衢州学院毕业如何调档案呢(衢州学院档案调取流程)

在深入探讨调档流程之前，每一位衢州学院的毕业生都必须首先建立起对个人档案的正确认知。毕业生档案是学生在校期间学习、生活、社会实践的真实历史记录，是人生第一份正式的人事档案的开端。它绝非可有可无，而是个人身份、学历、资历的重要证据，与个人的工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有极强的法律效用。

毕业生档案通常包含哪些材料？其主要内容涵盖但不限于：

• 高中阶段材料（如高中毕业生登记表、高考报名登记表、高考体检表等）。
• 大学期间的材料：入学登记表、学年鉴定表、学习成绩单、军训鉴定表、体检表、奖惩记录、党团组织材料（入党/入团志愿书、申请书、转正报告等）、毕业生登记表、就业通知书（即报到证副联，现部分地区已取消纸质报到证，实行电子报到证制度）。

档案的重要性体现在何处？其影响贯穿于个人职业生涯的多个关键节点：

• 就业与入职：机关、事业单位、国有企业、部分大型民营企业在正式录用员工时，必须调阅并审查个人档案，以确保信息的真实性和连续性。档案是办理入职手续的必备材料。
• 升学深造：考取研究生后，录取院校会要求考生将档案转入该校，以便进行新生资格复查和在校管理。
• 职称评定与职务晋升：专业技术人员申报职称、企事业单位员工职务晋升，都需要依据档案中的原始记录进行审核。
• 公务员、事业单位考录政审：政审环节的核心就是审查个人档案，档案材料的齐全与真实与否直接决定录用结果。
• 户籍落户：许多城市在办理人才引进落户时，需要申请人提供档案存放证明或调档。
• 工龄计算与退休办理：档案是确定参加工作时间、计算工龄、核定退休金标准的核心依据。

因此，衢州学院的毕业生必须高度重视自己的档案，确保其能够安全、准确、及时地转递到指定的接收单位。

调档并非一个孤立的行为，而是毕业生就业派遣或升学过程中的一个组成部分。在向学校提交调档申请之前，毕业生需要完成一系列关键的准备工作，这些准备工作的充分与否，直接决定了调档流程能否顺利启动。

第一，明确档案接收单位。这是调档的前提。毕业生必须清楚自己的档案应该寄往何处。根据毕业去向的不同，接收单位主要有以下几类：

• 已落实就业单位且单位有档案保管权限：通常是指国家机关、事业单位、国有企业等。毕业生需向单位人事部门确认其是否具备接收和保管档案的资质，并获取准确的单位名称、地址和邮编。
• 已落实就业单位但单位无档案保管权限：大多数民营企业、外资企业等不具备档案保管资格。毕业生的档案则需要委托单位所在地或户籍所在地的公共就业和人才服务机构（如人才市场、人才交流中心）进行管理。毕业生需联系相关人才机构，办理档案托管手续，获取该机构的调档函或接收证明。
• 考取国内研究生或第二学士学位：档案接收单位即为录取院校的研究生院或学生档案管理部门。录取学校会随录取通知书一并寄送调档函。
• 出国（境）深造或工作：档案通常应转回户籍所在地的公共就业和人才服务机构。
• 未就业、自由职业、自主创业：原则上，档案应转回户籍所在地的公共就业和人才服务机构。这是确保档案得到规范管理、避免成为“死档”的最稳妥方式。
• 参加国家地方基层项目（如“西部计划”、“三支一扶”等）：按照项目规定，档案一般转至项目主管单位或户籍地人才机构。

第二，获取有效的调档凭证。调档凭证是学校办理档案转递的唯一依据。常见的调档凭证包括：

• 调档函：这是最正式、最常见的调档凭证。由具备档案保管资质的单位（如新用人单位、人才中心、录取院校）出具，盖有该单位的公章。函件上会明确写明调档人的基本信息、档案转入单位的详细名称、地址、联系人和电话。
• 就业协议书（三方协议）或劳动合同：在某些情况下，特别是应届生毕业集中派遣期，学校可能依据手续完备的就业协议书（需有用人单位和用人单位上级主管部门或所在地人才中心的公章）作为派遣和发档的依据。但随着报到证制度的改革，调档函的作用愈发突出。
• 录取通知书或录取调档函：对于升学的学生，录取通知书或学校单独发出的调档函即为凭证。
• 地方人社部门出具的接收证明：对于转回原籍的毕业生，一些地方的人才机构会提供统一的接收证明。

第三，确认个人基本信息无误。毕业生应提前核实在学校就业系统或学工系统中登记的个人信息，特别是姓名、身份证号、学院专业等，确保与调档凭证上的信息完全一致，以免因信息不符导致档案无法转出或错寄。

在完成上述准备工作后，毕业生即可启动在衢州学院内部的正式调档程序。该流程通常线上线下相结合，具体步骤可能因学校内部管理机制的微调而略有不同，但总体框架如下：

第一步：关注学校通知，提交调档申请。

• 每年毕业季，衢州学院学生处或就业指导中心会通过官方网站、官方微信公众号、各二级学院辅导员等渠道，发布关于毕业生档案转递工作的详细安排通知。毕业生务必密切关注这些官方信息。
• 根据通知要求，毕业生可能需要登录学校的就业信息管理系统或指定的线上平台，在线填写档案转递信息。需要填写的内容通常包括：档案接收单位全称、接收单位详细地址、邮政编码、档案接收部门、联系人及联系电话。
• 同时，毕业生需要将准备好的调档凭证（如调档函）的清晰扫描件或照片，按照系统要求进行上传。这是线上审核的关键材料。

第二步：等待学校审核与办理。

• 学校相关部门（通常是学生处档案室或档案馆）会对毕业生在线提交的申请信息和调档凭证进行审核。审核重点包括：接收单位是否具备档案保管资质、信息填写是否完整准确、凭证是否真实有效。
• 审核通过后，学校档案管理部门将开始整理毕业生的档案材料，确保材料齐全、封装规范。然后，通过国家指定的机要通信渠道或EMS学生档案专用通道（这两种方式均为对公转递，有踪可循）将档案寄往指定的接收单位。
• 此过程需要一定的时间，尤其是在毕业离校后的7、8月份，档案转递量巨大，学校会分批集中办理。毕业生需耐心等待，无需反复催促。

第三步：查询档案转递状态并确认接收。

• 档案寄出后，学校通常会在就业系统或相关平台上更新档案的转递信息，例如提供机要号或EMS快递单号。毕业生应定期登录系统查询档案是否已寄出以及寄出的时间。
• 获取转递单号后，毕业生应主动通过机要通信查询系统或EMS官网跟踪档案物流信息，确保档案安全抵达。
• 在档案显示签收后的一至两个月内，毕业生务必主动联系档案接收单位（如人才市场），确认对方是否已成功收到并审核入库自己的档案。这是调档流程的最终闭环，至关重要。可以向接收单位索要一份《档案接收回执》或存档证明，作为档案已妥善落地的凭证。

针对不同的毕业去向，调档过程中存在一些需要特别关注的细节问题。

情况一：就业至有档案保管权单位的毕业生

• 务必提前与单位人事部门沟通，明确档案接收的截止日期、所需材料以及单位的具体要求。有些单位可能要求档案必须在一定时限内到位。
• 确保调档函上的单位名称与公章完全一致，且是单位的全称，不能是简称或内部部门名称。

情况二：就业至无档案保管权单位或灵活就业的毕业生

• 这是最容易出现问题的群体。核心在于必须自行联系并确定好档案托管的人才机构。
• 如果选择将档案存放在就业地人才市场，需提前了解该人才市场的存档政策，例如是否需要提供劳动合同、社保缴纳证明等材料才能开具调档函。有些城市的人才市场不接受个人委托存档，需通过用人单位集体委托。
• 如果选择将档案转回户籍地人才服务机构，需查询户籍地人社局的官方网站或致电咨询，了解接收应届生档案的具体流程和要求。通常情况下，户籍地人才市场会无条件接收衢州学院派回的档案，但提前确认其名称、地址等信息绝对必要。
• 切忌因嫌麻烦而将档案滞留个人手中。根据规定，个人保管档案超过一定期限（通常为两年），档案将失去效用，成为“死档”，激活手续非常繁琐。

情况三：升学深造的毕业生

• 收到录取院校的调档函后，需注意调档函上要求的档案寄达截止日期。务必在规定时间内向衢州学院提交调档申请，以免影响录取。
• 核对调档函上的姓名、身份证号、录取学院和专业等信息是否准确无误。
• 部分院校要求档案必须由毕业院校直接寄出，不接受毕业生自带。即使学校将档案密封后交给个人，也严禁私自拆封，应原封不动地尽快交至录取院校。

情况四：暂未确定去向的毕业生

• 国家规定为毕业生提供两年的择业期。在择业期内，如果尚未确定档案最终去向，可以向衢州学院申请暂缓派遣，将档案暂时保留在学校。
• 申请暂缓派遣需按照学校规定办理相关手续，并明确暂缓期限。在此期间，学校负责保管档案，不收取费用。
• 需注意，暂缓期结束后（通常为两年），学校将不再继续保管档案，会统一将档案转回毕业生户籍所在地的人才交流中心。毕业生需在暂缓期内尽快落实档案接收单位，并及时办理转出手续。

Q1：档案可以自己携带吗？

A1：绝对不可以。根据国家档案管理规定，个人严禁私自携带和保管档案。档案的转递必须公对公，通过机要通信或专人送达。个人手持的档案，任何正规单位都不会接收，档案立即失效。如果学校误将档案交予个人，应立刻联系学校档案室，说明情况，由学校重新通过官方渠道寄出。

Q2：忘记办理调档手续，档案会去哪里？

A2：如果毕业生在离校时及之后长时间（超过学校规定的集中办理期）未办理任何调档手续，学校在经过一段时间的保管后（通常按政策执行），会将档案统一转递至毕业生高考生源地的公共就业和人才服务机构（即户籍地人社局或人才中心）。毕业生需主动联系户籍地相关部门查询。但此过程可能存在延误或地址不详被退回的风险，因此主动办理是最佳选择。

Q3：如何查询档案是否到达接收单位？

A3：首先通过学校提供的渠道获取档案转递单号（机要号或EMS单号），跟踪物流。物流显示签收后，最关键的一步是亲自致电或前往档案接收单位（如人才市场）的档案管理部门，提供姓名和身份证号，请求对方在系统中查询确认是否已入库。不要仅依赖物流信息，因为签收可能只是门卫或收发室，并未完成档案的审核与录入。

Q4：调档函丢失了怎么办？

A4：应立即联系原出具调档函的单位（如人才市场或新单位），说明情况，申请补办一份调档函。通常对方会要求提供身份证明等材料，可能会需要一定时间。补办完成后，再及时提交给学校。

Q5：发现档案材料缺失或有误怎么办？

A5：如果在学校转出前或接收单位审核时发现材料缺失（如缺少成绩单、毕业生登记表等）或信息有误，应立即联系衢州学院学生处或档案馆，询问补办或更正流程。通常需要本人提交申请，由相关部门核查原始记录后予以办理。此事宜早不宜迟。

衢州学院毕业生调档案是一项严肃、规范的工作，需要毕业生本人以高度的责任心去对待。充分的事前准备、清晰的流程认知、及时的信息跟进以及最终的结果确认，是确保个人档案安全、准确、顺利抵达新“家”的四大支柱。妥善处理好档案问题，就是为未来的职业发展扫清了一个重要的潜在障碍。