江苏师范大学科文学院毕业如何调档案呢(毕业档案转递流程)

高校毕业生档案，作为记录个人学习经历、政治思想、品德作风、学业成绩、实践能力等信息的核心载体，是其人事档案的重要组成部分。对于江苏师范大学科文学院的应届毕业生而言，在完成学业、即将踏上新的人生征程之际，妥善处理个人档案的转递事宜至关重要。这项工作看似程序化，实则关系到毕业生未来的职业发展、个人权益保障以及一系列重要人生事务的办理。许多毕业生由于对档案的重要性认识不足或对转递流程不熟悉，导致档案滞留、遗失甚至成为无法正常流转的“死档”，从而在后续的职称评定、公务员招录、研究生政审、退休办理等环节遭遇阻碍。
因此，全面、清晰地掌握档案转递的每一个步骤、每一种情况下的应对策略，是科文学院毕业生离校前必须完成的“必修课”。

一、 深刻理解档案的重要性与基本属性

在具体阐述转递流程之前，首先必须深刻认识到毕业生档案的极端重要性和其基本属性。它不是一份可以随意处置的普通文件，而是具有法律效力的个人历史凭证。

• 凭证依据性： 档案是个人学历、经历、政治面貌、思想品德、业务能力等的原始记录，是组织人事部门选拔、任用、考核干部和人才的重要依据。在办理就业、升学、出国、职称评定、工龄计算、社会保险、退休等手续时，都需要档案作为凭证。
• 唯一性与真实性： 档案材料多为原始件，具有不可替代性。其内容一旦形成，即需保持真实、完整，任何涂改、伪造都会使其失去法律效力。
• 流动性： 档案需要随着个人的工作、学习单位的变动而及时、准确地转递，实行“人档一致”的管理原则。个人不能自行保管档案。
• 机密性： 档案涉及个人隐私和组织机密，其转递和管理有严格的保密规定和程序，必须通过机要通信或专人送取的方式进行，严禁个人自带。

对于科文学院毕业生，其档案通常包含但不限于以下材料：高校毕业生登记表、学业成绩单、在校期间的奖惩材料、入党入团志愿书及相关材料、毕业生体检表、报到证通知书（白联）等。这些材料共同构成了毕业生大学阶段的完整“画像”。

二、 档案转递的核心前提：明确档案接收单位（档案去向）

档案转递工作的起点，也是最为关键的一步，就是确定档案的接收单位。这个单位通常被称为“档案抬头单位”或“档案寄往单位”。毕业生必须根据自身毕业后的具体去向，提前联系并确认具备人事档案管理权限的接收单位，并获取准确的单位名称、地址和联系方式。江苏师范大学科文学院的学生工作处或档案管理部门将依据毕业生提交的准确信息进行档案寄送。主要的档案去向类型包括：

• 已落实就业单位：
  • 情况一：就业单位本身具备人事档案管理权限（如国家机关、国有企事业单位、大型公有制企业等）。档案可直接转递至该单位的人事部门。
  • 情况二：就业单位不具备人事档案管理权限（如私营企业、外资企业、民营企业等）。档案通常需要转递至单位所在地或户籍所在地的公共就业和人才服务机构（如市、区级人才服务中心、人力资源市场等）。毕业生需向单位确认档案委托存放的具体人才机构名称。
• 考取国内研究生（或专升本）： 档案需转递至被录取院校的研究生院（处）或招生办公室。毕业生需从录取院校获取准确的调档函和档案接收地址。
• 出国（境）深造或工作： 档案通常转递至户籍所在地的公共就业和人才服务机构。
• 暂未就业（待业）： 档案一般由学校转递至毕业生户籍所在地的公共就业和人才服务机构（通常为地市级或县级人社局下属的人才服务中心）。部分学校可为毕业生提供为期两年的档案暂时保管服务（具体政策需咨询科文学院学生工作处），期满后仍需转回生源地。
• 自主创业、自由职业等灵活就业状态： 同“暂未就业”情况，档案一般转回户籍所在地的公共就业和人才服务机构。

三、 档案转递的具体操作流程与步骤

明确了档案去向后，毕业生需要按照学校规定的流程和时间节点，主动完成一系列手续。江苏师范大学科文学院通常会通过官网、官方微信公众号、毕业班辅导员等渠道发布详细的毕业生档案转递工作通知，毕业生应密切关注。

第一步：信息核对与确认

在毕业学年，学校会组织毕业生核对个人基本信息，包括姓名、身份证号、生源地（精确到区/县）等。这部分信息是档案转递的基础，务必确保准确无误。
于此同时呢，毕业生需要开始思考并初步确定自己的档案去向。

第二步：提交档案转递信息（关键步骤）

这是整个流程中最需要毕业生主动操作的核心环节。学校通常会要求毕业生在规定时间内（通常在离校前）通过线上系统（如就业信息系统、学生事务系统）或线下填写纸质表格的方式，提交准确的档案接收单位信息。所需信息一般包括：

• 档案接收单位全称（必须准确无误，与公章一致）
• 档案接收单位详细地址（包括省、市、区、街道、门牌号）
• 档案接收部门
• 邮政编码
• 联系人及联系电话

对于不同去向的毕业生，提交信息的依据也不同：

• 就业毕业生： 需根据就业单位性质，提供单位人事部门或指定人才服务中心的准确信息。有时需要提供调档函或录用证明。
• 升学毕业生： 必须提供录取院校出具的正式调档函，上面会明确写明档案接收信息。
• 回生源地毕业生： 需准确填写生源地所在地的公共就业和人才服务机构的全称和地址。如果不确定，应主动咨询当地人社局或人才服务中心。

特别注意： 提交信息后，务必再次核对，一旦确认，学校将据此寄送档案，更改起来非常困难且可能延误时间。

第三步：学校审核与集中寄送

毕业生提交信息后，江苏师范大学科文学院的学生工作处或档案管理部门会对信息进行审核、整理、封装。随后，学校会通过专门的渠道（通常是机要通信或EMS学生档案专用通道）将档案批量寄出。这个过程需要一定时间，一般集中在7月至8月进行。

第四步：查询档案转递状态与确认接收

档案寄出后，毕业生并非可以高枕无忧。主动查询并确认档案是否安全抵达接收单位至关重要。

• 查询途径： 毕业生可通过学校提供的查询入口（如学校就业信息网档案查询系统）查询档案寄出时间、机要号或EMS单号。然后，可以通过机要局查询系统或EMS官网跟踪物流信息。
• 确认接收： 在查询显示档案已签收后，毕业生应主动联系档案接收单位（如单位人事科、人才服务中心档案室），再次确认档案是否已收到并入库。这是确保档案万无一失的最后一步，切勿省略。

四、 档案转递过程中的常见问题与应对策略

在档案转递过程中，可能会遇到各种问题，毕业生需保持冷静，及时寻求解决方案。

1.档案滞留或地址错误

若因地址填写错误、接收单位不明确等原因导致档案被退回或滞留，毕业生应立即联系科文学院学生工作处，说明情况，并提供正确的档案接收信息，申请重新寄送。期间需保持与学校和接收单位的沟通。

2.档案自带问题

原则上，严禁毕业生个人自带档案。但在极特殊情况下（如某些单位要求毕业生自带），必须确保档案袋密封完好，并加盖学校档案管理部门公章。
于此同时呢，应尽快将档案交至接收单位，途中严禁拆封。拆封的档案将视为无效，需要回学校重新审核密封，程序复杂。

3.成为“死档”

“死档”是指档案失去效力，无法正常流转和使用。常见原因包括：档案在个人手中存放超过规定期限（一般两年）、档案袋被拆开、档案丢失等。解决方法通常包括：

• 如果档案在个人手中时间不长，且密封完好，应尽快联系原存档单位或户籍地人才中心，咨询是否可接收。
• 如果档案被拆开，需返回原毕业院校审核材料真实性后重新密封。
• 如果档案遗失，需回原毕业院校补办相关材料，过程繁琐复杂。

预防远胜于治疗，务必通过正规渠道转递档案。

4.毕业后变更档案去向

如果毕业生在档案已寄出后，又找到了新工作或变更了去向，需要调档。此时，应由新的档案接收单位出具调档函，毕业生凭调档函和有效证件到当前档案存放地（如原籍人才中心）办理档案转出手续。这属于二次调档，与学校初次转递无关。

五、 特别注意事项与温馨提示

• 关注报到证： 在过去，报到证是档案转递的重要凭证。虽然近年来国家推行电子报到证，但其作用依然重要，它是指引档案去向和办理报到手续的证明。毕业生需了解清楚当前政策下报到证的作用和使用方法。
• 党员组织关系转接： 党员毕业生的组织关系转接与档案转递是两套并行但关联的系统。需单独向党组织办理转接手续，介绍信的开具单位与档案接收单位可能不同，务必区分清楚。
• 保持沟通畅通： 在毕业离校后的关键时期内，务必保持手机畅通，并时常查看学校、学院发布的关于档案事宜的通知，以免错过重要信息。
• 责任主体： 毕业生本人是档案转递责任的第一主体。不能完全依赖学校或辅导员，必须发挥主观能动性，主动了解政策、核对信息、跟踪进度。
• 长期关注： 档案的管理是终身之事。即使毕业后多年，也应知晓个人档案存放于何处，在工作变动时及时办理档案转移。

江苏师范大学科文学院毕业生档案的转递工作，是一项严谨、细致、环环相扣的系统工程。它要求毕业生在离校前夕，不仅要处理好学业和情感上的告别，更要冷静、负责地为自己的未来做好这项关键的制度性安排。通过充分认识档案的重要性，提前明确档案去向，严格按照学校流程操作，并积极跟踪确认，每一位科文学院的毕业生都能确保自己的档案安全、准确、及时地抵达新的“港湾”，为未来的扬帆远航奠定坚实的基础。切记，档案无小事，事事需留心。