徐州工程学院毕业如何调档案呢(毕业档案转递流程)

高校毕业生档案，作为记录个人学习经历、政治表现、家庭背景、奖惩情况等重要信息的机密文件，是学生时代向职业生涯过渡的关键凭证。对于徐州工程学院的毕业生来说，清晰地了解档案转递的完整流程、相关政策及潜在风险，是保障个人权益、顺利开启新阶段的基础。档案的转递并非随心所欲，它严格遵循国家关于高校毕业生档案管理的各项规定，是一项严肃、规范、环环相扣的组织行为。

毕业生必须首先理解一个核心原则：档案的转递是基于“报到证”或“调档函”来进行的。个人不能自行携带和保管档案。整个过程需要毕业生本人提出申请、学校审核并统一通过机要通信或邮政EMS标准快递方式进行转寄。我们将从档案的内容与重要性、转递前的准备工作、不同毕业去向的转递流程、常见问题与解决方案以及后续查询与确认等几个方面，进行全面深入的阐述。

在办理转递手续前，充分认识档案的内涵及其重要性，能有效提升毕业生的重视程度。徐州工程学院的学生档案主要包含以下材料：

• 高中阶段档案： 如高中学籍表、毕业生登记表、高考报名登记表、高考体检表等。
• 大学阶段档案： 入学登记表、学年鉴定表、学习成绩单、军训鉴定表、高校毕业生登记表等。
• 党团组织关系材料： 入团志愿书、入党申请书、思想汇报、入党志愿书、转正申请书及外调材料等（如有）。
• 奖惩记录： 在校期间获得的重要奖项证明或处分决定文件。
• 其他补充材料： 体检表、学位授予证明副本等。

其重要性体现在多个关乎个人未来发展的关键环节：

• 就业与入职审核： 国有企业、事业单位、政府机关等在正式录用人员时，必须调阅档案进行政审，档案是审核的重要依据。
• 户籍迁移与落户： 许多城市的人才引进落户政策，需要核查个人档案。
• 职称评定与晋升： 专业技术职称的认定、评审和晋升，需要依据档案中的学历、资历和工作表现记录。
• 公务员、事业单位招考： 笔试通过后的政审环节，档案是核心审查内容。
• 研究生深造录取： 被录取后，研究生院校会要求调取档案，否则无法完成学籍注册。
• 工龄计算与退休办理： 档案是记录工作起始时间、计算工龄的唯一权威凭证，直接影响退休金的核算。

因此，确保档案被准确、安全、及时地转递至有权管理的机构，是毕业生不可推卸的责任。

“凡事预则立，不预则废。”充分的准备是成功调档的第一步。毕业生在离校前应做好以下几项工作：

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  1.明确档案接收单位（至关重要）： 这是整个流程的起点和基础。毕业生必须根据自身的毕业去向，提前联系并确认一个具备人事档案管理权限的机构作为接收方。这个单位可以是：
  • 就业单位（仅限有档案管理权的机关、事业单位、大型国有企业）。
  • 就业地或户籍地的人才交流服务中心（人力资源公共服务机构）。
  • 考取的研究生院校的招生办公室或档案室。
  • 户籍所在地的县级以上（含县级）公共就业和人才服务机构。
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  2.获取调档函件： 在确认接收单位后，需要向该单位申请开具调档函。这是对方同意接收你档案的正式凭证。函件上会清晰写明档案接收单位的全称、详细地址、联系人、联系电话及邮编，这些信息必须绝对准确。
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  3.关注学校通知并准备个人信息： 密切关注徐州工程学院学生工作处或就业指导服务中心发布的关于毕业生档案转递工作的官方通知。通常会通过学校官网、官方微信公众号、班级辅导员等渠道发布。
  于此同时呢，准备好个人的学号、身份证号、准确的档案接收单位信息等，以便按时填报。
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  4.办理就业手续获取《报到证》： 对于已就业的毕业生，学校会根据就业协议书（三方协议）或劳动合同等材料，向上级主管部门申报就业方案，并办理《全国普通高等学校本专科毕业生就业报到证》（简称《报到证》）。《报到证》的抬头单位通常就是档案转递的单位方向，它与调档函信息共同构成了档案转寄的依据。

根据毕业生的不同选择，档案转递的路径和具体手续略有差异。徐州工程学院的毕业生大致可分为以下几类情况：

• 情况一：已就业且单位具备档案管理权限

  毕业生与国企、事业单位、政府机关等签约后，应告知单位即将毕业，并请其人事部门出具调档函。毕业生将此函提交给学校就业指导部门，并在学校统一的档案转递信息统计中，准确填写该单位的详细信息。学校审核无误后，会集中转寄档案。毕业生后续需持《报到证》到该单位办理报到和档案接收手续。

• 情况二：已就业但单位无档案管理权限

  这是最常见的情况。大多数民营企业、外资企业、中小企业无人事权，不能直接接收档案。毕业生通常需要将档案存放在：- 单位委托存档的人才服务机构（需向单位确认）。- 单位注册地所在区县的人才交流服务中心。- 户籍所在地的人才交流服务中心。毕业生需自行联系确定的人才中心，办理开户和接收手续，获取该人才中心开具的调档函，然后上交学校。学校将档案转往该人才中心。档案存入人才中心后，便于办理计算工龄、职称评定等事务。

• 情况三：考取国内研究生院校

  已被录取的毕业生，在接到录取通知书后，通常会随通知书收到一份由录取院校出具的调档函。毕业生需及时将此函交至或邮寄至学校就业指导部门（或档案室）。学校审核后，会在毕业离校前后，统一将档案转寄至研究生录取院校。毕业生务必确认录取院校已成功接收档案，以免影响入学注册。

• 情况四：未就业、自主创业或灵活就业

  对于暂未找到工作或选择自由职业的毕业生，强烈建议将档案转回户籍所在地的县级以上（含县级）公共就业和人才服务机构。这是最稳妥的选择，可以避免档案滞留学校成为“遗弃档案”或转递过程中丢失。毕业生需联系户籍地人才中心获取调档函，或根据学校要求，在档案转递信息表中直接填写户籍地人才中心的准确信息（通常可在当地人社局官网查询到）。学校会据此办理转递。

• 情况五：准备出国（境）深造

  选择出国留学的毕业生，其档案通常存放在：- 户籍所在地的人才交流服务中心。- 教育部留学服务中心（如需存放在该中心，需提前查阅其官网申请条件和流程并办理相关手续）。毕业生需根据存放机构的要求获取调档函，并提交给学校，由学校办理转递。

• 情况六：特殊情况：档案暂留学校

  根据国家规定，学校可为未就业毕业生提供两年的档案保管期限（暂缓派遣），期间不收取费用。但这通常是临时措施，两年内一旦找到工作或确定档案去向，应立即办理转出手续。两年期满后，学校将不再保管，会统一将其转回毕业生生源所在地的人才机构，此过程可能因信息变化而增加档案丢失的风险，故不建议长期滞留。

在档案转递过程中，毕业生常会遇到一些问题，提前了解可有效规避风险。

• 问题一：档案丢失或转递错误

  策略： 确保提供的接收单位信息（名称、地址、联系人、电话）百分百准确。档案寄出后，应主动联系接收单位确认是否收到，而不是被动等待。学校一般会提供档案转递号（如EMS单号），可自行查询物流信息。如长时间未收到，应立即与学校档案管理部门联系核查。

• 问题二：成为“死档”

  策略： “死档”指档案失去效力，未被任何正规机构管理。成因包括：个人长期自带档案拆封、档案转递失败后无人过问、档案存放在无资质机构。规避策略是始终确保档案通过公对公方式转递，并及时跟踪确认。一旦成为“死档”，需联系户籍地人才机构咨询激活手续，过程繁琐复杂。

• 问题三：档案自带

  策略： 坚决不允许。国家严令禁止个人自带档案。个人携带的档案，任何正规机构都不会接收，因为无法保证其真实性和完整性。必须通过机要或EMS学生档案专用通道转递。

• 问题四：离职后档案如何调动

  策略： 毕业后档案的调动，不再通过学校。需由新的接收单位（或人才中心）开具调档函，你凭此函到原档案存放机构办理调出手续。学校只负责一次性的毕业转递。

• 问题五：忽略党团组织关系转接

  策略： 党员或团员的组织关系转接与档案转递是两条线，需单独办理。但目标单位应一致。务必在离校前根据党委或团委的指导，办好组织关系介绍信并在有效期内到接收单位党组织或团组织报到，完成转接。切勿以为档案转了，组织关系就自动转了。

档案从学校寄出，并不代表万事大吉。毕业生必须完成最后一步——确认接收。

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  1.记录转递信息： 从学校获取档案转递的详细信息，如转递日期、接收单位、采用的邮寄方式（如EMS）、邮件单号等。
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  2.主动追踪物流： 通过邮政EMS官网或客服电话，使用单号查询物流状态，了解档案投递进展。
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  3.联系接收单位确认： 在物流显示签收后，主动打电话联系接收单位（人才中心或单位人事处）的档案管理员，礼貌地询问是否已收到自己的档案并成功录入系统。这是最关键的一步。
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  4.办理报到手续： 对于需要持《报到证》报到的毕业生，应在规定时间内前往档案接收单位办理报到手续，当面确认档案状态。

总而言之，徐州工程学院的毕业生调档工作是一项需要细心、耐心和主动性的系统任务。它要求毕业生从在校期间就开始规划，明确自身去向，积极与学校、用人单位或人才市场沟通，严格按照流程操作，并高度重视转递后的确认环节。档案是伴随一生的宝贵信息资源，妥善处理好它的转递，是对自己过去努力的负责，更是为未来职业生涯的顺利发展铺平道路。切记，在整个过程中，徐州工程学院学生工作处或就业指导中心的老师是你可以信赖和求助的资源，遇到任何不确定的问题，都应主动、及时地向他们咨询。