福建警察学院毕业如何调档案呢(调取毕业档案)

福建警察学院毕业生档案概述与重要性

人事档案是中国特有的一种组织人事管理制度下的产物，它记录了一个人的主要经历、政治面貌、品德作风、德才能绩等个人情况，具有凭证、依据和参考的作用。对于福建警察学院的毕业生而言，其档案内容除了包含与普通高校毕业生相同的学籍材料（如高考档案、入学登记表、成绩单、毕业生登记表、学位授予证明等）外，往往还包含其在校期间的政治审查材料、警务化管理的表现评定、体能训练考核记录、实习鉴定以及相关的奖惩文件等具有公安院校特色的重要材料。这些材料是未来用人单位，特别是公安、司法、海关、纪检等政法部门对毕业生进行录用考察和任职审查的关键依据。

档案的重要性不言而喻。它是毕业生进入公务员队伍，尤其是人民警察队伍的“通行证”，政审环节的核心就是审阅档案。它关系到毕业生的职级认定、工龄计算、社会保险缴纳、职称评定等一系列切身利益。档案的妥善管理也是国家人才战略的重要组成部分。
因此，每位毕业生都必须以高度负责的态度对待自己的档案，确保其流转过程的规范与安全。

调档前的准备工作：明确去向与接收单位

调档的第一步，并非直接前往档案管理部门提出申请，而是必须明确档案的“去处”。毕业生需要根据自身的就业或发展状况，确定一个具备人事档案管理权限的机构作为档案接收方。常见的接收单位类型包括：

• 录用单位：如果毕业生被国家机关（如公安、检察、法院、司法行政系统）、事业单位、国有企业正式录用，这些单位通常拥有独立的人事权或指定的档案保管部门，可以直接接收和管理员工档案。毕业生需要向录用单位的人事部门咨询准确的调档函开具信息。
• 公共就业和人才服务机构：如果毕业生前往非公有制企业、社会组织就业，或处于待就业、自主创业状态，其档案通常会转递至生源地或工作单位所在地的公共就业和人才服务中心（或称人才市场、人力资源市场）。
  例如，福建省内生源未就业毕业生，档案一般转回生源地市级或县级的人社局下属人才服务中心。
• 升学院校：如果毕业生考取国内其他高校的研究生或第二学位，档案需要转至被录取院校的研究生院或学生档案管理部门。
• 户籍所在地街道或乡镇：部分情况下，档案也可能转至户籍所在地的基层管理机构，但这种情况下档案的管理功能相对有限。

在确定接收单位后，毕业生必须主动联系该单位，获取其同意接收档案的正式证明——调档函。调档函是调取档案的法定凭证，其上需清晰注明接收单位的全称、地址、邮编、联系人、联系电话以及毕业生的基本信息。确保调档函信息的绝对准确是后续流程顺畅进行的前提。

调档流程详解

在备齐调档函及相关个人证明材料后，毕业生即可启动正式的调档程序。福建警察学院的档案管理通常由学生工作处（或类似的职能部门，如招生就业处、档案室）具体负责。流程一般如下：

• 第一步：提交申请材料。毕业生本人或委托他人，需向学院档案管理部门提交以下材料：
  • 调档函原件（由档案接收单位出具）。
  • 本人身份证复印件。如委托他人办理，还需提供委托人亲笔签名的委托书、委托人身份证复印件及受托人身份证原件和复印件。
  • 毕业证、学位证复印件（部分学校可能要求，用于核实毕业生身份和毕业状态）。
  • 学校要求的其他特定表格或申请文件（需提前向学院咨询）。
• 第二步：学院审核与档案整理。学院档案管理部门在收到齐全的申请材料后，会进行严格审核，确认调档函的真实有效性以及毕业生信息的准确性。审核通过后，工作人员将根据档案目录，对毕业生的档案材料进行最终核对、密封、包装。这个过程需要一定的工作日，毕业生应预留充足时间，并保持通讯畅通。
• 第三步：档案转递。这是最关键的一环，严格遵守“公对公”原则。福建警察学院不会将已密封的档案交给毕业生个人，而是通过以下两种安全渠道进行转递：
  • 机要通信：这是国家规定的转递人事档案的法定渠道，安全系数最高，但耗时相对较长，通常用于跨省、跨市的档案转递。学校档案室会统一通过机要局寄出，毕业生可向档案室查询机要号以便跟踪（并非所有机要件都提供公开查询）。
  • 专人送取：少数情况下，如果接收单位是本地且有严格保密要求的机关单位（如省公安厅、市公安局），可能会派专人持单位介绍信和有效证件到学校档案室当面签取。
• 第四步：确认档案到达。档案寄出后，毕业生有责任主动、及时地与档案接收单位联系，确认档案是否已安全、完整地送达。切勿想当然地认为档案已到。一旦发现长时间未到达，应立即联系学校档案室查询转递记录，必要时申请补办或追查。

不同毕业去向下的调档注意事项

不同毕业去向的毕业生，在调档时会面临一些特殊情况和需要特别注意的环节。

已就业毕业生（特别是入警或进入政法系统）

这类毕业生的调档流程通常与录用单位的政审、报到流程紧密衔接。需要注意的是，政法系统的政审极为严格，档案内容的完整性、真实性至关重要。毕业生在离校前，最好能配合学校完成档案材料的最终归档工作。调档函通常由录用单位的人事部门在政审环节或报到通知中一并提供。务必确认录用单位是否对档案到达时间有明确要求，以便合理安排调档申请时间。

待就业、灵活就业毕业生

对于尚未落实工作单位的毕业生，将档案转回生源地人才服务中心是普遍且稳妥的选择。毕业生需要提前联系生源地的人才服务中心，了解其接收档案的具体要求、地址和联系人。部分地方可能要求毕业生先在网上或现场办理人事代理手续后再开具调档函。将档案存放在人才服务中心，可以连续计算工龄（需办理相关手续），方便未来的职称评定，并且当找到有档案管理权限的单位时，可以随时从人才中心调出。

升学深造毕业生

考取研究生的毕业生，调档函由录取院校的研究生招生办公室或档案室发出。需要注意调档的时间节点，确保在录取院校规定的时间内完成调档，以免影响入学注册。部分院校可能要求档案在开学前必须到达。

特殊情况的处理

例如，毕业生在调档过程中更换了工作单位，或原调档函信息有误，需要重新开具调档函。遇到此类情况，必须第一时间与学校档案管理部门以及新旧接收单位沟通，说明情况，按照新的要求重新办理调档手续，避免档案误投或丢失。

常见问题与误区解答

• 问：我可以自己把档案带走吗？

  答：绝对不可以。个人携带档案是违反国家档案管理规定的行为，会导致档案成为“死档”，任何正规单位都不会接收个人自持的、尤其是已被拆封的档案。一旦拆封，档案的真实性和完整性将无法得到保证，需要回原毕业院校重新审核密封，程序非常繁琐。

• 问：调档函有有效期吗？

  答：通常有。调档函上一般会注明有效期，例如30天或60天。毕业生应在有效期内尽快办理调档手续，逾期可能需要重新开具调档函。

• 问：档案寄出后，我该如何查询进度？

  答：首先联系福建警察学院档案室，询问档案寄出的具体日期和采用的转递方式（如机要号）。然后，持机要号（如果提供）或通过接收单位查询。由于机要通信不提供像普通快递一样的实时网络查询，查询过程可能需要耐心。

• 问：如果档案在转递过程中丢失了怎么办？

  答：这种情况极为罕见，但万一发生，应立即联系学校档案室和档案接收单位，同时向负责转递的机要部门反映情况，启动查找程序。如果确定丢失，需要由学校根据存底材料尽可能予以补办，但补办的档案与原始档案在效力上可能存在差异。

• 问：毕业后档案可以在学校保留多久？

  答：按照国家规定，高校毕业生档案在校保留期限一般为两年（自毕业当年算起），此期间称为“择业期”。超过两年，学校原则上会将档案统一转回生源地人才服务机构。毕业生应尽早确定档案去向并办理转递手续。

结语

福建警察学院毕业生档案的调转工作，是一项制度性强、环环相扣的重要事务。毕业生必须树立正确的档案意识，充分认识到档案对于个人职业生涯的深远影响。成功的调档源于充分的准备、清晰的流程认知、及时的沟通跟进以及对“公对公”原则的严格遵守。建议毕业生密切关注学院发布的关于毕业派遣和档案转递的通知，主动咨询辅导员或档案管理老师，确保每一个环节都准确无误。妥善处理好档案问题，就是为自己未来的发展扫清一个重要障碍，让这份记录着青春与奋斗的珍贵文件，安全抵达它应有的位置，继续为个人的成长与进步提供坚实的证明和支持。