洛阳文化旅游职业学院毕业如何调档案呢(洛阳文旅学院毕业调档)

毕业生档案是国家人事档案的重要组成部分，它并非一份简单的成绩单或毕业证明的集合，而是一个人高等教育阶段学习、生活、成长的全面、历史、客观的记录。其法律效力和凭证价值是其他材料无法替代的。对于洛阳文化旅游职业学院这所专注于文化旅游产业人才培养的高等学府而言，毕业生的档案更是其专业技能与实践能力的有力证明。

毕业生档案通常包含以下几类核心材料：

• 学籍材料：如学生入学登记表、入学体检表、学籍卡、成绩单、实习鉴定表、毕业论文（设计）评审意见等。这些材料完整反映了学生在校期间的学习轨迹和学术水平。
• 政治面貌材料：如入团志愿书、入党申请书、思想汇报、转正申请、入党志愿书以及相关的考察材料等（如有）。
• 奖惩材料：在校期间获得的市级及以上级别的奖励材料（如奖学金证书、优秀学生干部等表彰决定）以及处分决定（如有）。
• 毕业及学位材料：高校毕业生登记表、毕业实习考核表、职业资格证获取情况证明以及学校颁发的毕业证、学位证（如有）的复印件等。
• 其他重要材料：如高校毕业生就业通知书（即“报到证”的存根联，虽现阶段部分省份已取消纸质报到证，但其电子凭证或相关证明仍具效力）、在校期间的军训鉴定表、体检表等。

理解档案的构成，有助于毕业生认识到其内容的严肃性和不可再生性。一旦档案材料遗失，补办将异常困难，甚至无法完全复原。
因此，对待档案调转，必须抱有高度的责任心。

档案调转并非凭空发生，它总是伴随着毕业生毕业后的去向而启动。不同的去向决定了档案的不同流向和调转依据。主要分为以下几种典型情况：

1.已就业单位接收档案

• 情况描述：毕业生与具有人事档案管理权限的用人单位（如国家机关、事业单位、国有企业、部分大型优质民营企业等）签订了正式就业协议或劳动合同，且单位同意接收并管理其人事档案。
• 档案接收方：该用人单位或其指定的人才服务机构（通常由单位的人事部门明确告知）。
• 调档依据：由用人单位出具的调档函。这是具有法律效力的调档凭证，是学校寄送档案的直接依据。

2.升学深造

• 情况描述：毕业生通过考试被国内其他高校或科研院所录取为全日制研究生或更高层次的学生。
• 档案接收方：录取院校的研究生院或学生档案管理部门。
• 调档依据：录取院校发出的《研究生录取通知书》及随通知书一同寄达的调档函。毕业生需按要求将调档函提交给母校。

3.档案寄回生源地或户籍地人才服务中心

• 情况描述：这是最常见的去向。适用于未落实就业单位、就业单位不接收档案（如大多数私营企业、外资企业）、自主创业、自由职业或准备出国深造的毕业生。按照国家政策，学校可将档案免费保管一定期限（通常为两年），期满后原则上会将档案转递至毕业生生源地或户籍所在地的县级以上公共就业和人才服务机构。
• 档案接收方：生源地或户籍地的人力资源和社会保障局、人才交流中心、人才市场等公共就业和人才服务机构。具体名称和地址需毕业生本人提前向当地相关部门咨询确认。
• 调档依据：此类情况通常不需要毕业生单独提供调档函。学校会依据毕业生在离校系统或就业指导中心登记确认的档案转递地址进行统一寄送。毕业生务必确保所填地址准确无误。

4.委托其他人才服务机构托管

• 情况描述：毕业生虽未就业于有档案管理权的单位，但希望将档案存放在学校所在地或意向工作城市的人才服务机构，以便于未来在该地求职发展。
• 档案接收方：毕业生自行联系并签订托管协议的人才服务机构。
• 调档依据：由该人才服务机构出具的调档函。

准确判断自身属于何种类型，是启动整个调档流程的第一步，它直接决定了后续需要准备何种材料以及联系哪个部门。

“磨刀不误砍柴工”，充分的准备是确保档案调转顺利的前提。毕业生在离校前，应主动完成以下几项关键工作：

1.主动联系学校档案管理部门或就业指导中心

洛阳文化旅游职业学院通常会指定一个部门（如学生工作处、招生就业处或专门的档案室）负责毕业生档案的整理与转递工作。毕业生应主动通过学校官网、辅导员通知或直接咨询等方式，获取该部门的联系方式、办公地点、官方通知渠道（如微信公众号、网站公告栏）以及当年毕业生档案工作的具体安排和时间节点。这是获取最准确、最权威信息的基础。

2.精准核实并确认档案接收单位的全称、地址与联系方式

这是整个准备工作中最核心、最容易出错的一环。档案接收单位的信息必须绝对准确。

• 对于有调档函的情况：仔细核对调档函上接收单位的全称、详细地址、邮政编码、联系人、联系电话。如有任何模糊或不确定之处，务必立即与发出调档函的单位确认。
• 对于转回生源地的情况：切勿想当然地填写地址。必须亲自致电生源地或户籍地的人才服务中心，询问接收高校毕业生档案的具体部门名称、详细地址、邮编和联系电话。不同地区、不同级别的机构名称可能略有差异（如“XX市人才服务中心”、“XX区人力资源公共服务中心”等）。

3.在规定时间内完成信息登记与材料提交

学校会在毕业生离校前集中组织档案转递信息的登记工作，可能通过线上离校系统或线下填写表格的方式进行。毕业生务必在规定截止日期前，按要求准确无误地填写或确认档案转递地址、本人有效联系方式等信息。如果需提交调档函等纸质材料，也应在截止日期前交至指定部门。

4.确保个人联系信息准确有效

确保在学校档案管理部门登记的个人手机号码、电子邮箱等在档案转递后至少半年内保持畅通。因为学校在寄出档案后，可能会提供档案转递单号，或者档案接收单位在收到档案后发现问题时需要联系本人。

5.结清在校一切费用、办理完所有离校手续

如有拖欠学费、图书未还、宿舍物品未清等情况，可能会影响档案的正常转出。务必按照学校要求完成所有离校流程。

在完成前期准备后，毕业生即可按照以下步骤推进档案调转：

第一步：获取并提交调档凭证

• 根据自身情况，准备好对应的调档凭证。对于需要调档函的情况，将原件（或按学校要求提供清晰复印件/扫描件）提交给学校档案管理部门。
• 对于档案转回生源地的情况，在学校的信息登记系统中准确填写已核实无误的接收单位信息。

第二步：配合学校完成档案整理与核对

学校档案管理部门会集中时间对毕业生的档案材料进行最终审核、密封、装袋。毕业生一般不需要参与此过程，但应确保之前提交的所有学籍材料齐全无误。

第三步：关注档案转递方式与时间

根据国家规定，高校毕业生档案必须通过机要通信或邮政EMS标准快递等有保密性和跟踪性的渠道进行转递，严禁个人自带。

• 转递时间：学校通常会在毕业生离校后（一般在7月至8月）集中办理档案转递。具体批次和时间请关注学校通知。
• 转递方式：目前大多数高校采用邮政EMS高校毕业生档案专用通道进行寄送，该通道安全可靠且提供物流跟踪。

第四步：获取并妥善保管档案转递信息

档案寄出后，学校通常会通过官网公示、发送短信或邮件等方式，向毕业生提供档案转递的单号或寄出日期等信息。毕业生务必及时记录并妥善保管这些信息，它们是后续查询档案去向的关键。

第五步：确认档案到达接收单位

这不是学校的责任，而是毕业生本人的首要责任。在预估档案已到达接收单位的时间后（通常寄出后1-4周，视距离而定），主动、多次通过电话或官方网站查询等方式，联系接收单位确认档案是否已安全收到、材料是否齐全。这是整个调档流程的最终闭环。

档案寄出并不意味着万事大吉，后续的查询与确认环节至关重要。

1.查询途径

• 通过转递单号查询物流：利用学校提供的EMS单号，在邮政官网上跟踪物流信息，了解档案投递状态。
• 直接联系接收单位查询：这是最直接、最可靠的方式。在物流显示签收后，打电话给接收单位的档案管理部门，提供姓名、毕业院校、身份证号等信息，请求查询档案是否入库。
• 通过生源地人才服务网站查询：许多地方的人才服务中心提供了线上查询人口档案的功能，毕业生可登录其官网尝试查询。

2.办理档案托管手续

对于将档案存放在人才服务中心的毕业生，在确认档案到达后，可能需要根据当地要求，前往现场或在线办理档案托管手续，签订托管协议，并了解相关服务内容（如出具证明、办理转正定级等）。

3.重要提示

• 切勿私自拆封档案！个人保管或拆封的档案将立即失效，成为“死档”，任何单位都不会接收。如果不慎拆封，需立即联系原毕业院校审核后重新密封，流程非常繁琐。
• 牢记档案接收单位的信息，未来工作变动需要再次调档时，需从此单位调出。
• 工作单位或联系方式发生变更时，应及时通知档案所在地的管理部门更新信息，以便保持联系。

在档案调转过程中，可能会遇到一些特殊问题，以下提供应对思路：

1.档案滞留或丢失怎么办？

• 滞留学校：若毕业超过两年档案仍在学校，应主动联系学校档案管理部门，说明情况，并尽快提供有效的档案接收单位信息，办理转出手续。
• 转递过程中物流信息异常或丢失：首先通过单号联系邮政EMS客服查询。若确认丢失，应立即同时联系母校和接收单位，由学校出面与邮政交涉，并启动档案材料的补办程序。补办过程极为复杂，需回校协调多个部门，尽可能补齐主要材料。

2.成为“死档”如何激活？

“死档”主要指档案长期滞留在个人手中或材料缺失严重。激活方式通常有：- 联系原毕业院校，看是否愿意重新审核密封。- 咨询户籍地人才服务中心，看是否愿意接收并激活存档（可能需要补充相关证明）。- 通过新就业单位（如有档案管理权）尝试接收并激活。这个过程往往需要耐心和多方沟通。

3.就业单位变更后如何二次调档？

毕业后，如果更换了工作单位，且新单位需要档案，则需由新单位出具调档函，毕业生持调档函和本人身份证件，到当前档案所在地（即原接收单位）办理调出手续。档案将由原单位直接寄往新单位。

4.暂未确定去向，档案能否暂时留在学校？

可以。国家规定学校可为未就业毕业生提供不超过两年的档案免费保管（具体期限以学校规定为准）。在此期间，毕业生一旦确定档案接收地，可随时凭相关证明回校办理转递。但需注意，学校保管期间不计算工龄，不提供人事档案相关服务（如出具证明等）。两年期满后，学校将按程序将档案寄回生源地。

洛阳文化旅游职业学院毕业生的档案调转工作是一项严谨、规范的系统工程。毕业生作为档案的归属主体，必须承担起首要责任，积极主动地与学校、接收单位保持沟通，确保每一个环节的准确无误。唯有如此，这份记录着青春奋斗历程的宝贵文件，才能在未来的人生道路上发挥其应有的价值，为个人的发展提供坚实的支撑。从校园到社会，妥善处理好档案事宜，是迈向成熟、负责任职业生涯的第一步。