山东水利职业学院毕业如何调档案呢(毕业档案转递流程)

一、深刻理解毕业生档案的重要性与基本属性

在详细阐述调档流程之前，每一位山东水利职业学院的毕业生都必须从思想上深刻认识到个人档案的极端重要性。它绝非一份可有可无的材料，而是伴随终身的原始记录。

1.档案的核心内容

山东水利职业学院毕业生档案通常包含以下关键材料：

• 高中阶段档案：如高中毕业生登记表、学业水平考试成绩、高考报名登记表、体检表等。
• 大学阶段档案：主要包括入学登记表、学年鉴定表、学习成绩单、军训考核表、毕业生登记表、就业通知书（即报到证副本，现部分地区已推行电子报到证）。
• 党团组织材料：入团/入党申请书、思想汇报、转正申请书、积极分子考察表等（如有）。
• 奖惩材料：在校期间获得的重要奖项记录或处分决定。
• 其他补充材料：体检表、实习鉴定表等。

2.档案的法律效力与用途

档案的凭证价值体现在多个方面：

• 身份认定与职业发展：是确认干部身份、办理转正定级、评定专业技术职称（如助理工程师、工程师等）的必备依据。对于进入国有企事业单位的毕业生，档案关系到工龄的起算、工资定级和福利待遇。
• 公共服务与深造：报考公务员、事业单位招聘的政审环节，研究生录取后的调档，出国政审，办理退休手续，计算养老金等，均需核查个人档案。
• 户籍与社保：在某些城市办理落户、缴纳社会保险、享受失业保险等，也可能需要查阅档案信息。

3.档案管理的“公对公”原则

这是调档过程中最核心的原则。根据国家档案管理规定，个人档案不允许由本人自带或拆阅。档案的转递必须通过机要通信或专人送取的方式进行，即在具有人事档案管理权限的单位之间直接流转。任何私自拆封、涂改、保管档案的行为都将导致档案失效，变为“死档”，恢复起来程序极其繁琐复杂。

二、毕业前夕：明确去向与调档信息确认

调档工作始于毕业学年，毕业生需要根据自身的实际情况，提前规划并明确档案的去向。

1.确定档案接收单位

毕业生需根据毕业去向，确定一个具备人事档案管理权限的机构作为档案接收方。常见情况如下：

• 已签订就业协议（劳动合同）单位：如果就业单位是机关、事业单位、国有企业或规模较大的知名企业，通常自身就设有党委或人事部门，具备档案管理权限。毕业生应主动向单位人事部门咨询确认，并获取准确的档案接收单位名称、地址、联系人及电话。
• 就业于非公有制企业或社会组织：大部分民营、外资企业等不具备档案管理权限。此时，档案通常应转递至单位委托存档的公共就业和人才服务机构（如单位所在地或户籍所在地的人才市场、人才交流中心）。毕业生需询问单位人事部门，档案委托存放在哪个人才机构，并获取该机构的调档信息。
• 考取研究生或专升本：档案应转至录取院校的研究生院或学生处。毕业生需从录取学校获取调档函，并将调档函信息提供给山东水利职业学院。
• 出国、离职创业或暂未就业：通常建议将档案转回户籍所在地的县级以上（含县级）公共就业和人才服务机构。这是最稳妥的选择，可以保证档案的安全和管理的连续性。
• 参加“三支一扶”、“西部计划”等基层项目：档案一般由项目办或当地人社部门统一管理，需按照项目具体要求办理。

2.参与学校组织的毕业派遣信息核对

山东水利职业学院通常在毕业前会通过就业指导中心或辅导员，组织毕业生进行毕业派遣信息的网上或书面核对。这项工作至关重要，是学校为毕业生集中办理档案转递和报到证开具的直接依据。毕业生必须认真核对并填报以下信息：

• 档案转递单位名称（必须全称、准确）。
• 档案转递详细地址（包括省、市、区、街道、门牌号）。
• 接收单位邮政编码。
• 接收部门联系人及联系电话。
• 毕业生本人联系方式（确保在档案寄出后能及时收到通知）。

特别注意：此阶段填报的信息将直接决定档案的邮寄方向，务必反复确认，确保与档案接收单位提供的信息完全一致。一旦有误，后续修改将非常麻烦。

三、离校前后：调档流程的具体实施

信息核对完成后，学校将进入档案整理和集中转递阶段。毕业生需根据自身情况，跟进后续流程。

1.学校集中转递档案

对于在毕业离校前已明确去向并完成信息核对的毕业生，山东水利职业学院学生工作处或档案室会统一进行档案整理、封装，并按照核对过的地址，通过机要通信或邮政EMS标准快递等方式进行批量转递。此过程需要一定时间，通常在7月至8月期间完成。

2.后续需自行办理调档的情况

并非所有毕业生都能在离校前完成调档。
下面呢几种情况需要毕业生在离校后主动办理：

• 离校前未落实工作单位：档案可能暂时保留在学校（按规定通常可保留两年），待落实工作后，再凭调档函办理转递。
• 毕业后再就业或更换工作单位：需要从新的档案接收单位开具调档函，然后凭调档函回学校办理。
• 毕业时档案被派回原籍，现需调到新单位：需要先联系原籍的人才服务中心，确认档案已到位，然后由新单位或新单位委托的人才机构开具调档函至原籍人才，办理调档。这种情况属于档案的二次流转。

3.开具调档函的流程

当需要自行办理调档时，核心文件是调档函。开具调档函的流程如下：

• 第一步：联系档案接收单位。向具备档案管理权限的新单位或人才服务机构提出存档申请。
• 第二步：提交材料。通常需要提供身份证复印件、毕业证复印件、与新单位签订的劳动合同/就业协议（如需）等。
• 第三步：获取调档函。接收单位审核通过后，会出具一份正式的调档函。调档函上会明确写明调档单位名称、调档人信息、档案转递地址等。

4.回校办理调档手续

获取调档函后，毕业生（或委托他人）需携带以下材料到山东水利职业学院指定的部门（通常是学生工作处或档案室）办理：

• 本人身份证原件及复印件。
• 调档函原件。
• 若委托他人代办，还需提供委托书、委托人身份证复印件、受托人身份证原件及复印件。

学校审核无误后，将按照调档函上的地址，通过公对公渠道转递档案。毕业生应保留好办理凭证，并在一段时间后主动联系档案接收单位，确认档案是否已安全送达。

四、关键注意事项与常见问题解析

在调档过程中，以下几个问题需要特别警惕，以避免不必要的麻烦。

1.档案自带与拆封的严重后果

再次强调，严禁个人私自携带档案。如果学校误将档案交给个人，毕业生绝不能拆开档案袋，应尽快联系学校档案室，说明情况，请求学校重新通过机要渠道寄出。已拆封的档案，任何正规单位都将拒绝接收，需要返回原毕业院校重新审核、密封，过程极其复杂且耗时。

2.关注档案转递状态与及时确认

档案寄出后，并非万事大吉。机要通信传递较慢，可能需要几周甚至更长时间。毕业生应主动向学校询问档案的机要号或EMS单号

3.“死档”的激活与处理

如果档案因各种原因在自己手中滞留多年，已成为“死档”，激活流程非常繁琐。通常需要联系户籍所在地的公共人才服务中心，咨询激活政策。一般需要补办相关证明，如毕业证、身份证，并可能需要原毕业院校（山东水利职业学院）对档案材料进行重新审核、盖章、密封，人才中心才可能予以接收。

4.党组织关系与档案的关系

党员毕业生的党组织关系转接是一个与档案转递并行但独立的程序。档案内包含的是入党材料等书面文件，而党组织关系转接需要通过党员信息系统办理线上转接，并开具纸质版《中国共产党党员组织关系介绍信》。毕业生需要向所在院系的党组织汇报去向，由学校党组织开具介绍信，本人持介绍信到接收单位党组织办理报到。切勿认为档案转到哪里，组织关系就自动转过去了。

五、充分利用学校资源与保持信息畅通

山东水利职业学院的学生工作处、就业指导中心以及各院系的辅导员，是毕业生在调档过程中最可靠的信息来源和求助对象。

1.主动咨询

在遇到任何不确定的问题时，如不清楚接收单位是否具备资质、不知道如何填写信息、对流程有疑问等，都应第一时间通过电话、微信或现场咨询等方式联系学校相关部门。不要凭感觉猜测，以免造成不可逆的错误。

2.关注官方通知

毕业季，学校会通过官网、官方微信公众号、班级群等渠道发布关于毕业派遣、档案转递、报到证领取等重要通知。毕业生务必保持通讯畅通，密切关注这些信息，及时完成学校要求的各项操作。

3.保管好个人证件与材料

毕业证、学位证、身份证、报到证（或电子报到证）等是办理调档及相关手续的重要凭证，务必妥善保管，最好准备多份复印件以备不时之需。

总而言之，山东水利职业学院毕业生的档案调取是一项严肃、严谨的系统性工作，它要求毕业生扮演积极主动的角色，而非被动等待。从提前规划档案去向，到精准核对派遣信息，再到离校后跟进转递状态，每一个环节都需要毕业生投入足够的耐心和细心。深刻理解档案的价值，严格遵守“公对公”的转递原则，并与学校保持密切沟通，是确保个人档案安全、准确抵达新起点的三大基石。这份看似普通的纸质文件，实则是个人职业生涯的“身份证”和“通行证”，妥善处理它，就是为未来的发展扫清障碍，积蓄能量。