天津艺术职业学院毕业如何调档案呢(毕业档案转递指南)

毕业生档案通常包含以下核心材料：

• 高中阶段材料：如高中毕业生登记表、学业水平考试成绩、高考报名登记表、高考志愿表、高考体检表等。
• 大学阶段材料：这是档案的主体部分，包括入学登记表、学生学年鉴定表、学习成绩单、军训考核表、毕业生登记表、学位授予证明（如适用）、在校期间的奖惩记录、党团组织关系材料（入党/入团志愿书、申请书、转正申请书、思想汇报等）。
• 其他重要材料：如就业通知书（报到证）副本、体检表、社会实践证明、重要的实习鉴定等。

天津艺术职业学院作为一所培养艺术类专门人才的高等职业院校，其毕业生档案还会突出体现学生的艺术专业实践能力，例如重要的演出、展览、比赛获奖记录，具有代表性的作品集简介或评价，以及参与重大艺术实践活动的鉴定材料等。这些内容共同构成了毕业生在艺术领域专业素养的有力证明。

档案具有唯一性、真实性、机密性和流动性。它不允许个人私自拆阅、涂改或持有。档案的转递必须通过机要通信或专人派送等保密渠道进行，确保其安全与完整。对于毕业生而言，档案必须存放在具备人事档案管理权限的机构，如公共就业和人才服务机构、国有企事业单位、机关团体等。个人长期持有档案或将其存放在无权限机构，将导致档案失效，成为“死档”，严重影响后续的就业、升职、退休等事宜。

1.已就业毕业生

• 就业单位具备人事档案管理权限：如果毕业生被录用到国有企事业单位、机关、公立学校等具备独立人事权的单位，这些单位可以直接接收并管理员工档案。毕业生需向单位确认其档案接收地址、单位名称、联系人及电话等信息，然后提供给学校。
• 就业单位不具备人事档案管理权限：绝大多数非公有制企业（私企、外企等）和部分社会组织不具备档案管理权限。这种情况下，毕业生的档案通常需要委托单位所在地或户籍所在地的公共就业和人才服务中心（通常称为“人才市场”）进行管理。毕业生需要与单位人力资源部门及对应的人才服务中心沟通，办理档案托管手续，获取调档函或准确的档案接收信息。

2.继续深造毕业生

• 如果毕业生考取了国内其他高校（本科或研究生），档案需要转递至录取院校的招生办公室或学生档案管理部门。毕业生需凭录取通知书或调档函，向学校提供录取院校的准确档案接收信息。

3.未就业、自主创业或自由职业毕业生

• 这类毕业生的档案通常有两种选择：一是转回户籍所在地的公共就业和人才服务中心，这是最常见的做法；二是在征得同意的情况下，暂时留在学校保管（但通常有期限限制，一般为两年，具体政策需咨询学校）。选择转回原籍最为稳妥，可以确保档案管理的连续性。

4.出国（境）深造或工作毕业生

• 其档案一般应转回户籍所在地的公共就业和人才服务中心。

确定接收单位后，关键是要获取该单位出具的调档函。调档函是档案接收单位同意接收档案的正式书面证明，是学校办理档案转递的必要文件。对于升学的学生，录取通知书往往可替代调档函；对于转回原籍的情况，有时可依据默认流程办理，但提前向户籍地人才中心咨询确认仍是明智之举。

第一步：毕业前夕的信息核对与确认

• 学校通常会组织毕业生核对个人基本信息及档案转递单位信息。毕业生务必认真核对姓名、身份证号、专业等关键信息是否准确无误，并根据自己的毕业去向，确认或填报档案接收单位的全称、详细地址、邮政编码、联系人及联系电话。这是确保档案准确寄送的基础，一旦有误，可能导致档案寄丢或无法被接收。

第二步：提交调档依据并办理离校手续

• 在办理离校手续环节，毕业生需要向学校负责档案管理的部门提交调档依据。
  • 已就业者：提交就业协议书（通常学校留存一份）或用人单位/人才中心开具的调档函。
  • 升学深造者：提交录取通知书复印件或录取院校的调档函。
  • 转回原籍者：按照学校要求，确认户籍地人才服务中心信息即可。
• 在学校的离校系统或手续单上，完成档案转递相关环节的签章确认。

第三步：学校审核、整理与寄发档案

• 学校档案管理部门审核毕业生提交的材料无误后，会统一对毕业生的档案材料进行整理、密封、装袋。
• 在毕业生离校后的一段时间内（通常是7月至8月），学校会通过机要通信或邮政EMS标准快递等规定渠道，将档案批量寄往各接收单位。机要通信是一种专门用于传递党政军机关及国企重要文件的保密邮政服务，安全系数高，但传递速度相对较慢。近年来，越来越多的高校采用EMS学生档案专用通道，便于跟踪查询。

第四步：查询档案到达情况并办理存档手续

• 档案寄出后，毕业生不应被动等待。应主动向学校询问档案寄出的大致时间，并索要档案转递单号（如通过EMS寄送）。
• 在档案寄出后约1-2周（具体时间因距离和邮寄方式而异），主动联系档案接收单位（如人才服务中心），查询档案是否已安全到达。
• 确认档案到达后，根据接收单位的要求，毕业生可能需持报到证、毕业证、身份证等材料前往办理正式的存档手续，确认档案关系已落实。这一步至关重要，是个人与档案管理机构建立正式管理关系的标志。

问题一：延迟就业或单位不确定，档案如何处理？

• 策略：首选方案是将档案转回户籍所在地的公共就业和人才服务中心。这是最稳妥、最通用的做法，可以避免档案滞留学校超过期限成为“遗留档案”，也方便日后就业时随时调取。切勿将档案滞留个人手中。

问题二：档案寄丢了怎么办？

• 策略：立即联系学校档案管理部门，通过转递单号查询邮寄轨迹，确认是否真的丢失。如果确认丢失，应尽快与学校协商，根据档案内材料的存底情况，尽可能进行补办。补办过程非常繁琐，需到高中、大学等多个部门申请，因此保管好转递单号、及时跟踪查询是最好的预防措施。

问题三：录取通知书或调档函收到较晚，错过了学校统一办理时间怎么办？

• 策略：及时与学校档案管理老师沟通，说明情况。学校通常会有后续的集中补办或个别办理时间。毕业生需按照老师的指导，在指定时间内提交相关材料。保持沟通是关键。

问题四：毕业后档案可以在学校保留多久？

• 策略：根据国家规定，毕业生档案可在学校免费保管一段时间（通常为两年，即“择业期”）。但具体政策各校可能略有不同，务必向天津艺术职业学院确认清楚保留期限、申请条件和超期后的处理办法。一般来说，除非有特殊原因（如正在办理某种手续），建议尽快将档案转至正规人才服务机构。

问题五：私自拆开了档案怎么办？

• 策略：档案袋的封条一旦被个人私自拆开，档案的真实性和完整性就受到质疑，任何具备档案管理权限的单位都将拒绝接收。唯一的补救措施是立即联系原毕业院校（天津艺术职业学院）的档案管理部门，说明情况，请求审核档案材料是否完整、无误，并由学校重新进行审核、密封、盖章。这个过程可能需要一定时间，且学校有权拒绝处理因个人不当行为造成的问题。

1.就业报到证（派遣证）

• 虽然近年来就业报到证的功能在某些情况下有所调整，但它仍是毕业生办理就业报到和档案转递的重要凭证之一（特别是进入体制内单位）。报到证通常一式两联，一联（有色联）由毕业生交至用人单位或档案接收单位办理报到手续，另一联（白色联）则存入个人档案。其抬头单位通常与档案接收单位一致。毕业生需根据学校指引，正确领取和使用报到证。

2.党组织关系与团组织关系转接

• 这是与档案转递并行但独立的一套程序。党员或团员的组织关系转接需要通过专门的党团组织系统进行操作，开具组织关系介绍信或进行网上转接。档案中存放的是党团材料的原件，而组织关系的接收单位必须与档案接收单位相对应或经其同意。毕业生需要同时向所在院系的党组织和团组织咨询并办理关系转接手续，确保“人档一致”，避免成为“口袋党员”或“失联团员”。

3.户口迁移

• 如果毕业生的户口在校期间迁到了学校集体户，毕业时还需办理户口迁移手续，开具户口迁移证。户口迁移地址通常与就业单位或档案回原籍的地址相关，但并非绝对一致。此项工作由学校保卫处或户籍科负责，毕业生需提前了解政策，及时办理。

天津艺术职业学院的毕业生们，面对档案调转这一严肃而重要的事务，务必秉持认真、负责、主动的态度。从毕业前夕的信息核对，到离校时的材料提交，再到离校后的跟踪确认，每一个环节都不可掉以轻心。充分了解政策，积极与学校、接收单位沟通，保留好关键凭证，是确保个人档案安全、准确、顺利到达新“家”的不二法门。这份看似普通的档案，将默默伴随你的整个职业生涯，为其提供最权威的注脚。处理好它，就是为未来的发展扫清一个潜在的障碍，奠定一份安稳的基础。