南京警察学院毕业如何调档案呢(南京警院档案调取)

南京警察学院的毕业生档案调动是一项严肃且程序性极强的行政事务，它直接关系到毕业生的就业报到、户籍迁移乃至职业生涯的顺利开启。档案作为记录个人学习、政治审查、体能训练、奖惩情况等全面信息的重要载体，其管理与转递遵循国家关于干部人事档案及公安院校特定管理规定的双重标准。毕业生必须深刻理解档案的重要性，并严格按照既定流程操作，任何疏忽都可能导致档案流转延误甚至丢失，从而对个人的入警程序、公务员录用以及未来的职务晋升造成难以挽回的负面影响。

毕业生档案的基本内容与重要性

南京警察学院毕业生档案通常包含以下核心材料：高中阶段学籍材料、参加高考的报名登记表及成绩单、入学体检表、公安院校特有的政治考察（政审）合格材料、在校期间的各科学业成绩表、警体技能训练考核记录、奖惩决定文件、入党/入团志愿书及相关思想汇报、毕业实习鉴定表、高校毕业生登记表、就业通知书（即报到证副本）等。对于公安院校学生而言，政治审查材料和体能测试达标证明是其区别于普通高校毕业生档案的关键部分，这些是进入公安队伍不可或缺的硬性条件。

其重要性体现在多个层面：它是毕业生被用人单位，特别是公安机关录用的决定性依据，用人单位通过审查档案来最终确认毕业生的政治素质、业务能力和职业素养。它关系到个人户籍的迁移与落定，许多城市的人才引进或落户政策需要调档审核。再次，它是计算工龄、评定警衔、职级晋升的原始凭证。它也是个人历史经历的权威证明，具有不可替代性。

档案调动的核心原则与常见事由

档案调动必须遵循两个核心原则：一是“公对公”转递原则，即档案必须由组织（如南京警察学院档案室）通过机要通信或派专人送取的方式，转递给另一个具备人事档案管理权限的组织（如录用单位的人事处、各地人才服务中心等），严禁个人自行携带或转递。二是依据与凭证原则，任何档案的转出都必须有合法、合规的依据，通常是一份由接收单位出具的、盖有公章的调档函。

毕业生调档的常见事由主要包括：

• 成功考录公安机关或政法系统：这是最主要的流向。招录单位会向学院发出调档函，对毕业生档案进行审查，完成录用前的最后一步。
• 考取其他党政机关或事业单位：同样需要新单位出具调档函。
• 考取全日制研究生：被录取的高校会发出调档函，将档案调至该校继续管理。
• 入职具有档案管理权限的国有企业：企业人事部门会办理调档手续。
• 档案退回生源地人才服务机构：对于暂未就业或就业单位无权管理档案的毕业生，学校通常会根据就业方案，将其档案转递至生源地指定的地市级以上人才交流中心或人社局进行托管。

档案调动的具体操作流程

整个调档流程如同一场多方参与的接力赛，需要毕业生本人、学院档案管理部门、接收单位三方紧密配合。

第一步：确认档案状态与接收单位信息

毕业生首先需明确自己的档案是否已由学校整理完毕并处于可转递状态。通常，在学生毕业后，学院档案管理部门会集中一段时间对毕业生档案进行整理、归档、密封。随后，需准确获取档案接收单位的全称、详细地址、邮编、联系人及联系电话。这些信息必须绝对准确，一字不差，否则可能导致档案寄送错误。接收单位的资质也必须确认，其必须具备党委组织部门或政府人事部门授权的人事档案管理权限。

第二步：获取调档函

这是启动调档程序的“钥匙”。毕业生需敦促档案接收单位（如新录用的公安局、研究生院校等）出具正式的调档函。调档函必须是加盖了单位公章的正式红头文件，其中需清晰注明调档事由、被调档人基本信息、接收单位详细地址和联系方式。毕业生在收到调档函后，应仔细核对所有信息是否正确。

第三步：提交调档申请与材料

毕业生本人或委托他人（需有委托书），需持调档函原件、个人身份证复印件等材料，前往南京警察学院负责档案管理的部门（通常是学生处或专门的档案室）办理调档手续。部分学校可能允许通过邮寄方式提交调档函，或开通线上申请通道，毕业生需密切关注学校官方通知，按照指定方式操作。在此环节，毕业生需再次向学校档案管理人员确认接收单位的地址信息。

第四步：学校审核与转递档案

学院档案管理部门在收到调档函并核实无误后，会从档案库中提取该生的档案，对其进行最后核查，确保材料齐全、密封完好。然后，通过国家指定的机要通信渠道或派专人送达方式，将档案寄往调档函上指定的单位。机要通信是一种用于传递党政军机关机密文件的安全渠道，虽然速度不如普通快递，但安全性极高。整个过程通常需要一定的时间，毕业生应耐心等待。

第五步：跟踪与确认档案送达

档案寄出后，学校会有一个机要号或快递单号（视传递方式而定）。毕业生应主动向学校问询此号码，并在一段时间后（通常机要传递需要几周时间），主动联系接收单位的人事部门，确认对方是否已成功收到并审核无误自己的档案。这一步至关重要，是确保档案安全“落地”的最后关口。切勿认为档案寄出就万事大吉。

特殊情况与注意事项

档案调动过程中可能会遇到一些特殊情况，需要格外留意：

• 暂未就业或单位不管理档案：档案会被学校转递至毕业生生源地的公共就业和人才服务机构。毕业生应在离校后主动联系生源地人才中心确认档案是否已到，并了解后续托管事宜。
• 调档函信息错误：一旦发现调档函上的信息有误，应立即联系发出单位更正，重新开具正确的调档函，绝不能使用错误函件提交，否则会导致档案误寄或丢失。
• 档案传递时间过长：机要通信传递速度较慢，跨省传递耗时一两个月也属正常。毕业生应定期查询，但如果超过合理时限仍未到达，则需凭机要号向学校申请查询递送状态。
• 档案材料缺失：极少数情况下，接收单位审核时可能发现档案内缺少某份非关键材料。此时，毕业生需积极配合，根据要求回校补办相关证明或材料。
• 改派：如毕业生在档案已寄往生源地后，又签订了新的就业协议，需要将档案从生源地调往新单位，这个过程称为“改派”。它涉及重新开具报到证和调档函，手续更为复杂，需咨询学校就业指导中心和生源地人才机构。

给毕业生的建议

为确保万无一失，毕业生应树立高度的责任意识：从毕业离校前就开始关注班级群、学院官网发布的关于档案转递的通知，提前了解流程。与辅导员、学院档案管理员保持良好沟通，记下联系方式，遇到问题及时咨询。再次，对自己档案的去向做到心中有数，主动跟进每一个环节，特别是确认接收单位已收到档案这一步，必须亲自落实。务必妥善保管好报到证，它是确认档案最终去向和办理落户等重要手续的辅助文件。整个调档过程是对毕业生耐心和细致程度的考验，以认真谨慎的态度对待，方能确保个人职业生涯开好头、起好步。

南京警察学院的档案管理工作严谨规范，只要毕业生能够按照学校的要求和上述流程，积极主动地配合与跟进，就能够顺利完成档案的转递工作。档案的安全、准确转递，为毕业生顺利踏入社会、投身公安事业或其他工作岗位奠定了坚实的基础。