抚顺职业技术学院毕业如何调档案呢(毕业档案如何调取)

毕业生档案，通常被称为“学籍档案”，在学生毕业离校后被赋予新的身份，即“人事档案”。它是个人成长经历的重要载体，其内容具有原始性、真实性、保密性和权威性。抚顺职业技术学院毕业生档案中通常包含以下核心材料：

• 高中阶段档案：如高中毕业生登记表、学业水平考试成绩、高考报名登记表、体检表等。
• 大学阶段档案：这是档案的主体部分，包括入学登记表、学生学年鉴定表、成绩单、毕业生登记表、实习鉴定表、奖惩材料、入党/入团志愿书及相关材料、体检表等。
• 报到证副本（就业通知书）：这是毕业生首次就业的重要标志，将放入档案中作为凭证。

档案的重要性体现在其贯穿个人职业生涯乃至退休生活的多个关键节点：

• 就业入职：国有企业、事业单位、政府机关等在录用员工时，必须调阅档案进行政审，档案是确定个人身份、工龄、待遇的重要依据。
• 职称评定与职业资格认证：申报专业技术职称或某些职业资格时，需要档案管理部门依据档案材料出具相关证明。
• 研究生录取与出国政审：被研究生招生单位录取后，学校会调取档案；办理出国政审同样需要档案所在地出具证明。
• 户口迁移与落户：在一些城市办理落户手续时，需要提供档案存放证明。
• 公务员招考与事业单位招聘：政审环节的核心就是审查个人档案。
• 党团组织关系接转：党团员身份的延续与档案密不可分。
• 退休办理：社保部门依据档案中记载的最早参加工作时间、工龄、工资变动情况等来核算养老金待遇。

因此，档案调转的实质，是将这份至关重要的个人历史记录，从一个有资质的保管单位（如母校）安全、规范地转移至另一个有资质的接收单位（如工作单位或人才中心）。任何个人无权私自拆阅、涂改或持有档案。

调转档案不是毕业时的一个盲目操作，它完全取决于毕业生的具体去向。
因此，在启动调档流程前，首要任务是明确自己的“下一站”在哪里，并据此获取关键的“通行证”——调档函。

第一步：明确毕业去向，确定档案接收单位

抚顺职业技术学院的毕业生在毕业季通常会面临以下几种情况，每种情况对应不同的档案接收方：

• 情况一：已落实就业单位，且单位有档案管理权限。这通常指的是国家机关、国有企事业单位、大型公有制企业等。这类单位自身设有党委组织部或人力资源部，具备保管人事档案的资质。毕业生应与单位确认清楚档案接收部门的全称、详细地址、联系人及联系电话。
• 情况二：已落实就业单位，但单位无档案管理权限。这涵盖了绝大多数民营企业、外资企业、合资企业以及中小型公司。这些单位无权接收和管理档案，毕业生的档案需要托管到单位所在地或户籍所在地的公共就业和人才服务机构（通常称为“人才市场”或“人才交流中心”）。
• 情况三：未就业、自主创业或灵活就业。在这种情况下，毕业生的档案通常会被学校建议转回户籍所在地的毕业生就业主管部门或人才服务机构。这是确保档案安全、避免“死档”的最常见选择。
• 情况四：考取专升本或研究生，继续深造。档案接收方即为录取院校的招生办公室或学生档案管理部门。
• 情况五：参军入伍、参加国家地方基层项目（如“三支一扶”、“西部计划”等）。档案会按规定转至部队相关部门或项目主管单位指定的人才服务机构。

第二步：根据去向，向接收单位申请开具调档函

调档函是档案接收单位向档案现存单位（抚顺职业技术学院）发出的正式调取档案的书面通知，是启动调档流程的必备文件。没有调档函，学校无法办理档案转递。

• 对于有档案管理权的用人单位，毕业生应向单位人力资源部门申请开具调档函。
• 对于需托管至人才中心的毕业生，应携带身份证、毕业证、与用人单位签订的劳动合同（如已就业）等材料，前往对应的人才中心办理档案托管手续并申请开具调档函。如果档案转回原籍，通常需要联系户籍所在地的市/区/县人力资源和社会保障局下属的人才服务中心，了解具体开具流程。
• 对于升学的毕业生，录取院校会随录取通知书一并寄送调档函，或在学校官网发布相关通知，要求学生自行下载打印。

调档函的核心要素必须齐全、准确，包括：抬头（致：抚顺职业技术学院学生档案管理部门）、调档事由、毕业生姓名、身份证号、专业等基本信息，以及档案接收单位的全称、详细地址、邮编、联系人和联系电话。毕业生务必仔细核对，任何错误都可能导致档案无法准确投递。

在明确了去向并拿到合格的调档函后，毕业生即可联系母校办理档案调转手续。
下面呢是通用的操作步骤，具体细节应以毕业当年学校发布的最新通知为准。

步骤一：关注学校通知，提交调档材料

抚顺职业技术学院通常在毕业季会通过学校官网、学生工作处网站、班级辅导员或毕业班微信群等渠道，发布关于毕业生档案转递工作的详细安排。毕业生需密切关注，在规定的时间内（通常是离校前或离校后一个集中办理期）办理。

• 毕业生需要将调档函原件提交给学校指定的部门，通常是学生工作处、就业指导中心或档案馆。
• 同时，可能需要填写《毕业生档案转递信息登记表》，再次确认档案接收单位的准确信息、本人联系方式等。
• 部分学校可能要求毕业生同时办理离校手续，结清学费、图书、宿舍等事项，取得离校手续单后，方可办理调档。

步骤二：学校审核与档案转递

学校档案管理部门在收到毕业生的调档函和相关材料后，会进行审核。审核无误后，将按照规定对毕业生的学籍档案进行整理、密封、装袋。

根据国家规定，高校毕业生档案必须以机密件的形式进行转递，主要途径有两种：

• 机要通信：这是最传统、安全性最高的方式，主要用于寄往国家机关、事业单位、国有企业等。但机要通信速度相对较慢，且不支持个人查询详细物流信息。
• 邮政EMS标准快递“高校毕业生档案专用通道”：这是目前绝大多数高校和人才机构采用的方式。它既保证了安全性（有专门的封装和交接流程），又提供了快递单号可供查询物流信息，更为便捷。

学校不会将档案交给毕业生个人携带（除极特殊情况，且档案已被密封，个人不得拆封）。

步骤三：确认档案到达与办理存档

档案寄出后，毕业生的工作并未结束，主动确认档案是否安全到达接收单位至关重要。

• 如果档案通过EMS寄送，毕业生应记下快递单号，定期查询物流信息，确认签收情况。
• 在档案寄出后的一到两个月内（考虑到机要通信的延迟），毕业生应主动联系档案接收单位（如单位HR、人才中心），查询自己的档案是否已收到并完成入库存档手续。
• 确认存档后，建议向接收单位索要《档案托管证明》或记住存档编号，以备日后查询和使用。

在档案调转过程中，毕业生常会遇到各种困惑和问题，提前了解并规避风险至关重要。

问题一：暂未就业，调档函如何开具？档案寄往何处？

这是最常见的情况。对于暂未就业的抚顺职业技术学院毕业生，强烈建议将档案转回户籍所在地的市/区/县人才交流服务中心。毕业生需自行联系户籍地人才中心，咨询托管流程并申请开具调档函。切勿因暂时不用而置之不理，否则档案可能滞留学校，超过保管期限（通常为两年）后，学校有权将其转出，极易造成档案丢失，成为“死档”。

问题二：档案可以自己拿着吗？

绝对不可以。个人长时间持有档案，会导致档案失去效力，变成“死档”。任何具备档案管理资质的机构都不会接收个人自持的档案。一旦拆封，档案的真实性和完整性将遭到破坏，激活和重建手续极其繁琐复杂。

问题三：签了劳动合同，但公司不处理档案，怎么办？

这属于“情况二”。毕业生应主动将档案托管至工作单位所在地的人才市场，或者为了方便起见，也可选择托管回户籍地人才市场。
这不会影响你的工龄计算和社保缴纳，但将来若进入有档案管理权的单位，则需要从人才市场进行调档。

问题四：毕业多年后才发现档案不知去向，如何查找？

这是一个棘手的问题。查找档案应遵循“由近及远”的原则：

• 联系毕业院校的档案管理部门，查询当年档案的转递记录（机要号或EMS单号）。
• 根据转递记录，联系档案接收单位查询。
• 若学校记录缺失，可重点排查户籍所在地的人才服务中心、首次就业单位所在地的人才服务中心。
• 必要时，可求助当地人力资源和社会保障局进行协查。

预防胜于治疗，毕业时办好手续并及时确认存档是关键。

问题五：调档函开具有误或毕业后更换了工作，需要改派怎么办？

如果调档函信息错误或毕业去向在档案寄出前发生变化，应立即联系学校档案管理部门暂停寄送，并重新获取正确的调档函。如果档案已经寄出但需要更改去向，这就涉及到“改派”手续，需要到学校就业指导中心办理新的报到证，并凭新的报到证和调档函联系档案接收和发出单位，办理档案二次转递。此过程较为复杂，应尽量避免。

档案管理是一项需要长期关注的工作，并非一毕业就一劳永逸。

树立终身档案管理意识。毕业后，你的人事档案会随着你的工作变动、职称晋升、学历提升等不断增加新的材料（如转正定级表、劳动合同、年度考核表、工资变动审批表、职称评审表等）。这些材料通常由用人单位或你自己提交给档案保管单位归档。
因此，要知晓自己的档案存放在何处，在人生重要节点主动关心档案材料的完整性。

定期核查档案状态。即使当前工作稳定，也建议每隔几年（如三到五年）向档案保管单位确认一下档案状态是否正常，特别是当保管单位联系方式或地址发生变更时。

谨慎对待档案流动。每次工作变动，只要涉及档案调动，都必须严格按照“新单位开具调档函 -> 原单位转递档案 -> 个人确认到达”的流程办理，确保档案流转的每一个环节都有据可查，闭环管理。

对于抚顺职业技术学院的毕业生来说，顺利完成档案调转，是给大学生涯画上一个圆满句号，也是开启职业生涯的重要一步。它看似繁琐，却关乎长远利益。只要本着认真负责的态度，提前规划，按部就班，主动沟通，就一定能够妥善处理好个人档案事宜，为未来的发展扫清障碍，奠定坚实的基础。