济南大学毕业如何调档案呢(济南大学调档流程)

毕业生档案是记录学生个人经历、政治思想、品德作风、学业成绩、实践能力等内容的具有保存价值的历史记录材料，是个人身份、学历、资历的重要证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。对于济南大学的毕业生而言，顺利完成档案调转，是告别大学生活、开启人生新篇章的最后一公里，其重要性不言而喻。
下面呢将分步骤、分情况详细阐述济南大学毕业调档的完整流程与注意事项。

在着手调档之前，每一位毕业生都必须深刻理解档案袋里究竟装了什么，以及它为何如此重要。这并非一叠可有可无的纸张，而是你大学四年乃至更早人生阶段的官方“传记”。

• 高中阶段材料： 包括高中学籍表、毕业生登记表、高考报名登记表、高考志愿表、高考体检表等，这些是衔接大学档案的起点。
• 大学入学材料： 大学入学登记表、入学体检报告等。
• 学业材料： 各学期学习成绩单、学年考评表、实习鉴定表、毕业设计（论文）成绩评定表等，这是档案中最核心的学术能力证明。
• 政治面貌材料： 入团志愿书、入党申请书、思想汇报、入党志愿书、外调材料、转正申请书等（如有）。
• 奖惩材料： 在校期间获得的重要奖项、荣誉称号记录，以及处分决定（如有）等。
• 毕业及学位材料： 高校毕业生登记表、学位授予决定等。
• 报到证副本（白联）： 在报到证制度取消前，这是档案中不可或缺的一部分，现在其功能已逐步被电子报到证或调档函所替代，但历史档案中仍存在。

档案的重要性体现在：

• 就业与入职： 国家机关、事业单位、国有企业（简称“体制内”单位）录用员工时必须审查档案，以确认学历、经历、政治背景的真实性。档案是定岗定薪、计算工龄的直接依据。
• 升学深造： 考取研究生后，录取院校会要求调取档案，进行政治复审和学籍衔接。
• 落户手续： 在北京、上海等实行严格落户政策的城市，档案是积分落户或人才引进落户审批的必备材料。
• 职称评定与职业资格： 参加专业技术职务（职称）评定、考取某些重要职业资格（如律师、注册会计师）时，需要档案作为评审依据。
• 公务员政审与事业单位招考： 档案是政治审查的核心对象。
• 退休办理： 退休时，社保部门需依据档案记载确定参加工作年限、计算养老金金额。

因此，档案的安全性、完整性和连续性至关重要。一旦档案丢失、损毁或成为无人管理的“死档”，补办将异常困难，且可能永远无法恢复原貌，对个人造成的损失是不可逆的。

调档不是盲目进行的，必须有明确的接收单位和合法的调取凭证。毕业前夕，毕业生需要根据自身情况，确定档案的最终去向。

• 情况一：已落实就业单位（且单位有档案管理权限）

  如果你的就业单位是国家机关、事业单位、国有企业，或者一些大型优质民营企业设立了党委并具有人事档案保管权限，那么档案应转入该单位或其指定的人才服务机构。

  关键动作： 向单位人事部门确认其是否具有档案接收权，并索要准确的调档函。调档函是学校转递档案的唯一合法依据，上面必须写明档案接收单位的全称、详细地址、邮编、联系人、联系电话等信息。

• 情况二：已落实就业单位（但单位无档案管理权限）

  绝大多数私营企业、外资企业、民营企业不具备档案管理权限。此时，档案通常需要委托单位所在地或户籍所在地的公共就业和人才服务机构（如XX市/区人才服务中心、人力资源市场）进行管理。

  关键动作：

  • 咨询单位人事部门或当地人才服务机构，了解档案托管流程。
  • 由接收档案的人才服务机构出具调档函。有些地区已实行网上申请，出具电子调档函，效力相同。

• 情况三：考取国内研究生或第二学士学位

  这是调档流程相对清晰的一种情况。

  关键动作： 被录取后，录取院校的研究生院（处）或招生办公室会统一向考生寄送《调档函》，或要求考生自行在系统下载打印。按照调档函上的要求办理即可。

• 情况四：出国（境）深造或工作

  国内的人才机构一般不接收单纯因出国而产生的档案。

  关键动作： 档案通常转回户籍所在地的县级以上公共就业和人才服务机构。你需要联系户籍地人才中心，确认接收事宜，并按其要求获取调档凭证（可能无需单独调档函，依据学校通知办理）。

• 情况五：暂未就业、自主创业、自由职业等

  这是最常见的去向之一，旨在确保档案得到安全托管。

  关键动作： 档案通常转回户籍所在地的县级以上公共就业和人才服务机构。毕业生需主动联系户籍地人才中心，确认其是否接收以及需要提供哪些材料（如身份证、户口本复印件等）。学校也可能根据生源地信息默认将档案发往所在地市级的人才中心。

无论属于哪种情况，及时、主动地与档案接收方取得联系，确认信息，并获取有效的调档凭证，是启动调档流程的第一步，也是至关重要的一步。

在明确档案去向并取得调档函（或等效凭证）后，就需要按照济南大学的规定流程办理手续。通常，这项工作由学校学生工作处或就业指导中心统筹，各学院具体组织实施。流程一般如下：

1. 关注学校通知，登录系统填报信息

   毕业季，济南大学会通过官方网站、就业信息网、学院辅导员、班级群等多种渠道发布关于毕业生档案转递工作的详细通知。毕业生必须密切关注，切勿错过时间节点。通常，学校会要求毕业生登录“济南大学就业指导中心”或类似的毕业生服务系统。

   在系统中，你需要在线填写或核对档案转递单位信息，包括：

   • 档案接收单位全称（必须与调档函公章一致）
   • 详细地址（省、市、区、街道、门牌号）
   • 邮政编码
   • 联系人姓名
   • 联系人办公电话

   这一步是确保档案准确投递的基础，务必反复核对，一字不差。信息错误将导致档案被退回或遗失。

2. 提交调档函等证明材料

   将获取的调档函原件（或电子版打印件）按要求提交给所在学院的负责老师（通常是毕业班辅导员或教学秘书）。对于转回户籍地人才中心且无需单独调档函的情况，则按学校通知要求，可能只需在系统中确认即可。

   注意： 调档函有有效期，务必在有效期内提交。如果调档函开具时间较早，而学校统一办理档案时间较晚，需要与接收单位沟通确认调档函是否依然有效。

3. 学院审核与汇总上报

   学院负责老师会审核每位毕业生提交的调档函和信息填报情况，确保无误后，将本学院所有毕业生的档案转递信息汇总整理，统一上报给学校就业指导中心或档案管理部门。

4. 学校整理档案并寄发

   学校档案管理部门会依据各学院上报的信息，为每位毕业生整理、封装、核对个人档案。然后，通过指定的邮政渠道（通常是中国邮政EMS“大学生档案专递”）进行寄送。这种邮寄方式安全、可追踪，是教育部和国家邮政局认可的档案转递方式。

   学校不会将档案交给毕业生本人携带（极特殊情况需经严格审批并密封盖章）。

5. 获取档案转递单号并跟踪

   档案寄出后，学校或学院会将档案转递的邮政单号告知毕业生，或公布在查询系统中。毕业生应第一时间记录下单号，并通过中国邮政EMS官网或小程序实时跟踪物流信息。

6. 确认档案到达并办理托管

   档案到达接收单位后，毕业生必须主动联系接收单位（如单位人事处、人才中心），确认档案是否已安全到达，内容是否齐全，并按要求办理相关托管手续（如签订人事代理协议等）。这一步是调档流程的终点，至关重要，可以避免档案“石沉大海”。

调档过程中可能会遇到各种特殊情况和问题，以下是一些常见问题的解答。

• Q1: 毕业后暂时没找到工作，档案怎么办？会丢吗？

  A: 不会丢失。按照政策，学校可以为暂未就业的毕业生提供两年的档案保管服务（择业期）。在此期间，档案仍由学校免费保管。但强烈建议，如果户籍地人才中心可以接收，最好在毕业时就转回户籍地，以便当地人才中心能为你提供就业推荐、政策咨询等服务。两年择业期满后，如果仍未办理转出手续，学校会将档案统一转回生源所在地的市级人力资源和社会保障局或指定的人才服务中心。届时再查找可能会比较麻烦。

• Q2: 调档函开错了或者信息变更了怎么办？

  A: 如果调档函信息有误，或毕业后更换了工作单位/升学学校，需要立即联系新的接收单位重新开具调档函，并及时告知学院辅导员和学校就业指导中心，更新档案转递信息。切勿使用错误或过时的调档函。

• Q3: 如何查询档案是否已从学校寄出？物流信息到哪里查？

  A: 首先联系学院辅导员或学校就业指导中心，询问档案寄出的时间和EMS单号。然后使用该单号在中国邮政EMS官方网站(www.ems.com.cn)或其微信公众号、小程序上进行查询。

• Q4: 档案被退回学校了怎么办？

  A: 档案退回通常是因为地址不详、单位拒收、无人签收等原因。一旦发现物流显示退回，应立即联系接收单位问明原因，并同时告知学校老师。待问题解决（如重新确认地址、与接收单位沟通好）后，请接收单位出具新的证明，再由学校重新寄发。

• Q5: 毕业多年后，如何调取存放在济南大学的档案？

  A: 这种情况属于“社会人员调档”。你需要联系你当前的档案接收单位（如现工作单位或人才中心）开具调档函，然后凭调档函、本人身份证、毕业证等材料，联系济南大学档案馆或学生工作处（具体联系哪个部门需咨询学校），办理档案转出手续。流程与应届毕业时类似，但可能需要本人或委托他人前往办理。

• Q6: “死档”如何激活？

  A: 档案如果长期拿在自己手里（超过一定期限，通常为一年），或者存放在无档案管理权限的单位，就会变成“死档”。激活方法通常有两种：一是联系户籍地人才服务中心，咨询是否愿意接收并激活；二是通过有档案管理权限的工作单位，以公对公的方式调档并审核密封。过程可能较为繁琐，因此务必避免档案滞留个人手中。

为确保调档万无一失，请牢记以下建议：

• 树立高度重视的意识： 从心理上把档案调转视为与领取毕业证、学位证同等重要的事情。
• 提前行动，杜绝拖延： 毕业季事务繁杂，尽早确定档案去向，尽早联系接收单位，尽早提交调档函，为可能出现的意外情况留出处理时间。
• 沟通，沟通，再沟通： 与辅导员、学校就业部门、档案接收单位保持顺畅、有效的沟通。有任何疑问或变化，第一时间告知相关方。
• 信息准确是生命线： 填写任何档案转递信息时，都要像填写高考志愿一样认真，反复核对，确保每一个字、每一个号码都准确无误。
• 保留好所有凭证： 调档函、提交材料的回执、EMS单号等，都应拍照或复印留存，以备查验。
• 主动追踪，闭环管理： 从学校寄出档案到接收单位确认收到，整个链条要主动跟进，形成闭环，确保档案安全“着陆”。

济南大学毕业生的档案调转工作是一项系统、严谨的工作，它既是学校对学生负责的最后一道环节，也是毕业生承担起自我管理责任的开端。只要毕业生们能够充分认识到档案的价值，严格按照学校的指引，积极主动地完成每一个步骤，就一定能够平稳、顺利地完成这项任务，为大学生活画上一个圆满的句号，并为未来的发展奠定坚实的人事基础。整个调档过程虽然看似繁琐，但每一步都关乎毕业生的切身利益，值得投入百分之百的细心和耐心。当确认档案已安全到达指定单位并妥善托管后，毕业生才能真正安心地奔赴下一段人生旅程。