定西师范高等专科学校毕业如何调档案呢(毕业档案调取)

毕业生档案是记录学生个人经历、品德作风、学业成绩、政治面貌、身体状况等情况的文件材料，具有法律效用，是个人历史和身份的官方证明。对于定西师范高等专科学校的毕业生，其档案中通常包含但不限于以下材料：

• 高中阶段档案：如高中毕业生登记表、学业水平考试成绩、高考报名登记表、高考体检表等。
• 大学阶段档案：包括入学登记表、学生学籍卡、成绩单、毕业生登记表、教育实习鉴定表、学年鉴定表、奖惩记录、党团组织关系材料（入团/入党申请书、志愿书、思想汇报等）、体检表、毕业论文（设计）成绩评定表等。
• 报到证副本（派遣证）：这是毕业生前往接收单位报到的凭证，其白色联（通知书联）会放入档案中随转。

档案的重要性体现在多个方面：

• 就业准入的“通行证”：国家机关、事业单位、国有企业以及许多规范化管理的民营企业，在正式录用员工时，必须审查个人档案，以确保信息的真实性和连续性。档案不全或缺失可能导致无法办理入职手续。
• 核定工龄与福利的关键：档案是计算工龄的起点依据。工龄直接影响带薪年休假天数、社会保险缴费年限认定、以及未来的养老金计算。档案流转不及时，可能导致工龄计算出现“空档期”，损害个人权益。
• 职称评定的基础：对于教师、工程师、医生等需要评定专业技术职称的职业，档案中的学历证明、工作经历、考核结果等是申报和评审的必备材料。
• 政治审查的依据：报考公务员、参军、入党等需要进行严格政治审查的环节，档案是核心的审查对象。
• 其他重要事务的凭证：办理户口迁移、出国政审、公证、退休等事宜时，往往也需要查阅或出具档案中的相关证明。

因此，定西师范高等专科学校的毕业生务必认识到，妥善处理档案调转绝非小事，而是关乎个人长远发展的战略性事务。

第一，明确毕业去向。这是决定档案流向的根本因素。毕业生需对自己的未来有清晰的规划，通常分为以下几类情况：

• 已落实就业单位：且该单位（如公办学校、政府机关、国企、事业单位等）具有人事档案管理权限，能够直接接收并管理档案。
• 已落实就业单位：但单位（如多数私营企业、外资企业、民办学校等）无人事档案管理权限，无法直接接收档案。
• 考取专升本或研究生：已被其他高校录取，继续深造。
• 未就业、自主创业或自由职业：暂未找到固定工作单位或选择灵活就业。
• 出国（境）留学或工作：计划赴国外或港澳台地区发展。

第二，确认档案接收单位的准确信息。根据不同的去向，接收单位也不同：

• 对于有档案管理权的单位，接收单位即该单位的人事部门（或人力资源部）。
• 对于无档案管理权的单位，档案通常需要委托单位所在地或户籍所在地的公共就业和人才服务机构（如人才市场、人才交流中心）管理。毕业生需提前联系该机构，确认其是否同意接收以及需要办理哪些手续。
• 对于升学的学生，接收单位是考取院校的招生办公室或学生档案室。
• 对于未就业等情况，档案通常转回户籍所在地的县级以上公共就业和人才服务机构。

第三，获取关键凭证——调档函。调档函是调取档案的法定文书，由档案接收单位出具。它是学校档案馆启动转档程序的直接指令。毕业生需要向接收单位申请获取调档函，并确保函件上的信息（姓名、身份证号、毕业院校、接收单位名称、地址、联系人、电话等）准确无误。

第四，关注学校通知并与辅导员/档案管理部门保持沟通。定西师范高等专科学校通常在毕业季会通过官方网站、班级群、辅导员等渠道发布关于毕业派遣和档案转递的具体安排和时间节点。毕业生必须密切关注，按时提交相关表格（如就业协议书、档案转递地址确认表等）。主动联系学校负责档案管理的部门（通常是学生工作处或专门的档案馆），咨询流程、索要联系方式、澄清疑问是非常必要的。

在完成前期准备后，毕业生即可按照以下通用流程办理档案调转。请注意，具体步骤可能因学校内部管理微调而略有不同，但核心逻辑一致。

步骤一：提交就业证明或去向信息。毕业生需向学校招生就业处或指定部门提交证明其毕业去向的材料。例如：已签约的《全国普通高等学校毕业生就业协议书》（即“三方协议”）、录用通知、调档函、研究生录取通知书等。对于未就业回原籍的，也需要进行登记确认。

步骤二：学校生成报到证（派遣证）。省级高校毕业生就业主管部门会根据学校上报的就业方案，为每位符合条件的毕业生开具《全国普通高等学校本专科毕业生就业报到证》。报到证是毕业生干部身份的证明，也是档案转递的指令性文件之一。报到证一式两联，本科（蓝/绿联）由学生本人交予用人单位报到使用，白联（通知书联）会放入学生档案中。

步骤三：汇集材料，整理档案。学校档案馆（或学工处档案科）会依据就业方案和报到证信息，为每位毕业生整理、封装档案。确保所有必修材料齐全、无误。

步骤四：办理转递手续。这是调档的核心环节。通常分为两种情况：

• 毕业生自行办理：部分学校允许毕业生（或委托他人）凭有效身份证件、调档函等材料到档案室直接提取档案。但这种方式正逐渐减少，因为个人携带档案存在遗失、拆封、损毁的巨大风险，许多接收单位拒收个人自带的档案。
• 学校统一邮寄（主流方式）：这是最安全、最规范的方式。学校档案管理部门会通过机要通信或EMS学生档案专用通道等国家认可的保密邮寄渠道，将档案批量寄往档案接收单位。毕业生需要做的，就是在学校要求的时间内，准确无误地填写或核对档案转递地址、单位名称和邮编。

步骤五：查询档案转递状态并确认接收。档案寄出后，学校会提供一个机要号或EMS单号。毕业生应主动向学校索要或通过学校提供的查询系统跟踪档案物流信息。在档案寄达后，务必主动联系接收单位，确认对方是否已成功收到并审核无误。这一步至关重要，是调档流程的闭环。建议保存好档案转递的凭证（如机要交寄单复印件）一段时间，以备查证。

针对第二部分提到的不同毕业去向，档案调转会有一些特殊的注意事项和处理方式。

情况一：就业于有档案管理权限的单位。这是最直接的情况。流程如上所述，毕业生需及时将单位开具的调档函提交给学校，并确保单位地址信息准确。档案将由学校直接寄往该单位人事部门。

情况二：就业于无档案管理权限的单位。这是目前最常见的情况。毕业生需要：
1. 与用人单位确认档案托管事宜。
2. 持用人单位出具的证明或劳动合同，前往单位所在地或户籍所在地的公共人才服务机构办理档案托管申请。
3. 获取该人才服务机构开具的调档函。
4. 将调档函交给学校。
5. 学校将档案寄往该人才服务机构。 切记，档案不能存放在无人事权的单位内部。

情况三：考取专升本或研究生。流程相对简单。毕业生被录取后，会收到录取院校调档函（或录取通知书本身即具调档功能）。将其提交给定西师范高等专科学校，学校会将档案直接寄往录取院校的指定部门。注意关注录取院校要求的档案寄达截止日期。

情况四：未就业、自主创业或自由职业。根据国家规定，毕业时未落实工作单位的，其档案应在规定的期限内（通常是两年择业期内）由学校转回其户籍所在地的县级以上公共就业和人才服务机构。毕业生需向学校确认户籍地档案接收单位的准确名称和地址，并按时办理。这被称为“档案回原籍”。虽然名为“回原籍”，但毕业生仍需主动与户籍地人才机构联系，办理存档手续，并非完全自动完成。

情况五：出国（境）留学或工作。这类毕业生的档案通常有两种处理方式：一是转回户籍所在地的人才服务机构；二是存放在教育部留学服务中心等专门为留学人员提供服务的机构。毕业生需根据自身未来发展规划选择，并提前咨询相关机构的存档条件和流程，获取调档函后交由学校办理。

特殊情况：暂缓就业。部分毕业生因故可能需要申请将档案暂时保留在学校。需了解定西师范高等专科学校是否有此项政策、申请条件、保留期限（通常不超过两年）以及期满后的处理办法。保留期间，学校一般不再负责出具与档案相关的证明。期限一到，档案将按回原籍处理。

毕业生在调档过程中可能会遇到各种问题，提前了解并掌握应对之策，可以避免很多麻烦。

问题一：忽视档案，成为“弃档族”。部分毕业生误以为找到工作就万事大吉，对档案不闻不问，直到需要时才发觉档案已不知所踪。这可能导致工龄损失、职称评定延迟等严重后果。应对策略：无论身处何种情况，都必须主动管理自己的档案。毕业离校后，要第一时间确认档案是否已从学校寄出，并跟踪至接收单位确认入库。

问题二：档案滞留或遗失。可能由于地址填写错误、接收单位拒收、邮寄过程中出现问题等导致。应对策略：仔细核对调档信息；选择机要或EMS特快专递等可靠渠道；及时查询物流并确认接收；如发现异常，立即与学校档案室和邮寄公司联系查找。若确认遗失，需尽快回学校查阅原始材料，进行补办，过程极为繁琐。

问题三：档案袋被私自拆封。个人或无人事权单位私自拆阅档案，会使档案变为“死档”，失去有效性，任何正规单位都将拒收。应对策略：严禁自行拆封！如果发生，需立即联系毕业院校档案管理部门，请求审核材料真实性并重新密封，但这非常困难且不一定成功。最佳预防就是杜绝个人接触档案流转环节。

问题四：超过择业期调整档案（改派）。毕业生在两年择业期内更换工作或落实新单位，可以办理改派手续，重新开具报到证和调档函，调整档案流向。超过择业期后，改派将无法办理，档案调动会变得复杂，通常需按工作调动或人才流动程序办理。应对策略：在择业期内尽快稳定工作，如需变动，及时办理改派。

问题五：与学校或接收单位沟通不畅。由于毕业季事务繁忙，电话可能难以接通。应对策略：尽量通过官方公布的电子邮箱、办公系统留言；选择非高峰时段联系；表达清晰、礼貌耐心；必要时可委托在校老师或同学帮忙现场咨询。

档案成功调转至接收单位，并不意味着万事大吉。档案管理是一项长期工作。

记录关键信息。妥善保管好档案存放机构的名称、地址、联系电话、联系人以及自己的存档凭证（如有）。每次工作变动或地点迁移，都应更新这些信息。

及时更新档案内容。档案不是一成不变的。参加工作后的转正定级、劳动合同、考核结果、职称评定、学历晋升、党团关系变化、获奖惩罚等重要材料，都应及时归档。应主动咨询档案存放机构关于材料更新的流程和要求，确保个人履历的连续性。

再次，关注档案状态。在更换工作单位或工作城市时，要同步办理档案的转移手续，确保“人档不分离”。调动档案时，必须由新单位或其委托的人才机构出具调档函，通过公对公的方式转递。

建立个人备份意识。虽然个人不能保管原件档案，但对于档案中的重要材料，如毕业证、学位证、资格证、重要奖励证书等，应保留清晰的扫描件或复印件。
于此同时呢，记录下重要履历的时间节点和单位名称，这在必要时可以帮助档案管理部门快速定位和补充信息。

定西师范高等专科学校的毕业生应当将档案视作伴随自己一生的宝贵财富和身份证明。以高度的责任感，遵循规范流程，积极主动地完成毕业时的档案调转，并为之后的长期管理做好规划，这无疑是为自己未来的职业发展和社会生活扫清障碍、奠定基础的必要之举。整个调档过程考验的是毕业生的责任心、细致度和规划能力，顺利完成后，方能安心奔赴下一段人生旅程。