信阳航空职业学院毕业如何调档案呢(档案调转流程)

毕业季来临，除了告别校园的伤感与对未来的憧憬，一系列繁琐而重要的毕业手续也接踵而至。其中，个人档案的调转是每一位信阳航空职业学院毕业生都必须妥善处理的核心事项。档案是伴随个人一生的重要文件，其转递的准确性与及时性至关重要。
下面呢将全面、详细地阐述信阳航空职业学院毕业生调转档案的各个环节、注意事项及不同情况下的应对策略。

在着手调档之前，首先必须明确“毕业生档案”究竟是什么，它为何如此重要。毕业生档案是学生在校期间形成的集中保存备查的历史记录，其主要内容包括：

• 高中阶段材料：如高中毕业生登记表、学籍卡、高考报名登记表、高考体检表、高考志愿表等。
• 大学阶段材料：
  • 入学材料：信阳航空职业学院新生入学登记表、入学体检报告等。
  • 学习材料：各学期学业成绩单、课程设计、实习报告、毕业设计/论文评定表等。
  • 政治面貌材料：入团、入党申请书、思想汇报、转正申请、相关鉴定表等。
  • 奖惩材料：在校期间获得的校级及以上奖励记录、处分决定及解除材料。
  • 毕业材料：高校毕业生登记表、就业通知书（报到证副联，虽已取消但仍具历史衔接意义，相关功能由新机制替代）等。
• 其他重要材料：在校期间的体检表、军训鉴定表等。

档案的重要性体现在多个方面：它是用人单位全面了解求职者情况的重要依据；是办理就业落户、公务员招录、事业单位招聘的必备材料；是评定职称、考取职业资格证的佐证来源；是办理社会保险、计算工龄、确定退休待遇的原始凭证；也是未来出国政审、婚育证明等事项的参考基础。
因此，档案的完整性、真实性和流转的安全性不容有任何闪失。

信阳航空职业学院毕业生档案调转遵循“根据派遣去向，对公转递，严禁个人自带”的核心原则。这意味着档案必须由学校通过机要通信或邮政EMS标准快递等国家认可的保密渠道，直接寄送至毕业生指定的、具备档案管理资质的接收单位。毕业生本人不得接触或保管档案袋。

其基本流程可以概括为以下几个核心步骤：

这是整个调档流程的起点和决策基础。毕业生需根据自身情况，确定档案的最终去向。主要分为以下几类：

• 已就业：
  • 就业单位有档案管理权限（如国家机关、事业单位、国有企业、部分大型优质民营企业）：档案应转至就业单位的人事部门。
  • 就业单位无档案管理权限（如私营企业、外资企业、社会组织等）：档案通常转至单位所在地或户籍所在地的公共就业和人才服务机构（如人才市场、人才交流中心）。
• 未就业、自由职业、自主创业：档案一般转回户籍所在地的县级以上公共就业和人才服务机构。
• 国内升学：档案转至被录取院校的研究生院或招生办公室。
• 出国（境）留学：档案可转至户籍所在地的公共就业和人才服务机构，或教育部留学服务中心（需符合其接收条件）。

确定去向的核心依据是能够证明该去向的有效函件，例如：录用通知、调档函、录取通知书等。

在明确接收单位后，毕业生需要向该单位申请开具调档函。调档函是具备档案管理资质的单位出具的、要求调取某人档案的正式公文，是学校办理档案转递的唯一合法依据。调档函上应清晰注明：

• 毕业生姓名、身份证号等基本信息。
• 档案接收单位的全称、详细地址、邮政编码。
• 接收部门、联系人及其联系电话。
• 调档事由（如“录用”、“升学”等）。
• 单位公章（必须是人事部门或档案管理专用章）。

对于转回原籍的情况，通常不需要毕业生自行开具调档函，学校会按照教育部和河南省教育厅的有关规定，将未落实就业单位或单位不接收档案的毕业生档案，统一转递至户籍所在地的毕业生就业主管部门（如某某市/县人力资源和社会保障局）。但毕业生仍需向学校就业指导中心确认准确的接收单位信息。

毕业生须在学校规定的时间内（通常在毕业离校前），将调档函原件或清晰电子版、以及本人准确的联系方式提交给信阳航空职业学院负责档案管理的部门（通常是学生工作处或就业指导中心）。
于此同时呢，务必再三核对《高校毕业生派遣信息登记表》上填写的档案转递地址、单位名称、联系人及电话，确保万无一失。

学校就业指导中心或档案室在收到毕业生的调档函及确认信息后，会进行严格审核，确保函件真实有效、信息准确完整。随后，学校将统一整理、封装毕业生档案，并按照既定的工作安排，通过机要通信或邮政EMS高校毕业生档案专用通道进行寄送。

机要通信是党和国家机密文件传递的主要渠道，安全性极高，但邮寄速度相对较慢，且一般不提供详细的网上物流跟踪信息。邮政EMS快递则提供了物流单号，便于查询跟踪。信阳航空职业学院会根据上级主管部门的要求和实际情况选择寄送方式。

档案寄出后，学校通常会向毕业生提供档案转递的单号信息（如为EMS）或告知寄出日期（如为机要）。毕业生应主动关注，并在合理时间（通常为寄出后1-4周）内，主动联系档案接收单位，确认档案是否已安全到达。

确认档案到达后，根据接收单位的要求，毕业生可能需持报到证（或相关证明）、毕业证、身份证等材料前往办理报到手续，完成档案的最终落地。这一步至关重要，它标志着你的档案已被正式接收并纳入管理。

针对不同的毕业状态，档案调转的具体操作存在细微差别。

对于已确定工作单位的毕业生，这是最常见的情况。

• 情况A：单位有人事权。这是最理想的情况。毕业生需向单位人事部门申请开具调档函，并将调档函提交给学校。学校将直接按函上地址寄送档案。毕业生到岗后，按单位要求办理入职和档案接收手续。
• 情况B：单位无人事权。这是多数民营、外资企业就业毕业生面临的情况。毕业生需咨询单位人事部门，档案应托管在何处（通常是单位所在地的人才服务中心）。然后，毕业生需向该人才服务中心申请开具调档函（有些单位会代为办理），再将调档函交给学校。档案将寄往指定的人才服务中心。毕业生需及时到该人才服务中心办理档案托管手续，这将关系到今后的职称评定、社保缴纳等。

对于毕业后未立即找到固定工作单位、从事自由职业或自主创业的毕业生，档案通常有两种处理方式：

• 转回户籍地：这是最稳妥、最常规的做法。学校会将档案转递至毕业生户籍所在地的县级以上公共就业和人才服务机构（如XX市人才交流中心）。毕业生需及时联系户籍地人才机构，了解报到相关政策，确保档案安全入库。此举便于未来在户籍地就业、升学时调取档案，也方便计算工龄和办理社保。
• 暂留学校：根据国家规定，高校毕业生档案可在学校免费保管两年（自毕业当年7月1日起算）。如果毕业生在两年内能确定档案接收单位，可以向学校申请将档案转出。申请暂留需符合学校的具体规定，并可能需办理相关手续。需要注意的是，档案留校期间不计工龄，学校不再负责出具涉及档案的任何证明。两年期满后，若仍未办理转出手续，学校将按规定将档案寄回生源地，其间可能产生档案丢失的风险，因此不建议长期滞留。

考取国内研究生的毕业生，档案调转相对简单。毕业生凭录取院校的调档函或录取通知书（具体以录取学校要求为准）到信阳航空职业学院办理调档手续。学校将直接通过机要或EMS将档案寄往录取院校的指定部门。务必确保录取院校的档案接收信息准确无误。

选择出国深造的毕业生，档案一般转回户籍所在地的公共就业和人才服务机构。也可以选择存放在教育部留学服务中心，但需满足该中心的存档条件，如已取得国外高校录取通知书等。毕业生应提前咨询目标存档机构的具体要求，并按其规定办理相关手续，获取调档依据后提交给学校。

在调档实践中，毕业生常会遇到一些问题，需要提前了解和规避。

风险：导致学校无法按时寄出档案，或档案被寄往错误地址，造成延误甚至丢失。对策：尽早联系接收单位办理调档函。收到调档函后，逐字核对单位名称、地址、联系人、电话，确保与官方信息完全一致。如有疑问，立即与接收单位核实。

风险：想当然认为档案已寄到，但实际可能因地址不详、单位拒收等原因被退回或滞留，错过重要事项办理时机。对策：档案寄出后，主动、多次联系接收单位查询。保留好学校提供的邮寄凭证或单号，定期跟踪物流信息。一旦发现异常，立即与学校和快递公司沟通。

风险：这是最严重的错误。根据规定，个人保管的档案或拆封后的档案，任何正规单位都将拒收，档案变为“死档”，失去效力。对策：坚决不接触档案袋。如果因特殊原因档案到了个人手中，切勿拆封，应尽快联系学校或户籍地人才机构，咨询如何通过合规渠道激活和转递。

对于往届生，调档流程与应届生类似，但发起方不同。需要由当前的档案保管单位（如原籍人才中心）向新的接收单位开具调档函，然后本人或新单位持函到当前保管单位办理调出手续。信阳航空职业学院只负责毕业生离校时的首次转递，后续调动需按社会人员流动程序办理。

顺利调档离不开与学校的有效沟通。毕业生应密切关注信阳航空职业学院官方网站、就业信息网、班级群或院系发布的关于毕业生档案转递工作的具体通知。明确学校负责此项工作的部门（通常是学生处或就业指导中心）的联系方式、办公地址、材料提交截止日期等。在遇到任何不确定的问题时，应优先通过官方渠道咨询辅导员或相关部门老师，获取最权威的指导，避免听信非官方信息。

信阳航空职业学院毕业生的档案调转是一项严肃、严谨的系统工程。它要求毕业生具备前瞻性，提前规划，仔细核对，主动跟进。充分理解档案的重要性，严格遵守“对公转递”原则，准确把握不同去向下的具体要求，并有效规避常见风险，是确保个人档案这一宝贵人生记录得以安全、准确、高效完成转递，为未来职业生涯奠定坚实基础的可靠保障。每一位毕业生都应以高度的责任心对待此事，顺利完成这大学时代的“最后一课”。