石嘴山工贸职业技术学院毕业如何调档案呢(毕业档案转递流程)

毕业生档案的核心价值主要体现在以下几个方面：

• 就业入职的通行证：绝大多数国有企业、事业单位、政府机关在招聘录用人员时，必须审查个人档案，以确保信息的真实性和完整性。档案是办理正式入职手续不可或缺的要件。
• 职业发展的基石：在工作生涯中，档案是进行转正定级、职称评定、职务晋升、工龄计算、社保缴纳年限确认的重要依据。相关材料会陆续归入档案，形成完整的职业记录。
• 继续深造的敲门砖：考取研究生或专升本的同学，在通过初试后，录取院校会调取档案进行政治审查和资格复核，档案不全或有问题将直接影响录取结果。
• 社会服务的凭证：办理落户（尤其是大城市）、入党、参军、出国政审、公证、退休等事宜时，均需要出具或审核个人档案。
• 历史记录的宝库：档案客观记录了个人从中学阶段开始的学习、工作轨迹，是具有法律效力的历史证明。

石嘴山工贸职业技术学院毕业生档案的基本构成通常包含但不限于以下材料：

• 高中阶段档案材料（如毕业生登记表、学籍表等）；
• 入学登记表、考生信息表；
• 在校期间的学习成绩单；
• 毕业生登记表；
• 入学体检表、毕业体检表（如有）；
• 党团组织关系材料（如入党/入团申请书、志愿书、思想汇报、转正申请等）；
• 奖惩材料（校级及以上奖励或处分决定）；
• 实习鉴定表、社会实践报告；
• 学位授予证明（如适用）；
• 报到证通知书（白色联，已随档案装订）；
• 其他需要归档的重要材料。

只有充分认识到档案的重要性，毕业生才会以严肃认真的态度去对待调档案这件事。

1.转至就业单位

• 适用情况：毕业生已与具有人事档案管理权限的用人单位签订就业协议书或劳动合同。这类单位通常包括：国家机关、事业单位、国有企业、部分大型优质民营企业等。
• 选择依据：如果单位明确表示可以接收并管理档案，且能提供有效的调档函或录用证明，这是最理想的去向，便于单位统一管理，未来办理相关手续也最为便捷。
• 注意事项：务必提前与单位人事部门确认其是否具备档案保管资格，以及准确的档案接收地址、单位名称、联系人及电话。切勿想当然地将档案寄往一个不具备保管资质的单位。

2.转至生源地或户籍所在地的人才交流服务中心（人才市场）

• 适用情况：
  • 未落实就业单位的毕业生；
  • 就业单位不具备人事档案管理权限（如大多数私营企业、外资企业、个体工商户等）的毕业生；
  • 选择自主创业、自由职业的毕业生；
  • 准备考研、出国等暂缓就业的毕业生。
• 选择依据：这是目前最普遍、最稳妥的档案托管方式。人才交流服务中心是经政府授权专门管理流动人员人事档案的机构，能为毕业生提供档案保管、出具证明、职称申报等服务。将档案转回生源地，可以有效避免档案滞留学校或遗失的风险。
• 注意事项：需要明确生源地或户籍地具体是哪个层级（市、区、县）的人才服务中心负责接收，并获取准确的机构名称和地址。部分地区可能需要先在人才中心办理委托存档手续。

3.转至升学录取院校

• 适用情况：毕业生已考取国内其他高等院校（如专升本、研究生）并被录取。
• 选择依据：档案需要转至新的录取学校，以便组建新的学籍档案。
• 注意事项：需提供录取院校出具的调档函原件，并确保函件上的信息（姓名、专业、身份证号等）准确无误。调档函通常有明确的寄送截止日期，需及时提交给学校。

4.档案暂留学校（延缓派遣）

• 适用情况：根据国家规定，学校可为尚未落实毕业去向的毕业生提供一定期限的档案保管服务（通常为两年，具体政策需咨询学校学生处）。
• 选择依据：为正在找工作或处于选择期的毕业生提供一个缓冲期。
• 注意事项：这只是临时性措施。在暂留期间，档案身份仍为“学籍档案”，无法办理转正定级、职称评定等与社会人员档案相关的业务。两年期满后，学校将按规定将档案转回生源地人才中心，毕业生需密切关注，避免档案被自动转出后失去跟踪。

毕业生应结合自身情况，尽早确定档案去向，并主动与相应的接收单位联系确认。

第一步：毕业前信息核对与意向确认

• 通常在毕业学年的最后一个学期，学校学生工作处或就业指导中心会组织毕业生进行个人信息核对，包括姓名、身份证号、生源地等关键信息。这是确保档案准确转递的基础，务必认真核对，如有错误立即提出更正。
• 同时，学校会通过班会、通知、就业系统等方式，要求毕业生填报档案转递意向，即填写《高校毕业生档案转递登记表》或类似表格。毕业生需要根据第二点中所述的去向，明确填写档案接收单位的全称、详细地址、邮政编码以及联系人和联系电话。信息必须准确无误，一字之差都可能导致档案寄错或退回。

第二步：准备并提交调档凭证

• 根据档案去向的不同，需要向学校提交相应的证明材料：
  • 就业单位：提供单位出具的、盖有公章的调档函。这是单位同意接收档案的正式文件。
  • 人才交流服务中心：通常不需要单独调档函。但毕业生需自行确认生源地或意向托管地人才中心的名称和地址，并在学校发的登记表上准确填写。部分人才中心可能需要毕业生先办理开户或存档手续，获取相关的接收证明，如有要求，应按要求办理。
  • 升学录取院校：提供录取学校研究生院或招生办公室出具的调档函。
  • 暂留学校：按照学校规定，提交暂缓派遣的申请，并明确暂留期限。
• 所有证明材料必须在学校规定的截止日期前提交给指定的负责老师或部门。

第三步：学校审核、整理与寄发档案

• 毕业生离校后，学校学生工作处或档案室会对毕业生提交的档案转递信息和相关凭证进行集中审核。
• 审核无误后，学校会为每位毕业生封装好个人档案。档案封装有严格规定，使用专用的档案袋，密封后加盖学校公章，以确保途中不被拆阅。
• 学校会通过专门的渠道（通常是机要通信或EMS档案专递）统一寄送档案。这两种方式安全可靠，有据可查，严禁个人私自携带档案。
• 档案寄出后，学校会保留寄送凭证（如机要号或EMS单号），并可能将转递信息录入查询系统。

第四步：毕业生跟踪查询与确认接收

• 档案寄出后，毕业生切不可置之不理。应主动向学校询问档案寄出的大概时间以及查询方式（如获取机要号或EMS单号）。
• 在档案寄出后约1-2周（机要通信较慢，可能需1个月左右），主动联系档案接收单位（如单位人事处、人才中心），确认档案是否已安全送达。
• 一旦确认接收，建议毕业生亲自或委托他人前往接收单位，核实档案材料是否齐全完整。如有问题，应立即与学校和接收单位沟通解决。

第五步：办理档案托管手续（如适用）

• 对于将档案存放在人才交流服务中心的毕业生，在确认档案到达后，通常需要本人（或委托人）持身份证、毕业证等材料，前往该人才中心办理正式的存档手续，签订托管协议，并领取《人事代理手册》或相关凭证。至此，档案才正式进入社会流动人员档案管理序列。

1.档案滞留或成为“死档”

• 风险描述：毕业生对档案不管不问，既未办理转递手续，也未申请暂留，导致档案长期滞留学校，超过保管期后被学校转出，但因地址不详等原因被退回，最终失去踪迹，成为无人管理的“死档”。或者，档案已转至人才中心，但毕业生从未去办理报到和存档手续，档案状态异常。
• 防范措施：高度重视，主动跟进。离校前务必落实去向并提交信息。离校后定期查询档案状态，确保其“落地生根”。

2.档案信息填写错误

• 风险描述：在填写档案转递地址时，单位名称写错、写漏，地址不详细，邮编错误，联系人电话有误等，导致档案被退回或寄丢。
• 防范措施：填写时务必与接收单位反复核对确认，使用官方全称和标准地址。填写完成后自己再仔细检查三遍。

3.个人私自拆封或保存档案

• 风险描述：极少数情况下，学校可能将密封的档案交给毕业生本人转递。毕业生出于好奇或保管不当，私自拆开档案封条，或将档案长期放在自己手中。
• 防范措施：绝对禁止私自拆阅档案！这会破坏档案的真实性和保密性，导致档案作废，任何正规单位都将拒收。如果档案暂时在手，应尽快通过学校或合规渠道交至有资质的机构保管，切勿拖延。

4.轻信虚假或非法中介

• 风险描述：社会上存在一些声称可以“代办档案”、“优化档案”的非法中介，骗取钱财，甚至伪造档案材料，后果极其严重。
• 防范措施：档案转递必须通过官方、正规渠道。石嘴山工贸职业技术学院的学生工作处/档案室、各地人力资源和社会保障局下设的人才服务中心是唯一可信的机构。切勿相信任何非官方渠道的承诺。

5.忽视后续服务

• 风险描述：认为档案到了人才中心就一劳永逸，不关心档案内容补充（如工作后的劳动合同、职称材料等），需要用时才发现材料缺失。
• 防范措施：知晓档案是一个动态更新的系统。工作后，应及时将需要归档的材料提交给档案保管单位，确保档案记录的连续性。

档案查询方法：

• 联系母校：毕业后短期内，可先联系石嘴山工贸职业技术学院学生工作处或档案室，查询当年档案转递的机要号或EMS单号，据此追踪流向。
• 联系接收单位：直接致电或前往你填写的档案接收单位（如某人才中心）查询。
• 线上查询：现在许多省、市的人才服务中心都开通了线上查询系统，毕业生可通过其官方网站、微信公众号或手机APP，输入姓名、身份证号等信息查询档案是否在库。
• 全国人社政务服务平台：可尝试登录国家级的服务平台，查询流动人员人事档案存档情况。

工作后档案的转移：

• 如果毕业后更换工作城市，或新单位具备档案管理权限且需要调档，则需办理档案转移。
• 基本流程是：由新的接收单位（如新单位或新城市的人才中心）出具调档函，毕业生本人持调档函和身份证件，到当前档案保管单位办理调出手续。原保管单位会通过机要通道将档案寄往新单位。同样，毕业生需跟踪确认。

档案的日常维护：

• 牢记自己的档案存放地点（单位名称和城市）。
• 联系方式变更时，及时通知档案保管单位更新信息。
• 定期（如每两三年）查询一次档案状态，确保其安全。
• 将工作中产生的需归档材料及时送交档案保管部门。

石嘴山工贸职业技术学院毕业生调档案是一项严肃、细致且关乎长远的工作。它要求毕业生具备高度的责任心和主动性，从毕业前夕开始，直至档案安全抵达并确认接收，全程都不能掉以轻心。通过充分了解政策、明确自身去向、严格按照流程操作、警惕潜在风险并做好后续维护，每一位毕业生都能顺利完成这项重要的毕业环节，让档案成为职业生涯的助推器而非绊脚石。切记，你的档案，你负责；你的未来，你主宰。