长江艺术工程职业学院毕业如何调档案呢(毕业档案调动流程)

“凡事预则立，不预则废。”调档工作成功与否，很大程度上取决于前期的准备工作是否充分、细致。毕业生在离校前夕或拿到毕业证后，应立即启动调档准备工作。

第一步：明确档案接收单位（即“档案去处”）

这是整个调档流程的起点和核心。毕业生必须根据自身毕业去向，明确一个具备人事档案管理权限的合法接收单位。通常有以下几种情况：

• 已签订就业协议/劳动合同的单位： 如果就业单位是国家机关、事业单位、国有企业或部分大型规范化民营企业，且单位明确表示可以接收并管理员工档案，那么该单位的人事部门或指定的档案管理机构就是接收单位。毕业生需向单位确认其详细名称、地址、邮编、联系人及联系电话。
• 就业单位不接收档案或未就业： 这是最常见的情况。毕业生的档案应转递至其户籍所在地的县级以上（含县级）公共就业和人才服务中心（或称“人才市场”、“人才交流中心”）。毕业生需要自行联系户籍地的人才中心，确认其是否接收、所需材料以及准确的联系信息。
• 考取研究生或专升本： 档案应转至被录取的院校。毕业生需向录取院校的招生办公室或研究生院索取准确的调档函，函上会写明档案接收单位的全称、地址、部门等信息。
• 自主创业、自由职业等： 同样，档案一般转回户籍所在地的公共就业和人才服务中心。

第二步：获取调档凭证

确定了接收单位后，需要从该单位获取正式的调档凭证。这是向学校证明档案去向的法律文件。

• 调档函： 这是最普遍的调档凭证。由档案接收单位（如人才中心、新单位、录取院校）出具，盖有该单位的公章。函中应清晰写明调档事由（如“兹有我单位新录用员工XXX，请贵校将其人事档案转递至我单位”）、被调档人基本信息、接收单位全称、详细地址、邮编、联系人、联系电话等。
• 录用通知或劳动合同： 部分单位可能不出具单独的调档函，而是在录用通知中注明档案接收事宜，或凭劳动合同办理。但为确保顺利，建议毕业生主动要求接收单位提供格式规范的调档函。
• 研究生/专升本录取调档函： 由录取院校提供，格式与上述类似。

第三步：准备个人身份证明材料

在向学校提交调档申请时，通常需要出示或提供：

• 身份证原件及复印件。
• 毕业证原件及复印件（或提供毕业证编号）。
• 若委托他人代办，还需提供亲笔签名的委托书、委托人身份证复印件、受托人身份证原件及复印件。

第四步：联系学校档案管理部门

主动联系长江艺术工程职业学院负责毕业生档案管理的部门（通常是学生工作处、就业指导中心或学校综合档案室的一部分）。咨询清楚以下信息：

• 办理调档的具体办公地点、办公时间、联系电话。
• 学校集中办理毕业生档案转递的时间安排（通常集中在毕业季的6-8月份）。
• 需要填写哪些表格（如《毕业生档案转递申请表》）。
• 档案转递采用何种方式（如机要通信、EMS学生档案专用通道等），以及大约需要多长时间。
• 是否有网上申请系统或微信公众号等便捷办理渠道。

准备工作就绪后，毕业生即可按照学校规定的流程正式办理调档手续。
下面呢是一个通用且详细的核心流程分解。

1.提交调档申请与材料

毕业生携带齐全的材料（调档函、身份证复印件、毕业证复印件等）前往学校档案管理部门，填写《毕业生档案转递申请表》。申请表上需要认真填写：

• 个人信息：姓名、学号、身份证号、学院、专业、联系方式等。
• 档案接收单位信息：严格按照调档函上的内容填写，确保一字不差，特别是单位全称。
• 转递方式：选择学校提供的转递方式。
• 本人签字确认。

将填写好的申请表连同所有证明材料一并提交给负责老师审核。

2.学校审核与档案封装

学校档案管理部门老师会仔细核对毕业生提交的申请材料：

• 确认毕业生身份和毕业资格。
• 审核调档函的真实性和有效性，确认接收单位具备档案管理资质。
• 核对档案材料是否齐全、无误。

审核通过后，老师会将毕业生的全部档案材料进行规范整理，装入专用的档案袋，密封并加盖学校档案管理部门的密封章（或骑缝章）。密封是确保档案真实性、防止篡改的关键步骤，毕业生或个人严禁拆封。

3.档案转递

封装好的档案，学校会通过国家规定的保密通道进行转递。目前主流的方式是：

• “EMS大学生档案专用通道”快递： 这是目前高校普遍采用的方式。EMS为此服务提供单独封套、单独处理、单独投递，并提供邮件号供查询。相比普通快递，安全性和时效性更有保障。
• 机要通信： 这是传统的、安全等级最高的转递方式，主要用于国家机关、事业单位之间的公文传递。但速度相对较慢，且通常对接收单位有级别要求。现在部分高校对转至机关事业单位的档案仍采用此方式。
• 专人送达： 极少数情况下，如用人单位或录取院校派人直接到校提取，但需出具单位介绍信和提档人有效证件，并办理严格的交接手续。

学校会统一记录每个档案的转递方式、转递日期和邮件单号（如果是快递）。

4.支付相关费用（如有）

根据国家规定，公共就业和人才服务机构在接收档案时是免费的。但档案转递过程中可能产生的快递费或机要通信费，部分学校可能会向毕业生收取，具体需咨询学校。

毕业生的就业状况千差万别，调档策略也需因人而异。针对几种典型情况，需要采取不同的处理方式。

情况一：已确定工作单位且单位接收档案

• 策略： 直接从学校将档案转至工作单位指定的人事档案管理部门。
• 注意事项：
  • 务必提前与单位人事部门反复确认其是否真正具备档案保管权限以及准确的接收信息。一些中小型民营企业可能并不直接管理档案，而是委托所在地的人才中心统一管理。
  • 确保调档函由具备人事权的上级单位或总部出具，而非某个不具备独立人事权的分公司或部门。

情况二：单位不接收档案或灵活就业、待就业

• 策略： 将档案转回户籍所在地的县级以上（含县级）公共就业和人才服务中心。这是最稳妥、最通用的选择。
• 注意事项：
  • 必须亲自或电话联系户籍地人才中心，确认其接收政策。特别是对于异地户籍但在学校所在地城市就业的毕业生，不能想当然地认为档案可以留在学校所在地的人才市场，除非该人才市场有针对非户籍毕业生的接收政策。
  • 获取户籍地人才中心出具的调档函，或至少确认其官方名称和地址，以便学校填写转递信息。
  • 档案存放在人才中心后，毕业生仍是档案的负责人，需在需要时（如办理转正定级、职称申报、开具证明等）与人才中心保持联系。

情况三：考取更高学历院校

• 策略： 凭录取院校发出的调档函，将档案从长江艺术工程职业学院直接转至录取院校。
• 注意事项：
  • 关注录取院校调档函的寄送时间和截止日期，及时提交给学校。
  • 确保本科（或研究生）入学后，档案能顺利被新学校接收，如有问题立即与原毕业院校联系核查。

情况四：暂缓就业或档案暂存学校

• 策略： 部分高校为未落实去向的毕业生提供一定期限（通常为两年）的档案免费保管服务。毕业生需向学校申请办理“档案暂存”手续。
• 注意事项：
  • 明确了解学校规定的暂存期限，逾期后档案将被自动转回生源地，期间可能无法及时提供档案服务。
  • 在暂存期内一旦确定了档案接收单位，应尽快办理调档，避免超过期限造成被动。
  • 档案留在学校期间，学校不再负责添加任何新的工作经历材料，其身份仍是“学籍档案”，而非“人事档案”。

情况五：出国深造

• 策略： 通常建议将档案转回户籍所在地的人才中心。
• 注意事项： 留学期间，档案在人才中心处于“休眠”状态，但工龄可以从存放之日开始计算（以当地政策为准），对日后回国就业有好处。

在调档过程中，毕业生常会遇到各种困惑和问题，提前了解并规避风险至关重要。

1.档案可以自己携带吗？

绝对不可以。 根据国家规定，个人严禁携带和保管本人或他人档案。档案一旦由个人经手，其真实性和完整性将受到质疑，任何接收单位（包括人才中心）都有权拒收。必须通过公对公的方式转递。

2.调档函过期了怎么办？

调档函通常有有效期（如一个月或三个月）。如果过期，应尽快联系档案接收单位，说明情况，申请重新开具一份新的调档函。切勿使用过期的调档函提交申请。

3.忘记办理调档或逾期未办怎么办？

如果错过了学校集中办理的时间，应主动联系学校档案管理部门，询问是否还可以补办，以及具体的办理流程。长时间未办理，学校可能会将档案统一转回生源地，毕业生需及时与生源地人才中心联系查询。

4.如何查询档案是否已到达接收单位？

在学校转递档案后（通常转递后1-4周）：

• 向学校问清楚档案转递的单号（如EMS单号）。
• 通过快递官网或机要局查询邮寄轨迹。
• 也是最重要的一步，主动打电话给档案接收单位，提供姓名、毕业院校等信息，请求对方查询档案是否已收到并入库。不要被动等待通知。

5.档案丢失或发现材料缺失怎么办？

这是小概率但后果严重的事件。如果确认在转递过程中丢失，应立即向学校档案管理部门和转递机构（如邮政EMS）反映，追溯责任，申请补办。如果只是部分材料缺失，应联系学校相关部门（如教务处、学生处、团委等）核实情况，尽可能补齐相关证明。补办过程复杂耗时，因此前期核对和选择可靠转递方式非常重要。

6.党员/团员组织关系和档案一起转吗？

不完全是。党、团组织关系材料是档案的组成部分，会随档案一起转递。但组织关系的接转有独立流程，通常需要在网上系统或通过纸质介绍信办理，毕业生需按照学校党、团组织的指导，在办理档案调转的同时，单独完成组织关系的转接手续，并确保最终组织关系落到处与档案接收地一致或相关联。

档案调转成功并非终点，而是毕业生进行自我人事管理的开始。档案的旅程将伴随整个职业生涯。

当毕业生进入工作岗位后，其学籍档案将转变成人事档案。用人单位或档案托管机构会陆续将劳动合同、录用通知、转正定级表、职称评定材料、年度考核表、工资变动表、奖惩材料等重要文件归入档案，使其内容不断丰富。
因此，毕业生应：

• 树立终身档案管理意识： 知晓自己的档案存放在何处，在更换工作单位、工作城市时，及时办理档案的转移手续，确保档案流转的连续性。
• 关注档案状态： 如果档案存放在人才服务中心，在办理就业、失业登记、缴纳社保、评定职称等业务时，要主动与档案管理方沟通，确保相关材料能够及时归档。
• 保持信息畅通： 如联系方式、常住地址发生变更，应及时通知档案管理机构更新，以便在需要时能顺利取得联系。

对于长江艺术工程职业学院的毕业生而言，掌握了扎实的专业技能是立足社会的根本，而妥善管理好记录自己成长历程的人事档案，则是保障自身长远发展的制度性基础。从毕业离校那一刻起，就以高度的责任心对待档案调转事宜，遵循规范，主动沟通，细致核查，就能够为职业生涯扫清一个重要的潜在障碍，让这份沉甸甸的人生记录，在未来发挥其应有的、积极的作用。整个调档过程，是对毕业生责任心、规划能力和执行能力的一次实际检验，顺利完成它，本身就是迈向成熟、独立的重要一步。