焦作师范高等专科学校毕业如何调档案呢(毕业调档流程)

毕业生档案并非单一文件，而是一套系统性的材料集合。对于焦作师范高等专科学校的毕业生，其档案中通常包含以下核心内容：

• 高中阶段材料：如高中毕业生登记表、学业水平考试成绩、高考报名登记表、高考体检表等，是个人学习经历的起点证明。
• 大学阶段材料：这是档案的主体部分，包括入学登记表、学生学年鉴定表、成绩单、军训鉴定表、毕业生登记表、实习鉴定表、毕业论文（设计）成绩评定表等。
• 党团组织材料：如入团志愿书、入党申请书、思想汇报、入党志愿书、转正申请书、外调材料等（如有）。这部分材料单独成袋，随人事档案一并转递。
• 奖惩材料：在校期间获得的重要奖项记录或处分决定文件。
• 其他补充材料：如体检表、学历学位证明副本（早期）等。

档案的重要性体现在其唯一性和凭证性上。它不仅是个人历史的全景记录，更是办理以下事项的必备依据：

• 机关事业单位入职政审：公务员、事业单位招录过程中的关键环节，档案是审查核心。
• 国有企业入职：同样需要调阅档案进行审核。
• 职称评定与晋升：专业技术职称的申报与评定，需依据档案中的学历、工作经历等材料。
• 工龄认定与社保办理：档案中记载的参加工作时间是计算工龄和核定社保缴费年限的重要依据。
• 户籍迁移：部分城市的人才引进落户政策需要核查个人档案。
• 考研、出国深造：部分院校或机构在录取或审核时会要求提供档案相关证明。
• 退休手续办理：核定退休年龄、计算养老金数额等都离不开档案。

因此，确保档案内容完整、转递安全、存放合规，是每位毕业生对自己未来高度负责的表现。

在正式启动调档流程之前，毕业生必须完成两项核心准备工作：一是明确自己的毕业去向，二是确认档案接收单位的准确信息。

第一，明确毕业去向。毕业生的去向直接决定了档案的最终流向。主要分为以下几类情况：

• 已落实就业单位：
  • 情况A：就业单位具有人事档案管理权限。这通常包括国家机关、国有企事业单位、部分大型民营企业等。这些单位有自己的人事部门或合作的人才机构，可以直接接收并管理员工档案。毕业生需要向单位确认其是否具备此权限及接收流程。
  • 情况B：就业单位无人事档案管理权限。这多见于大多数民营企业、外资企业等。此时，档案通常需要委托单位所在地或户籍所在地的公共就业和人才服务机构（如人才市场、人才交流中心）进行管理。毕业生需咨询单位HR，了解其合作的人才服务机构，或自行联系户籍地人才中心办理档案托管。
• 考取专升本或研究生（升学）：档案应转递至被录取的院校。毕业生需从新学校的招生办公室或研究生院获取准确的调档函和档案接收地址。
• 出国（境）深造：档案一般转回户籍所在地的公共就业和人才服务机构。
• 自主创业、自由职业或暂未就业（待业）：按照规定，档案通常转回户籍所在地的公共就业和人才服务机构。这是一种常见的档案存放方式，称为“人事代理”，可以计算工龄、保留干部身份等。
• 参加“三支一扶”、“西部计划”等基层项目：档案一般由项目办或服务地的人才服务机构统一管理，具体需参照项目通知。

第二，确认档案接收单位信息。这是调档过程中最易出错也最关键的一步。信息不准确将导致档案被退回或遗失。毕业生必须主动与档案接收单位沟通，获取以下精确无误的信息：

• 单位全称：必须是官方注册的完整名称，不能是简称。
• 详细地址：包括省、市、区（县）、街道、门牌号。
• 邮政编码：确保准确。
• 接收部门：如“人事处”、“档案室”、“人才服务中心档案科”等。
• 联系人及联系电话：方便学校寄出后查询和接收单位核对。

获取这些信息后，毕业生需在学校规定的时间内（通常是毕业离校前），通过学校的毕业生就业信息系统或向辅导员、就业指导中心提交这些信息，完成档案转递地址的登记与确认。

调档函是调动个人档案的法定凭证，是档案接收单位向档案现存单位（即焦作师范高等专科学校）发出的正式书面通知。它证明了接收单位同意接收该毕业生的档案。

如何获取调档函？

• 对于就业单位：如果单位有档案管理权限，通常会主动为入职员工开具调档函。如果单位要求毕业生自行办理档案托管至人才机构，则毕业生需持单位出具的录用证明等相关材料，前往人才机构申请开具调档函。
• 对于升学院校：录取院校的研究生院或招生办公室会随录取通知书一并寄送调档函，或要求学生在指定系统下载打印。
• 对于公共就业和人才服务机构（如户籍地人才市场）：毕业生需携带身份证、户口本、毕业证（或毕业生推荐表）等材料，前往该机构申请办理档案托管手续，机构审核通过后会开具调档函。

调档函的内容：一份规范的调档函应包含以下要素：发文单位名称及公章、发文字号、被调档人姓名及身份证号、调档事由（如“录用”、“升学”）、档案转递的详细地址、联系人和联系电话。毕业生收到调档函后，需仔细核对所有信息是否正确。

调档函的提交：毕业生需要将原件或学校认可的清晰电子版提交给焦作师范高等专科学校的档案管理部门（学生处或就业指导中心）。这是学校启动档案转递程序的直接指令。切记，个人不能携带档案，必须由学校统一寄送。

当学校收到毕业生的准确档案去向信息和有效的调档函后，将启动一套标准化的转递流程：

1.信息审核与整理：学校档案管理部门会审核毕业生提交的接收单位信息及调档函的真实性与规范性。
于此同时呢，对毕业生的档案材料进行最后的清点、整理、密封和装袋，确保材料齐全、无误。

2.档案转递：根据国家规定，高校毕业生档案必须通过机要通信或邮政EMS标准快递进行转递。这两种方式安全性高，有据可查。普通快递或个人自带是被严格禁止的。

• 机要通信：一种专门用于传递党政军机关及国有企事业单位重要文件的通信方式，安全等级最高，但传递速度相对较慢，且只能寄送到有机要通信用址的单位。
• 邮政EMS“高校毕业生档案专用通道”：这是目前最主流的转递方式。邮政EMS为高校档案寄送开辟了绿色通道，包裹上有明显标识，全程优先处理、单独封装、跟踪查询。这种方式覆盖范围广，速度较快，大多数人才服务机构都接受此种方式。

3.寄出与单号留存：学校在寄出档案后，会生成一个唯一的邮件号或机要号。毕业生应密切关注学校发布的通知（如通过就业系统、班级群等），及时获取并妥善保管此单号。这是后续查询档案物流状态的唯一凭证。

4.档案签收与确认：档案到达接收单位后，对方会进行签收。毕业生应主动在档案寄出后的一到两周内，凭单号通过邮政EMS官网或电话查询物流信息，确认档案是否已安全送达。之后，最好再通过电话或亲自前往接收单位确认档案已入库。这一步至关重要，可以闭环管理整个流程，避免出现“档案已寄出但对方未收到”的纠纷。

档案转递过程中可能会遇到一些特殊情况，毕业生需知晓如何处理：

1.档案暂留学校（缓派）：如果毕业生在离校时尚未确定工作单位或升学去向，可以向学校申请将档案暂时保留在学校一段时间（通常为两年，具体政策需咨询学校）。在此期间，学校会免费提供保管服务。毕业生一旦确定了档案接收单位，需及时回校办理转递手续。超过保留期限后，学校会按规定将档案转回毕业生户籍所在地的人才服务机构。

2.调整改派后的档案转递：如果毕业生在档案已寄出后，又更换了工作单位（即办理了改派手续），需要新的接收单位开具调档函。然后，毕业生需持新调档函和改派后的就业报到证（或相关证明），联系原档案接收单位，请求他们将档案转递至新的单位。这个过程涉及两个单位之间的调转，流程相对复杂，需要毕业生耐心沟通协调。

3.档案遗失或查询不到：如果长时间查询不到档案物流信息，或接收单位表示未收到，应立即联系学校档案管理部门，提供单号请求协助查询。如果确认遗失，需要由学校出面与邮政或机要部门沟通，并尽可能补办关键档案材料。补办过程繁琐，因此前期保管好单号、及时跟进物流至关重要。

4.成为“死档”：如果档案长时间滞留在个人手中（超过一定期限，如EMS包裹被拆封），或者存放在无档案管理权限的机构，档案就会变成“死档”，失去其法律效力和流通性。激活“死档”非常困难，通常需要回原毕业院校、原工作单位等多方开具证明，并重新办理存档手续。
因此，切勿自行保管档案。

5.党员组织关系的同步转接：党员毕业生的党组织关系转接需要与档案转递同步进行，但这是两个独立的流程。党组织关系介绍信由党委部门开具，指向的是接收单位的党组织。虽然党员材料随人事档案一并寄送，但毕业生必须亲自或通过学校党组织办理组织关系转接手续，确保自己能按时在接收单位党组织报到，参加组织生活。

档案安全抵达接收单位并非万事大吉，毕业生仍需关注后续事宜：

• 确认入库：如前所述，主动确认档案已被接收单位成功录入其管理系统。
• 了解服务内容：如果档案存放在人才服务机构，应了解其提供的人事代理服务内容，如职称申报、出具相关证明、转正定级（如适用）等，并知晓办理流程和联系方式。
• 信息变更及时更新：今后如果工作单位、联系方式、居住地址等发生变化，特别是发生跨城市的工作变动时，务必及时通知档案存放单位更新信息，以便在需要时能顺利联系到你。
• 保持档案动态更新：参加工作后，产生的劳动合同、考核结果、职称评定材料等新的重要人事材料，应按规定及时归档，补充到个人档案中，确保档案的连续性和完整性。

焦作师范高等专科学校毕业生的档案调转是一项严肃、细致的工作，贯穿从毕业离校到职业生涯发展的全过程。毕业生作为档案的权益主体，必须树立正确的档案意识，扮演好主动沟通者和全程跟进者的角色。通过提前规划、准确信息、规范流程和及时跟进，方能确保这份记录个人成长与发展的重要文件得到妥善安置，为未来的职业道路扫清障碍，奠定坚实的基础。