南京交通职业技术学院毕业如何调档案呢(南京交通学院调档流程)

毕业生档案是记录个人学历、经历、品德作风等内容的重要文件，具有法律效用，是个人身份、学历、资历等方面的证据。对于南京交通职业技术学院的毕业生来说，顺利完成档案调转，是保障自身权益、顺利开启职业生涯的基础。
下面呢将详细阐述档案调转的各个环节、注意事项及常见问题处理。

一、 理解毕业生档案的核心内容与重要性

在具体操作调档之前，首先需要深刻理解档案里有什么以及它为什么如此重要。毕业生档案通常包含以下主要材料：

• 高中阶段材料：如高中毕业生登记表、学籍卡、高考报名登记表、高考志愿表、高考体检表等。
• 大学阶段材料：包括入学登记表、学年鉴定表、学习成绩单、军训考核表、体检表、奖惩记录、入党/入团志愿书及相关材料、毕业生登记表等。
• 就业相关材料：如就业通知书（报到证）副联（此联 historically 会放入档案，但根据国家政策调整，其作用和使用方式可能发生变化）。

档案的重要性体现在其唯一性、真实性和机密性。它无法用复印件或扫描件替代，是组织人事部门考察、录用、提拔干部的重要依据。在办理以下事项时，档案不可或缺：

• 机关、事业单位和国有企业入职的政治审查与人事备案。
• 计算工龄的起始依据（档案到达并存放于有档案管理权的单位或人才中心后开始计算）。
• 职称评定、职业资格认证的资格审核。
• 研究生或专升本录取院校的调档政审。
• 办理户籍迁移（如通过人才引进落户）。
• 办理退休手续，核定养老金待遇。

因此，妥善处理档案调转，直接关系到毕业生未来的长远发展。

二、 明确档案的毕业去向（调档的前提）

档案的调转方向并非随意选择，而是由毕业生毕业时的就业状态和选择决定的。南京交通职业技术学院会根据毕业生的最终去向，默认确定档案的转递单位。主要分为以下几种情况：

1.已签订就业协议且单位具有档案管理权限

如果毕业生与国家机关、事业单位、国有企业或部分大型优质民营企业签订了就业协议书，并且该单位明确表示具有档案管理权限，可以接收并管理员工档案。那么，学校通常会根据就业协议书上填写的“档案接收单位名称、地址、联系人及电话”，通过机要通道或EMS学生档案专用通道将档案寄往该单位的人事部门或指定的档案管理机构。

2.已就业但单位无档案管理权限或选择档案托管

这是目前大多数毕业生，尤其是入职私营企业、外资企业、中小型公司的情况。这些单位通常不具备档案管理权限。此时，毕业生的档案有以下几种托管选择：

• 托管至单位所在地的公共就业和人才服务机构：毕业生需与单位确认其合作或指定的人才市场，然后凭就业协议或劳动合同等材料，申请调档函，并将调档函交给学校，由学校将档案寄往该人才市场。
• 托管至生源所在地的公共就业和人才服务机构：如果毕业生未在单位所在地办理档案托管，或出于个人便利考虑，学校会将档案默认转回毕业生高考报名时户籍所在地的市、县（区）级人力资源和社会保障局（人社局）下属的人才交流服务中心或人才市场。

3.升学（专升本或考研）

如果毕业生成功考取本科院校或研究生院校，需要在录取后，将调档函（由录取院校出具）提交给南京交通职业技术学院的学生工作处或档案管理部门。学校审核无误后，会将档案直接寄往录取院校的招生办公室或指定院系。

4.未就业、自主创业或自由职业

对于暂未找到工作、选择自主创业或从事自由职业的毕业生，学校通常会将档案转递至其生源所在地的人才公共服务机构进行免费保管。这是最稳妥的默认选项，可以确保档案不会丢失，待毕业生未来确定工作单位或需要使用时，再从生源地调出。

5.出国（境）深造或工作

选择出国（境）的毕业生，其档案一般也建议转回生源地人才服务中心保管，或者存放在教育部留学服务中心（需满足该中心的具体存档条件）。

6.参加国家地方项目（如“西部计划”、“三支一扶”等）

参加此类项目的毕业生，档案去向需根据项目具体要求而定，可能暂时留校保管，或转至项目主管部门指定的人才机构，服务期满后再行转递。

三、 调档的具体操作流程与步骤

明确了档案去向，接下来就是具体的操作。调档流程可大致分为离校前和离校后两个阶段。

（一）离校前的准备工作

• 核对信息：在毕业学年，学校通常会组织毕业生核对个人基本信息，特别是姓名、身份证号、生源地（精确到区县）等，这些是档案准确转递的基础，务必认真核对。
• 确认去向：根据上述第二部分的分类，明确自己的档案去向，并在学校的毕业生就业系统或相关表格中准确填写或确认“档案转递单位”的全称、详细地址、邮政编码以及接收部门。任何信息的错误都可能导致档案寄丢。
• 提交证明材料：
  • 就业者：向学校提交已签章的就业协议书复印件或劳动合同复印件，如需托管至人才市场，则需提交人才市场开具的调档函。
  • 升学者：向学校提交录取院校的调档函。
  • 其他情况：如无特殊要求，学校将按生源地默认处理。

（二）离校后的调档操作（如需变更或初次办理）

如果离校时未及时办理，或毕业后需要将档案从当前存放地（如生源地人才中心）调往新的工作单位或人才机构，流程如下：

1. 获取调档函：这是调档的“通行证”。由新的档案接收单位（如新单位的人事部门、新单位所在地的人才服务中心）出具。毕业生需向接收单位提供个人信息，申请开具调档函。调档函上会明确写明调档单位名称、地址、联系方式及调档事由。
2. 提交调档申请：持本人身份证原件及复印件、调档函原件，前往当前档案所在地（如生源地人才服务中心）的档案管理窗口，填写《档案转递申请表》等相关表格，办理调出手续。部分机构支持线上申请，可关注其官方网站或微信公众号。
3. 审核与转递：档案转出机构审核材料和档案内容无误后，会通过机要通信或规定渠道将档案寄往调档函上指定的单位。切记：个人不能自带档案，档案的传递必须公对公。
4. 确认档案到达：档案寄出后，通常需要一到数周时间才能到达接收单位。毕业生应主动联系接收单位，确认档案是否已安全到达、材料是否齐全。这是确保调档流程圆满结束的关键一步。

四、 关键注意事项与常见问题解析

1.档案查询与跟踪

毕业生离校后，应主动查询档案去向。可通过以下途径：

• 联系南京交通职业技术学院学生工作处或就业指导中心，查询档案转递的时间及机要号（或EMS单号）。
• 登录生源地或工作地人力资源和社会保障局/人才服务中心官网的档案查询系统，输入姓名和身份证号进行查询。
• 直接电话咨询可能的档案接收单位。

2.档案滞留在校或“死档”处理

如果因故档案未及时转出而留在学校，学校通常只为毕业生提供两年（具体期限以学校规定为准）的保管期（择业期），逾期会将档案转回生源地。如果档案因长期无人理会、地址错误退回、个人私自拆封等原因变成“死档”，则需要重新激活：

• 联系原毕业院校，核查档案材料并重新密封。
• 联系具备档案管理权限的单位或人才服务中心，申请接收并激活档案。此过程可能需要补充相关证明，较为繁琐，应尽量避免。

3.报到证的历史作用与现状

根据国家最新政策，已经取消高校毕业生就业报到证。此前，报到证是办理档案转递、户口迁移的重要凭证。政策调整后，档案转递更多地依赖于调档函和就业证明。毕业生需关注学校发布的最新通知，以现行政策为准办理相关手续。

4.重视档案安全

档案严禁个人保管、拆阅、涂改或丢失。一旦拆封，档案即失效，需要退回原封单位重新审核密封，极其麻烦。务必确保档案始终在合规的机构间流转。

5.保持沟通畅通

在调档过程中，务必保持手机畅通，并定期关注档案状态。一旦发现异常（如长时间查询不到信息），应立即联系转出和接收双方机构，查明原因，及时补救。

南京交通职业技术学院毕业生的档案调转是一项严肃而重要的工作，需要毕业生本人秉持高度的责任心，提前了解政策，明确自身去向，严格按照流程操作，并做好后续的跟踪确认。将档案事宜处理妥当，便是为未来的职业发展扫清了一个重要的障碍，奠定了一块坚实的基石。希望每一位毕业生都能顺利完成档案调转，平稳迈入人生新阶段。