山西卫生健康职业学院毕业如何调档案呢(山西毕业档案调动)

在启动调转流程前，必须理解几个核心概念：档案接收单位是指具备人事档案管理权限，并同意接收您档案的机构。这通常是户籍地的人力资源公共服务机构（如人才市场）、国有企事业单位、政府机关等。调档函是档案调转过程中最关键的文件，由档案接收单位开具，是现档案保管单位（如学校）转出档案的唯一凭证。它证明了有单位愿意并有权接收您的档案。报到证（现已逐步推广为电子版，功能相同）是毕业生到接收单位报到的凭证，也是办理档案和户口转递手续的重要依据，通常由省级就业主管部门根据就业协议书等材料签发。

档案的转递严格通过机要通信或专人送取方式进行，严禁个人自行携带。这是为了保证档案的保密性、安全性和真实性。整个调转过程可以理解为一个“凭函转递”的闭环：毕业生获取接收单位的调档函，将其提交给学校，学校审核无误后，通过特定渠道将档案转至接收单位，最后由接收单位确认收到并入库管理。

第一步：明确档案去向与接收单位

这是所有工作的起点。您需要根据自身的就业或发展情况，确定档案将被寄往何处。主要去向一般分为以下几类：

• 已签订就业协议：若就业单位是国企、事业单位、政府机关等具备档案管理权的，档案应转至该单位。若就业单位是私企、外企等无人事权的，档案通常转至单位委托存档的公共就业或人才服务机构，或者单位所在地的人力资源公共服务机构。
• 未就业、自由职业或自主创业：档案通常转回毕业生户籍所在地的县级以上人力资源公共服务机构（人才交流中心）。这是最普遍的档案流向。
• 升学深造：档案应转至录取院校的招生或档案管理部门。
• 参军入伍：档案转至部队指定的政治工作部门。

务必提前与“接收方”进行沟通确认，明确他们是否同意接收以及需要办理哪些手续。

第二步：与学校档案管理部门取得联系并核实信息

山西卫生健康职业学院通常设有学生工作处或专门的档案室负责毕业生档案事宜。毕业生应主动联系学校，核实以下信息：

• 本人档案的当前状态和准确所在地（是否仍在学校）。
• 学校办理档案转递的具体部门、办公地址、联系电话和办公时间。
• 学校关于毕业生档案转递的具体规定、流程和需要提交的材料清单（通常包括调档函、身份证复印件、毕业证复印件等）。
• 学校集中办理档案转递的时间安排和批次。通常学校会在毕业生离校后的一段时间内（如6月至8月）统一办理转递。

第三步：准备相关材料与文件

提前准备好可能用到的所有材料，可以大大提高效率。常用材料包括：

• 身份证原件及复印件。
• 毕业证原件及复印件。
• 与就业单位签订的三方就业协议书（如有）。
• 档案接收单位开具的调档函（原件，至关重要）。
• 学校发放的报到证（或电子版打印件）。

在做好准备工作的基础上，可以正式启动调转操作。流程可概括为“申请-开具-提交-转递-确认”五个环节。

1.获取调档函

根据您的档案去向，向档案接收单位申请开具调档函。例如：

• 若档案回原籍：联系户籍地县（区）级人才交流中心，咨询办理调档函所需材料（一般需身份证、户口本、毕业证等），按要求办理并获取调档函。
• 若档案去就业单位：由单位的人事部门或其委托的人才机构为您开具调档函。
• 若档案去升学院校：录取院校会发出调档函或调档通知。

调档函上会清晰写明调档单位（山西卫生健康职业学院）、接收单位信息、调档事由等。

2.提交调档函至学校

将获取的调档函原件（及其他学校要求的材料，如身份证复印件、委托书等）提交或邮寄至学校负责档案管理的部门。如果本人无法前往，可委托他人代办，需提供亲笔签名的委托书、本人及受托人的身份证复印件。

3.学校审核并转递档案

学校档案管理部门审核调档函的真实性和有效性后，会整理密封您的档案，并通过机要通信渠道寄往调档函上指定的接收单位。此过程需要一定时间，且机要通信本身较普通快递慢，通常需要几周甚至一两个月。

4.确认档案到达情况

这是最易被忽略但至关重要的一步。在学校寄出档案一段时间后（约1个月后），您必须主动联系档案接收单位，查询档案是否已安全、完整地到达并入库。切勿认为档案寄出就万事大吉。只有接收单位确认收到，整个调转流程才算真正完成。务必索要并保管好档案已到的证明或回执。

情况一：入职国有企事业单位、医疗卫生系统等

这类单位一般有独立的人事权，会主动为您办理档案接收手续。您需要做的是：

• 及时与单位人事部门沟通，了解其办理调档的流程和时间节点。
• 将单位开具的调档函及时交给学校。
• 跟进转递进度，并向单位人事部门确认档案是否到位。

情况二：入职私营企业、外资企业、灵活就业

这些机构通常无人事权，不能直接接收档案。您有两种选择：

• 将档案存放在单位所在地的人才市场：需先与人才市场联系，办理人事代理手续，由他们开具调档函。
• 将档案转回户籍地的人才交流中心：这是最稳妥和常见的选择。只需联系户籍地人才中心开具调档函即可。这对您在未来更换工作、考研、考公时调取档案都非常方便。

情况三：专升本、考研、出国深造

• 升学（国内）：凭录取通知书复印件或录取院校出具的调档函，到学校办理档案转递。档案将直接寄往录取院校。
• 出国留学：通常将档案存放在户籍地人才交流中心或教育部留学服务中心。需提前联系这些机构，了解存放所需材料（如offer、签证等）并办理相关手续，获取调档函。

情况四：暂未确定去向

强烈建议不要将档案滞留学校。学校仅为毕业生提供短期的档案保管服务（通常两年，称为“择业期”），逾期可能会将档案统一转回原籍，过程中易发生遗失或信息更新不及时。应主动将档案转回户籍地人才中心进行托管。

问题一：档案丢失或成为“死档”

档案滞留在个人手中超过一定期限、私自拆封或缺少关键材料都会变成“死档”，不被任何机构接收。务必通过正规流程公对公转递，切勿自持档案。

问题二：忘记档案去向

毕业后应时刻关注档案动态。若不确定档案在哪，可首先联系毕业院校查询最初转递记录，然后顺着转递方向逐一排查（学校→第一接收单位→后续单位）。

问题三：调档函开具遇到困难

部分地方人才机构可能需要您先回去办理报到手续后才开具调档函。务必提前电话咨询清楚接收地的全部政策要求，避免白跑一趟。

问题四：超过学校集中办理时间

如果错过毕业季学校的统一办理，后续仍可个人申请办理，但可能需要自行前往学校或通过邮寄方式提交材料，流程会更个人化，所需时间也可能更长。

通用建议：

• 始终保持与学校档案管理部门和目标接收单位的畅通沟通，勤问、勤查、勤确认。
• 所有关键文件（调档函、报到证、档案转递通知单等）最好拍照或复印留存。
• 整个过程要有耐心，档案转递周期较长，需持续跟进。