兰州博文科技学院毕业如何调档案呢(兰州博文科技学院调档流程)

毕业生档案的调转是一项严肃、规范的工作，它遵循国家关于流动人员人事档案管理的相关规定，确保档案的完整性、真实性和安全性。兰州博文科技学院的档案调转工作通常由学校学生工作处或档案馆具体负责，并会随毕业季的到来发布详细的办理指南。毕业生需要做的就是根据指南，结合自身情况，一步步完成操作。
下面呢将分阶段详细阐述整个调档流程。

调档并非凭空发起，其前提是毕业生必须已经确定了档案的接收单位，并取得了该单位出具的正式调档函。这是启动整个流程的“钥匙”。

• 确认档案接收单位

  毕业生的去向决定了档案的最终流向，主要分为以下几类情况：

  • 已签约就业单位（具有档案管理权限）：如果你签约的是国家机关、国有企事业单位、大型公有制企业等本身具备人事档案管理权的单位，你的档案将直接转入该单位的人事部门。
  • 已签约就业单位（不具备档案管理权限）：绝大多数民营企业、外资企业、合资企业等不具备保管档案的资质。在这种情况下，你的档案通常需要委托单位所在地或户籍所在地的公共就业和人才服务机构（如人力资源与社会保障局、人才交流中心）进行管理。你需要向单位确认档案委托管理的具体机构信息。
  • 考取研究生或专升本：如果你成功考取了其他高校继续深造，你的档案将需要转入录取院校的研究生院或学生档案管理部门。录取院校会随录取通知书一并寄送调档函。
  • 出国深造：档案可转至户籍所在地的公共就业和人才服务机构。
  • 暂未就业、自主创业、自由职业：这是最常见的情况之一。档案通常建议转回户籍所在地的公共就业和人才服务机构。这样做的好处是便于统一管理，未来就业时调取方便，也能连续计算工龄（档案在人才机构存放期间，如缴纳社保，可计入工龄）。
  • 参加“三支一扶”、“西部计划”等项目：根据项目具体政策，档案可能由项目办统一管理，或转回生源地人才机构。

  准确判断自身属于哪种情况，是第一步。

• 获取官方调档函

  在明确了接收单位后，需要主动联系该单位申请开具调档函。调档函是具备法律效力的正式文件，是学校寄送档案的唯一依据。一份合格的调档函必须包含以下核心信息：

  • 抬头：兰州博文科技学院（或学校档案管理部门全称）。
  • 毕业生基本信息：姓名、身份证号、学号、所在学院及专业。
  • 档案接收单位全称、详细地址、邮政编码、联系人、联系电话。
  • 调档事由（如“录用应届毕业生”、“研究生入学”等）。
  • 调档函出具单位的公章（必须是单位公章或人事专用章）。

  特别注意：务必核实调档函上信息的准确性，任何一个字的错误都可能导致档案无法准确投递。
  于此同时呢，要确认接收单位确实具备档案管理资质，避免将档案误寄至无权的单位，导致档案“流浪”。

• 关注学校通知与截止时间

  兰州博文科技学院会在毕业季通过学校官网、就业信息网、班级辅导员、毕业班群等多种渠道，发布关于毕业生档案转递工作的具体安排。这份通知会明确以下关键信息：

  • 集中办理调档手续的时间段（通常是在毕业答辩后至离校前）。
  • 受理调档函的截止日期。
  • 提交调档函的方式（是线上系统上传还是线下交至指定办公室）。
  • 负责老师的联系方式及咨询方式。

  毕业生必须密切关注这些官方信息，错过集中办理时间，后续可能需要个人办理，流程会更复杂，耗时也更长。

当准备工作就绪后，就需要按照学校的要求正式办理调档手续。

• 提交调档函

  根据学校通知的要求，在规定时间内将调档函提交给学校指定的部门（通常是学生工作处或档案馆）。提交方式可能是：

  • 线上提交：登录学校毕业生就业系统或指定平台，按要求上传调档函的清晰扫描件或照片。
  • 线下提交：将调档函原件交至学校指定办公室。如果本人不在校，可委托同学或老师代为提交，但需注意是否需要委托书。

  提交后，务必确认学校是否成功接收。线上系统一般会有状态提示，线下提交可索要回执或通过电话确认。

• 核对个人信息

  在学校收到调档函后，通常会生成一份档案转递信息表或让毕业生再次核对相关信息，包括姓名、身份证号、档案接收单位的详细地址和名称等。这一步至关重要，是档案准确寄出的最后一道防线。毕业生必须仔细核对，确认无误后签字确认。一旦因个人核对疏忽导致信息错误，责任需自行承担。

• 等待学校统一寄发

  学校不会在收到一份调档函后就立即寄出一份档案。为了确保效率和规范，学校会集中一批调档函，在毕业生离校后，统一通过机要通信或EMS学生档案专用通道进行寄送。机要通信是一种比普通邮政更安全、保密性更高的寄送方式，主要用于寄送党政军机关及国有企事业单位的公文、档案等，但邮寄速度相对较慢。整个过程可能需要几周甚至一两个月的时间。

档案寄出后，并不意味着万事大吉，主动查询和确认档案是否安全到达是毕业生应尽的义务。

• 查询档案寄递状态

  档案寄出一段时间后（通常为1-2个月），应主动向档案接收单位查询档案是否已收到。可以先通过以下途径查询物流信息（如果学校提供单号的话）：

  • 机要通信查询：联系学校档案管理部门，获取机要号，然后通过机要局查询。
  • EMS查询：如果使用EMS，可通过快递单号在官网查询。

  但最直接有效的方法是，直接电话联系档案接收单位的联系人，提供你的姓名和毕业院校信息，请求对方在档案管理系统中查询是否已入库。

• 处理异常情况

  如果长时间（如超过3个月）查询不到档案信息，或接收单位表示未收到，应立即启动以下步骤：

  • 首先联系兰州博文科技学院的档案管理部门，查询档案的具体寄出日期和寄递单号，确认档案是否已发出。
  • 根据单号向邮局或机要局查询档案当前所在位置，看是否在途中出现问题（如地址不详被退回等）。
  • 如果确认档案丢失，应立即与学校和相关邮递机构沟通，协商补办事宜。补办档案非常繁琐，需要回校补办各种原始材料，因此预防远胜于补救。
• 报到与存档证明

  对于档案寄往公共就业和人才服务机构的毕业生，在确认档案到达后，通常需要本人或委托他人持报到证、毕业证、身份证等材料，到该机构办理报到手续，并获取一份存档证明或办理人事代理。这份证明是档案已妥善存放的凭证，请务必妥善保管。

在调档过程中，一些常见问题和细节需要特别留意。

• 关于报到证（派遣证）的作用

  虽然近年来国家简化了报到证办理流程，但其在档案转递和户口迁移中仍可能扮演重要角色。报到证一式两联，一联（就业报到证）放入档案，另一联（就业通知书）由毕业生手持，用于到接收单位报到。它的抬头通常与调档函的接收单位一致。务必根据学校指导，正确办理和使用报到证。

• 档案自带或个人邮寄的风险

  严禁毕业生个人私自拆封、携带或通过普通快递邮寄档案。根据规定，档案转递必须公对公，通过机要通道。个人接触的档案会立即失效，变为“死档”，接收单位有权拒收。一旦档案变成“死档”，激活过程极其复杂，需要多方证明材料的核实，会给个人造成巨大困扰。

• 暂缓就业与档案留校

  部分毕业生可能因特殊原因（如正在办理落户、等待公务员政审等）申请将档案暂时留在学校。学校一般会提供短期的免费保管服务（通常为两年）。毕业生需要向学校提出书面申请，经批准后办理暂缓派遣手续。需要注意的是，档案留校期间，学校不再负责出具涉及档案的任何证明，也无法计算工龄。两年期满后，若未及时办理转出手续，学校有权将档案退回生源地，可能会产生滞留费用或导致档案流转不畅。

• 更改档案去向

  如果在提交调档函后，毕业生的去向发生变更（如更换工作、考研调剂成功），需要更改档案接收单位，必须尽快联系学校档案管理部门，说明情况，并提交新接收单位出具的调档函原件，同时撤回旧的调档函。这必须在学校寄出档案之前完成，一旦档案寄出，再要更改将非常困难。

兰州博文科技学院的毕业生档案调转是一个系统性工程，要求毕业生具备高度的责任心和主动性。从前期明确去向、获取调档函，到中期配合学校办理手续、仔细核对信息，再到后期主动查询确认、办理报到，每一个环节都不可或缺。唯有认真对待，严格遵守流程，才能确保这份记录着青春奋斗历程的珍贵文件安全、准确地抵达新的港湾，为未来的发展扫清障碍。当收到档案接收单位“档案已收到”的确认消息时，才算是为大学生涯画上了一个圆满的句号。