重庆科技职业学院毕业如何调档案呢(毕业档案如何调取)

一、深刻理解毕业生档案的重要性与基本属性

在具体阐述调档流程之前，我们首先必须从根本上认识到毕业生档案的极端重要性和其独特的法律与行政属性。它绝非一份可以随意处置的普通文件集合。

1.毕业生档案的核心内容

重庆科技职业学院的毕业生档案，通常包含以下关键材料：

• 高中阶段档案：如高中毕业生登记表、学业水平考试成绩、高考报名登记表、体检表等。
• 大学阶段档案：主要包括入学登记表、学年鉴定表、学习成绩单、实习鉴定表、毕业生登记表、奖惩材料、党团组织关系材料（入团/入党申请书、志愿书等）。
• 就业相关材料：如报到证副本（白色联，现已逐步取消，但历史档案中可能存在）。

2.档案的法律效力与用途

毕业生档案具有法定的证明效力，其核心用途体现在：

• 就业准入凭证：进入国有企业、事业单位、政府机关等公有制单位时，档案是办理入职、定岗定编的必备材料。
• 职业发展基石：用于未来的职称评定、职务晋升、岗位调动、干部任免等，档案中的考核记录是重要依据。
• 社会福利保障依据：是计算工龄、确定社保缴费年限、办理退休手续、享受相应退休待遇的关键证明。工龄的起始时间往往根据档案记载的报到时间确定。
• 继续深造必要条件：考取研究生后，被录取的院校会要求调取档案，进行政治审查和学籍管理。
• 历史问题核查凭证：在涉及出国政审、公证等重要事务时，档案是核查个人历史情况的重要渠道。

3.档案的管理原则：严禁个人自带

一个必须牢记的基本原则是：毕业生档案属于国家机密文件，严禁由个人私自携带、拆阅或保管。档案的转递必须通过机要通信或邮政EMS标准快递中的“学生档案”专用通道，在公共部门之间（如学校、人才中心、用人单位）进行直接交接。个人接触档案会导致档案失效，变成“死档”，后续激活和转递将异常困难。

二、毕业调档前的准备工作与信息核对

成功的档案调取始于充分的准备。毕业生应在离校前主动完成以下步骤，为后续流程打下坚实基础。

1.明确档案接收单位（档案去处）

这是调档的第一步，也是决定后续所有行动的方向标。毕业生需根据自身毕业去向，提前确定档案的接收地。主要去向分为以下几类：

• 已签订就业协议且单位有档案保管权限：如果就业单位是国有企事业单位、政府机关等，这些单位通常设有党委或人事部门，具备保管人事档案的资质。档案应转至该单位。
• 已就业但单位无档案保管权限或未就业：这是大多数毕业生的常见情况。档案通常转递至生源地（高考报名时户籍所在地）的公共就业和人才服务机构（如人社局下属的人才交流中心），或者就业地的人才市场进行户籍托管。
• 考取专升本或研究生：档案需要转至被录取的院校。
• 参军、入伍：档案转至相应的部队政治工作部门。
• 自主创业、自由职业：通常建议将档案转回生源地人才中心，确保其处于规范管理状态。

关键建议：对于后几种情况，务必提前通过电话、官网等渠道，确认拟接收档案的人才中心的全称、地址、邮编、联系人及联系电话等信息，确保准确无误。

2.积极参与毕业前的信息核对工作

通常在毕业学年，重庆科技职业学院的学生处、就业指导中心或档案室会组织毕业生核对个人基本信息及档案转递意向。学校会发放《高校毕业生档案转递信息登记表》或通过线上系统进行采集。毕业生必须认真、准确地填写以下信息：

• 姓名、身份证号、学号等个人身份信息。
• 档案转递单位全称（必须与调档函上的公章名称完全一致）。
• 档案转递详细地址、邮政编码。
• 档案接收部门联系人及联系电话。

此项核对工作至关重要，是学校制作档案转递地址的唯一依据。任何错误都可能导致档案被错寄、退回甚至遗失。

3.办理完毕所有离校手续

在申请调档前，确保已结清在校期间所有费用（如学费、住宿费）、归还借阅的图书资料、办理完宿舍退宿等。学校相关部门会在离校系统或离校手续单上确认，全部手续办结是档案转出的前提条件之一。

三、获取关键文件：调档函的申领与提交

调档函是档案转移的“通行证”和“指令书”，没有它，学校无法启动转档程序。

1.什么是调档函？

调档函是由具备档案保管权限的机构（即上文提到的档案接收单位）出具的，正式要求重庆科技职业学院将指定毕业生的人事档案转递至该单位的公函。它通常包含以下要素：发函单位名称、文号、发函日期；毕业生姓名、身份证号等基本信息；明确要求调档的意图；档案接收单位的详细地址、联系方式和邮编；单位公章（通常是人事专用章或单位行政公章）。

2.如何获取调档函？

根据档案去向的不同，获取调档函的方式也不同：

• 就业单位出具：在办理入职手续时，向单位人事部门申请开具调档函。
• 人才中心出具：携带身份证、毕业证、户口本等相关材料，到生源地或就业地的人才服务中心申请办理档案托管手续，人才中心审核通过后会开具调档函。部分人才中心已开通网上申请功能。
• 录取院校出具：研究生录取院校的研究生院或招生办公室会随录取通知书一并寄送调档函，或要求考生在指定系统自行下载打印。

3.如何向学校提交调档函？

获取调档函后，毕业生需按照重庆科技职业学院的规定，及时将其提交给负责部门（通常是学生处、就业指导中心或档案室）。提交方式可能有：

• 现场提交：将调档函原件交至学校指定办公室。
• 线上提交：通过学校的就业信息管理系统或指定邮箱，上传调档函的清晰扫描件或照片。
• 邮寄提交：如毕业生已离校，可按照学校公布的地址，通过邮政快递等方式寄送调档函原件。

特别注意：务必关注学校关于提交调档函的截止日期，逾期提交可能会延误档案转递时间，导致档案被暂存学校或发回生源地。

四、档案转递的具体流程与状态跟踪

学校收到有效的调档函并确认毕业生离校手续已办结后，便会启动档案转递流程。

1.学校的内部处理流程

重庆科技职业学院的相关部门会：

• 审核调档函的真实性和有效性。
• 根据调档函信息，整理、封装该毕业生的完整档案。
• 通过指定的安全渠道（机要通信或EMS学生档案专递）寄出档案。
• 在学校的档案管理系统中记录寄出日期、快递单号等信息。

整个处理过程需要一定时间，通常在毕业离校后的7月至8月集中办理。毕业生应耐心等待，并理解学校工作人员在此期间的工作量巨大。

2.如何跟踪档案转递状态？

档案寄出后，毕业生不应被动等待，而应主动跟踪：

• 联系学校查询：在档案寄出后一段时间（如1-2周后），可咨询学校就业指导中心或档案室，询问档案是否已寄出，并获取邮政EMS或机要文件的单号。
• 利用快递单号查询：获得单号后，登录中国邮政EMS官网，输入单号即可查询档案的物流轨迹。
• 最终确认是关键：根据物流信息估算档案到达时间后，务必主动联系档案接收单位（人才中心或用人单位的人事部门），确认对方是否已成功收到并录入你的档案。这是整个调档流程闭环的最后一步，也是最关键的一步。只有接收单位确认收到，调档才算真正完成。

五、常见特殊问题与应对策略

调档过程中可能会遇到一些特殊情况，需要毕业生灵活、及时地应对。

1.档案暂存学校（延缓派遣）

如果毕业生在离校时尚未确定工作单位或升学去向，可以向学校申请将档案暂时留在学校保管一段时间（通常为两年，具体政策需咨询学校）。在此期间，学校负责保管档案，不收取费用。但一旦确定档案去向，需及时回校办理转档手续。两年后，若仍未办理，学校通常会按规定将档案转回生源地人才中心。

2.调整档案去向（改派）

如果毕业生在档案寄出后，又更换了工作单位或改变了档案接收地，就需要办理改派手续。这通常涉及：

• 向原接收单位申请调档函（如果档案已到，需商调）；或向学校申请拦截档案（如果尚未寄出）。
• 获取新单位或新人才中心的调档函。
• 向学校提交改派申请和新调档函，由学校重新办理转递。

改派手续相对复杂，应尽量避免。

3.档案遗失或长期未到的处理

如果查询物流信息显示异常，或长时间（超过1个月）档案接收单位未收到档案，应立即：

• 联系学校档案管理部门，核查寄出记录和单号，确认是否寄错或地址有误。
• 联系邮政EMS或机要局，根据单号追溯档案下落。
• 如确认遗失，需由学校出面与邮政部门协商，并启动补办程序。补办档案极为繁琐，需要回原高中、大学等多个单位补充相关证明材料，因此预防远胜于补救。

  
  六、树立长期档案管理意识

  档案调取并非一劳永逸。毕业生应树立终身管理档案的意识。

  
  1.档案到达后并非万事大吉

  档案到达人才中心或单位后，只是进入了“托管”状态。在今后的工作中，如发生单位变动、职称晋升、学历提升、入党等重要情况，会产生新的档案材料（如劳动合同、职称评定表、学历认证报告、党员材料等）。这些材料需要及时归档。应定期（如每1-2年）联系档案保管单位，了解是否需要补充新材料。

  
  2.知晓档案所在地

  务必牢记自己的档案存放在哪个具体单位（精确到市、区、单位全称）。在今后需要开具各类证明、办理社保、退休时，能快速准确地提供档案所在地信息。

  
  3.谨慎处理档案流动

  未来任何一次工作变动，如需调动档案，都必须遵循“先开调档函，后转档”的原则，确保档案始终在规范的流转通道内，避免成为“口袋档案”或“死档”。

  重庆科技职业学院毕业生调档是一项严肃、严谨的系统工程，需要毕业生本人具备高度的责任心和主动性。从毕业前的信息核对，到调档函的获取与提交，再到档案寄出后的跟踪确认，每一个环节都不可或缺。充分理解档案的重要性，严格遵守档案管理的法规，与学校及接收单位保持有效沟通，是确保个人档案安全、准确、及时到位的不二法门。这份看似不起眼的档案，将在你漫长的人生旅途中，持续扮演着无声却至关重要的角色。

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