长春数字科技职业学院毕业如何调档案呢(毕业档案调动)

毕业生档案是记录个人主要经历、政治面貌、品德作风等情况的文件材料，具有凭证、依据和参考的作用，它关系到毕业生的切身利益，包括就业、职称评定、工龄计算、公务员考录、出国政审等重要环节。对于长春数字科技职业学院的毕业生来说，在离校之际，如何正确、顺利地调转档案，是一个必须掌握的关键知识。整个过程需要毕业生本人高度重视并主动配合学校完成，任何环节的疏漏都可能导致档案转递延误甚至丢失，从而对未来发展造成不必要的麻烦。

档案调转并非一个孤立的行为，它深深嵌入到毕业生的整体就业派遣流程之中。其核心原则是“依据派遣、对公转递、严密包封、及时准确”。毕业生必须首先明确自己档案的最终去向，即一个具备正规人事档案管理权限的机构，然后通过学校这个转出方，以机要通信或EMS学生档案专用通道的方式进行转递，严禁个人自行携带档案。

档案调转的第一步，也是决定性的一步，是确定档案的接收单位，并获取由该单位出具的调档函。

1.确定档案接收单位：

根据毕业生的不同去向，接收单位通常分为以下几类：

• 就业单位：如果入职的是国家机关、国有企事业单位、大型公有制企业等具备独立人事管理权限的单位，通常其本身或其上级主管部门就是档案接收方。
• 各地人才服务中心（人才市场）：这是最常见的档案接收方式。无论是入职私营企业、外资企业、民营企业，还是灵活就业、自主创业、暂未就业的毕业生，其档案都可以委托户籍地或工作所在地的公共人才服务机构进行管理。选择工作地人才市场通常需要该单位提供接收证明。
• 升学院校：如果考取专升本或其他更高层次的院校，档案需要调往被录取的学校。
• 生源地毕业生就业主管部门：对于未落实就业单位且未申请档案留校的毕业生，学校默认会将其档案转回生源地所在地的市、县级人力资源和社会保障局、教育局或人才交流中心。

2.获取调档函：

调档函是调转档案的法定依据和唯一指令。它是由档案接收单位出具的，正式通知长春数字科技职业学院将指定毕业生的档案转递至本单位的公文。

• 如何获取：毕业生需联系接收单位，按照其要求办理相关手续后申请获取。
  例如，联系人才市场办理人事代理手续，对方审核通过后便会出具调档函；被录取的学校会寄送调档函；就业单位的人事部门会办理此事。
• 调档函内容：一份规范的调档函应包含以下要素：抬头（致长春数字科技职业学院）、发函单位名称、详细地址、邮编、联系人、联系电话、毕业生姓名、身份证号、拟调档事由，并加盖接收单位的公章。

3.与学校沟通：

在获取调档函后，毕业生应第一时间与长春数字科技职业学院负责档案管理的部门（通常是学生工作处或就业指导中心）取得联系，确认需要提交的材料、办理流程和截止时间。
于此同时呢，务必核对并确认学校档案系统中登记的个人信息（姓名、身份证号、学院专业等）准确无误，以免影响转递。

在准备好调档函并确认信息后，毕业生即可启动正式的调档程序。虽然各校具体操作细节可能略有不同，但核心流程基本一致。

1.提交调档材料：

毕业生通常需要向学校档案管理部门提交以下材料：

• 调档函原件：这是最重要的文件。
• 身份证复印件：用于身份核验。
• 毕业证复印件：证明已毕业离校。
• 填写完整的档案转递申请表：学校可能会提供固定格式的表格，需要毕业生填写个人基本信息和档案接收单位信息。
• 如为委托办理，还需提供：委托人亲笔签名的授权委托书、委托人和受托人的身份证复印件。

2.学校审核与转递：

学校相关部门收到齐全的材料后，会进行审核。审核通过后，档案管理员将根据调档函上的信息，对毕业生的档案进行整理、密封、填写转递通知单。

• 档案转递方式：学校会通过机要通信或邮政EMS“学生档案”专用通道进行寄送。这两种方式都是国家规定的安全保密渠道，有据可查，普通快递或个人携带均为不合规且风险极高的行为。
• 档案内容：密封的档案袋内通常包含高校毕业生登记表、学习成绩单、在校期间的奖惩材料、入党入团志愿书、体检表、毕业生报到证白色通知书（如有）等重要材料。

3.支付费用：

通常情况下，学校在毕业生离校前会统一收取档案转递费（如邮费），或已包含在毕业相关费用中。如需额外付费，学校会予以通知。

档案寄出并不意味着万事大吉，积极的后续跟踪确认是确保档案安全到位的关键。

1.索要并留存档案转递凭证：

在档案寄出后，毕业生应向学校问询并索要档案转递的凭证信息，例如机要号或EMS快递单号。这是后续查询的唯一依据，务必妥善保管。

2.主动查询档案状态：

在档案寄出后的一至两周（机要通信较慢，可能需一个月），应主动联系档案接收单位，提供个人信息和凭证号，确认其是否已收到并审核无误入库。切勿消极等待通知。

3.处理异常情况：

• 档案退回：如果因地址不详、接收单位拒收等原因导致档案被退回，毕业生需立即联系学校查明原因，并重新办理调档手续。
• 档案遗失：虽极为罕见，但若发生，应立即与学校和转递机构（机要局或邮政）沟通，根据凭证启动查找程序。必要时需进行补办，补办过程将异常繁琐，需回校补开各种证明。

毕业生的处境多样，档案调转也需根据不同情况采取相应策略。

1.暂未就业或处于求职过渡期：

强烈建议将档案转回生源地的公共人才服务机构。这是最稳妥、最省心的选择，可以避免档案滞留学校超过期限（通常为两年）后被自动打回原籍过程中可能产生的丢失风险。待未来就业稳定后，再从生源地调档至工作地。

2.就业单位不确定档案管理权限：

很多中小型私营企业不具备档案管理权。毕业生应询问单位人事部门档案存放于何处，通常是单位所在地或指定的人才市场。然后前往该人才市场办理接收手续并获取调档函。

3.计划考研、考公、出国等暂不就业：

同样建议先将档案转回生源地人才市场进行妥善托管。
这不会影响你未来的考试或申请，反而在需要政审盖章时，能轻松找到负责单位。档案留校有期限，且学校不再提供如出具证明等人事服务。

4.入职单位后再次调档：

如果毕业后档案先寄回了生源地，之后又找到了有档案管理权限的工作，则需要由新单位出具调档函，毕业生本人持此调档函到生源地的档案保管机构，办理调出手续，由他们通过机要方式将档案发往新单位。

在调档过程中，务必避开以下陷阱和误区：

1.严禁个人自带档案：

档案一旦由个人手持，其真实性和完整性将受到质疑，任何单位都有权拒收。手持的密封档案袋也绝不能自行拆开，拆开即失效，会成为“死档”，需要回学校重新审核密封，过程极其复杂。

2.忽视档案的存在：

认为档案不重要而置之不理是巨大错误。档案与退休金、职称评定等长远利益直接挂钩。必须清楚自己的档案在哪里，状态如何。

3.错过办理时间：

学校档案管理部门通常在毕业季集中处理大批量档案转递，过后可能只在固定时间办理零星业务。务必关注学校通知，在规定的离校手续办理期内完成调档事宜。

4.信息提供错误：

提供给学校的接收单位名称、地址、联系人、电话必须绝对准确，一字不差。任何错误都可能导致档案投递失败或被退回。

5.不主动跟踪：

寄出档案后便不闻不问，直到多年后需要用时才发现档案不知所踪，查找起来困难重重。主动查询确认是保护自己的必要步骤。

总而言之，长春数字科技职业学院的毕业生在办理档案调转时，应秉持“提前规划、主动沟通、合规办理、及时跟踪”的原则。首先要根据自身毕业去向，明确一个合法有效的档案接收地，并成功获取调档函这一关键文件。随后，严格按照学校的要求和流程，提交所需材料，配合学校通过机密渠道完成档案转递。也是至关重要的一步，是主动索取转递凭证并及时联系接收单位确认档案是否安全、完整地到达并入库。整个过程需要毕业生付出足够的耐心和细心，确保每一个环节都准确无误。妥善处理好档案问题，就是为自已未来的职业生涯扫清了一个潜在障碍，为个人重要权益提供了基础性保障。这是一项毕业阶段不可或缺的关键任务，值得每一位毕业生认真对待。