河南职业技术学院毕业如何调档案呢(毕业档案转递)

毕业的钟声响起，象征着在河南职业技术学院（以下简称“河职院”）的求学时光画上圆满句号。在收拾行囊、奔赴新征程之际，妥善处理个人档案的转递事宜，是每位毕业生不容忽视的重要一环。档案是伴随一生的忠实记录者，其转递流程有着严格的规定。本文将围绕河南职业技术学院毕业生如何调转档案这一核心问题，进行全方位、多角度的细致阐述，旨在为各位毕业生提供一份清晰、实用的行动指南。

在具体操作调档之前，我们首先需要深刻认识毕业生档案究竟是什么，它为何如此重要。毕业生档案是学生在校期间形成的集中保存备查的历史记录，它不仅仅是几张成绩单和登记表的集合，更是个人经历、品德、能力的重要证明。

• 个人历史的官方认证： 档案内包含了高考报名登记表、毕业生登记表、学业成绩单、入学体检表、党团组织关系材料、奖惩记录等。这些材料客观、真实地反映了学生在校期间的综合表现。
• 未来发展的基石： 无论是继续深造（如专升本、考研），还是进入国家机关、事业单位、国有企业等单位就业，档案都是政审、录用、定级定岗的必备材料。在办理职称评定、公务员招录、出国政审、养老保险等事务时，档案都发挥着不可替代的凭证作用。
• 严格的管理规定： 根据国家相关规定，个人档案属于国家机密材料，不允许个人私自携带、拆封或保管。档案的转递必须通过机要通信或专人派送的方式进行，确保其安全与机密。一旦档案流入个人手中，极易造成破损、丢失或被拆封，从而导致档案失效，成为“死档”，给个人带来难以估量的麻烦。

因此，调档绝非小事，它关系到毕业生未来的长远发展，必须以严谨、负责的态度对待。

毕业生的去向不同，档案的最终去向也相应不同。在办理调档手续前，必须首先明确自己档案的接收单位是哪里，并确保该单位具备合规的档案保管权限。

• 升学： 考取了本科院校（专升本）或研究生院校。档案应转至录取院校的招生办公室或学生档案管理部门。
• 就业：
  • 入职国家机关、事业单位、国有企业：这些单位通常自身具备人事档案保管权限。档案应转至该单位的人事部门。
  • 入职私营企业、外资企业等无人事档案保管权的单位：档案通常需要托管至单位所在地或户籍所在地的公共就业和人才服务机构（如人才市场、人才交流中心）。
• 待就业、自主创业或灵活就业： 档案一般转回户籍所在地的县级以上（含县级）公共就业和人才服务机构，或人力资源和社会保障局。这是最常见的档案去向，确保档案得到正规托管。
• 出国留学： 档案可转至户籍所在地的公共就业和人才服务机构，或教育部留学服务中心（需符合其具体要求）。
• 应征入伍： 档案将转至部队指定的政治工作部门。

关键提示： 务必提前与接收单位确认其详细名称、地址、邮编、联系人及联系电话，这些信息必须准确无误，否则将导致档案投递失败。

河南职业技术学院的毕业调档工作通常有统一的安排，一般集中在毕业季的特定时间段内进行。毕业生需要按照学校发布的官方通知，逐步完成以下流程。

毕业前夕，河职院负责学生档案管理的部门（通常是学生工作处或招生就业处下属的档案科）会通过学校官网、院系辅导员、班级群等渠道发布关于毕业生档案转递工作的通知。毕业生必须密切关注，切勿错过办理时间。

调档的核心依据是“调档函”。这是一份由档案接收单位出具的、正式要求调取你个人档案的公文。

• 对于升学的学生，调档函由录取院校寄发或由学生自行在录取院校系统下载打印。
• 对于已就业的学生，调档函由具备档案保管权限的就业单位或其委托的人才服务机构出具。
• 对于档案转回原籍的学生，通常不需要单独开具调档函，学校会按照相关政策默认将档案转至生源地对应的接收单位。但学生本人最好主动向生源地接收单位咨询确认，并告知学校准确的接收信息。

在收到调档函后，毕业生需要按照学校要求，准确填写《毕业生档案转递信息表》或在学校指定的线上系统（如就业信息网）中录入相关信息。这些信息通常包括：

• 毕业生基本信息：姓名、学号、身份证号、所在院系及专业。
• 档案接收单位信息：单位全称（必须与调档函公章一致）、详细地址、邮政编码、联系人、联系电话。
• 档案转递类型：升学、就业、回原籍等。
• 本人联系方式：手机号码，确保畅通。

填写完毕后，将调档函原件（或清晰电子版/复印件）连同信息表一并提交给所在院系的辅导员或学校指定的档案管理部门。务必反复核对所有信息，确保百分百准确。

学校档案管理部门在收到毕业生的申请材料后，会进行集中审核。审核内容包括调档函的真伪与有效性、接收单位的资质、填写信息的完整性等。审核无误后，学校会统一为毕业生办理档案转出手续。

档案的寄送方式主要有两种：

• 机要通信： 这是国家规定的转递人事档案的正式渠道，安全系数最高，但邮寄速度相对较慢，且一般只能寄送到县级以上机要通信机构。学校通常会采用此方式。
• EMS标准快递（学生档案专用通道）： 近年来，教育部与国家邮政局合作开通了高校毕业生档案专用EMS通道，在确保安全的同时提高了效率。学校也可能采用此方式。

特别注意： 学校不会将档案交给学生个人携带。

档案寄出后，毕业生并非就此了事，主动跟踪和确认档案是否安全到达至关重要。

• 向学校档案管理部门索要档案转递的单号（机要号或EMS单号）。
• 通过机要通信查询系统或EMS官网跟踪物流信息。
• 在档案寄出后约1-2周（具体时间因距离和邮寄方式而异），主动联系档案接收单位的人事部门或档案室，确认档案是否已收到并归档。
• 如长时间未收到或查询不到信息，应立即联系学校档案管理部门协助查询。

在调档过程中，毕业生可能会遇到各种问题，以下是一些常见情况及处理建议。

部分毕业生可能因特殊情况（如等待专升本录取结果、公务员政审尚未完成、单位审批流程较长等）无法在集中办理期内提交调档函。此时应：

• 及时与辅导员和学校档案管理部门沟通，说明情况，申请延迟调档。
• 按照学校要求，在规定的最晚补交时限内，补充提交调档函。
• 在等待期间，档案会由学校暂时保管，但通常有保管期限（如一年或两年），逾期未办理可能被视为弃档转回原籍，务必留意学校政策。

毕业后短期内更换工作单位或升学计划有变，需要变更档案去向，这就涉及到“改派”。

• 需要拿到新接收单位开具的调档函。
• 联系学校档案管理部门，咨询改派流程。可能需要提供原单位解约函、新单位接收证明、原报到证等相关材料。
• 由学校审核后，向新的接收单位寄送档案。此过程可能比应届生集中调档更为复杂，需耐心沟通办理。

如果因各种原因，档案滞留在个人手中或被拆封，即成为“死档”，激活流程非常麻烦。

• 严禁拆封： 如果档案袋完好，应尽快联系原生源地的人才服务机构或当前具备保管权的单位，咨询是否能以公对公方式接收。
• 已被拆封： 需要返回河南职业技术学院档案管理部门，请求审核档案材料是否完整、真实，并重新密封盖章，再通过机要渠道转出。
• 预防为主： 最好的策略就是严格按照规定程序办理，避免档案流入个人手中。

对于中共党员或预备党员毕业生，在调转人事档案的同时，必须同步办理党组织关系的转接。这是一个独立但相关的过程。

• 需要向所在院系党支部提供准确的党组织关系接收单位的全称（具有审批预备党员权限的基层党委）。
• 学校党组织将通过全国党员管理信息系统进行线上转接或开具纸质版《中国共产党党员组织关系介绍信》。
• 毕业生需在介绍信有效期内，到接收单位办理落接手续，并将回执反馈给学校。

此外，如果入学时将户籍迁至学校集体户的毕业生，在离校时也需根据就业或回原籍的情况，到学校保卫处办理户口迁移手续，领取《户口迁移证》，并在规定时间内到迁入地派出所落户。

毕业调档是河南职业技术学院毕业生离校工作中的重要组成部分，它要求毕业生具备高度的责任心和细致的态度。整个过程环环相扣，从理解重要性、明确去向，到执行流程、应对问题，每一步都至关重要。希望本指南能帮助各位毕业生理顺思路，顺利完成档案转递，为未来的职业生涯奠定坚实的管理基础。祝愿所有河职院毕业生前程似锦，一路顺风。