吕梁师范高等专科学校毕业如何调档案呢(毕业档案调取流程)

一、深刻理解毕业生档案的重要性与基本内容

在具体操作调档案事宜之前，每一位吕梁师范高等专科学校的毕业生都必须从思想上充分认识到个人档案的极端重要性。它并非一份可有可无的材料，而是伴随终身的官方记录。

毕业生档案的核心价值主要体现在以下几个方面：

• 身份与学历的最终凭证： beyond毕业证书，档案是学习经历的完整、官方背书，用于核实学历真实性。
• 就业入职的必备材料： 特别是进入国有企事业单位、政府机关、公立学校等具有档案管理权限的单位，档案是办理正式录用手续的硬性要求。
• 职业发展的基础依据： 未来的转正定级、职称申报、职务晋升、干部任免等，都需要档案作为评审依据。
• 社会福利保障的关键链接： 计算工龄（直接影响养老金）、办理社会保险（尤其是养老保险和失业保险）、享受相关福利待遇，都离不开档案记录。
• 其他重要事务的证明： 如入党政审、退休办理、出国政审、遗产继承等都可能需要查阅档案。

吕梁师范高等专科学校毕业生档案通常包含以下主要内容：

• 高中阶段学籍材料（如毕业生登记表、成绩单等）。
• 高校入学登记表、入学体检表。
• 大学期间的学习成绩单。
• 高校毕业生登记表。
• 在校期间的奖惩材料。
• 党、团组织关系材料（入团/入党志愿书、申请书、思想汇报、转正材料等）。
• 军训鉴定表。
• 毕业生就业通知书（即报到证副本，白联）。
• 其他需要归档的重要材料。

理解其价值和内容，是毕业生重视调档工作、认真对待每一个环节的思想基础。

二、调转档案前的关键准备工作

“凡事预则立，不预则废。”调档案工作亦然。在向学校提交调档申请之前，毕业生需要完成以下几项关键准备工作，这些准备直接关系到调档的顺利与否。

1.明确档案接收单位（档案去向）

这是所有准备工作的核心。毕业生必须首先确定自己的档案将要寄往何处。根据毕业后的不同去向，接收单位主要分为以下几类：

• 已落实就业单位且单位有档案管理权限： 通常指国有企事业单位、政府机关等。需向单位人事部门确认其全称、地址、邮编、联系人及联系电话，确保信息准确无误。
• 已落实就业单位但单位无档案管理权限（如私企、外企）： 档案通常需要委托单位所在地或户籍地的人才交流服务中心进行管理。需提前联系相应的人才中心，办理好档案接收手续，并获取《调档函》或准确的接收信息。
• 考取专升本或研究生： 档案将调往录取院校。需从录取院校的招生办公室或研究生院获取准确的调档信息和要求。
• 未就业、自主创业或自由职业： 档案一般转回户籍所在地的县级以上（含县级）公共就业和人才服务机构（如人力资源和社会保障局、人才交流中心）。需提前联系户籍地人才机构，了解接收政策。
• 出国（境）留学： 档案通常转回户籍所在地的人才机构，也可存放在教育部留学服务中心（需满足其特定条件）。

2.获取官方调档凭证

除了明确接收单位，毕业生还需要获取具有法律效力的调档凭证，这是学校办理档案转递的直接依据。

• 调档函： 这是最常见的调档凭证。由具备档案管理权限的接收单位（如新单位、人才中心、录取院校）出具。函件上需清晰注明调档人信息、接收单位信息、调档事由，并加盖单位公章。
• 就业协议书（三方协议）或录取通知书： 在某些情况下，学校学生处或档案室可能依据手续完备的就业协议书或研究生录取通知书作为调档依据，尤其是对于统一派遣的毕业生。但具体需以学校当年规定为准，最稳妥的方式是主动获取并提交《调档函》。

3.备齐个人身份证明材料

办理调档手续时，毕业生通常需要出示或提供本人有效身份证件的复印件（如身份证），以核实身份，防止档案误转。

4.关注学校通知并了解校内流程

密切关注吕梁师范高等专科学校学生处、就业指导中心或档案室发布的关于毕业生档案转递工作的各项通知。了解学校规定的集中办理时间、负责部门、办理流程、所需表格以及联系方式。错过集中办理期，后续个人办理可能会更繁琐。

三、吕梁师范高等专科学校毕业生调档案的具体操作流程

在完成上述准备后，毕业生即可按照学校规定的程序正式办理档案调转。流程一般如下：

1.提交调档申请与材料

毕业生本人（或书面委托他人代办，需提供委托书和双方身份证件）前往学校指定的部门（通常是学生处、就业指导中心或校档案室），提交以下材料：

• 填写完整的《毕业生档案转递申请表》（或类似表格，按学校要求）。
• 档案接收单位开具的、加盖公章的《调档函》原件。
• 本人身份证复印件。
• 若为代办，还需提供代办人身份证复印件和亲笔签名的委托书。

务必确保所填写的接收单位名称、地址、邮编、联系人、电话等信息与《调档函》完全一致。

2.学校审核与档案转出

学校相关部门收到申请材料后，会进行审核。审核内容包括：接收单位资质是否合规、调档函是否真实有效、个人信息是否准确等。审核通过后，学校档案管理人员会整理、密封毕业生档案。

档案转递方式有严格规定，通常采用以下两种之一：

• 机要通信： 这是转递人事档案的法定、主要渠道。安全性高，但速度相对较慢，邮寄范围有限制（主要面向国有单位、政府机构等）。
• 邮政EMS标准快递： 近年来，为方便毕业生，对于寄往各地公共就业和人才服务机构的档案，经本人同意后，部分学校也采用有特殊标记的“高校毕业生档案专用”EMS渠道进行邮寄，同样安全可靠，并可查询物流信息。

特别注意： 根据国家规定，个人严禁私自携带和保管档案。档案必须公对公转递，密封后不得私自拆开，否则档案将失效成为“死档”。

3.查询档案送达情况并确认

档案寄出后，毕业生应主动追踪档案状态：

• 若通过机要通信，可向学校索要机要号，在一定时间后（通常1-3个月）联系接收单位查询是否收到，或通过机要局查询。
• 若通过EMS，可凭快递单号在网上查询物流信息，显示签收后，务必主动联系接收单位人事部门或档案室，确认档案已安全到达且材料齐全。
• 一段时间后（如一个月），最好再次联系接收单位，核实档案是否已完成入库登记。

这一步至关重要，是确保档案安全“落地”的最后关口。

四、不同毕业去向下的调档策略详解

针对不同的毕业去向，调档策略和注意事项各有侧重。

1.就业于有档案管理权限的单位

这是最直接的情况。毕业生在签订就业协议后，应尽快向单位人事部门申请开具《调档函》。将调档函交至学校，学校会直接将档案转往该单位。毕业生需确保单位信息的准确性，并及时跟进确认接收。

2.就业于无档案管理权限的单位或灵活就业

这是目前大多数毕业生面临的情况。操作步骤如下：

• 选择档案托管地： 通常有两种选择：单位所在地的人才市场，或户籍所在地的人才机构。建议优先考虑未来长期发展所在地，或选择服务好、口碑佳的户籍地人才中心，因其稳定性更高。
• 办理人事代理： 携带身份证、毕业证、户口本（回原籍可能需要）以及与单位签订的劳动合同等材料，前往选定的人才交流服务中心，办理人事代理手续，并请其开具《调档函》。
• 学校转档： 将人才中心的调档函交给学校。
• 后续管理： 档案到达人才中心后，毕业生需了解其服务内容，如职称申报、出具相关证明等，并按时缴纳档案保管费（目前多数地区已免费）。

3.考取专升本或研究生

录取院校会随录取通知书一并寄送调档通知或明确调档要求。毕业生需按通知要求，及时将调档函提交给吕梁师范高等专科学校。学校会在毕业后统一将档案转往录取院校。务必注意调档截止日期，以免影响入学。

4.未就业、出国等情况

学校通常会将档案默认转回毕业生户籍所在地的县级以上人才服务机构（即“打回原籍”）。毕业生应主动联系户籍地人才中心，确认其接收政策、地址信息，并将准确信息告知学校。即使“打回原籍”，也最好能获取户籍地人才中心出具的调档函或确认函，交给学校，使转递更加规范明确。出国留学者，若选择存放在教育部留学服务中心，需按其官网要求办理存档手续。

五、调档过程中的常见问题与风险防范

在调档过程中，毕业生可能会遇到各种问题，提前了解并防范至关重要。

1.档案成为“死档”

成因： 档案长期滞留在个人手中（超过一定期限，通常为一年）、档案袋被私自拆封、档案材料缺失严重且无法补齐。

防范与解决： 严禁自持档案。若因特殊原因档案暂留手中，应尽快联系户籍地人才中心或具备权限的单位办理存档，说明情况。若档案被拆，需立即联系学校档案管理部门审核材料真实性并重新密封。材料缺失应尽力回原单位补办。

2.档案遗失

成因： 转递过程中因邮寄问题或接收单位管理不善导致丢失。

防范与解决： 选择安全的转递方式（机要或专用EMS），保留好邮寄凭证。一旦发现可能遗失，应立即联系学校档案室和接收单位共同查找，必要时可向机要部门或邮政公司申请查询。若确认遗失，需启动补办程序，回高中、大学等原形成材料的单位逐一补办，过程极为繁琐，故预防是关键。

3.错过集中办理时间或调档函延迟

应对： 若未能赶上学校集中办理，应及时与学校档案室联系，咨询个别办理的时间和流程。若调档函开具延迟，应主动与接收单位沟通，并向学校说明情况，申请延期办理。

4.报到证与档案的关系

“报到证”（现已更名为“就业报到证”，但部分场合仍沿用旧称）是毕业生到接收单位报到的凭证，其白色联（通知书联）会存入档案。档案的接收单位通常应与报到证开具的单位一致。在办理改派（调整就业单位）时，报到证变更，档案去向也需相应调整，需及时将新的调档函交至档案现存地，办理转递。

5.对档案重要性认识不足导致的长期漠视

部分毕业生认为找不到体制内工作档案就无用，这是极大的误区。即使在外企、私企工作，档案记录的工龄、职称等信息对未来转换跑道、退休养老等都至关重要。应至少将档案妥善存放在户籍地或工作地人才中心，确保其状态正常。

六、结语

吕梁师范高等专科学校毕业生档案的调转工作，是一项系统性工程，要求毕业生具备高度的责任心和主动性。从前期明确去向、获取调档函，到中期按校规提交申请，再到后期追踪确认档案到位，每一个环节都容不得半点马虎。充分了解档案的价值，熟悉不同毕业流向下的具体操作流程，并警惕可能出现的风险，是每一位毕业生顺利完成学业、开启新生活的重要保障。将档案事务视为个人发展的战略组成部分，而非毕业季可有可无的琐事，方能避免日后因档案问题而束手无策。唯有妥善安置好这份记录青春与奋斗的“人生履历”，才能在未来职业道路上步履从容，行稳致远。