宁夏体育职业学院毕业如何调档案呢(毕业档案转递指南)

毕业生档案的核心价值体现在以下几个方面：它是用人单位全面、历史地了解一个人的重要窗口，尤其在公务员、事业单位、国有企业等招录过程中，档案审查是必不可少的环节。它是办理社会保险（养老、医疗、失业等）、计算工龄、评定专业技术职称（职务）的直接依据。工龄的起始时间往往根据档案中记录的首次就业报到证或劳动合同来确定，直接影响退休金的数额。再次，对于计划考研、出国深造的毕业生，档案中的成绩单、毕业鉴定等是重要的资格证明。它也是办理户口迁移、入党入团、公证等事务的辅助材料。

一份完整的毕业生档案通常包含以下主要材料：

• 高中阶段材料：如高中毕业生登记表、学籍卡、高考报名登记表、高考体检表、高考志愿表等。
• 大学阶段材料：这是档案的核心部分，包括入学登记表、毕业生登记表、学业成绩单、学年鉴定表、军训鉴定表、体检表、奖惩材料、入党（团）申请书及志愿书、学位授予证明等。
• 毕业派遣相关材料：全国普通高等学校本专科毕业生就业报到证（以下简称“报到证”）的白联部分（虽然近年来部分省份已推行电子报到证，但其派遣信息仍需录入档案）。
• 其他重要材料：在校期间获得的省级及以上重要奖项证明、有重大影响的处分决定等。

理解档案的内容，有助于毕业生明白为何调档流程如此严谨，以及为何必须确保档案流转的连续性和安全性。

首要任务是明确个人毕业去向。这是决定档案流向的根本因素。毕业生需根据自身实际情况，尽早确定属于以下哪种情况：

• 情况一：已签订就业协议，且就业单位具备人事档案管理权限。 这类单位通常包括：国家机关、事业单位、国有大中型企业，以及部分有人事代理权的人才机构。这是最直接的一种情况。
• 情况二：已签订就业协议，但就业单位不具备人事档案管理权限。 这常见于私营企业、外资企业、民营企业等。这些单位通常不直接管理员工档案，而是委托单位所在地或户籍所在地的公共就业和人才服务机构（如人才市场、人才交流中心）进行托管。
• 情况三：考取国内高等院校硕士研究生或专升本。 档案需要转至录取院校的研究生院或学生档案管理部门。
• 情况四：出国（境）深造或工作。 档案一般需要转回生源所在地的公共就业和人才服务机构。
• 情况五：暂未就业（待业）。 包括准备二次考研、考公务员、自主创业或灵活就业等。档案通常转回生源所在地的县级以上公共就业和人才服务机构进行免费托管。
• 情况六：参与“西部计划”、“三支一扶”等国家地方基层项目。 档案去向需根据项目具体政策执行，可能暂存学校，也可能转至项目主管单位或生源地人才机构。

主动与相关方沟通，获取准确的调档信息。

• 对于情况一的毕业生，应主动联系就业单位的人力资源部门，询问并确认：1）单位全称（必须与公章一致）；2）单位的详细地址、邮编；3）档案接收部门的全称及联系人、联系电话。通常，规范的单位会主动提供调档函。
• 对于情况二的毕业生，需要明确档案是委托哪个人才机构管理。这需要咨询就业单位或直接联系单位所在地的人才服务中心，获取该人才机构的准确名称、地址、邮编、联系人及电话。同样，需要获取调档函。
• 对于情况三的毕业生，录取院校的调档函是关键文件，上面会明确写明录取院系、档案接收地址等信息。
• 对于情况
  四、五的毕业生，需要联系生源地（通常是地级市或县级）的公共就业和人才服务机构（人力资源和社会保障局下属），咨询毕业生档案接收政策，获取准确的接收单位名称、地址、邮编、联系人及电话。许多地区的人才机构官网会公布详细的接收指南。

密切关注学校的通知。宁夏体育职业学院的学生工作处或就业指导中心会在毕业季通过学校官网、官方微信公众号、班级群等渠道，发布关于毕业生档案转递工作的详细安排、时间节点、需要填写的表格（如档案转递信息确认表）等。毕业生必须保持通讯畅通，定期查看通知，并按时按要求完成信息填报。

第一步：提交调档凭证与信息。 这是整个流程的起点，也是最关键的一步。毕业生需要根据学校要求，在规定的时间内，向指定的学校部门（通常是学生工作处或档案室）提交有效的调档凭证。

• 调档函： 这是最常见的凭证。由档案接收单位（如就业单位、人才中心、录取院校）出具，盖有该单位公章，具有法律效力。毕业生需确保调档函上的信息准确无误。
• 就业协议书（三方协议）： 如果协议上明确注明了档案接收单位信息，且该单位具备接收资格，学校也可能据此办理转档。
• 录取通知书： 对于升学的毕业生，录取通知书或其复印件也是有效的凭证。
• 线上信息确认： 越来越多的学校采用数字化系统，毕业生可能需要登录学校的就业信息网或学工系统，在线填报或确认档案转递地址、单位名称等信息。线上提交后，有时仍需提交纸质版调档函备案。

第二步：学校审核与整理档案。 学校收到毕业生提交的调档信息和凭证后，会进行严格的审核，确保接收单位的资质和信息的准确性。审核通过后，学校档案管理部门会开始整理该生的毕业档案，核对所有材料是否齐全、规范，并封装成册。这个过程需要一定时间，通常集中在6月至7月进行。

第三步：通过机要通道转递档案。 根据国家规定，人事档案必须通过机要通信或专人送取的方式进行转递，严禁个人自带档案。宁夏体育职业学院会在档案整理完毕后，统一通过机要局将档案寄往毕业生提供的接收单位。机要转递相比普通邮政速度较慢，且有一定查询期限（通常为一年内）。

第四步：查询档案到达情况并报到。 档案寄出后，学校可能会提供机要号或寄出时间等信息（并非所有学校都提供实时查询）。毕业生应主动在档案寄出后约1-2个月左右，联系档案接收单位，确认档案是否已安全到达。对于需要凭报到证报到的毕业生，在确认档案到达后，应按时持报到证、毕业证、学位证等材料到接收单位办理报到手续，完成档案的最终落地。

1.签约单位（含国有与非国有单位）的毕业生：

• 务必反复核实单位全称和地址。一字之差可能导致档案无法投递。
• 明确单位性质。如果单位无人事权，一定要问清档案是寄往单位还是直接寄往指定的人才机构。切勿想当然。
• 部分单位可能在毕业生入职后才开具调档函，需及时与学校沟通，说明情况，申请暂缓寄档。

2.升学（考研、专升本）的毕业生：

• 收到录取院校调档函后，需第一时间提交给学校。考研调档函有时发出较晚，需密切关注，避免错过学校统一办理时间。
• 确保本科阶段档案能按时到达录取院校，以免影响研究生入学资格审查。

3.回生源地待业或灵活就业的毕业生：

• 这是最常见的去向之一。切勿认为档案可以留在学校。学校仅为毕业生提供短期档案保管服务（通常为两年，称为“择业期”），逾期会将档案统一转回生源地。
• 主动联系生源地人才中心至关重要。不同地区的人才中心名称可能略有不同（如“人才交流服务中心”、“人力资源服务中心”等），接收政策（如是否需要提前网上申请）也可能有差异。
• 将档案存放在生源地人才中心是安全且免费的选择，便于今后在任何地方就业时调取。

4.暂未确定去向的毕业生：

• 若在毕业离校时仍未确定最终去向，应优先选择将档案转回生源地人才中心进行托管。这比申请档案暂留学校更为稳妥，可以避免因疏忽导致档案成为“死档”。
• 如果需要申请档案暂留学校，必须了解学校的具体政策和期限，并办理相关申请手续。

什么是“死档”？ “死档”指的是档案因为各种原因脱离了国家规定的档案管理系统，失去了其应有的效力和流动性。常见成因包括：

• 个人长期自带档案： 这是最危险的错误行为。一旦档案袋被私自拆封，档案将立即失效。
• 档案转递过程中遗失： 虽然机要通信很安全，但仍有极低概率的遗失风险。
• 超过五年未交档案保管费（现已免费）： 过去部分人才机构会因欠费而冻结档案，现已取消收费。
• 接收单位拒收或地址错误导致退回： 之后毕业生未及时处理，档案长期滞留学校或退回途中。

如何避免“死档”？

• 严禁私自拆阅、保管档案。
• 确保提交给学校的调档信息百分百准确。
• 主动、及时地跟进档案转递状态，确认档案是否被接收。
• 毕业后变换工作或地址时，要及时办理档案转移手续，确保档案“随人走”。

如果档案遗失或成为“死档”怎么办？

• 保持冷静，首先判断档案可能在哪个环节出现问题。
• 档案遗失： 应立即向最后一位经手档案的机构（如学校、前单位、人才中心）报告，并顺着档案流转路径逐一排查。若确认遗失，需要启动补办程序。补办档案极为繁琐，需回高中、大学等原出具材料的单位，尽可能补办关键材料（如毕业生登记表、成绩单等），并加盖公章。补办的档案其完整性和权威性会打折扣。
• 档案自带或被拆封： 需立即联系原毕业院校的档案管理部门，说明情况，请求审核档案材料的真实性并重新密封。这个过程非常困难，学校有权拒绝处理私自拆封的档案。
• 必要时，可咨询当地人力资源和社会保障部门或专业的人力资源服务机构，寻求帮助。

毕业生应树立终身管理档案的意识。每次工作变动、职称晋升、学历提升、户口迁移等，都可能涉及档案的添加新材料或转移。要养成习惯，在发生这些重大变动时，主动关心档案的相应记录是否完整、所在地是否正确。

当需要利用档案时（如政审、退休核定等），应知道自己的档案存放在何处，并按照相关规定办理查阅或借阅手续。通常，个人不能直接查阅自己的档案，需要由有关单位出具介绍信，由专人进行查阅。

宁夏体育职业学院的毕业生应将档案调转视为毕业环节中的一项严肃而重要的任务。通过提前规划、仔细准备、严格遵循流程并与学校保持良好沟通，完全可以顺利、安全地完成档案的转递，为自己职业生涯的顺利开启奠定坚实的基础。档案是个人历史的忠实记录者，善待档案，就是为自己的未来负责。