河南科技学院毕业如何调档案呢(河南科技学院毕业调档)

毕业生档案绝非一摞可有可无的纸质材料，它是个人身份、学历、资历的重要证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有极强的法律凭证属性和原始记录属性。其重要性贯穿个人的职业生涯乃至退休生活。

档案内通常包含以下核心材料：

• 高中阶段材料：如高中毕业生登记表、学业水平考试成绩、高考报名登记表、高考志愿表、高考体检表等。
• 大学阶段材料：如入学登记表、学年鉴定表、成绩单、军训鉴定、奖惩记录、入党（团）材料、毕业生登记表、学位授予证明、就业通知书（报到证副联）等。
• 其他需要归档的材料。

这些材料共同构成了一个完整的、不可复制的个人成长记录链。在以下关键人生节点，档案将发挥不可替代的作用：

• 机关事业单位、国有企业入职：这些单位具有人事管理权，入职前后必须调阅并审查个人档案，这是录用的必要环节。档案的齐全、真实与否直接关系到能否顺利入职。
• 职称评定与职务晋升：无论是企事业单位的专业技术职称评审，还是管理岗位的晋升，都需要依据档案中的学历、工作经历、考核结果等原始记录作为评价依据。
• 工龄认定与社保办理：工龄的起始计算时间往往依据档案中记载的首次参加工作时间确定，直接影响养老金等社保待遇的计算。社保机构的参保审核也需要调取档案信息。
• 公务员招录、研究生录取：政审环节的核心就是审查个人档案，确保考生符合政治面貌、道德品质等方面的要求。
• 办理退休手续：退休时，社保部门需要审核档案，以确认出生年月、参加工作时间、缴费年限等信息，准确核定养老金数额。
• 落户大城市：许多大城市的人才引进落户政策，往往要求申请人的档案必须先迁入本地指定的人才服务机构。

因此，河南科技学院的毕业生必须从战略高度认识到档案的极端重要性，将其视为与身份证、毕业证同等重要的个人资产，慎重对待其转递事宜。

档案调转并非无的放矢，其前提是毕业生必须明确档案的接收地，并获取相应的调档凭证。这是启动整个调档流程的“钥匙”。根据毕业生的不同去向，准备工作也有所差异。

1.已落实就业单位（且单位具有人事档案管理权限）

• 情况描述：毕业生签约的单位是机关、事业单位、国有企业或大型知名企业，这些单位通常有自己的党委组织部门或人力资源部门，具备保管员工人事档案的资质。
• 所需凭证：由就业单位的人事部门出具的调档函。调档函上会明确写明档案接收单位的全称、详细地址、邮编、联系人、联系电话等信息。
• 行动步骤：毕业生需及时与单位人事部门沟通，确认是否需要档案以及如何开具调档函，并将获取的调档函及时提交给河南科技学院负责档案管理的部门（通常是学生处或档案馆）。

2.已落实就业单位（但单位无人事档案管理权限）

• 情况描述：毕业生签约的单位是私营企业、外资企业、民营企业等，这些单位一般没有独立保管档案的权限。
• 档案去向：档案通常需要托管至单位所在地或户籍所在地的公共就业和人才服务机构（如市、区级人才交流中心）。
• 所需凭证：
  • 如果单位统一办理档案托管，可能需要单位提供与人才机构签订的托管协议或相关证明。
  • 更常见的是，毕业生需自行联系意向的人才机构，了解托管流程，申请开具调档函。有些地区可能需要同时提供就业协议书（三方协议）或劳动合同。

3.考取国内研究生或第二学位

• 情况描述：毕业生成功考取其他高校的研究生或第二学位，需要将档案转至录取院校。
• 所需凭证：由录取院校的研究生院或招生办公室出具的调档函。调档函通常随录取通知书一并寄送，或需要考生在录取院校的系统中自行下载打印。
• 行动步骤：收到调档函后，仔细核对信息，在规定时间内提交给母校。

4.出国（境）深造或工作

• 情况描述：毕业生选择出国留学或工作。
• 档案去向：档案通常转回户籍所在地的公共就业和人才服务机构，或者教育部留学服务中心（如果该中心接受档案托管）。
• 所需凭证：联系户籍地人才机构，申请开具调档函。若存留服，则需按其官网要求申请调档。

5.暂未就业、自主创业、自由职业等

• 情况描述：毕业生在离校时未落实具体工作单位。
• 档案去向：学校通常建议并将档案转回户籍所在地的县级以上公共就业和人才服务机构。这是最稳妥、最常见的处理方式，可以保证档案的连续性和安全性。
• 所需凭证：毕业生需主动联系户籍地的人才机构，确认其是否接收档案以及如何办理接收手续，获取调档函。如果未及时办理，学校可能会根据默认地址（通常是高考生源地）将档案寄出，但存在一定风险，强烈建议主动办理。

6.参与“西部计划”、“三支一扶”等国家地方项目

• 情况描述：毕业生参加基层服务项目。
• 档案去向：一般按规定转至项目主管单位或户籍地人才机构，具体政策需咨询项目办和学校就业指导中心。
• 所需凭证：依据项目办的具体通知和要求办理。

无论属于哪种情况，主动沟通、提前准备是成功调档的第一步。毕业生应尽早确定档案接收单位，并务必确保所获取的调档函上的信息（单位名称、地址、联系人、电话）绝对准确无误。

在准备好调档凭证后，毕业生需要按照河南科技学院规定的流程办理档案转递手续。虽然具体操作细节可能因年份和学院通知略有差异，但大体遵循以下步骤：

第一步：关注官方通知，了解集中办理时间

每年毕业季，河南科技学院学生处、就业指导中心或档案馆会通过官方渠道（如学校官网、就业信息网、二级学院通知、毕业班辅导员通知等）发布关于毕业生档案转递工作的详细安排。内容包括办理时间、地点、所需材料、线上系统操作指南等。毕业生必须密切关注，切勿错过集中办理期。

第二步：登录离校系统，完成相关手续

现代高校普遍采用数字化离校系统。毕业生需登录系统，查看是否有欠费、图书未归还、宿舍未清退等项目。通常，在档案转递环节，系统会要求毕业生填写或确认档案接收单位信息。这是确保档案准确寄送的核心环节，必须反复核对。

第三步：提交调档函等书面材料

即使在线填写了信息，学校通常仍要求毕业生将调档函原件（或清晰复印件）提交至指定部门（如各二级学院学工办或学校档案馆）。提交时，可能还需要填写一份《档案转递申请表》或类似表格，再次确认转递信息并本人签字。这是双重保险，避免因线上信息录入错误导致档案误寄。

第四步：学校审核与集中寄发

学校档案管理部门会审核毕业生提交的调档函和转递信息的完整性与真实性。审核通过后，学校会按照教育部和国家邮政局的相关规定，通过机要通信或邮政EMS标准快递中的“学生档案”专用通道寄送档案。这两种方式都是安全可靠的，具有跟踪查询功能。学校一般不会将档案交给学生个人携带（除极特殊情况并办理严格手续外）。

第五步：查询档案寄送状态并确认接收

档案寄出后，学校通常会提供档案转递的单号或批次号。毕业生应主动向档案接收单位查询档案是否已安全到达，并办理好托管手续（如需要）。
例如，寄到人才中心的，可能需要本人或委托他人前去签收并签订人事代理协议。这一步是档案调转流程的收官之举，至关重要。

重要提示：

• 时限要求：务必在学校规定的截止日期前完成所有手续。逾期办理可能会被视为遗留问题处理，流程更复杂，时间更长。
• 信息准确性：地址、单位名称等信息的一个错别字，都可能导致档案无法投递或丢失。
• 沟通畅通：保持手机畅通，确保学校或档案接收单位在遇到问题时能联系到你。

在档案调转过程中，毕业生可能会遇到各种问题，提前了解并掌握应对策略，可以避免很多麻烦。

1.档案滞留或“死档”

风险描述：毕业生离校后对档案不闻不问，既未办理转递手续，也未回学校查询，导致档案长期留在学校或寄送途中丢失，失去应有的效用，成为“死档”。

应对策略：

• 预防为主：毕业离校前务必办妥档案转递手续。
• 及时查询：离校后1-2个月内，主动向档案接收单位确认档案是否到达。
• 积极激活：如果档案已成为“死档”，需联系户籍地人才机构或当前单位人事部门，咨询激活流程，通常需要补充相关证明材料和手续。

2.档案地址填写错误或接收单位拒收

风险描述：因粗心大意填错信息，或选择的接收单位不具备接收资质而拒收档案。

应对策略：

• 仔细核对：提交信息前与接收单位反复确认。
• 立即联系：一旦发现错误或被告知拒收，第一时间联系学校档案管理部门说明情况，并提供正确的调档函，申请更改寄送地址或退回后重寄。但档案一旦寄出，追回或改址程序复杂，故预防是关键。

3.暂时无法确定档案接收单位

情况描述：毕业生在离校时工作尚未稳定，或还在多个offer间犹豫。

应对策略：

• 首选方案：将档案暂转回户籍地人才中心。这是最安全、灵活的选择。待工作稳定后，再从户籍地人才中心调至工作地人才中心或单位，流程清晰。
• 了解政策：部分学校可能为毕业生提供短暂的“档案暂存”服务（通常不超过两年），但期间不再添加任何新材料（如转正定级等已取消），且需本人申请。需向学校咨询具体政策，但一般不推荐长期暂存学校。

4.报到证与档案的关系

自2023年起，国家已取消高校毕业生就业报到证。此前，报到证是档案转递的重要依据。现在，档案转递主要依据调档函。毕业生无需再担心报到证的问题，但需更重视调档函的获取。

5.党员组织关系与档案的转递

党员的组织关系材料（入党志愿书等）是人事档案的重要组成部分，通常随档案一并转递。但党员组织关系的接转（介绍信开具和接收）是一个独立流程，需由党员本人向所在党组织（党支部）办理，两者需同步进行，确保党籍材料与组织关系落地一致。

档案调转完成并不意味着万事大吉。档案管理是一项终身事务，需要毕业生长期关注。

1.知晓档案所在地

务必牢记自己的档案存放在哪个具体单位（如XX省XX市人才服务中心），并记录该单位的联系方式。在今后需要使用时，能够快速准确地提供信息。

2.及时补充新材料

参加工作后，产生的以下重要材料应及时归档，确保档案的连续性：

• 劳动合同、离职证明。
• 职称评定、职业资格考试相关的申报表、审批表。
• 学历深造（如在职研究生）的毕业登记表、成绩单、学位证明等。
• 重要的奖惩材料。

补充材料通常需要本人将材料原件送至档案保管单位，由工作人员审核后归档。应定期（如每3-5年）主动联系档案保管单位，咨询是否需要更新材料。

3.档案的再转递

未来更换工作城市或单位，可能需要进行档案的再次转递。流程与毕业时类似：由新单位或新单位所在地的人才机构开具调档函，本人凭调档函和身份证等证件到当前档案保管单位办理调出手续。严禁个人私自携带档案转递。

4.查阅与借阅

个人不能查阅自己的人事档案。当用人单位或相关机构因工作需要查阅档案时，必须持单位介绍信和有效证件，并遵守档案保管单位的规定。一般情况下，档案原件不予借出，只能在阅档室查阅。

河南科技学院的毕业生应将档案调转视为从校园到社会转变的第一场严肃考试。它以清晰的自我规划为前提，以严谨细致的操作为过程，以档案安全准确抵达目的地为成功标志。这份独特的“人生履历”将默默陪伴每一位毕业生，在未来的每一个重要时刻提供坚实的证明和支持。以负责的态度处理好档案事宜，就是为未来的职业生涯铺就一条更加顺畅的道路。