应天职业技术学院毕业如何调档案呢(毕业档案调动流程)

毕业生档案的调转是毕业生离校工作中的重中之重，它关系到毕业生未来的职业发展、个人权益保障乃至社会信用体系的构建。对应天职业技术学院的毕业生来说，掌握一套清晰、完备的档案调转知识体系，是告别校园、开启新篇章的必修课。本文将系统性地阐述档案调转的各个环节，旨在为毕业生提供一份实用、权威的操作指南。

在具体操作之前，我们必须深刻理解毕业生档案究竟是什么，为何如此重要。毕业生档案是学生通过国家统一招生考试被录取后，在校期间形成的个人经历记录集合。它不仅是学习过程的证明，更是个人历史的重要组成部分。

1.档案的构成内容

• 学籍材料：高中毕业生登记表、高考志愿表、高考成绩单、入学通知书等。
• 大学期间材料：入学登记表、学生学年鉴定表、成绩单、实习鉴定表、毕业论文（设计）成绩评定表、奖惩记录、党团组织关系材料（入党/入团申请书、思想汇报、转正申请书等）、体检表等。
• 毕业材料：毕业生登记表、就业通知书（报到证副本，现多数省份已电子化）。

2.档案的法律地位与重要性

• 身份与学历的权威凭证：在公务员考录、事业单位招聘、国有企业入职等环节，档案是进行政治审查和资格复审的核心依据。
• 职业生涯的基石：档案是计算工龄、评定专业技术职称（评定职称）、享受社会保险待遇（如退休金核算）的重要基础。
• 流动性管理的依据：在跨地区、跨单位流动时，档案需要随之转递，以确保个人记录的连续性和完整性。
• 严禁个人保管：根据国家规定，个人不得私自拆封、涂改、持有或传递档案。档案的转递必须通过机要通信或派专人送取。

理解了档案的严肃性，毕业生才能以正确的态度对待调档事宜。

档案调转并非一个孤立动作，它紧密关联着毕业生的就业状况和人生规划。在向学校提交任何申请之前，务必完成以下准备工作。

1.明确毕业去向与档案接收单位

这是整个流程的起点，不同的去向决定了档案的不同流向。毕业生需根据自身情况，明确属于以下哪一类：

• 已落实就业单位，且单位具备档案管理权限：通常指国家机关、事业单位、国有大中型企业等。此类单位有独立的人事部门或委托上级主管部门管理档案。毕业生需向单位确认准确的档案接收单位名称、地址、邮编和联系人电话。
• 已落实就业单位，但单位不具备档案管理权限：多数民营企业、外资企业、中小型公司等。档案应转递至单位所在地或户籍所在地的公共就业和人才服务机构（如人才市场、人才交流中心）。毕业生需咨询单位人事部门或自行联系相关人才机构，办理档案托管手续并获取调档函。
• 未就业、自主创业或灵活就业：档案通常转回户籍所在地的县级以上公共就业和人才服务机构。这是最常见的档案去向，也称为“档案回原籍”。
• 考取国内高等院校继续深造（专升本、考研等）：档案应转至被录取的院校。毕业生需根据录取院校调档函的要求办理。
• 出国（境）留学：档案可转至户籍所在地的公共就业和人才服务机构，或教育部留学服务中心等专门机构。

2.获取关键的调档凭证

确定了接收单位后，需要获取证明该单位同意接收你档案的官方文件。

• 调档函：这是最常见的凭证。由档案接收单位（如人才市场、新单位、新学校）出具，盖有该单位公章。函中会明确写明调档人的基本信息、档案接收单位信息及调档事由。
• 就业协议书（三方协议）或录用证明：对于有档案管理权的单位，有时可凭已签章的就业协议书作为调档依据。但具体需咨询应天职业技术学院就业指导中心或档案室的规定。
• 录取通知书：对于升学的学生，研究生或本科院校的录取通知书是有效的调档凭证。

3.与学校相关部门进行初步沟通

主动联系应天职业技术学院的就业指导中心或学生档案管理部门，咨询本年度的毕业生档案转递工作安排、具体负责老师、需要填写的表格、提交材料的截止日期等。做到心中有数，避免错过关键时间节点。

在做好充分准备后，即可启动正式的调档程序。
下面呢流程以普遍情况为例，具体执行时请严格遵循学校的最新通知。

1.提交调档申请与相关材料

毕业生需在规定时间内（通常为毕业离校前），向学校负责部门（通常是就业指导中心或档案室）提交：

• 填写完整的《毕业生档案转递申请表》或类似表格。
• 有效的调档凭证原件（如调档函、录取通知书等）。
• 个人有效身份证复印件。
• 准确无误的档案接收单位信息（单位全称、地址、邮编、联系人、联系电话）。

务必反复核对所有信息，任何一个字的错误都可能导致档案投递失败。

2.学校审核与档案转出

学校相关部门会对毕业生提交的材料进行审核，确认无误后，将统一办理档案转出手续。

• 档案整理与密封：学校档案管理人员会将毕业生的所有归档材料整理齐全，装入专用档案袋，并加盖学校公章密封。
• 选择转递渠道：根据国家规定，学校会通过以下两种方式之一转递档案：
  • 机要通信：这是最常用、最安全的方式，用于寄往国内各地的档案。但机要通信速度相对较慢，且不提供个人查询单号服务，一般只能由接收单位查询。
  • 专人派送：特殊情况或短距离内，可由接收单位派专人持介绍信和身份证件前来提取。
• 邮政EMS标准快递：近年来，根据人社部相关规定，为方便高校毕业生档案转递，已允许使用邮政EMS标准快递进行转递。学校会使用专用的“高校毕业生档案专用”信封，并进行特殊封装。

3.关注档案转递状态与确认接收

档案寄出后，毕业生并非可以高枕无忧。

• 查询物流信息：如果学校通过EMS寄送，通常会提供运单号，毕业生可自行查询物流状态。若通过机要通信，则应主动联系档案接收单位，询问是否收到。
• 确认档案到达：在档案寄出一段时间后（通常为1-3个月），毕业生必须亲自或通过电话联系档案接收单位，确认档案是否已安全到达并已入库。这是确保档案万无一失的最后一道防线。
• 办理报到手续：对于转回原籍或寄往人才市场的档案，毕业生可能还需要持报到证（或电子报到证）等相关材料，到接收单位办理报到手续，完成档案托管。此举至关重要，能有效避免档案成为“无人认领”状态。

档案调转过程中可能会遇到各种问题，提前了解应对之策，方能处变不惊。

1.档案暂存学校（缓派）

如果毕业生在离校时尚未确定工作单位或去向，可以向学校申请将档案暂时保留在学校一段时间（通常为两年）。在此期间，学校负责保管档案，不收取费用。毕业生一旦落实去向，应尽快回校办理转档手续。两年期满后，若仍未办理，学校将按规定将档案转回生源地人才机构。

2.调整改派后的档案转递

毕业生在离校后更换工作单位，且需要变更档案接收地，称为“改派”。这需要先到学校就业指导中心办理改派手续，获取新的就业报到证，然后凭新的报到证和调档函，向学校申请重新办理档案转递。

3.档案遗失或查询不到

如果长时间查询不到档案下落，应第一时间联系毕业院校档案室，提供个人信息，请求协助查询当年的转递记录（如机要号或EMS单号）。根据记录，顺藤摸瓜，联系中转机构和接收单位。若确认遗失，需立即启动补办程序，回校补办关键学籍材料，过程将非常繁琐。

4.成为“死档”的激活方法

档案若在个人手中存放过久（超过一定期限，如一年）或拆封，就会变成“死档”，失去效力。激活方法通常是将档案退回原毕业院校，由学校审核材料真实性并重新密封，再通过公对公渠道转递至人才机构。或者，咨询户籍地人才中心是否愿意接收并激活，但可能需要出具各种证明。

5.党员组织关系与档案的关系

党员的组织关系（入党志愿书等关键材料）是存放在人事档案中的。但在转接程序上，组织关系的转接（需开具党组织关系介绍信）和档案的转递是两条线，需同步进行。毕业生应确保党组织关系已顺利被接收单位党组织接纳。

为确保档案调转全程顺利，以下建议需牢记于心。

• 主动性是关键：不要被动等待学校通知。应主动了解政策、主动联系单位、主动查询状态、主动确认接收。
• 信息准确是生命线：填写任何表格、提供任何地址时，务必保证百分之百准确，最好多次核对。
• 时效性至关重要：密切关注学校和各机构的时间节点，如提交材料的截止日期、办理报到的期限等，避免逾期。
• 保持沟通渠道畅通：确保留给学校的联系方式在毕业后一段时间内有效，以便学校在遇到问题时能联系到你。
• 妥善保管相关证明：将调档函、报到证、档案转递通知单等所有相关文件的复印件或电子版妥善保存，以备不时之需。
• 树立终身档案管理意识：档案管理是伴随职业生涯始终的。此后工作中产生的劳动合同、职称评定材料、离职证明等，都应及时归入档案。每次工作变动，都需关注档案的转接。

毕业生档案的调转工作是连接学业与事业的桥梁，其重要性不言而喻。对应天职业技术学院的毕业生而言，只要遵循上述流程，秉持认真、负责、细致的态度，积极与学校、用人单位或人才机构沟通配合，就一定能够顺利完成这项任务，为自己的未来发展奠定一个坚实、可靠的基础。切记，你的档案，是你职业生涯的无声见证者，善待它，就是善待自己的未来。