泉州医学高等专科学校毕业如何调档案呢(泉州医专毕业调档步骤)

毕业生档案，通常被称为“学籍档案”，是学生毕业前家庭情况、学习成绩、政治思想表现、身体状况等情况的文字记载材料，是用人单位选拔、聘用毕业生的重要依据。对于泉州医学高等专科学校的毕业生来说，这份档案更是其医学教育背景和专业能力的重要证明。

毕业生档案中通常包含以下关键材料：

• 高中阶段档案：如高中毕业生登记表、学业水平考试成绩、体检表等。
• 大学阶段档案：包括入学登记表、学年鉴定表、学习成绩单、实习鉴定表、毕业论文（设计）成绩评定表、奖惩材料、体检表、毕业生登记表等。对于医学专科生而言，实习鉴定表尤为重要，它详细记录了临床实践能力和表现。
• 党团组织关系材料：如入团/入党申请书、思想汇报、转正申请书等。
• 其他重要材料：如报到证（派遣证）副本（白联）等。

需要明确的是，学生档案在毕业生离校后即转变为人事档案。它并非由个人保管，而是必须按照国家规定，由具备档案管理权限的机构（如用人单位的人事部门、各地人才交流服务中心等）进行统一管理、转递和保存。个人私自拆阅、涂改或长时间持有档案，将导致档案成为“死档”，失去其应有的法律效力和参考价值，对个人发展造成严重阻碍。

档案调动并非毕业时的一个孤立动作，而是需要提前规划和准备的系统性工作。毕业生在办理调档手续前，务必做好以下几项关键准备：

1.明确档案接收单位

这是调档流程的起点和核心。毕业生必须首先确定自己的档案将要寄往何处。常见的接收单位包括：

• 有档案管理权限的就业单位：通常是国有企事业单位、政府机关等。务必向单位人事部门确认其是否具备独立人事权及接收档案的资格。
• 生源地或就业地的人才交流服务中心：这是大多数非公有制单位就业、灵活就业、待业或计划升学毕业生的选择。需要了解清楚具体接收机构的名称、地址和联系方式。
• 考取院校的研究生院（处）：对于成功“专升本”或考取硕士研究生的毕业生，档案需调往新的录取院校。

2.获取官方调档函

调档函是调动档案的法定凭证和唯一依据。它由档案接收单位出具，盖有该单位的公章。调档函上应清晰注明调档人的基本信息（姓名、身份证号、毕业院校）、调档事由以及准确的档案接收单位名称、地址、邮编、联系人及电话。

如何获取调档函？

• 就业单位：向单位人事部门申请开具。
• 人才中心：携带身份证、毕业证、户口本（或就业证明）等相关材料，前往人才中心办理档案接收手续后获取。
• 录取院校：通常由院校随录取通知书一并寄送，或需考生在院校指定系统内申请下载。

3.核对个人基本信息

在向学校提交调档申请前，务必仔细核对调档函上的个人信息（姓名、身份证号码、专业等）是否与实际情况完全一致，确保接收单位信息的准确性。任何错误都可能导致档案投递失败或遗失。

4.联系学校档案管理部门

主动联系泉州医学高等专科学校负责毕业生档案管理的部门（通常是学生工作处或招生就业处下属的档案科/室），咨询当年的具体调档政策、办理时间、所需材料、办理流程及联系方式。了解清楚是线上申请还是线下办理，或是二者结合。

在完成前期准备后，毕业生即可按照学校规定的流程正式办理档案调动手续。
下面呢是一个通用且详细的操作步骤：

步骤一：提交调档申请及相关材料

根据学校要求，毕业生需要向学校档案管理部门提交以下材料：

• 原件调档函：档案接收单位出具的正式调档函。
• 身份证复印件：本人有效身份证的正反面复印件。
• 毕业证复印件：用于证明毕业生身份。
• 填写完整的档案转递申请表：学校通常会提供固定格式的表格，需如实填写个人信息、档案去向等。
• 委托书及被委托人身份证复印件（如需代办）：若本人无法亲自办理，需提供亲笔签名的委托书和被委托人的身份证复印件。

提交方式可能是线下提交至指定办公室，也可能是通过学校的就业指导系统或档案管理系统线上上传扫描件。

步骤二：学校审核与档案整理

学校档案管理部门在收到齐全的申请材料后，会进行严格审核，确认调档函的真实性和有效性，以及信息的准确性。审核通过后，工作人员会从档案库中提取该生的档案材料，进行最后的整理、核对、密封和包装。档案袋密封后会加盖学校公章，以确保其在传递过程中的完整性和真实性。

步骤三：档案转递

这是最关键的一步。根据国家规定，毕业生档案必须通过机要通信或EMS标准快递中的“学生档案专用通道”进行转递。严禁个人自带档案。学校会负责将密封好的档案按照调档函上的地址，通过上述安全渠道寄出。

步骤四：查询档案投递状态与确认接收

档案寄出后，学校通常会提供一个机要号或EMS快递单号。毕业生应主动通过机要交通查询系统或EMS官网跟踪档案物流信息。在档案显示签收后，务必主动联系接收单位（人才中心或用人单位），确认对方是否已成功收到并审核入库你的档案。这一步至关重要，是确保档案安全“落地”的最后关口。

毕业生的去向多样，档案处理的具体策略也略有不同。

情况一：已落实就业单位（且单位有档案管理权限）

这是最直接的情况。毕业生在签订就业协议后，应尽快请单位出具调档函，然后按上述流程办理。需特别注意单位要求的档案到达时限。

情况二：就业单位无档案管理权限或灵活就业

绝大多数民营、外资企业不具备档案管理权限。毕业生应将档案转递至单位所在地或户籍所在地的公共就业和人才服务机构。选择何处通常取决于当地的人才政策（如是否要求社保缴纳证明）及个人便利性。建议优先咨询单位所在地人才中心的要求。

情况三：考取专升本或研究生

档案需转至录取院校。毕业生在收到调档函后，应尽快办理。需要注意的是，有些院校要求档案必须在规定日期前寄到，务必留意录取通知书中的相关说明，提前安排。

情况四：暂未就业或计划二次升学、出国

建议将档案迁回生源地（户籍所在地）的人才交流服务中心。这样可以方便地享受当地提供的就业指导、政策咨询等服务，并且便于未来就业或调动时随时提取档案。切勿将档案滞留学校超过规定期限（通常为两年）。

情况五：应征入伍

毕业生参军入伍，档案一般会转递至部队指定的政治工作部门。具体流程需严格按照部队和学校的通知要求执行。

在档案调动过程中，毕业生可能会遇到一些常见问题，以下提供应对建议：

问题一：调档函过期了怎么办？

调档函通常有有效期（如30天或90天）。如果因故过期，应尽快联系原开具单位，说明情况，申请重新开具一份新的调档函。

问题二：档案寄丢了怎么办？

首先通过学校提供的单号查询最终物流状态，确认是否真的丢失。若确认丢失，应立即联系学校档案管理部门和快递公司（机要局或EMS），启动查找程序。如无法找回，需由学校根据存根材料尽可能予以补办相关证明，但原始档案的某些材料是无法复制的，因此预防是关键。

问题三：毕业后档案可以一直放在学校吗？

不可以。学校仅为毕业生提供短暂的档案保管服务（通常为两年，称为“择业期”）。超过期限后，学校不再负责保管，会将档案统一转回生源地人才中心，此过程可能因信息不全而导致档案流转不畅，因此主动及时办理调档是最佳选择。

问题四：成了“死档”如何激活？

如果档案因个人保管时间过长、拆封或材料缺失而变成“死档”，需要联系具备人事档案管理权限的机构（如户籍地人才中心）咨询激活流程。通常需要补办相关证明材料，并由该机构重新审核、密封。过程较为繁琐，应尽量避免。

问题五：报到证（派遣证）取消后如何调档？

随着国家户籍和人事制度改革，报到证已取消。现在调档的核心依据就是档案接收单位出具的调档函。毕业生无需再担心报到证的问题，只需集中精力获取有效的调档函即可。

泉州医学高等专科学校的毕业生在办理档案调动时，应秉持认真、负责、主动的态度。充分认识到档案的重要性，提前规划，仔细核对信息，严格按照学校和相关单位的规定流程操作，并做好后续的跟踪确认工作。只要准备充分、流程清晰，就能够顺利无误地完成档案调动，为未来的职业发展扫清障碍。