大同煤炭职业技术学院毕业如何调档案呢(毕业档案如何调取)

高校毕业生档案是人事档案的重要组成部分，它如同个人的“第二张身份证”，其重要性贯穿职业生涯始终。对于即将离开校园、步入社会的大同煤炭职业技术学院毕业生来说，顺利完成档案的转递是毕业季各项事务中的重中之重。本指南将深入、系统地阐述档案调转的完整流程、注意事项及相关问题的应对策略，旨在帮助毕业生清晰、高效地完成此项关键任务。

在具体操作调档流程之前，首先必须明确档案是什么以及它为何如此关键。毕业生档案并非仅是学习成绩单的集合，而是一套全面反映学生在校期间情况的原始记录。

• 基础材料：高中毕业生登记表、高考报名登记表、高考体检表等。
• 大学期间材料：入学登记表、学生学年鉴定表、毕业生登记表、学业成绩单、军训考核表、体检表等。
• 党团关系材料：入团/入党志愿书、申请书、转正申请书、思想汇报、党团组织鉴定等。
• 奖惩材料：校级及以上奖励证书复印件、处分决定文件等。
• 其他重要材料：学位授予证明、就业通知书（报到证）副本等。

这些材料的完整性、真实性构成了个人早期经历的唯一权威证明。其重要性体现在：

• 就业准入门槛：国有企业、事业单位、政府机关招聘录用时必须调阅档案进行政审。
• 职业发展基石：转正定级、职称评定、职务晋升、干部任免等均以档案记录为依据。
• 社会福利凭证：办理社会保险（养老、医疗、失业等）、计算工龄、核定退休待遇时需依赖档案信息。
• 继续深造前提：考取研究生后，录取院校会要求调档以进行资格复审。
• 人生大事依据：办理公证、出国政审、生育服务证等有时也需要档案证明。

因此，对待档案调转，必须抱有高度的责任感和严谨的态度。

无论毕业去向如何，档案调转都遵循一些基本原则和通用步骤。理解这些原则是灵活应对不同情况的基础。

基本原则：

• 对公转递原则：档案必须由大同煤炭职业技术学院的档案管理部门通过机要通信、邮政EMS标准快递（特定业务）或派专人送达的方式，直接转往具备人事档案管理权限的接收单位。毕业生本人绝对不能接触、携带、拆封自己的档案。
• 户籍与去向导向原则：档案的最终流向与毕业生的就业状况和户籍所在地直接相关。通常优先转往就业单位或其委托的人才机构，未就业则一般转回生源地人社部门或人才服务中心。
• 凭据操作原则：档案的转出需要依据有效的证明文件，最常见的即是《全国普通高等学校本科/专科毕业生就业报到证》（简称“报到证”）或调档函。

通用流程：

• 第一步：确定档案接收单位。这是整个流程的起点。毕业生需根据自身情况，明确档案应寄往何处。
• 第二步：获取调档凭证。向确定的接收单位申请并获得调档函，或由学校根据就业方案开具报到证。
• 第三步：向学校提交申请与凭证。在规定时间内，将调档函（或报到证信息）、个人有效证件复印件等材料提交至学院负责档案管理的部门（通常是学生工作处或招生就业指导中心下属科室），并填写档案转递申请表，确认接收单位的详细名称、地址、联系人及电话。
• 第四步：学校审核与寄出。学校档案管理部门审核材料无误后，整理密封档案，通过规定渠道寄出，并通常在校园网或相关系统公布档案转递单号或寄出日期。
• 第五步：确认档案到达。档案寄出后约1-2个月，毕业生应主动联系接收单位，查询档案是否已安全到达并完成归档。这是最容易忽视但至关重要的一步。

大同煤炭职业技术学院的毕业生去向多样，档案调转的具体要求也随之不同。
下面呢是几种常见情况的详细说明。

这种情况最为直接。通常是指毕业生被国家机关、事业单位、国有企业、大型集体企业等录用，这些单位自身设有组织人事部门，可以直接接收并管理员工档案。

• 操作流程：
  • 毕业生与用人单位签订就业协议（三方协议）。
  • 学校根据生效的就业协议向上级主管部门申报就业方案，据此为毕业生开具《报到证》，报到单位抬头即为该用人单位或其上级主管单位。
  • 毕业生将《报到证》副本（白色联）交给学校档案部门，或根据学校要求，将用人单位开具的正式调档函提交给学校。
  • 学校按前述通用流程将档案转往用人单位。
• 特别注意：务必与用人单位人事部门确认其确能接收档案，以及准确的接收地址和信息。

这种情况在民营企业、外资企业、中小型私营企业中非常普遍。这些单位无权直接管理档案，需要将档案委托存放在单位所在地或户籍所在地的公共就业和人才服务机构。

• 操作流程：
  • 毕业生需咨询用人单位，明确其合作或指定的人才服务机构是哪一家（例如：单位所在地的市/区人才服务中心）。
  • 由毕业生本人或用人单位，向该人才服务机构申请办理档案托管手续，人才机构会出具调档函。
  • 毕业生将调档函提交给学校档案部门。
  • 学校将档案转往该人才服务机构。
  • 《报到证》的开具，抬头通常也是该人才服务机构。
• 特别注意：档案存放在人才服务机构后，需了解其提供的后续服务，如转正定级（虽已简化但工龄记录仍重要）、职称申报、出具相关证明等。

对于暂未找到工作的毕业生，档案不能留在学校（学校仅提供两年择业期内的保管服务，且不作为长期人事管理），通常需要转回生源地。

• 操作流程：
  • 毕业生需向学校申领《报到证》，报到单位抬头一般为生源地所在地级市的人力资源和社会保障局、教育局或大中专毕业生就业指导中心（具体名称需根据生源地政策确定）。
  • 学校将凭《报到证》将档案转往生源地的上述接收单位。
  • 毕业生应在离校后，持《报到证》原件（有色联）到生源地报到单位办理报到和档案接收确认手续。
• 特别注意：务必准确核实生源地的具体接收单位名称和地址，可咨询当地人社局或查阅学校发布的生源地档案转递指南。档案回生源地后，一般免费保管，待找到工作后可根据需要再办理调转。

成功升学的毕业生，档案需要转至新的录取院校。

• 操作流程：
  • 录取院校的研究生院或招生办公室会向考生寄送《调档函》。
  • 毕业生收到《调档函》后，及时提交给大同煤炭职业技术学院的档案管理部门。
  • 学校审核后，将档案直接寄往录取院校指定的档案接收部门。
• 特别注意：注意调档函上的截止日期，务必在此日期前办理。
  于此同时呢，部分院校可能要求档案在特定时间前到达，需提前规划。

应征入伍的毕业生，档案将转至部队指定的政治工作部门。

• 操作流程：由部队团级以上单位出具调档函，学校按函件要求将档案转至部队。

此类毕业生的档案处理方式与“未就业”情况类似，强烈建议将档案转回生源地的公共就业和人才服务机构。这为将来缴纳社保、评定职称等提供了便利的基础。

把握时机和正确使用凭证是成功调档的保障。

• 毕业学年春季学期：学校会启动就业方案填报和档案转递信息核对工作。毕业生需密切关注班级通知、学校就业信息网，按时登录系统填报档案转递地址等信息。
• 离校前：通常为6月至7月，是集中办理档案转递手续的高峰期。务必在此阶段完成所有材料的提交和确认。
• 档案寄出后：档案通过机要通道或EMS寄送需要一定时间（通常15-30个工作日，偏远地区更长）。寄出后1-2个月，必须主动向接收单位核实。
• 两年择业期内：如果毕业时未办理转档，或需要改派，档案一般可在学校保留两年。期间一旦确定去向，应尽快办理转出手续。

• 《就业报到证》：这是计划经济时代延续下来的重要凭证，虽其功能在不断弱化，但目前仍是办理档案转递和户口迁移（如需）的重要依据之一。分为上下两联，上联（有色联）交毕业生本人到单位报到使用，下联（白色联）存入毕业生档案。
• 调档函：由具备档案管理权限的接收单位（如人才中心、新单位、新学校）出具，是要求学校转递档案的正式公文。函上会明确写明调档人信息、接收单位信息、调档事由及要求。
• 档案转递通知单：学校寄出档案时会附上此单，上有档案编号、寄出日期、机要号或快递单号等信息，是查询档案流向的关键依据（部分学校会向学生提供此单号）。

在调档过程中，可能会遇到一些问题和风险，需要提前知晓并防范。

• 问题一：档案丢失或迟迟未到。

  应对：首先联系学校档案部门，查询档案寄出的确切日期和机要号/快递单号。然后凭此单号联系机要局或邮政EMS查询投递状态。若确认丢失，应立即向学校报告，由学校出面与邮递机构交涉，并尽快启动补办程序。补办档案极为繁琐，需回原毕业院校及各相关单位逐一补办原始材料。

• 问题二：成为“死档”。

  成因：档案在个人手中存放超过一定期限（通常规定为严禁个人保管）；档案袋被拆封；档案存放单位失去档案管理资质等。

  危害：任何单位将拒收“死档”，导致档案功能完全丧失，影响一切需要档案的场合。

  预防与补救：坚决不自行携带档案。如不慎成为“死档”，需联系原毕业院校或具备资质的人才机构，咨询激活或重建档案的可能性，过程复杂且困难。

• 问题三：毕业多年后不知档案在何处。

  查找方法：首先从毕业院校查起，顺着转递记录一级一级往下查。可能的存放地包括：生源地人社局/教育局、第一个就业单位所在地的人才中心、曾工作过的其他城市的人才中心。现在许多省市的人才服务中心网站提供了在线查询功能。

• 问题四：更换工作后如何调档。

  这属于工作流动中的档案转移。需由新单位或其委托的人才中心出具调档函，毕业生持此函到原档案存放机构办理调出手续。原机构会通过机要将档案转至新单位。

结合职业技术学院的特点和当前就业形势，提出以下几点针对性建议：

• 主动咨询，信息至上：学院的辅导员、就业指导中心老师、档案室管理员是你们最直接、最可靠的信息来源。遇到任何不确定的问题，不要猜测，务必主动、反复咨询，直至完全明白。
• 高度重视信息核对：学校在集中转档前会组织信息核对，这是确保档案准确寄达的最后一道关口。对待每条信息（单位全称、地址、邮编）都要像对待高考志愿一样认真。
• 理解“择业期”政策：充分利用毕业后的两年择业期。如果暂时没有理想的接收单位，先将档案稳妥地转回生源地人才中心是明智之举。这比放在学校更利于计算工龄和办理相关手续。
• 建立个人人事档案意识：作为技术技能型人才，未来的职业生涯中可能会频繁涉及职称评定（如助理工程师、工程师等）、职业资格认证、技能等级认定，这些材料的归档都离不开你的基础档案。从毕业这一刻起，就要像管理自己的身份证和银行卡一样，管理好自己的档案流向。
• 保留关键凭证：妥善保管好《报到证》、调档函复印件、档案转递通知单号等所有与档案相关的文件和记录，拍照或扫描存于云端备份，以备不时之需。

毕业生档案的调转工作是连接校园与社会的桥梁，是个人组织关系转移的严肃程序。大同煤炭职业技术学院的毕业生们只要本着对自己未来高度负责的态度，提前了解政策，严格按照规范流程操作，保持与学校和相关单位的有效沟通，就一定能够平稳、顺利地完成档案的转递，为开启辉煌的职业征程奠定坚实的管理基础。切记，档案无小事，谨慎行之，受益终身。