上海中医药大学毕业如何调档案呢(上海中医药大学档案调动)

毕业生档案的调转，其核心在于依据明确的“接收证明”（即调档函），由上海中医药大学大学生就业指导中心（或类似职能部门，以下简称“就业中心”）通过机要通信渠道，将档案安全、准确地寄送至指定的档案接收单位。整个过程需要毕业生本人主动发起、准确沟通、及时跟进。
下面呢将分阶段详细阐述。

在正式启动调档流程之前，充分的准备是确保后续一切顺利的基础。这个阶段的核心任务是确定档案的最终“落脚点”并获取具有法律效力的调档凭证。

• 确认档案接收单位：这是整个调档流程的起点和决定性因素。毕业生必须根据自身的毕业去向，明确一个具备档案保管资质的单位。通常有以下几种情况：
  • 已签订就业协议（三方协议）：如果就业单位是国家机关、事业单位、国有企业等具有人事管理权的机构，通常会将档案接收至单位内部的人事部门。毕业生需向单位人事部门确认其详细的单位名称、地址、邮编、接收部门及联系人电话。
  • 就业于非公有制企业或社会组织：大多数民营、外资企业不具备档案保管权限。此时，档案通常需要委托单位所在地或户籍所在地的公共就业和人才服务机构（如人才服务中心、人才市场）进行管理。毕业生需咨询单位人事或自行联系相关人才机构，办理档案托管手续，获取该机构的调档函。
  • 国内升学（考取研究生或第二学位）：档案将转至录取院校的研究生院或学生档案管理部门。录取院校会随录取通知书一并发放调档函，毕业生需仔细核对调档函上的信息。
  • 出国（境）深造：档案一般转回户籍所在地的县级以上公共就业和人才服务机构。
  • 暂未就业、自由职业或自主创业：最为常见的处理方式是将档案转回户籍所在地的公共就业和人才服务机构。部分毕业生也可选择将档案暂时留在学校（通常有两年择业期限制，具体政策需以毕业当年学校通知为准），但需清楚了解学校的保管期限和责任范围。
• 获取调档函：调档函是档案接收单位出具的、同意接收毕业生档案的正式书面证明，是学校转递档案的唯一依据。没有调档函，学校无法办理档案转出手续。毕业生应主动联系并催促档案接收单位尽快开具调档函，并确保函件上的信息（包括单位全称、地址、邮编、毕业生姓名、身份证号、学校名称等）准确无误。
• 关注学校官方通知：每年毕业季，上海中医药大学就业中心都会通过官方网站、微信公众号、毕业班辅导员等渠道发布详细的毕业生档案转递工作安排。内容包括办理时间、所需材料、线上系统操作指南、注意事项等。毕业生务必保持密切关注，严格按照学校规定的时间节点完成各项操作。

在准备好调档函并明确接收单位后，即可进入具体的办理阶段。上海中医药大学的档案转递工作通常线上线下相结合，以下流程为通用指南，具体操作请以当年学校通知为准。

• 流程一：已就业/升学（有明确接收单位）
  1. 信息登记与确认：登录学校就业指导中心指定的毕业生就业信息系统或小程序，准确填写档案转递单位信息。这是确保档案寄送地址正确的关键一步，务必反复核对，与调档函上的信息完全一致。
  2. 提交调档函：根据学校要求，将调档函的清晰照片或扫描件通过系统上传，或将纸质版调档函提交至就业中心。线上提交已成为主流方式，更加便捷高效。
  3. 等待学校审核与寄送：学校就业中心会批量审核毕业生提交的档案转递信息。审核通过后，学校会统一通过机要通信渠道寄送档案。机要通信是一种专门用于传递党政军机关及企事业单位机密文件的邮递方式，安全系数高，但邮寄速度较普通快递慢，通常需要1至4周时间才能到达。
• 流程二：转回原籍（户籍所在地人才中心）

  这是最常见的去向之一。操作流程与上述类似，关键在于准确获取户籍所在地人才中心的调档函和信息。

  1. 联系户籍地人才中心：主动咨询户籍所在地的市或区县级人才服务中心，了解接收档案的具体要求、办理流程，并申请开具调档函。部分地区可能需要提供户口本、毕业证复印件等材料。
  2. 办理委托存档手续：有些人才中心要求毕业生先办理个人委托存档手续，之后才会出具调档函。
  3. 在学校系统登记信息：将户籍地人才中心的准确名称、地址、邮编等信息填入学校就业系统，并上传其开具的调档函。
• 流程三：档案暂存学校

  对于在毕业时尚未确定去向的毕业生，部分高校允许申请将档案在学校暂存一段时间（通常为两年，即“择业期”）。

  1. 了解政策并提出申请：仔细阅读学校关于档案暂存的规定，明确暂存期间的档案身份（是否为“学生档案”）、所能提供的服务以及到期后的处理办法。如需暂存，通常需要向就业中心提交书面申请。
  2. 明确责任与时限：必须清楚，档案暂存学校期间，学校主要负责档案的安全保管，一般不提供涉及档案内容的证明材料（如政审材料等）。一旦在择业期内落实去向，应立即办理档案转出手续。超过择业期，学校有权将档案转回毕业生生源地，届时可能会增加不必要的麻烦。

档案调转过程可能不会一帆风顺，预见并妥善处理可能出现的问题至关重要。

• 问题一：调档函信息错误或接收单位不明确

  应对策略：收到调档函后，第一时间仔细核对所有信息。如发现错误，立即联系出具单位更正，重新开具。如果对接收单位资质存疑（例如，一个小公司声称可以接收档案），务必通过官方渠道核实。最稳妥的方式是确认档案由单位所在地或户籍地的人才中心接收。

• 问题二：档案寄出后长时间未到达

  应对策略：

  • 耐心等待并计算时间：首先考虑机要通信的时效性，给予充足的时间（如一个月）。
  • 查询机要号：档案寄出后，向学校就业中心问询本次档案寄送的机要号。凭借机要号，可以拨打当地机要通信局的电话查询档案物流状态。
  • 联系接收单位确认：主动联系档案接收单位，询问是否已收到档案。单位内部归档也需要时间，可定期跟进。
  • 启动查询程序：如果远超过正常时限且查询无果，应立即向学校就业中心报告，由学校出面向机要部门发起档案查询程序。

• 问题三：毕业后更换工作或升学，需要再次调档

  应对策略：这属于正常的档案流转。你需要做的是：

  1. 从新的档案接收单位（新单位或新学校）获取调档函。
  2. 携带调档函和个人有效身份证件，前往当前档案保管单位（即第一次档案寄达的地方）办理调出手续。
  3. 此次调档将由当前保管单位直接寄往新的接收单位，一般不再经由上海中医药大学。

• 问题四：遗忘档案去向，成为“弃档”或“死档”

  应对策略：这是最糟糕的情况。应尽快行动：

  • 回母校查询：首先联系上海中医药大学就业中心或档案馆，查询当年档案转递的原始记录，找到寄往何处。
  • 生源地溯源：如果学校记录显示转回生源地，则逐级（市、区、县）联系生源地的人才服务中心查询。
  • 激活“死档”：如果档案在个人手中或存放在无资质单位时间过长，可能会变成“死档”，需要联系户籍地人才中心咨询激活（存档）手续，可能需要补办相关证明、进行身份复核等。

档案寄出并不意味着万事大吉，确认档案安全抵达并了解其状态是毕业生应尽的义务。

• 主动确认接收情况：在档案寄出后约一个月左右，应主动通过电话或现场咨询的方式，联系档案接收单位，确认档案是否已安全到达并完成归档。
• 知晓档案所在地：务必牢记自己的档案存放在哪个单位（精确到部门），并记录该单位的联系方式。在今后需要办理职称评定、落户、入党、考研政审等事宜时，能迅速提供准确的调档信息。
• 及时更新信息：如果联系方式、工作单位发生变动，特别是当档案存放在人才服务中心进行人事代理时，应主动告知存档机构更新个人信息，以确保在需要时能及时联系到你。
• 理解档案内容：个人档案是密封的，本人不能拆阅。但应了解其中大致包含的材料，如高校毕业生登记表、学习成绩单、学位授予证明、党团组织关系材料、奖惩记录等。确保这些材料的齐全和准确，对自己负责。

总而言之，上海中医药大学毕业生的档案调转工作是一项严肃、严谨的系统工程，它要求毕业生具备高度的责任心和前瞻性。从毕业前夕明确去向、获取调档函，到毕业时准确填报信息、提交材料，再到离校后耐心追踪、确认接收，每一个环节都容不得半点马虎。档案虽不常被记起，却贯穿个人职业发展的始终。唯有以审慎的态度对待它，遵循规范流程，主动沟通协调，才能确保这份记录人生重要阶段的文件得以安全、顺畅地流转，从而为未来的发展道路扫清障碍，奠定坚实的基础。希望每一位上海中医药大学的毕业生都能顺利完成档案调转，开启人生的新篇章。