南昌大学共青学院毕业如何调档案呢(共青学院档案转递)

在深入探讨档案转递流程之前，首先必须明确毕业生档案究竟是什么，它包含哪些内容，以及为何它如此重要。毕业生档案并非由学生本人持有和保管，而是由学校通过特定渠道转递至具有档案管理资质的机构或单位。

毕业生档案通常包含以下核心材料：

• 高中阶段档案：如高中毕业生登记表、学业水平考试成绩、高考报名登记表、高考志愿表、高考体检表等。
• 大学阶段档案：主要包括入学登记表、学年鉴定表、成绩单、军训鉴定表、毕业生登记表、学位授予决定、党团组织关系材料（入团/入党志愿书、申请书、思想汇报、转正申请书等）、奖惩记录、体检表等。
• 其他相关材料：如在学期间的社会实践报告、实习鉴定表、就业通知书（报到证副本，如有）等。

其重要性体现在多个方面：

• 就业入职的必需品：国家机关、事业单位、国有企业以及许多规范化管理的民营企业，在正式录用员工时，都必须调阅并审核个人档案，以确认其学历、经历和政治背景的真实性。档案未到位，通常无法办理正式入职手续。
• 职业发展的基石：在职业生涯中，职称评定、职务晋升、干部选拔、岗位调动等都需要依据档案材料进行资格审查。档案中记录的学习成绩、工作经历、考核结果、政治表现等都是关键依据。
• 社会福利保障的依据：计算工龄、确定退休待遇、办理社会保险（特别是养老保险和医疗保险）、享受国家相关政策优惠（如人才引进补贴）等，都需要以档案记载的参加工作时间、工作年限等信息为准。
• 历史凭证与法律效力：档案是个人经历的原始记录，具有法律凭证作用。在需要证明个人某一阶段经历时，档案是最权威的依据。

因此，妥善处理档案转递事宜，是每位毕业生对自己未来高度负责的表现。

南昌大学共青学院毕业生档案的转递工作，通常由学院的学生工作处或招生就业处下属的档案管理部门具体负责。其基本流程遵循“依据派遣、对公转递、安全保密”的核心原则。

第一步：信息核对与确认

通常在毕业学年的最后一个学期，学院会组织毕业生进行毕业信息核对，其中就包括档案转递地址信息的确认。毕业生需要根据自身的就业去向或升学情况，向学院提供准确的档案接收单位信息。这是整个流程的起点，也是最容易出错的关键环节。

第二步：依据就业报到证或调档函签发转递单

档案转递的直接依据是“全国普通高等学校本专科毕业生就业报到证”（简称“报到证”）或研究生录取院校发出的“调档函”。

• 对于已签订就业协议（特别是到国有单位、事业单位就业）或办理了回生源地人事部门报到的毕业生，学院将根据省高校毕业生就业指导服务中心签发的报到证上的派遣单位信息，办理档案转递。
• 对于考取研究生（或专升本）的毕业生，凭录取院校发出的正式调档函，学院将档案转至录取院校。
• 对于暂未就业、出国留学或到无档案管理权限的民营企业就业的毕业生，通常建议将档案转回生源地所在地的市县级公共就业和人才服务机构（如人力资源和社会保障局、人才交流中心）。

第三步：档案整理与封装

学院档案管理部门会按照规范，对每位毕业生的档案材料进行最后的整理、审核、排序和密封。密封后的档案袋会加盖学校公章，确保其完整性和真实性。

第四步：通过机要通道或EMS档案专递转出

根据国家规定，高校毕业生档案必须通过机要通信或邮政EMS标准快递中的“高校毕业生档案专用通道”进行转递。严禁个人私自携带档案。这种方式保证了档案转递过程的可追踪性和安全性。档案寄出后，学校会保留寄送凭证。

第五步：档案到达与确认

档案寄出后，会有一个流转周期。毕业生应主动、及时地与档案接收单位联系，查询档案是否已安全到达。这是确保档案“落地”的最后一步，至关重要。

毕业生的去向不同，档案转递的具体操作细节也有所差异。
下面呢是几种常见情况的详细说明。

情况一：考取国内研究生或专升本

这是流程相对最清晰的一种情况。

• 关键凭证：录取院校研究生院（或招生办公室）发出的正式调档函。
• 操作步骤：
  • 收到调档函后，仔细核对调档函上的个人信息（姓名、身份证号、专业等）以及档案接收单位的名称、地址、联系人、电话是否准确无误。
  • 将调档函原件（或按学校要求提交复印件）及时上交至南昌大学共青学院负责档案管理的部门（通常是学生工作处或招生就业处）。
  • 根据学院通知，填写档案转递登记表，确认信息。
  • 学院会在规定时间内（通常在毕业后统一办理），通过机要通道将档案寄往录取院校。
  • 档案寄出后，毕业生应主动联系录取院校的档案接收部门，确认档案是否已收到。如有问题，可凭学校提供的寄送凭证号进行查询。
• 特别注意：部分院校可能要求档案在特定日期前寄到，请务必留意调档函上的截止日期，并提前与本科院校沟通。

情况二：已就业（到有档案管理权限的单位）

此类单位包括国家机关、事业单位、国有企业、大型股份制企业等。

• 关键凭证：有效的就业协议书（通常需上级主管部门盖章）和据此签发的报到证。
• 操作步骤：
  • 与用人单位签订就业协议书，并确保协议书上关于档案接收信息的栏目（单位名称、地址、邮编）填写完整、准确、盖章清晰。如有不确定，务必向用人单位的人力资源部门核实。
  • 学校根据完备的就业协议书，向省级就业主管部门申请开具报到证，报到证的抬头单位即为档案转递单位。
  • 毕业生配合学校完成档案转递信息确认。
  • 学院依据报到证信息，将档案转往用人单位或其指定的档案管理机构（如上级主管单位的人力资源服务中心）。
  • 毕业生持报到证原件到单位报到后，应询问单位人事部门档案是否已到达。
• 特别注意：务必确认单位是否具备档案管理权限。如果单位不能直接接收档案，通常会指定一个人才服务中心代为管理，这时档案抬头应填写该人才服务中心的名称。

情况三：已就业（到无档案管理权限的单位）或灵活就业、暂未就业

此类单位多为民营企业、外资企业、个体工商户等。这些单位一般不具备档案管理资质。

• 最佳选择：将档案转回生源地的公共就业和人才服务机构。这是最稳妥、最通用的做法。
• 操作步骤：
  • 需要了解生源地具体是哪个机构接收毕业生档案。通常是户籍所在地的市或县一级的“人力资源和社会保障局”、“人才交流中心”、“人才服务中心”或“就业管理服务局”等。可以通过当地人社局官网、电话咨询或询问往届生确认。
  • 在学校统计档案转递信息时，提供该机构的准确全称和地址。
  • 学校将按照“未就业”或“回生源地”的情况，向省级就业主管部门申请开具回生源地的报到证。
  • 学院依据此报到证，将档案转往生源地对应的接收机构。
  • 毕业生离校后，应尽快持报到证到该机构办理档案托管手续，确认档案到位。
• 其他选择：如果就业单位所在地的人才服务中心同意接收档案（例如，在一些大城市，凭与当地单位签订的劳动合同即可申请办理人才引进落户和档案接收），也可以选择将档案转至就业地人才中心。但这通常需要毕业生自行联系并获取该人才中心的调档函或接收证明，手续相对复杂。

情况四：出国（境）留学

选择出国深造的毕业生，其档案同样需要妥善安置。

• 推荐方案：将档案转回生源地公共就业和人才服务机构，或者存放在教育部留学服务中心。
• 转回生源地：操作流程与“情况三”类似，简单直接，免费或费用很低。
• 存放留学服务中心：教育部留学服务中心专门为留学人员提供档案存放等服务。优点是档案记录连续，方便办理境外学历认证、回国就业报到等手续。但需满足该中心规定的条件（如出国攻读学位等），并需在线申请和办理，流程相对独立于学校统一办理批次。
• 操作建议：建议毕业生提前登录留学服务中心官网了解存放政策和申请流程，权衡利弊后做出选择。若选择存放留服，需及时向其申请调档函并提交给学校；若选择回生源地，则按学校统一安排进行。

在档案转递过程中，毕业生常会遇到一些问题，甚至陷入误区，需要特别注意以规避风险。

问题一：档案能否自己携带？

绝对不可以。个人携带档案是严重违反档案管理规定的行为。一旦档案袋密封被拆开，其真实性和完整性将受到质疑，任何单位都不会接收，档案即刻变为“死档”。激活“死档”程序繁琐，耗时费力。务必确保档案通过公对公的机要渠道转递。

问题二：不办理档案转递手续会怎样？

学校仅为毕业生保管档案一段时间（通常为两年，称为“择业期”）。超过保管期限后，学校不再负有保管责任，会将档案统一转回生源地，但在此过程中极易发生地址不详、机构拒收等导致档案遗失的情况。长期“弃档”会使个人档案记录出现“断档”，严重影响未来的工龄计算、职称评定等。

问题三：档案转递信息填错了怎么办？

如果在档案寄出前发现错误，应立即联系学院档案管理部门申请更正。如果档案已寄出但被退回，或经查询发现接收单位无法查到，也应立即联系学校，提供正确的信息申请重新寄送。如果档案已寄到错误单位，追回和改派将非常困难。
因此，信息确认环节务必谨慎。

问题四：如何查询档案转递状态？

档案通过机要或EMS寄出后，有其独立的物流编号。毕业生可以向学校档案管理部门询问此编号，然后通过机要交通查询系统或EMS官网进行跟踪。更重要的是，在档案寄出一个月左右，应主动联系档案接收单位，确认是否已签收并入库。

问题五：毕业后找到新工作，如何改派档案？

如果在档案已转回生源地后，又找到了可以接收档案的工作单位，就需要办理“改派”。

• 需由新单位或其主管人事部门出具调档函。
• 然后，持调档函、身份证、原来的报到证等材料，到当前档案所在地（生源地人才中心）申请办理档案转出手续。
• 档案所在地机构会通过机要渠道将档案转往新单位。
• 此过程由毕业生自行发起和办理，学校一般不再介入。

南昌大学共青学院毕业生的档案转递工作是一项系统、严谨的工程，其顺利与否直接关系到毕业生的人生轨迹。每一位毕业生都应树立对个人档案负责终身的意识，将其视为与毕业证书、学位证书同等重要的个人资产。在毕业季，要积极主动地关注学校发布的各项通知，认真核对个人信息，根据自身实际情况，明确档案去向，并及时、准确地办理相关手续。切忌对档案问题置之不理或马虎大意。唯有如此，才能确保这份记录着青春奋斗历程的珍贵文件能够安全、准确地抵达其应有的归宿，为未来的职业生涯铺平道路，扫除后顾之忧。