聊城职业技术学院毕业如何调档案呢(毕业档案转递流程)

高校毕业生档案的调转是毕业生离校工作中的核心环节之一，它直接关系到学生个人未来发展的连续性与合规性。聊城职业技术学院的毕业生在完成学业、即将步入新的人生阶段时，必须高度重视个人档案的处置问题。
下面呢将围绕档案的重要性、调档前的准备工作、不同去向下的具体调档流程、常见问题与解决方案、以及调档后的查询与确认等方面，进行详尽阐述。

一、深刻认识毕业生档案的核心价值与内容构成

在具体探讨如何调档之前，必须首先理解毕业生档案为何如此重要。它并非一叠简单的纸质文件，而是由国家授权、学校严格组建的关于学生个人在校期间情况的权威历史记录。

档案的核心价值体现在：

• 身份认证与学历证明：档案是证明个人学习经历、获得学历学位的最原始、最权威的依据，在公务员考录、事业单位招聘、国有企业入职等政审环节不可或缺。
• 职业生涯的基石：档案记载了在校期间的奖惩情况、党团组织关系、学习成绩单、实习鉴定等，是用人单位全面了解毕业生综合素质的重要参考。档案的顺利转接是计算工龄、评定专业技术职称、享受社会保险待遇（如养老金核算）的先决条件。
• 法律凭证作用：档案中的材料具有法律效力，在涉及出国、公证、遗产继承等事务时，常常需要查阅档案作为证明。

聊城职业技术学院毕业生档案通常包含以下主要内容：

• 高中阶段学籍材料（如毕业生登记表、高考报名表等）；
• 大学入学登记表、入学体检表；
• 在校期间各学年的学习成绩单；
• 毕业生登记表；
• 在校期间的奖惩材料；
• 党、团组织关系材料（入党/入团志愿书、申请书、思想汇报、转正申请等）；
• 实习报告、实习鉴定表；
• 学位授予证明材料（如适用）；
• 报到证副本（白色联，已纳入档案管理的）；
• 其他有必要归档的材料。

认识到档案的极端重要性，毕业生才能以严肃认真的态度对待调档事宜。

二、调档前的关键准备工作

成功的档案调转始于充分的准备。毕业生应在离校前，主动完成以下几项关键工作：

1.密切关注学校通知，参加毕业指导讲座

聊城职业技术学院学生工作处或招生就业处通常会在大四学年下半学期，通过官方网站、微信公众号、班级辅导员、班会等多种渠道，发布关于毕业生离校工作安排的通知，其中会详细说明档案转递工作的具体时间、流程和要求。务必积极参加学校组织的毕业生离校指导讲座，获取第一手权威信息。

2.明确档案接收单位（即“档案抬头”和“转递地址”）

这是调档流程中最关键的一步。档案必须寄往具有人事档案管理权限的机构。毕业生需要根据自身毕业去向，提前联系并确认准确的接收单位全称、详细地址、邮编和联系电话。

• 已签订就业协议（劳动合同）单位：如果就业单位（如政府机关、国有企事业单位、大型民营企业等）有独立人事权，可以接收并管理档案，则接收单位即为该就业单位的人事部门。需向其人事部门咨询确认能否接收、接收地址等信息。
• 就业单位不接收档案或无人事权：大多数民营企业、外资企业等不具备档案管理权限。此时，档案通常应转递至单位所在地或户籍所在地的公共就业和人才服务机构（如市、区县级人才服务中心、人力资源市场）。毕业生需提前联系该机构，办理托管手续，获取调档函或确认接收信息。
• 考取专升本或研究生：档案应转至录取院校的招生办公室或学生档案管理部门。录取院校会随录取通知书一并寄送调档函，毕业生需将调档函信息准确提供给母校。
• 未就业、自主创业、自由职业等：通常情况下，档案会默认转回毕业生户籍所在地的县级以上公共就业和人才服务机构（即“生源地”或“原籍”）。毕业生应主动联系户籍地的人才服务中心，核实接收档案的具体要求。
• 出国（境）留学：档案可转至户籍所在地的公共就业和人才服务机构，也可选择教育部留学服务中心等专门机构。需提前了解不同机构的托管要求。

3.准确填报档案转递信息

学校会组织毕业生统一填报《毕业生档案转递信息登记表》或通过线上系统进行填报。毕业生必须确保所填写的档案接收单位名称、详细地址、邮政编码、联系人及联系电话绝对准确无误。任何信息的错漏都可能导致档案投递失败、退回或遗失。填报后务必仔细核对。

4.确保结清在校所有手续

在办理离校手续时，需确认已还清图书馆借书、结清学费和住宿费等欠款、办理完退宿等。这些环节的完成情况可能会影响档案的最终封装和寄出。

三、不同毕业去向下的具体调档流程详解

聊城职业技术学院会根据毕业生填报的去向信息，分类进行档案转递。主要流程如下：

（一）已就业毕业生的调档流程

1. 获取接收凭证：若就业单位或其委托的人才机构同意接收档案，毕业生需获取对方开具的调档函。调档函是学校转递档案的直接依据，需加盖接收单位公章。
2. 提交调档函：在规定时间内，将调档函原件提交给学校负责档案管理的部门（通常是学生工作处或档案馆）。
3. 学校审核与转递：学校审核调档函的真实性和有效性后，会按照函件上的要求，在集中办理时段（一般为毕业后1-2个月内）通过机要通信或邮政EMS标准快递等形式将档案转出。
4. 特殊情况：如果入职单位需要毕业生提前报到，但档案尚未转出，可与学校协商，看是否能由单位出具《提档证明》，由毕业生本人或单位专人持有效证件和证明到学校提取档案。但此方式风险较高，一般不建议，且必须确保档案密封完好，单位能立即接收。

（二）升学到其他院校的调档流程

1. 接收录取通知书和调档函：被录取后，录取院校会寄发录取通知书，内附或另寄调档函。
2. 提交调档函至母校：将调档函及时交至聊城职业技术学院档案管理部门。
3. 学校统一寄发：学校会按照调档函的要求，将档案直接寄往录取院校。毕业生需关注录取院校的通知，确认档案是否已安全到达。

（三）档案转回生源地的流程

这是最常见的去向之一，适用于未就业、单位不接收档案等情况。
1. 确认生源地档案接收机构：主动联系户籍所在地的市或县（区）级人力资源和社会保障局下属的公共就业和人才服务中心，确认其是否接收、地址是否有变化。
2. 在学校登记信息：在学校的档案转递信息登记中，准确填写该生源地人才服务中心的全称、地址、邮编等信息。
3. 学校批量转递：学校会将此类毕业生的档案统一整理后，批量寄往各生源地的人才服务机构。
4. 后续报到：档案寄出后，毕业生最好持报到证（如有）、毕业证等材料，主动到生源地人才服务中心办理报到手续，核实档案是否已到达，并了解档案托管的相关政策。

（四）暂留学校（缓派）的流程

部分毕业生因就业单位尚未最终确定或其他特殊原因，可向学校申请将档案暂时保留在学校一段时间（通常为两年，具体政策以当年学校规定为准）。
1. 提交申请：在规定时间内向学校提交书面暂缓派遣（缓派）申请，说明理由并获批准。
2. 签订协议：可能与学校签订《档案暂留协议》，明确双方责任和义务。
3. 注意期限：在暂留期间，一旦确定档案去向，需及时通知学校办理转出手续。暂留期满后，若仍未办理转出，学校将按规定将档案寄回生源地，不再另行通知，风险由毕业生自行承担。

四、调档过程中的常见问题与应对策略

在调档过程中，毕业生可能会遇到各种问题，以下是一些常见情况及建议：

1.档案接收信息填报错误或变更

问题描述：在学校统一登记后，就业单位变更或发现地址填错。

应对策略：立即联系学校档案管理部门，说明情况，提交书面变更申请及新的接收单位调档函等证明材料。若档案尚未寄出，学校可予以修改；若已寄出，则需尽快联系错误的接收单位请求拒收或退回，同时通知正确的接收单位做好准备，并协助学校办理二次转递。时间紧迫，务必第一时间处理。

2.档案寄出后长时间未到达

问题描述：学校寄出档案数月后，接收单位仍表示未收到。

应对策略：

• 向聊城职业技术学院档案管理部门申请查询档案转递的机要号或EMS单号。
• 凭单号通过机要通信系统查询网站或邮政EMS官网跟踪物流信息，了解档案当前状态。
• 若物流信息显示已签收，但接收单位找不到，需与接收单位沟通，核查内部签收流程是否有疏漏。
• 若物流信息异常或丢失，应立即向学校报告，由学校出面与邮局或机要局联系追查。必要时可申请出具档案转递证明。

3.个人手持档案

问题描述：因各种原因，档案到了毕业生自己手上。

应对策略：这是非常危险的情况。绝大多数正规的档案接收机构拒收个人手持的档案，因为无法保证其真实性、完整性和机密性。

• 严禁拆封：绝对不要私自拆开档案袋封条。
• 尽快联系学校：咨询是否能将档案退回学校，由学校重新审核密封后，再通过公对公渠道转出。
• 联系接收单位：说明情况，看是否有特殊解决办法（通常很难）。
• 预防为主：严格遵循公对公转递原则，避免此情况发生。一旦成为“死档”，激活过程将非常繁琐复杂。

4.毕业多年后如何调档

问题描述：已毕业多年的校友，因工作变动需要调档。

应对策略：

• 首先确认档案是否还存放在聊城职业技术学院。根据规定，学校仅为毕业生保管档案一段时间（如两年），逾期一般会转回生源地。
• 若档案已转出，需联系可能存放档案的机构进行查询，顺序一般为：生源地人才服务中心 → 曾就业地人才服务中心 → 曾就职的单位。
• 找到档案当前所在机构后，由新的接收单位出具调档函，持调档函及相关证件到当前档案管理机构办理正式调出手续。

五、调档后的重要后续工作：查询与确认

档案从学校寄出，并不意味着万事大吉。毕业生必须主动完成后续的查询与确认工作，形成闭环。

1.主动跟踪物流信息

在档案寄出后的一到两周内，通过向学校获取的单号，定期查询物流状态，了解档案是否已签收。

2.及时联系接收单位确认

当物流信息显示“已签收”后，应主动电话或亲自前往档案接收单位（如人才服务中心），提供姓名、毕业院校、身份证号等信息，请求工作人员核实档案是否已入库、信息是否完整。这是最关键的一步确认。

3.办理档案托管相关手续

对于将档案存放在人才服务中心的毕业生，确认档案到达后，通常需要办理报到或托管手续，签订人事代理协议，并了解档案保管、材料补充、日后调出等具体规定。有些地方可能需要缴纳一定的档案保管费（目前多数地区已免费），需提前咨询清楚。

4.妥善保管相关凭证

妥善保管好报到证（如有）、档案转递通知单（或查询单号记录）、与人才中心签订的人事代理协议等文件，这些是证明你档案去向和状态的重要依据。

聊城职业技术学院毕业生的档案调转是一项严谨、规范且至关重要的工作。它要求毕业生具备高度的责任心和主动性，提前规划，仔细核对，及时沟通，并做好后续跟踪。每一个环节的疏忽都可能对个人未来的发展造成不必要的麻烦。唯有将档案事务视为职业生涯启航的基石，认真对待，方能确保这份记录青春与奋斗的珍贵文件安全、准确地抵达其应有的归宿，为未来的发展铺平道路。