东华理工大学毕业如何调档案呢(毕业档案如何调取)

一、 理解毕业生档案的核心价值与内容构成

在详细阐述调档流程之前，我们首先必须深刻认识到毕业生档案的重要性。它绝不仅仅是一叠纸质文件，而是个人学习经历、政治面貌、品德作风的官方原始记录，具有法律凭证效力，是个人身份、学历、资历的重要证据。

毕业生档案通常包含以下核心材料：

• 高中阶段材料：如高中毕业生登记表、学业水平考试成绩、高考报名登记表、高考志愿表、高考体检表等。
• 大学阶段材料：包括入学登记表、学年鉴定表、学习成绩单、军训鉴定表、奖惩记录、入党（团）志愿书及相关材料、毕业生登记表、学位授予证明、就业通知书（即报到证副本，尽管报到证制度已改革，但其历史记录仍存于档案）等。
• 其他相关材料：如在校期间的体检表、思想汇报、社会实践证明等。

这份档案将伴随毕业生一生。在以下关键人生节点，它都将被调阅核查：

• 公务员、事业单位招录及国有企业入职时的政治审查。
• 研究生录取院校的调档与资格审查。
• 职称评定、职务晋升时的背景核查。
• 办理落户手续（尤其是一线大城市）的必要依据。
• 计算工龄、办理退休手续的核心凭证。

因此，妥善处理档案调转，确保其始终处于国家授权的正规管理机构（如学校、公共就业和人才服务机构、有档案管理权的用人单位）的监管之下，是维护自身合法权益的基石。任何将档案滞留个人手中或委托给无资质机构的行为，都将导致档案失效，即成为“死档”，后续激活手续繁杂且可能影响相关权益的认定。

二、 调档前的关键准备：明确去向与获取调档函

调档不是盲目的行为，它必须建立在明确的档案接收地基础之上。毕业生需要根据自身的毕业去向，提前确定档案的最终接收单位，并由此单位出具关键的凭证——调档函。

1.根据毕业去向，确定档案接收单位

• 已签订就业协议，且用人单位具有人事档案管理权限： 这通常指国家机关、事业单位、国有大中型企业等。档案将直接转递至该用人单位的人事部门。
• 已签订就业协议，但用人单位无人事档案管理权限（如私营企业、外资企业等）： 这是最常见的情况。档案应转递至用人单位委托存档的公共就业和人才服务机构，或毕业生户籍所在地的县级以上公共就业和人才服务机构。毕业生需向用人单位确认档案托管的具体机构名称。
• 考取国内研究生或第二学士学位： 档案将转至录取院校的研究生院或学生档案管理部门。录取院校会主动向考生发放调档函。
• 出国（境）深造或工作： 档案通常应转回户籍所在地的公共就业和人才服务机构。
• 自主创业、自由职业或暂未落实就业单位： 为保障档案安全，强烈建议将档案转回户籍所在地的公共就业和人才服务机构进行托管。这是最稳妥的选择，便于日后根据就业变化随时调转。
• 参加“三支一扶”、“西部计划”等基层项目： 档案一般由项目办或当地人才服务机构统一管理，具体按项目通知要求办理。

2.获取具有法律效力的调档函

调档函是调取档案的唯一合法依据，由档案接收单位出具。它必须包含以下核心信息：抬头（东华理工大学学生档案室或类似部门名称）、毕业生姓名、身份证号、学号、调档原因、档案接收单位的详细名称、地址、联系人、联系电话，并加盖接收单位的公章。

毕业生需主动联系档案接收单位申请开具调档函。
例如，联系户籍地人才中心询问办理流程，或向录用单位的人事部门索取。对于升学的同学，调档函通常随录取通知书一并寄达。

3.核对个人信息

在申请调档前，务必再次核对自己的姓名、身份证号、学院、专业等基本信息是否准确无误，确保与学信网信息一致，避免因信息错误导致档案无法正常投递。

三、 东华理工大学毕业生调档的具体操作流程

在准备好调档函并明确接收单位后，毕业生即可启动在东华理工大学的正式调档程序。学校的档案转递工作通常由学生工作处或档案馆下属的学生档案科负责，具体流程可能因校区（南昌广兰校区、枫林校区或抚州校区）略有差异，但总体遵循以下模式。

1.线上申请成为主流方式

为方便毕业生，尤其是已离校的毕业生，东华理工大学普遍开通了线上办理渠道。毕业生需登录学校指定的线上平台，如“东华理工大学就业信息网”或学校官方微信公众号的相关服务模块。

• 找到“档案转递”或“毕业派遣”相关服务入口。
• 按照系统提示，如实填写档案接收单位的详细信息（必须与调档函内容完全一致）。
• 上传已获取的调档函清晰电子版（照片或扫描件）作为附件。
• 提交申请后，等待学校档案管理部门审核。审核通过后，系统通常会给出提示或通过短信通知毕业生。

2.线下办理作为补充渠道

对于特殊情况或方便到校的毕业生，也可选择线下办理。

• 办理地点： 前往所在校区负责学生档案管理的办公室（通常在学生工作处或档案馆内）。
• 所需材料： 本人办理需携带身份证原件、复印件及调档函原件。若委托他人代办，除上述材料外，还需提供委托书、代办人的身份证原件和复印件。
• 办理流程： 填写《档案转递申请表》，提交材料，经工作人员审核无误后，即可完成调档手续的办理。

3.关注办理时间节点

毕业生调档有集中办理期（一般为每年6月至9月）和日常办理期。集中办理期效率较高，学校会批量处理应届毕业生的档案。离校后办理则属于日常业务，周期可能稍长。务必留意学校档案馆或就业指导中心发布的官方通知，避免错过重要时间窗口。

四、 档案转递过程中的查询与确认

提交调档申请并不意味着万事大吉，主动追踪档案转递状态直至确认接收是必不可少的步骤。

1.档案转递方式

东华理工大学会通过以下两种安全渠道转递档案：

• 邮政EMS标准快递： 这是目前最常用的方式。学校会使用专门的学生档案专用通道，快递单号具有可追溯性。
• 机要通信： 一种由国家机要部门负责的、更为严格的通信方式，主要用于转递至国家机关、事业单位等，安全性极高，但传递速度相对较慢，且查询时效有限（通常为一年）。

2.如何查询档案转递状态

• 查询快递单号： 如果通过EMS转递，毕业生可在学校档案管理系统或相关通知中查询到快递单号，然后通过邮政EMS官网或APP实时跟踪物流信息。
• 联系档案接收单位确认： 在预估档案已到达的时间后（通常为寄出后1-2周），主动电话联系接收单位（如人才中心）的人工客服或档案管理部门，提供姓名和身份证号，查询档案是否已安全入库。这是最直接、最可靠的确认方式。
• 通过官方人才服务平台查询： 许多省市级人才服务中心开通了线上查询系统，毕业生可登录其官网，输入个人信息查询档案是否已到达。

3.异常情况处理

若长时间查询不到档案信息，或接收单位表示未收到，应立即：

• 首先联系东华理工大学档案室，确认档案是否已寄出、寄出时间及方式、邮寄地址是否正确。
• 若已寄出，则根据转递方式联系EMS客服（提供单号）或了解机要文件查询流程。
• 若发现因地址错误等原因被退回，需及时与学校沟通，重新办理调档手续。

五、 特殊情况的处理与常见问题解答

1.暂缓就业与档案暂存学校

根据国家规定，学校为毕业生提供自毕业之日起两年的档案保管服务（择业期）。在此期间，档案可由学校免费代为保管。如果毕业生在离校时尚未确定档案去向，通常需要向学校提出暂缓派遣申请，将档案暂时留在学校。需要注意的是，暂存期间，学校不再负责出具与档案相关的任何证明。毕业生应在两年内及时办理转出手续，否则学校有权将其档案转回生源地人才机构。

2.改派后的档案调转

如果毕业生在档案已转出后，更换了工作单位且新单位需要档案，这就需要办理改派。需从新单位或新单位指定的人才机构获取调档函。然后，凭新的调档函联系原档案接收单位（即档案当前所在的人才中心），办理档案转出手续。此时的调档流程是在两个人才机构之间进行，东华理工大学不再参与。

3.档案滞留在个人手中怎么办？

如果因历史原因档案已在自己手中，切勿自行拆封。应尽快联系户籍所在地或现工作单位所在地的公共就业和人才服务机构，咨询档案激活和存档政策。通常需要提交档案材料进行审核，确认无误后，由人才机构正式接收。过程可能较为繁琐，因此应极力避免此情况发生。

4.如何确认接收单位是否有档案管理权？

最简单的方法是直接询问用人单位的人事部门。也可以观察单位是否要求调档函由其自身开具（有管理权），还是要求毕业生去指定的人才市场办理（无管理权）。

东华理工大学毕业生的档案调转是一项严谨、系统的工作，需要毕业生本人具备高度的责任心和主动性。从毕业前的规划，到调档函的获取，再到校内申请的提交，最后至档案到达的确认，每一步都至关重要。只要遵循上述流程，仔细核对信息，积极沟通，每一位毕业生都能顺利地将这份人生重要记录安全送达新的港湾，为未来的发展扫清障碍。