昭通学院毕业如何调档案呢(昭通学院档案调动)

在具体操作调档案之前，每一位昭通学院的毕业生都必须深刻理解档案究竟是什么，它包含哪些材料，以及为何它如此重要。这并非是可有可无的理论知识，而是指导我们正确对待和办理调档手续的思想基础。

毕业生档案通常被称为个人的人事档案，它是由昭通学院在学生就读期间建立并维护的，记录和反映学生个人经历、德才表现的综合文件集合。其主要内容包括：

• 高中阶段材料：如高中学籍表、毕业生登记表、高考报名登记表、高考体检表等。
• 大学阶段材料：这是档案的核心部分，包括高等学校毕业生登记表、学业成绩单、军训鉴定表、学年鉴定表、奖惩记录、入党/入团志愿书及相关材料、体检表等。
• 毕业派遣材料：全国普通高等学校本专科毕业生就业报到证（历史上曾称为“派遣证”，现已优化，但其凭证作用依然关键）的白联部分。

档案的重要性体现在其法律凭证和依据作用上。它不仅是用人单位全面了解一个人的重要渠道，更是办理以下事项的必需文件：

• 就业入职：特别是进入国有企业、事业单位、政府机关等，档案政审是必不可少的环节。
• 职称评定与晋升：专业技术职称的申报和评审需要档案作为支撑材料。
• 工龄计算与社保缴纳：档案中记录的参加工作时间是核定工龄和视同缴费年限的关键依据。
• 公务员、事业单位招考录取：政治审查（政审）环节必须调阅个人档案。
• 研究生入学：被录取后，录取院校会要求调取档案以完成学籍注册。
• 党组织关系转移：党员材料的完整性是党组织关系顺利接转的前提。
• 退休手续办理：退休时，需要依据档案核定出生日期、参加工作时间等关键信息。

因此，档案的安全、完整和可追溯性至关重要。昭通学院的毕业生必须树立“档案伴随一生”的意识，主动负起管理责任，确保其流转的准确与及时。

毕业生办理调档手续的第一步，是明确自己档案的“当前位置”。档案不会凭空消失，它总有一个合法的保管单位。昭通学院在学生毕业时，会根据毕业生的具体去向，按照国家政策和学校规定，对档案进行统一的转递安排。

1.已落实就业单位且单位具备档案管理权限

如果毕业生签约的单位是国有企事业单位、政府机关等具有人事档案管理权的机构，学校会根据毕业生提供的准确单位名称和地址，通过机要通道或EMS学生档案专用通道，将档案直接转递至该用人单位的人事部门。

2.已落实就业单位但单位不具备档案管理权限

大部分毕业生进入的是私营企业、外资企业等无人事档案管理权的单位。这种情况下，学校通常会将档案转递至单位所在地的公共就业和人才服务机构（如市、区级的人力资源和社会保障局/公共人才服务中心）。毕业生需要提前向单位或当地人才机构咨询准确的档案接收单位名称、地址和联系方式，并提交给学校。

3.未就业、自主创业或灵活就业

对于毕业时尚未找到固定工作的毕业生，昭通学院会将档案转回其生源所在地的毕业生就业主管部门。通常是地市级或县级的人力资源和社会保障局、教育局或大中专毕业生就业指导中心。这是一种兜底的档案管理方式，确保档案不会丢失。

4.考取研究生或专升本

被国内其他高校录取继续深造的毕业生，需要在规定时间内向昭通学院提交调档函。调档函由录取院校的研究生院或招生办公室出具。学校在收到调档函后，会将档案直接转递至录取院校。

5.参与国家地方基层项目（如“三支一扶”、“西部计划”）

档案一般会转递至项目主管单位或项目所在地的省级/地市级人力资源和社会保障部门进行统一管理。

如何查询档案状态？

• 联系昭通学院毕业生就业指导部门：在毕业离校后的短期内（通常是一年内），最直接的方式是联系学校的就业指导中心或档案室，查询档案转递的时间、去向和机要号/EMS单号。
• 联系档案接收单位：在档案转出一段时间后（机要交通通常需要几周），应主动联系目标接收单位（如人才中心、人社局）确认档案是否已收到并入库。
• 在线查询：许多省、市的人力资源和社会保障厅（局）官网开通了毕业生档案查询功能，毕业生可通过输入姓名、身份证号、毕业院校等信息进行查询。

明确档案去向是成功调档的第一步，切忌在情况不明时盲目办理。

当毕业生因工作变动、升学等原因需要将档案从当前保管单位（A地）转移至新的接收单位（B地）时，就启动了调档流程。这个过程遵循“公对公”原则，其核心文件是调档函。

第一步：获取具有法律效力的调档函

调档函是调取档案的唯一合法凭证。它必须由具备人事档案管理权限的单位出具，并加盖单位公章。常见的出具单位包括：

• 新的用人单位（仅限有档案管理权的国企、机关事业单位）的人事处。
• 新的工作地公共人才服务机构。
• 录取院校的研究生院或招生办公室。
• 户籍所在地的人力资源和社会保障局。

毕业生需要向新单位或新人才机构申请办理调档函，并提供个人基本信息以及档案现存处的准确名称。

第二步：提交调档函及相关材料至档案现存单位

获取调档函后，毕业生需本人或委托他人，将调档函原件、身份证复印件等材料提交给当前保管档案的单位（例如，昭通学院档案室，或生源地的人才服务中心）。

• 如果档案仍在昭通学院：需联系学校就业指导中心或档案室，了解具体的提交方式（是否可邮寄、是否需要委托书等）。
• 如果档案已在外地人才中心：需登录该人才中心的网上办事大厅或前往现场窗口，按照其规定流程上传或提交调档函。

在此环节，务必确保提供给档案转出单位的档案接收地址、单位名称、联系人及电话绝对准确，这是档案安全抵达的关键。

第三步：档案转出单位审核并办理转递手续

档案现存单位在收到齐全的调档材料后，会进行审核。审核通过后，他们将严格按照调档函上的要求，对档案进行核对、密封，并通过国家指定的保密渠道进行转递。根据规定，严禁个人自带档案。

• 转递方式：通常采用机要通信或邮政EMS标准快递中的“学生档案”专用通道。这两种方式都具有可查询、可追溯的特点。
• 获取转递凭证：办理完毕后，务必向档案转出单位索要档案转递通知单的复印件或机要号/EMS单号。这是后续查询和追索的唯一依据。

第四步：跟进确认档案已安全抵达接收单位

档案转出后，工作并未结束。毕业生应主动负责地跟进档案的物流状态，并在预计到达时间后，及时联系新的档案接收单位（B地），确认档案是否已收到、材料是否完整、是否已成功录入系统。这一步至关重要，可以及时发现并解决可能出现的错寄、漏寄或丢失问题。

整个调档流程环环相扣，任何一步的疏忽都可能导致档案流转受阻。毕业生应保持耐心，积极与双方单位沟通。

在调档案的实践中，往往会遇到各种具体问题。提前了解这些注意事项和应对策略，可以有效避免走弯路。

1.调档函的有效期问题

调档函通常有有效期，一般为30天或90天。务必在有效期内完成提交，过期需重新申请。

2.档案自带与拆封的禁忌

反复强调：绝对不允许个人携带档案，更不允许私自拆开档案袋的封条。一旦档案袋被拆开，其真实性和完整性将受到质疑，任何单位都有权拒收。被拆封的档案需要回原毕业院校或具有档案管理权限的单位重新审核、密封，流程非常繁琐。

3.档案丢失或查找不到的处理

如果通过多种途径均无法查到档案下落，可能存在转递失误或信息录入错误。应沉着应对：

• 回溯档案可能流转的每一个节点（学校、第一个接收单位等），逐一排查。
• 若确认在转递过程中丢失，应联系档案最后确认存在的单位，申请补办相关证明材料和档案目录。
• 补办档案是一个复杂的过程，需要回到昭通学院等原始材料出具单位，补办毕业生登记表、成绩单等重要文件，并重新建档。这耗费时间和精力，因此预防远胜于补救。

4.成为“弃档族”的风险

部分毕业生对档案不闻不问，多年后需要使用时才发现档案不知所踪或已成为“死档”（即档案长时间未被任何具备人事权的单位管理，失去效力）。“死档”激活需要联系户籍地人才机构，按规定办理存档手续，过程可能涉及重新认定身份等麻烦。

5.党组织关系与档案的关系

党员的组织关系材料和人事档案有时是分开转移的。毕业生党员在调档时，必须同时办理党组织关系转接手续，确保党员材料（入党志愿书等）随人事档案一同转递，或按照党组织的要求单独开具介绍信进行转接，避免成为“口袋党员”。

6.就业报到证的历史作用与现状

虽然“报到证”已完成其历史使命，不再作为办理应届毕业生招聘、落户、档案转接等手续的必需材料，但它在过去几十年中形成的档案材料依然存在。在调阅或补办历史档案时，可能会涉及到相关凭证，毕业生应有所了解。

不同职业发展路径的毕业生，在调档案时会面临不同的场景。
下面呢是几种常见情况的策略细分。

场景一：从生源地人才中心调往新工作地人才中心

这是最常见的情况。毕业生在生源地待业一段时间后，在省外或省内其他城市找到了工作。

• 操作：确认新工作单位所在地的公共人才服务中心同意接收你的档案。然后，向该人才中心申请开具调档函。持调档函到生源地的人才中心办理档案转出手续。
• 关键：新工作地人才中心可能需要你提供劳动合同、社保缴纳证明等材料，以证明你确实在该地就业。

场景二：从原单位（或原单位所在地人才中心）调往新单位

毕业生工作变动，需要将档案从原单位或原单位委托的人才中心，调往新单位或新单位委托的人才中心。

• 操作：由新单位或其委托的人才中心出具调档函。毕业生持调档函、离职证明等材料，到原档案保管单位办理转档。
• 关键：确保与原单位已办结所有离职手续，档案中没有遗留问题。

场景三：从生源地或工作地调往研究生录取院校

被研究生院校录取后，调档是入学前的重要环节。

• 操作：收到录取通知书后，通常会附带调档函，或需要自行在院校官网下载。按要求填写个人信息，然后将调档函提交给当前档案保管单位。
• 关键：注意院校要求的档案寄达截止日期，务必提前办理，以免影响入学资格审核。

场景四：档案留校与后续调出

部分毕业生因暂未确定去向等原因，申请将档案暂时保留在昭通学院，学校可为其保管一定期限（通常为两年）。

• 操作：在保留期内落实去向后，凭调档函到学校办理转出手续。保留期满后若仍未办理，学校会按规定将档案寄回生源地。
• 关键：牢记档案留校的截止日期，主动管理，避免被动转回生源地后增加二次调档的麻烦。

昭通学院的毕业生调档案是一项严肃而重要的工作，它要求毕业生具备清晰的责任意识和细致的办事能力。从理解档案的价值，到掌握其毕业时的初始流向，再到熟练运用调档流程应对各种实际场景，每一步都需要毕业生主动作为、谨慎处理。将档案管理视为个人职业发展的基石之一，与规划职业生涯同样重要。通过上述系统性的阐述，希望每一位昭通学院的学子都能顺利、稳妥地完成档案的调转，为未来的人生道路扫清障碍，奠定坚实的基础。当遇到不确定的问题时，最可靠的方法是直接咨询档案的当前保管单位或昭通学院的相关负责老师，获取最权威、最新的指导。