东莞城市学院毕业如何调档案呢(东莞城市学院调档指南)

其核心内容包括：

• 高中阶段材料：如高中学籍表、毕业生登记表、高考报名登记表等。
• 大学期间材料：入学登记表、学习成绩单、学年鉴定表、军训鉴定表、奖惩记录、入党（团）志愿书及相关材料、体格检查表等。
• 毕业阶段材料：高校毕业生登记表、学位授予决定、就业通知书（报到证副本）等。

这些材料被严谨地归档并密封，任何个人无权拆阅。档案的重要性体现在其是办理以下事项的必备文件：公务员、事业单位、国有企业录用的政治审查与资格审查；国内研究生入学录取后的政审与调档；职称评定、职务晋升的资格核查；户籍迁移（如通过人才引进落户）；入党、出国政审；退休时工龄的核定与社会保险待遇的确认等。
因此，妥善处理档案是毕业生对自己未来高度负责的表现。
二、 档案转递的核心原则与常见去向毕业生档案的转递严格遵循“户档不分离”和“档随人走”的原则。通常情况下，档案的去向与就业报到证（现已全面启用电子报到证）的开具单位地址一致，并由学校学生处或档案室统一办理寄送。

其主要去向分为以下几类：

• 有人事档案管理权的单位：包括国家机关、事业单位、国有大中型企业。这些单位具备独立的人事管理权限，可以接收并管理员工档案。毕业生与此类单位签署就业协议后，学校将依据协议直接将档案转往该单位的人事部门。
• 公共就业和人才服务机构：这是绝大多数毕业生的档案去向。对于入职私营企业、外资企业、民营企业或自主创业、灵活就业的毕业生，其单位无人事权，档案需托管至户籍所在地或工作单位所在地的县级以上（含县级）公共人才服务中心。
  例如，东莞生源毕业生档案通常转往东莞市人力资源和社会保障局下设的人才管理办公室。
• 升学院校：考取国内硕士研究生或博士研究生的毕业生，凭调档函或录取院校的录取通知书，由学校将档案转至即将入读的院校招生办公室或研究生院。
• 暂留学校：根据国家规定，毕业生档案可在学校免费保管两年（自毕业当年起算），这两年为“择业期”。期间如果毕业生未落实就业单位或单位不接收档案，可向学校申请暂缓派遣，将档案保留在学校。待落实去向后再申请转出。需特别注意两年期满后，学校会按规定将档案寄回生源地人才机构，毕业生需及时处理，避免档案滞留。

关键准备工作包括：

• 明确自身档案去向：根据自身的就业、升学、创业等不同状况，提前确定档案希望寄往何处。是单位、人才中心还是升学高校？
• 与接收单位提前沟通：如果档案需寄往某地人才服务中心，务必提前联系该中心，确认其是否同意接收，并问清准确的接收单位名称、地址、联系人及联系电话。这些信息的准确性是档案成功投递的生命线。
• 在学校规定系统中准确填报信息：东莞城市学院通常在毕业学年会通过就业指导中心或学工系统组织毕业生填报“就业信息”或“档案转递信息”。毕业生必须在此系统中极其严谨地填写档案接收单位的全称、地址、邮编、联系人及电话。任何错漏都可能导致档案寄错、退回甚至丢失。填写完毕后务必反复核对。
• 准备相关函件：如考取研究生，需将调档函及时交至学校档案管理部门；如单位需调档函，也应及时提供。
• 关注学校通知：密切关注学校学生处、就业指导中心或二级学院发布的关于毕业派遣、档案转递的各项通知和时间节点，按时完成各项手续。

流程如下：

• 学校审核与整理：学校相关部门（通常是学生档案室）会审核毕业生提交的档案转递信息，并据此整理、封装每一位毕业生的档案材料，确保材料齐全、无误。
• 批量寄发：学校不会对每一份档案单独邮寄，而是在毕业季后的一个时间段内（通常是7月至8月），采用机要通信或邮政EMS“大学生档案专递”渠道，对全体毕业生的档案进行批量寄发。机要通信是一种保密性高、但传递速度相对较慢的邮政业务，通常用于公务文件的传递；EMS专递则更为常见，速度较快且提供全程跟踪。
• 获取档案转递信息：档案寄出后，学校通常会提供一份档案转递单号查询表，或通过校园网站、公众号等渠道公布档案寄出批次及单号查询方式。毕业生应主动查询并记录下自己的档案邮寄单号。
• 跟踪与确认：毕业生利用获得的单号，通过EMS官网或机要局查询系统，实时跟踪档案物流状态。显示签收后，这并不意味着万事大吉。毕业生必须主动联系档案接收单位（人才中心或单位人事部门），确认对方是否已实际收到并审核无误你的档案。这是整个流程中最关键的一步，切勿等待对方通知。

问题一：档案退回学校。原因可能是地址填写错误、接收单位拒收（如名称不准确、无人事权却直接填写单位地址）或无人签收。应对策略：首先联系学校档案室老师，确认档案是否已退回。若已退回，问清具体原因，然后重新联系正确的接收单位获取准确信息，再次向学校申请重新寄发。

问题二：档案状态长期未更新。查询单号发现物流信息多日无更新或显示异常。应对策略：首先联系邮寄的快递公司（EMS或机要局）客服，询问具体情况。
于此同时呢，告知学校负责老师，请其协助查询。

问题三：毕业后多年发现档案不知去向。这通常是由于毕业时未重视，既未查询单号，也未确认接收，过了多年后需要用档时才发现找不到。应对策略：这是一个棘手的问题。应循着“毕业学校—生源地人才中心—当年可能就业地的人才中心”的路径进行“逆向查找”。首先从母校的档案室查起，查询当年的转递记录。若无记录或记录丢失，应立即前往户籍所在地的市、县一级人才服务中心查询。可能需要耐心和多次沟通。

问题四：档案在自己手中存放。千万不要将档案拿在自己手里！个人保管的档案会变成“死档”，任何正规单位都不会接收。应对策略：如果档案袋完好未拆封，应尽快联系户籍地人才服务中心，询问其是否愿意接收由学校重新审核密封后转递过来的档案，或者是否有其他激活档案的程序。如果档案袋已被拆封，问题将更加复杂，可能需要返回原毕业院校重新审核材料真实性并密封，过程极为繁琐。
因此，务必杜绝档案流入个人手中。
六、 特别提醒与长远管理档案事务并非毕业时一次性办结就一劳永逸，它需要长期的关注和管理。

在职业生涯中，每次工作变动都可能涉及档案的转移。从原单位离职后，档案需从原单位或原人才机构调往新单位或新所在地的人才机构。每次转移都必须通过机要通信完成公对公转递，绝不能自己携带。

务必牢记你的档案存放地。建议将存档机构的准确名称、地址、自己的存档编号（如有）等重要信息记录下来，与重要证件放在一起。日后任何需要提供存档证明或调档时，都能快速准确地提供信息。

主动与存档地保持若即若离的联系。联系方式变更时，可尝试通知存档机构更新信息；每隔几年（如三到五年），可主动查询一次档案状态，确认其安然无恙。这种长期的管理意识，能有效避免未来因档案问题而陷入被动局面，保障个人职业生涯的顺畅发展。