就业指导中心或档案室办公室，并进行登记。
• 委托代办：若本人已离校，可撰写委托书，连同本人身份证复印件、调档函原件一并寄给在校同学或老师代办。务必提前与学校相关部门沟通好代办事宜。

提交调档函后，学校的档案管理部门会进行审核、整理档案材料，并分批通过机要通道寄出。这个过程需要一定时间，通常在毕业离校后的7月至8月集中办理。

1.签约单位有档案管理权限

这是最直接的路径。流程为：单位出具调档函 → 毕业生提交调档函至学校 → 学校审核后通过机要将档案寄往单位人事部门。毕业生在入职后，应主动向单位人事部门确认档案是否已安全到达。

2.签约单位无档案管理权限

这是大多数非公单位毕业生的情况。档案不能存放在工作单位，而是需要委托单位所在地或户籍所在地的人才服务机构进行管理。常见选择有：

• 工作地人才机构：咨询工作单位所在城市的人才服务中心，了解其接收档案的政策（有时需要提供劳动合同、社保缴纳证明等），申请开具调档函，再交给学校。
• 户籍地人才机构：这是更普遍、更稳妥的选择。联系户籍地人社局或人才中心开具调档函，学校将档案转回原籍。好处是无论未来在工作地如何变动，档案都有一个稳定的“家”。

3.升学深造

流程清晰：录取院校发出调档函和录取通知书 → 毕业生将调档函提交给宁德师范学院 → 学校在毕业生离校后，将完整档案寄往录取院校。需要注意的是，部分院校要求档案必须在规定日期前寄到，务必关注录取通知中的相关要求。

4.待就业、灵活就业与出国

根据国家规定，学校为未就业毕业生提供两年的择业期服务。但在毕业离校时，档案通常需要有一个明确的去向。最常规的操作就是将档案转回户籍所在地的县级以上公共就业和人才服务机构。毕业生需主动联系户籍地人才机构，获取准确的接收信息和调档函（部分地区对于未就业毕业生回原籍有简化流程，可能无需调档函，由学校根据政策统一转递，但务必向学校核实）。出国留学者，同样建议将档案转至户籍地人才机构或教育部留学服务中心。

1.如何查询档案转递状态

机要通信传递档案需要时间，通常为几周甚至一两个月。毕业生应主动查询：

• 联系学校档案室：询问档案是否已寄出以及寄出的机要号。机要号是追踪档案物流的唯一凭证。
• 联系接收单位：在学校寄出一段时间后（例如一个月后），主动联系档案接收单位（人才中心或单位人事部门），询问档案是否已收到并入库。
• 线上查询：许多地方的人才服务中心网站提供了档案查询功能，可通过身份证号和姓名进行查询。

2.办理档案托管与缴纳费用

档案到达接收单位后，毕业生可能需要办理正式的托管手续。特别是档案存放在人才服务中心的，以往需要缴纳档案保管费，但目前按照国家政策，已免除流动人员人事档案的基本公共服务费用，包括档案的接收、整理、保管、利用、转递等。但仍需关注当地最新政策，并按要求完成报到或登记流程，以确保档案被激活并处于有效管理状态。

3.未来的档案转移

档案并非一成不变地存放在一个地方。当你未来更换工作，且新单位有权接收档案，或者考取公务员、事业单位时，就需要办理档案转移。此时的流程与毕业时类似：由新的接收单位出具调档函，你凭调档函到当前档案保管单位办理转出手续。切记，始终遵循“公对公”原则。

1.档案丢失或迟迟未到

首先保持冷静，通过机要号向学校档案室申请查询寄送轨迹。若确认丢失，应立即联系学校，由学校出面与机要部门沟通，并启动补办程序。补办档案极为困难，需要回原毕业院校及之前就读的各个学校，逐一补办相关证明材料，耗时耗力。
因此，前期信息核对的准确性至关重要。

2.成为“死档”的几种情况及处理

“死档”指档案失去效力，无法正常流转和使用。常见情况包括：

• 档案在自己手中存放超过时限（通常为一年）。 处理：尽快联系户籍地人才机构，咨询是否能以“自带档案”形式激活接收，但很多机构已拒绝接收个人自持档案，可能需要寻求第三方档案服务机构的帮助。
• 档案袋被私自拆封。 处理：立即联系毕业院校档案室，说明情况，请求重新审核档案材料真实性并密封盖章。学校有权拒接已被拆封的档案。
• 五年以上无人管理的档案。 处理：联系最后的档案保管单位，办理激活或转出手续。

预防远胜于治疗，严格遵守档案管理规定是避免“死档”的唯一途径。

3.忽略档案的长期后果

部分毕业生认为暂时用不到档案就置之不理，这是非常危险的想法。忽略档案管理可能导致工龄无法连续计算、影响退休金待遇、错过职称评定时机、在需要政审（如公务员录用、入党）时因无法及时提供档案而错失机会。档案是你社会身份的基石，必须给予持续的关注。