重庆智能工程职业学院毕业如何调档案呢(毕业档案调动)

在深入探讨调档流程之前，首要任务是深刻理解毕业生档案的重要性。毕业生档案是记录个人学习经历、政治面貌、品德作风、学业成绩、实践能力等内容的具有保存价值的原始文件材料，它是个人身份、学历、资历的重要证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。

一份完整的高校毕业生档案通常包含但不限于以下材料：

• 高中阶段材料：如高中毕业生登记表、学籍表、高考报名登记表、高考志愿表、高考体检表等。
• 大学阶段材料：如高等学校毕业生登记表、学业成绩单、入学登记表、学年鉴定表、军训考核表、奖惩材料、党团组织材料（入团/入党申请书、志愿书、思想汇报、转正申请等）。
• 毕业阶段材料：如就业通知书（报到证）副本（历史上曾非常重要，现阶段根据政策调整，其作用已发生变化，但相关记录仍会归档）、体检表、毕业论文成绩评定表（部分学校归档）等。
• 其他重要材料：在校期间获得的省级及以上奖励材料、处分决定及解除处分材料等。

对于重庆智能工程职业学院的毕业生来说，明确档案的最终去向至关重要。档案决不能由个人自行保管，必须存放到具备人事档案管理权限的机构。常见的合法接收单位包括：

• 有档案管理权的国家机关、事业单位、国有企业。
• 各地市、区县的人力资源和社会保障局下属的公共就业和人才服务中心（人才市场）。
• 考取研究生或专升本院校的招生部门或档案室。
• 户籍所在地的县级以上（含县级）公共就业和人才服务机构。

档案一旦流入个人手中，极易造成材料缺失、损坏，甚至被私自拆封，从而导致档案失效，变成“死档”。激活“死档”程序复杂，耗时费力，将严重影响公务员考录、国企入职、职称评审、考研政审、退休办理等事宜。

调档工作并非毕业离校时才仓促进行，而应在毕业学年，尤其是最后一个学期初就开始规划和准备。这段时间是决定档案去向的关键期。

（一）明确毕业去向，确定档案接收单位

毕业生需根据自身情况，尽早确定毕业后的发展方向，这是调档工作的前提。

• 已落实就业单位： 需向用人单位人力资源部门确认是否具备人事档案管理权限。
  • 如果单位有管理权（如大型国企、事业单位），应获取单位开具的正式调档函。
  • 如果单位没有管理权（如私营企业、外资企业），则需与单位沟通，将档案委托存放至单位所在地或户籍所在地的公共人才服务中心，并获取该人才中心出具的调档函或接收证明。
• 未就业、自主创业或灵活就业： 通常情况下，档案应转递至户籍所在地的县级以上公共就业和人才服务机构。毕业生需要提前联系户籍地人才中心，了解接收政策和所需材料。
• 考取专升本或研究生： 档案需转至录取院校。毕业生在收到录取通知书后，应按照随通知书寄送的《调档函》或入学须知中的要求办理。录取院校的招生办或档案室会提供详细的调档信息。
• 出国（境）深造： 档案一般转回户籍所在地的公共人才服务中心存放。
• 应征入伍： 档案将由学校直接转往部队指定的档案管理部门。

（二）主动与学校沟通，关注官方通知

重庆智能工程职业学院负责毕业生档案事务的通常是招生就业处或学生工作处下设的档案管理科。毕业生应：

• 密切关注学校官网、班级群、辅导员发布的关于毕业生档案转递工作的各项通知。
• 主动向负责老师咨询本校具体的档案转递流程、时间节点、需要提交的材料清单（如调档函复印件、准确的家庭住址和联系方式等）。
• 在规定时间内，登录学校就业系统或按要求填写纸质表格，准确无误地填报档案转递地址、接收单位名称、邮编、联系人及电话等信息。信息的准确性直接决定档案能否安全送达。

（三）获取并核对调档函

调档函是调取档案的法定凭证，是学校转递档案的唯一依据。它由档案接收单位出具，需盖有该单位的公章。毕业生在拿到调档函后，务必仔细核对以下信息：

• 抬头单位名称：是否为“重庆智能工程职业学院”。
• 档案接收单位名称、地址、邮编、联系人、联系电话：必须绝对准确。
• 毕业生本人信息：姓名、身份证号、专业等，确保与学籍信息一致。
• 出具单位的公章：清晰可辨，确认为有效公章。

在完成所有毕业手续（如答辩、缴清费用、办理离校手续单）后，调档工作进入正式办理阶段。

（一）提交调档凭证

毕业生需按照学校规定的方式和时间，将有效的调档函（或接收证明）提交给学校档案管理部门。部分学校可能允许提交清晰的电子扫描件，部分则要求提交纸质原件，务必遵循学校的具体要求。

（二）确认档案转递信息

学校档案管理部门在收到调档函后，会集中整理毕业生档案，并按照调档函上的地址，通过机要通信或邮政EMS标准快递等规定渠道进行转递。毕业生应再次与学校确认自己填报的档案接收信息是否已成功录入系统。

（三）领取或关注报到证（就业通知书）

根据国家政策，近年来报到证的作用已逐步淡化或取消，但部分地区或单位可能仍需要相关证明。毕业生需关注政策变化，如学校发放了类似报到证的材料，应妥善保管，并按照说明到接收单位办理报到手续，这有时也与档案的最终落实有关。

档案由学校寄出后，调档流程并未完全结束，毕业生的责任仍在延续。

（一）跟踪档案转递状态

档案通过机要或EMS转递需要一定时间（通常为数周）。毕业生应：

• 向学校档案管理部门索要档案转递的机要号或EMS快递单号。
• 自行通过机要通信查询系统或邮政EMS官网跟踪档案物流信息，了解档案寄送进度。

（二）主动联系接收单位确认档案到达

这是整个调档流程中至关重要且最易被忽略的一步。在预估档案已到达接收单位后（通常根据物流信息判断），毕业生务必主动电话联系或亲自前往档案接收单位（如人才中心、用人单位人事部门），核实档案是否已安全收到，并确认档案材料是否齐全无误。

（三）办理档案托管手续

特别是将档案存放在人才服务中心的毕业生，在确认档案到达后，可能需要携带身份证等相关证件，前往人才中心办理正式的档案托管手续，签订托管协议，并了解后续档案材料（如工作后的转正定级表、劳动合同等）的归档方式。

（四）妥善保管相关凭证

务必长期妥善保管好调档函复印件、档案转递凭证（如机要号记录）、与接收单位的沟通记录等所有相关材料，以备日后查询或出现问题时作为证据。

在调档过程中，可能会遇到一些特殊情况和问题，需要冷静应对，及时沟通解决。

（一）暂缓就业或档案暂存学校

部分毕业生可能因某种原因（如继续找工作、等待考试结果）申请将档案暂时留在学校。学校通常会为毕业生提供一定期限的免费保管服务（一般为两年）。毕业生需向学校提出书面申请，并了解清楚暂存期间的档案状态、两年后档案的默认处理方式（通常是发回原籍）以及在此期间如何调档。

（二）调整档案去向

如果在档案已寄出或已申请暂存后，毕业去向发生变化，需要更改档案接收单位，必须立即行动：

• 若档案尚未寄出：尽快联系学校档案管理部门，提交新接收单位出具的调档函，申请更改转递地址。
• 若档案已寄出：首先联系原档案接收单位，说明情况，请求其将档案退回学校。收到退档后，再联系学校凭新的调档函重新办理转递。此过程较为周折，应尽量避免。

（三）档案遗失或长时间未到达

如果通过查询发现档案物流信息异常或长时间未到达接收单位，应立即：

• 联系学校档案管理部门，查询寄送记录和凭证，请求协助查找。
• 联系档案接收单位，确认是否收到。
• 根据快递单号或机要号，向邮政或机要部门申请核查。
• 若确认遗失，需尽快启动补办程序，回高中、大学等单位逐一补办相关材料，过程极其繁琐，凸显了前期跟踪确认的重要性。

（四）成为“死档”后的激活

如果档案因各种原因已落入个人手中并成为“死档”，解决方案通常包括：

• 联系原毕业院校，看是否能由学校重新审核密封后，通过公对公渠道转递。
• 联系户籍地或现工作地的人才服务中心，咨询其关于激活“死档”的具体政策和要求，按要求补办相关手续和材料。

总而言之，重庆智能工程职业学院毕业生的档案调转是一项严肃、严谨的工作，需要毕业生本人具备高度的责任心和主动性。从毕业前的规划准备，到离校时的规范操作，再到离校后的跟踪确认，每一个环节都不可或缺。充分了解档案的价值，明确自身去向，及时获取有效调档凭证，与学校、接收单位保持顺畅沟通，并最终完成档案到达的确认，是确保个人档案安全、有效流转的完整链条。希望每一位毕业生都能高度重视并顺利完成此项工作，为人生的新篇章奠定坚实的人事基础。