内蒙古大学毕业如何调档案呢(内蒙古大学调档指南)

内蒙古大学毕业生的档案调转工作，是一项系统而严谨的工程，它紧密围绕毕业生的就业去向和人生规划展开。要顺利完成此项任务，毕业生需要扮演好“第一责任人”的角色，主动了解政策、明确自身需求、跟进关键环节。
下面呢将分阶段、分情形对调档流程进行详尽阐述。

在深入探讨“如何调”之前，我们必须首先明确“为何调”。毕业生档案并非一叠简单的纸质文件，而是由国家法律法规规定、由学校官方组建并管理的个人重要历史记录。其核心价值体现在以下几个方面：

• 个人历史的权威凭证： 档案中包含了高考成绩单、入学登记表、在校期间的学习成绩单、学年鉴定表、奖惩记录、党团组织关系材料、体检表、毕业生登记表等。它完整、客观地反映了个人在大学阶段的成长轨迹，是除了毕业证和学位证之外，证明学历和学习过程的另一份关键材料。
• 职业生涯的“通行证”： 对于进入国家机关、事业单位、国有企业（通常所称的“体制内”单位）工作的毕业生，档案是办理入职手续、核定工龄、评定职称、晋升职务、享受相关福利待遇的必备依据。单位需要通过审查档案来确认个人的学历、经历和政治背景。
• 社会服务的基石： 在办理落户手续（尤其是一线大城市）、参加公务员招录和事业单位招聘的政治审查、办理公证、出国政审、退休手续核算养老金等事务时，档案都扮演着不可或替代的角色。

因此，档案的准确转递和妥善保管，直接关系到毕业生未来的长远发展。任何疏忽，如档案丢失、滞留或信息错误，都可能在未来造成难以估量的麻烦和时间成本。

档案调转并非无的放矢，其出发点是毕业生明确的就业或发展去向。根据不同的毕业去向，调档的准备工作也略有差异。

这是最常见的情形。毕业生需要向已签约的用人单位确认其是否具备人事档案管理权限。

• 确认权限： 通常，各级机关、事业单位、国有企业和部分大型优质民营企业设有专门的人事部门或委托人才机构管理档案。毕业生应主动询问单位HR，获取准确的档案接收单位名称、地址、邮编和联系人电话。
• 获取调档函： 由具备档案管理权限的用人单位开具调档函。这是学校转递档案的唯一合法依据。调档函上必须清晰写明毕业生的基本信息（姓名、学号、身份证号）、档案接收单位的全称、详细地址、邮编、联系人及联系电话，并加盖单位人事部门公章。

对于成功考取国内其他高校或科研院所研究生的毕业生，档案调转相对简单。

• 获取调档函： 录取院校的研究生院或招生办公室会统一寄发或由考生自行下载打印调档函。这份调档函即是档案转递的凭证。
• 信息核对： 收到调档函后，务必仔细核对录取院校的名称、档案接收地址等信息是否准确无误。

对于就业单位不具备档案管理权限（如多数民营企业、外资企业）、灵活就业、暂未就业或计划自主创业的毕业生，将档案转递至生源地或就业地的公共就业和人才服务中心（人才市场）是最佳选择。

• 联系人才机构： 毕业生需自行联系户籍所在地（生源地）或意向就业城市的人才服务中心，咨询并办理档案托管申请手续。
• 获取调档函： 人才服务中心审核通过后，会出具一份调档函。同样，需要确保函件上的信息准确。

参加此类项目的毕业生，档案一般按照项目统一要求进行转递，通常是指定转至项目主管部门或所在地的人才服务机构。毕业生需密切关注项目通知，按要求准备材料。

无论属于哪种情况，获取一份信息完整、盖章有效的调档函是启动一切调档流程的前提。

在拿到调档函后，毕业生需要按照内蒙古大学学生工作处或就业指导中心（具体负责部门名称可能微调，以下统称“档案管理部门”）的规定流程办理手续。

每年毕业季，学校档案管理部门都会通过官方网站、官方微信公众号、各学院辅导员等渠道发布详细的毕业生档案转递工作安排。内容包括：

• 集中办理档案转递的时间段（通常为6月下旬至7月底）。
• 需要提交的材料清单（如调档函原件、身份证复印件等）。
• 办理方式（线上登记、线下提交或两者结合）。
• 咨询电话和办公地址。

毕业生务必密切关注这些信息，避免错过集中办理期，导致档案滞留。

根据学校要求，毕业生需要将调档函原件（或按要求提交清晰电子版）提交至所在学院或学校档案管理部门。
于此同时呢，可能需要填写一份《毕业生档案转递信息登记表》，再次核对并确认档案接收单位的各项信息。这一步至关重要，任何地址、单位名称的笔误都可能导致档案寄错、退回或丢失。

学校档案管理部门在收到毕业生的调档申请后，会对其档案材料进行最后的整理、审核和密封。确保档案袋内材料齐全、无误后，会使用专用封条密封并加盖公章，以保证档案的严肃性和真实性。

根据国家规定，毕业生档案必须通过机要通信或EMS标准快递中的“学生档案”专用通道进行转递。严禁个人自带档案。这两种方式都具有可查询的物流跟踪信息，确保了转递过程的安全与可控。

• 机要通信： 传统且安全，但传递速度相对较慢，且一般只能查询到寄出和签收状态，中途物流信息不详。
• EMS“学生档案”专递： 目前高校普遍采用的方式，速度较快，可以通过快递单号实时跟踪物流轨迹。

学校会批量寄出档案，并通常会将寄出的快递单号或机要号进行整理备案。

档案从学校寄出，并不意味着调档流程的结束。毕业生必须主动跟进，确认档案是否已被接收单位成功签收。

在档案寄出后的一到两周内，应通过学校提供的快递单号或机要号，在对应的邮政EMS官网或机要通信查询系统上跟踪档案物流状态。

在查询到档案显示“已签收”后，最稳妥的做法是主动电话联系档案接收单位（用人单位的人事部门、录取院校的研招办或人才服务中心），礼貌地询问对方是否已收到并审核入库自己的档案。这是最终确认档案安全抵达的“金标准”。

如果长时间查询不到物流信息，或物流信息异常（如退回、无人签收），应立即联系学校档案管理部门查明原因。常见问题包括地址错误、单位拒收（可能因材料不全或单位名称不符）等，需要及时与学校和接收单位沟通解决。

在调档过程中，毕业生可能会遇到一些特殊状况，以下就常见问题进行说明。

A: 学校通常可以为未就业毕业生提供短暂的档案保管服务（一般为两年，具体以当年政策为准），此期间不收取费用。但强烈建议毕业生在离校前，主动将档案转回生源地的人才服务中心进行托管，这是最稳妥、最常规的做法，可以避免日后因学校保管期满后转递带来的不便。

A: 可与单位协商，先将档案转递至单位所在地或生源地的人才服务中心进行临时托管。待试用期通过、单位正式接收后，再由人才中心根据新的调档函办理转递手续。

A: 这种情况常见于单位委托第三方人才机构统一管理档案。只要调档函是由具备档案管理权限的机构（如人才中心）开具，且经过用人单位确认，就是有效的。务必在提交调档函时向学校说明情况。

A: 已毕业离校的学生，调档流程与应届生类似。首先需要联系新的档案接收单位开具调档函，然后凭调档函和个人有效身份证件，联系内蒙古大学档案馆（注意：可能已从学生工作处移交至档案馆负责历史档案）办理相关手续。由于涉及查找历史档案，流程可能稍长，需耐心配合。

A: 绝对不可以。个人保管档案会导致档案成为“死档”，失去其应有的法律效力和真实性，任何正规单位都不会接收个人自带的、密封破损的档案。一旦发生这种情况，需要联系学校及户籍所在地人才机构，按程序重新审核、密封、激活，过程非常繁琐。

内蒙古大学毕业生的档案调转是一项环环相扣、需要毕业生高度负责的重要工作。从前期明确去向、获取调档函，到中期配合学校完成信息登记，再到后期跟踪查询、确认接收，每一个环节都需要细心和耐心。充分理解档案的重要性，严格遵守各项规定，积极主动地进行沟通和跟进，是确保这份珍贵的人生记录得以安全、准确传递，从而为个人未来的发展奠定坚实基础的根本保障。