上海交通大学医学院毕业如何调档案呢(交医毕业调档)

在具体操作调档流程之前，每一位毕业生都必须从思想上认识到档案究竟是什么，它为何如此重要。毕业生档案不是一本简单的“成绩单合集”，而是由国家授权、学校组织建立的反映学生个人情况的机密文件。

毕业生档案通常包含以下核心材料：

• 高中阶段材料：如高中毕业生登记表、学业水平考试成绩、高考报名登记表、高考志愿表、高考体检表等。
• 大学阶段材料：入学登记表、学年鉴定表、学习成绩单、军训考核表、思想政治表现审查材料、奖惩记录、党团组织材料（入党志愿书、申请书、转正材料、团员证入团志愿书等）。
• 毕业阶段材料：高校毕业生登记表、毕业生就业通知书（即“报到证”副联，虽现已部分电子化，但其作为档案转递凭证的历史作用仍具参考意义）、学位授予证明、体检表等。
• 其他重要材料：在校期间参加重大活动或具有重要价值的证明材料。

其重要性体现在多个方面：它是确认个人学历和经历的唯一权威依据。在公务员、事业单位、国有企业招聘的政审环节，档案是必查内容。它关系到个人切身利益。
例如，计算工龄起始时间（直接影响社保缴费年限认定和退休金）、评定专业技术职称、办理城市落户、出国政审等，都需要档案作为支撑。若档案丢失或成为“死档”（即无法正常流转和查阅的档案），将给个人带来难以估量的麻烦和损失。对于上海交通大学医学院的毕业生，未来进入医疗卫生系统，无论是公立医院、科研院所还是卫生行政部门，规范的档案管理都是职业准入和发展的基石。

档案调转并非毕业离校时临时起意即可办理的事项，它需要毕业生在毕业学年甚至更早就有清晰的规划。准备工作是否充分，直接决定了调档过程的顺利程度。

首要任务是明确档案接收单位。 这个单位不是随意选择的，必须具有人事档案管理权限。通常取决于毕业后的去向：

• 已落实就业单位：
  • 如果就业单位是国家机关、国有企事业单位、大型公有制企业等，这些单位通常有自己的党委组织部门或人力资源部门，具备独立的人事档案管理权限。毕业生在签订就业协议后，应主动向单位人事部门确认其单位名称、地址、联系人、联系电话等档案接收信息是否准确无误。
  • 如果就业单位是外资企业、民营企业、私营企业等不具备人事档案管理权限的机构，毕业生的档案则需要委托单位所在地或户籍所在地的公共就业和人才服务机构（如省、市、区级人才服务中心）进行管理。毕业生需与单位确认档案托管在哪个具体的人才中心，并获取该人才中心的准确接收信息。许多单位会统一为员工办理档案托管。
• 国内继续深造（考研、读博）：档案应调往录取院校。毕业生需从录取院校的研究生院或档案室获取调档函和准确的档案接收地址。
• 出国（境）深造或工作：档案通常建议转回户籍所在地的公共就业和人才服务机构。这是最稳妥的选择，便于日后回国办理学历认证、就业等事宜。
• 暂未就业、自主创业或自由职业：同样，档案最安全的去向是户籍所在地的公共就业和人才服务机构。学校可以按规定将档案免费保管一段时间（通常为两年），但期满后仍需转出，提前转回生源地是常见做法。

密切关注学校通知。 上海交通大学医学院的学生工作处、就业指导中心或档案管理部门会在毕业季通过学校官网、官方微信公众号、班级辅导员等渠道，发布关于毕业生档案转递工作的详细安排、时间节点、填写要求和注意事项。毕业生必须保持通讯畅通，仔细阅读每一份通知，并按要求完成相关操作。

准确填报个人信息。 学校会组织毕业生核对和确认档案转递信息，通常通过线上系统或纸质表格进行。毕业生需要填写准确的档案接收单位名称、详细地址、邮编、联系部门、联系人及电话。这部分信息务必与接收单位核实确认，一字不差。任何信息的错漏，都可能导致档案投递失败、被退回或丢失。

在明确去向并完成信息填报后，就进入了实质性的调档操作阶段。以上海交通大学医学院的通用流程为例，一般遵循以下步骤：

第一步：获取调档凭证。 这是启动调档程序的“钥匙”。

• 对于就业的毕业生，关键凭证是《高校毕业生就业协议书》（俗称“三方协议”）或用人单位出具的正式调档函。在签署三方协议时，协议上会明确档案接收单位信息。部分单位会直接向学校发出调档函。
• 对于升学的毕业生，凭证是录取院校发出的调档函。
• 对于转回原籍的毕业生，通常不需要毕业生自己提供调档函。学校会按照教育部和上海市的有关规定，根据生源地信息，将档案统一转递至户籍所在地的省级或地市级毕业生就业主管部门或指定的人才服务中心。但毕业生仍需在学校系统里确认此项选择。

第二步：向学校提交调档申请与信息确认。 毕业生需要按照学校规定的时间节点和方式，将调档凭证（如调档函）提交给学校档案管理部门或就业指导中心，同时在学校的毕业生档案转递信息系统内最终确认接收单位信息。这是最后一次核对信息的机会，务必慎之又慎。

第三步：学校审核与转递档案。 学校档案管理部门会审核毕业生提交的调档凭证和信息，整理封装学生档案。档案袋密封并加盖公章后，学校会通过机要通信或EMS档案专用通道等国家规定的保密邮寄渠道进行转递。严禁个人私自携带档案。个人接触档案会导致档案失效。学校会在办理转递后，将档案转递单号等信息提供给毕业生查询。

第四步：查询档案到达情况并报到。 档案寄出后，毕业生应主动跟踪。通过学校提供的渠道查询邮寄状态，并在预计到达时间后，主动联系档案接收单位，确认档案是否已安全、完整到达。特别是对于就业的毕业生，在档案到达接收单位后，通常还需要本人或由单位统一办理报到手续，完成档案的正式入库。这一步至关重要，是确保档案已被接收管理的最后闭环。

在档案调转过程中，可能会遇到各种问题。提前了解并知道如何应对，可以避免很多弯路。

问题一：档案接收地址填写错误或变更。

这是最常见的问题之一。如果在档案寄出前发现错误，应立即联系学校档案管理部门申请修改。如果档案已寄出才发现错误，应第一时间同时联系学校档案室和错误的接收单位，说明情况，请求对方在收到档案后予以退回。学校收到退回的档案后，再凭正确的信息重新办理转递。整个过程会耗费大量时间，因此前期核对工作至关重要。若毕业后单位或地址变更，需尽快联系新单位出具调档函，并凭新调档函联系学校办理改派和档案转递。

问题二：档案长时间未到达，查询不到信息。

机要通信和EMS档案通道的邮寄需要一定时间，尤其是在毕业高峰期。耐心等待，核对学校提供的单号是否准确。通过邮政EMS官网（档案通道有特定查询入口）或机要局查询邮寄进度。如果长时间（如超过一个月）仍无信息，应联系学校档案室咨询是否已寄出，并请求协助查询。
于此同时呢，也可联系接收单位，确认是否因其内部流转流程而未及时录入系统。

问题三：档案成为“死档”。

造成“死档”的原因主要有：档案在自己手中存放超过规定期限；档案袋被拆开；档案存放单位失去档案管理资质或倒闭。预防是关键，务必确保档案通过公对公渠道流转。如果不幸成为“死档”，激活手续非常繁琐。通常需要联系户籍所在地的人才服务中心，咨询激活的具体要求和流程，可能需要重新审核档案材料、补办相关证明等，耗时耗力。

问题四：毕业后档案暂存学校。

按规定，学校可为未就业毕业生提供不超过两年的档案免费保管（具体期限以当年政策为准）。期间，档案状态仍为“学籍档案”，无法开具涉及人事关系的证明。毕业生一旦落实去向，应尽快办理转出手续。两年期满后，学校将按规定将档案转回生源地，若届时联系方式变更，可能无法通知到本人，存在一定风险。

问题五：党员组织关系与档案转递。

对于中共党员，党员档案是人事档案的一部分。通常情况下，党员组织关系的转接（开具党组织关系介绍信或通过线上系统转接）与人事档案的转递是两条线，但目标单位应一致。毕业生需要同时办理组织关系转接和档案转递，并确保接收单位的党组织能够接收你的组织关系。务必向学院党组织咨询清楚具体流程和时间要求。

作为医学毕业生，未来职业路径有其特殊性，在档案问题上需有更长远的目光。

第一，规培期间的档案管理。 进入住院医师规范化培训基地的毕业生，需明确规培基地是否具备人事档案管理权限。多数情况下，规培生的档案会托管在基地所在地的人才服务中心或由派出单位（如有）管理。务必在入职规培时向基地管理部门问清档案归属，并确保学校将档案准确转递。

第二，未来职称评定的需要。 医疗行业的职称晋升（如从住院医师到主治医师等）严格依赖档案材料。确保档案始终存放在有资质的机构，并保持材料的连续性。工作后，及时将新产生的入职登记表、劳动合同、职称评定材料、年度考核表等归档，这些通常由用人单位人事部门负责，但个人也应关注。

第三，户口与档案的关系。 在上海等一线城市，办理落户（如上海的非沪籍毕业生落户）时，档案审核是硬性条件。档案内容必须真实、完整、连续，与落户申报信息完全一致。计划申请落户的毕业生，更应确保档案转递的万无一失。

第四，利用好学校资源。 上海交通大学医学院的学生事务中心、就业指导中心和档案室是毕业生最可靠的信息来源和帮助渠道。在遇到任何不确定的问题时，应优先通过官方渠道（如电话咨询、预约现场办理）寻求指导，切勿轻信非官方信息或代办服务。

毕业生档案的调转工作是大学生涯的“最后一课”，它考验的是毕业生的责任感、细致度和规划能力。对于上海交通大学医学院的学子而言，严谨求实的精神也应体现在处理好个人事务上。通过提前了解、充分准备、严格按照流程操作，并保持与学校、接收单位的积极沟通，每一位毕业生都能顺利完成档案调转，为未来的医学事业和人生发展奠定坚实的管理基础。牢记档案的重要性，像对待你的专业知识一样，认真、负责地管理好这份伴随终身的珍贵文件。