南通职业大学毕业如何调档案呢(南通职大档案转递)

毕业生档案是记录学生个人经历、政治面貌、品德作风、学习表现、工作实绩等内容的文件材料，是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。

毕业生档案通常包含以下核心材料：

• 高中阶段材料：如高中毕业生登记表、高考报名登记表、高考志愿表等。
• 大学阶段材料：如高校毕业生登记表、大学成绩单、入学登记表、学年鉴定表等。
• 党团组织材料：如入团志愿书、入党申请书、思想汇报、转正申请书等。
• 奖惩材料：在校期间获得的重要奖项或处分记录。
• 毕业派遣相关材料：全国普通高等学校本专科毕业生就业报到证（历史上曾存在，现已优化，但其信息仍记录在档案转递中）等。

档案的重要性体现在多个方面：

• 就业与任职：企事业单位，特别是国有单位、机关事业单位在招聘、录用、转正定级、任免、晋升时，必须审查档案。
• 职称评定与职业资格：申报专业技术职称、考取各类职业资格，需要依据档案中的学历、工作年限等信息。
• 政审与考察：报考公务员、事业单位、参军入伍、入党等，需要进行严格的政治审查，档案是核心审查依据。
• 社会保障与退休：办理社会保险、计算工龄、确定退休年龄和退休待遇，都离不开档案记载。
• 落户与购房：部分城市的人才引进落户政策，需要调阅或接收个人档案。

在中国，个人不能自行保管档案。档案必须由具备人事档案管理权限的机构进行统一管理。这些机构主要包括：

• 各地公共就业和人才服务机构：如省、市、区县级的人才服务中心、人力资源市场等。这是绝大多数未就业或入职私营企业、外资企业毕业生的档案存放地。
• 机关、事业单位和国有企业：这些单位本身具有人事管理权，可以为正式录用的员工保管档案。
• 毕业学校：毕业生在离校时若未落实工作单位或升学，学校可按规定为其免费保管档案一段时间（通常为两年，具体以教育部和学校规定为准），此阶段称为“档案留校”。两年后，学校会将档案转回毕业生生源地的公共人才服务机构。
• 教育部留学服务中心：对于出国留学的毕业生，其档案可存放在留服中心。

理解档案的构成、价值和管理体系，是成功办理档案调动的第一步。只有明确了档案的“身份”，才能准确找到它，并按照规则进行流转。


二、毕业离校时档案的初始转递：奠定调档基础

南通职业大学的毕业生在办理离校手续时，学校会根据每位毕业生的就业或升学去向，统一办理档案转递手续。这个初始环节决定了档案的“起点”，后续的所有调动都基于此。

学校转递档案的依据是什么？ 核心依据是毕业生提供的有效“接收函”或调档函。具体分为以下几种情况：

• 已签订就业协议（三方协议）且单位有档案管理权限： 如果毕业生与机关、事业单位、国有企业等签约，这些单位会向学校发出调档函或直接在就业协议中明确档案接收信息。学校将按照此地址通过机要通道寄送档案。
• 已签订就业协议但单位无档案管理权限： 如果毕业生入职私营企业、外资企业等无人事权的单位，通常需要将档案托管至单位所在地或户籍所在地的公共人才服务机构。毕业生需要自行联系该机构办理接收手续，取得调档函后交给学校。
• 考取研究生或专升本： 录取院校的研究生院或招生办公室会向考生本科院校发出调档函。学校据此将档案转至录取院校。
• 未就业、自主创业、自由职业等： 学校通常会将档案转回毕业生生源地（高考报名地）的市级或区县级公共就业和人才服务机构。这是默认的档案流向。
• 申请档案留校： 部分毕业生可能因某种原因申请将档案暂时保留在学校。需注意保留期限和政策，到期前必须自行办理转出手续。

毕业生在此阶段的关键任务：

• 认真核对学校采集的档案转递地址信息，确保准确无误。
• 及时向学校提交有效的调档函或接收证明。
• 离校后一段时间内，主动向档案接收单位查询档案是否已安全到达，并确认档案编号等信息。南通职业大学通常会提供档案转递的单号或相关信息供查询。

这个阶段的顺利完成为后续可能的档案调动打下了坚实基础。如果初始转递出错，后续调档将变得异常复杂。


三、毕业后的档案调动：核心流程与操作细则

毕业生离校后，随着工作变动、升学、落户等个人发展需要，经常会面临档案调动的需求。此时的调动不再由学校主导，而是需要毕业生本人主动发起和办理。其基本逻辑是：由档案的接收单位（即调入单位）出具调档函，毕业生凭此函到档案的当前保管单位（即调出单位）办理调出手续。

调档的核心流程可以概括为以下步骤：

第一步：确认档案当前所在地。 这是所有操作的起点。如果你不确定档案在哪里，可以通过以下途径查询：

• 优先联系南通职业大学的学生工作处或档案馆，查询毕业时的档案转递记录和机要号。
• 联系你生源地的人力资源和社会保障局、人才服务中心。
• 联系你第一个就业单位或曾托管档案的人才机构。
• 通过各地开通的人事档案网上查询系统或小程序进行查询。

只有明确了档案的准确存放单位（全称）和档案编号，才能进行下一步。

第二步：获取调入单位的调档函。 这是调动档案的“通行证”。你需要联系你希望档案转入的新单位（例如：新入职的有档案管理权的单位、新城市的人才服务中心、录取你的新学校等），按照该单位的要求申请开具调档函。通常需要提供：

• 个人身份证复印件。
• 新单位的录用证明或劳动合同（如需转入工作地人才中心）。
• 户口本首页及本人页复印件（如需转入户籍地人才中心）。
• 录取通知书（升学情况）。

调档函上会明确写明调入单位名称、地址、联系方式、调档事由，以及调出单位名称。

第三步：前往当前档案保管单位办理调出手续。 持本人有效身份证件和调入单位开具的调档函，到档案当前所在地（如某人才服务中心）的档案管理窗口办理。工作人员会审核你的材料和调档函的真实性、有效性。审核通过后，他们会整理你的档案，并通过机要通信或邮政EMS标准快递等方式公对公寄往调入单位。请注意：个人一般不允许接触和自带档案。

第四步：跟踪与确认。 办理调出手续后，务必向调出单位索要档案转递的单号或凭证。一段时间后（通常为1-4周，视距离和邮寄方式而定），主动联系调入单位，确认档案是否已安全、完整地收到。至此，一次完整的档案调动流程才算结束。

几种常见具体情境的调档操作：

• 情境一：工作变动，从原单位到新单位。 若新旧单位均有档案管理权，则由新单位出具调档函，去原单位调档。若原档案在生源地人才中心，新单位有管理权，则由新单位出具调档函去人才中心调档。若新单位无管理权，需先将档案托管至新单位所在地人才中心，由该中心出具调档函。
• 情境二：考研/专升本成功，调档至录取院校。 持录取院校发出的调档函，到当前档案保管单位办理调出手续。
• 情境三：将档案从生源地或原工作地调至现工作地（单位无人事权）人才中心。 先咨询现工作地人才中心落户条件及调档政策，符合条件后，由该中心出具调档函，再回原档案地办理。
• 情境四：将档案调回户籍地人才中心。 通常比较简单，联系户籍地人才中心，询问所需材料（一般是身份证、户口本），由其出具调档函即可办理。

四、调档所需关键材料详解及注意事项

办理档案调动时，材料准备齐全、准确是成功的关键。
下面呢是对所需核心材料的详细说明和一些必须警惕的注意事项。


1.身份证明文件：

• 本人身份证原件及复印件： 这是最基本的身份凭证，办理任何手续都需出示。
• 若委托他人代办： 需提供本人亲笔签名的委托书、本人身份证复印件、代办人身份证原件及复印件。具体要求需提前咨询档案保管单位。


2.调档函：

• 这是整个流程中最核心的文件。务必确保调档函是由具有档案管理资质的机构（如人才中心、国企、机关事业单位）开具的。
• 检查调档函上的信息是否完全准确，包括调入和调出单位的全称、档案转入的详细地址、联系人、电话、调档事由、有效期等。任何错误都可能导致调档失败。
• 调档函通常有有效期（如30天），请在有效期内办理。


3.相关证明文件（根据调档事由准备）：

• 新单位录用证明/劳动合同： 用于证明你调档的合理性和必要性。
• 户口本首页及本人页复印件： 适用于将档案调回户籍地的情况。
• 离职证明/解约函： 如果从原单位调出档案，有时需要提供与原单位解除关系的证明。
• 录取通知书（升学）： 证明你已被更高层次的院校录取。

重要注意事项：

• 严禁个人自带档案： 这是铁的纪律。档案必须通过机要通信或公对公邮寄。任何单位接收个人手持的档案都是违规的，会导致档案变成“死档”，失去效力。
• 关注档案状态： 在档案转递期间，它是“在途”状态。在此期间，任何单位都无法查阅或借阅你的档案。需耐心等待档案到达调入单位。
• 妥善保管所有凭证： 包括调档函副本、办理回执、邮寄单号等。这些是万一出现问题时追查责任的重要证据。
• 提前沟通： 在办理前，最好通过电话或现场咨询的方式，分别与调出单位和调入单位确认所需材料、办理时间、办公地点等，避免白跑一趟。
• 正视“死档”问题： 如果档案因各种原因滞留在个人手中或无法正常流转，应尽快联系户籍地公共人才服务机构，咨询激活（或称为“存档”）的具体政策和办法，通常需要补充相关证明并经过严格审核。

五、常见问题与应对策略

在办理档案调动的过程中，毕业生可能会遇到各种问题。
下面呢列举一些常见情况及其应对方法。

问题一：找不到档案了怎么办？

应对策略：进行“档案溯源”。从毕业学校开始查起，顺着毕业时登记的转递地址一路追查。联系学校档案馆、生源地人社局、曾工作过单位所在地的人才中心等。如果实在找不到，可能需要向最后确认存在的档案管理单位申请补办相关证明材-料，但过程会非常繁琐，强调了一开始就跟踪好档案的重要性。

问题二：调档函开不出来，或者调入单位不接收档案？

应对策略：首先明确调入单位资质。如果新单位没有档案管理权，它本身无法开具调档函，也无法接收档案。正确的做法是联系单位所在地的公共人才服务中心，办理档案托管手续，由人才中心开具调档函。如果是因为不符合落户条件等原因被拒，需先解决前置条件（如达到规定的社保缴纳年限、学历要求等）。

问题三：档案在自己手里很多年了，成了“死档”怎么办？

应对策略：立即联系你户籍所在地的公共人才服务机构。如实说明情况，询问激活档案的政策。通常需要你保证档案袋密封完好，未拆封，并可能需要提供学历证明、身份证明、以及这段时间的工作经历证明等辅助材料。人才机构会审核材料，决定是否接收。切勿尝试自行邮寄，必须由人才机构审核后决定处理方式。

问题四：学校将档案寄丢了，或者接收单位说没收到？

应对策略：首先凭机要号或邮寄单号向邮政机要部门或EMS查询投递情况。确认是否签收、签收人是谁。如果确认丢失，需要立即联系毕业学校的学生处或档案馆，协商补办事宜。补办档案极为困难，只能补办主要材料的证明，如毕业登记表、成绩单等，原始材料无法复原。
因此，毕业时的跟踪确认至关重要。

问题五：离职后，原单位扣押档案不让调走？

应对策略：根据《劳动合同法》规定，用人单位在解除或终止劳动合同时，有义务在15日内为劳动者办理档案和社会保险关系转移手续。如果单位无理扣押档案，可以先与之协商。协商不成，可以向当地劳动监察大队投诉举报，或通过劳动仲裁、法律诉讼等途径维护自身合法权益。

毕业生档案的调动是一项严肃、规范的工作，它要求办理者具备足够的耐心和细心。对于南通职业大学的毕业生来说，只要深刻理解档案的重要性，遵循“先确认位置、再获取调函、后办理转出、终跟踪确认”的基本逻辑，提前准备好相关材料，积极与各方沟通，就一定能够顺利完成档案的调动，让自己这份重要的人生记录始终处于有效、安全的状态，为未来的职业生涯保驾护航。在整个过程中，保持冷静、有序的心态，遇到问题不慌张，寻求官方渠道的帮助，是解决问题的根本之道。

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