六盘水职业技术学院毕业如何调档案呢(毕业档案转递指南)

一、深刻理解毕业生档案的核心价值与调档的必要性

在深入探讨如何调档之前，每一位六盘水职业技术学院的毕业生都必须首先认识到个人档案的极端重要性和调档行为的严肃性。毕业生档案并非一份可以随意携带、自行保管的普通文件袋，它是国家人事档案制度的重要组成部分。

其核心内容通常包括：

• 高中阶段材料：如高中学籍表、毕业生登记表、高考报名登记表等。
• 大学阶段材料：如入学登记表、学习成绩单、学年鉴定表、毕业生登记表、学位授予证明、党团组织关系材料、奖惩记录等。
• 其他需要归档的重要材料。

这些材料共同构成了个人学习生涯的官方证明。调档的必要性源于毕业生离校后的去向多样性：

• 就业需要：国家机关、事业单位、国有企业（通常称为“体制内”单位）录用员工时，必须调取并审查个人档案，这是办理正式入职手续的硬性要求。档案是否齐全、转递是否及时，直接影响到录用进程。
• 落户需要：在一些大城市办理人才引进落户时，档案是必备的审查材料。
• 升学需要：考取研究生或专升本的同学，录取院校会要求将档案调至新的学校，以延续学籍管理。
• 长期规划需要：对于前往私营企业、外资企业工作或自主创业、灵活就业的毕业生，将档案妥善存放在户籍所在地或工作地的人才交流服务中心，可以确保档案的安全与连续管理，为今后的职称评定、职业资格认证、工龄计算、公务员考试政审等提供依据。

因此，调档不是一项可做可不做的“手续”，而是毕业生迈向社会必须完成的关键环节，关乎个人长远发展。

二、调档前的全面准备：知己知彼，百战不殆

成功的档案调转始于充分的前期准备。毕业生在离校前和办理调档手续前，应主动完成以下几项关键工作：

（一）明确档案去向，获取关键凭证——调档函

调档函是调取档案的法定依据和唯一凭证。没有调档函，学校档案管理部门无法启动档案转递程序。毕业生必须根据自身情况，先确定档案的接收单位，然后向该单位申请开具调档函。

• 情况一：已落实就业单位且单位具备档案保管权限。通常指国家机关、事业单位、大型国有企业。毕业生应咨询单位人事部门，由单位出具调档函。
• 情况二：就业单位不具备档案保管权限或未就业。这是大多数毕业生的普遍情况。档案通常转递至：
  • 生源地：即入学前户籍所在地的市、县级人力资源和社会保障局下属的人才交流服务中心。
  • 工作地：工作所在城市的人才服务中心（需确认该中心是否接受非本地户籍档案）。
  毕业生需要联系意向存档的人才中心，了解其接收政策并申请开具调档函。
• 情况三：考取更高层次学历。由录取院校的研究生院或招生办公室出具调档函。

核实调档函信息的准确性至关重要：务必仔细核对调档函上的所有信息，包括：毕业生姓名、身份证号、学校名称、档案接收单位的全称、详细地址、联系人、联系电话及邮编。任何错误都可能导致档案无法准确投递或被打回。

（二）与学校保持有效沟通，熟知校内流程

主动与六盘水职业技术学院负责毕业生档案工作的部门（通常是学生工作处、招生就业处或专门的档案室）取得联系。了解清楚：

• 学校集中办理档案转递的时间段（通常为每年7月至9月）。
• 个人提交调档函的截止日期和方式（是线上上传还是线下交送）。
• 学校要求填写的相关表格（如档案转递信息登记表）。
• 学校的档案转递是通过什么渠道（如机要通信、邮政EMS标准快递等）。
• 如何查询档案转递状态（是否提供快递单号或查询系统）。

提前加入班级或院系的毕业生群，关注学校官网、官方公众号发布的相关通知，确保信息不遗漏。

（三）备齐个人身份证明材料

在办理调档手续时，通常需要出示或提供本人的身份证复印件、毕业证复印件等，以备核实身份。委托他人代办时，还需提供亲笔签名的委托书、代办人身份证复印件及委托人身份证复印件。

三、档案调转的具体流程详解：按部就班，有条不紊

（一）通用核心流程

无论档案去向如何，其核心流程是基本一致的，可以概括为以下几个步骤：

1. 获取调档函：从档案接收单位获得正式、有效的调档函。
2. 提交调档函：在规定时间内，将调档函提交给六盘水职业技术学院的档案管理部门。具体提交方式需遵循学校要求。
3. 学校审核与转出：学校档案部门审核调档函的真实性和信息准确性，确认毕业生无欠费、无未还图书等离校手续问题后，整理密封档案，通过国家规定的保密渠道寄出。
4. 档案在途：档案通过机要或EMS等方式运输，此过程需要一定时间（通常为数周）。
5. 接收单位审核与入库：档案接收单位收到档案后，会检查档案袋是否完好、材料是否齐全，确认无误后办理存档手续。
6. 本人确认：毕业生应主动联系接收单位，确认档案是否已安全到达。这是整个流程的收官之举，必不可少。

（二）不同去向的特殊注意事项

1.调往具备人事权的用人单位

• 确保单位开具的调档函格式规范、盖章清晰。
• 明确档案送达地址，大型单位可能有专门的信件收发室，需确保地址准确。
• 入职后，及时提醒单位人事部门查收并管理好自己的档案。

2.调往各地人才交流服务中心

• 这是最普遍的情况。要明确人才中心的全称，例如“XX市人力资源与社会保障局人才服务中心”或“XX县人才交流管理服务办公室”。
• 许多人才中心已开通网上办理业务，毕业生可通过其官方网站或微信小程序在线申请调档函，大大简化了流程。
• 关注人才中心关于档案接收的要求，例如是否需要同时办理人事代理手续、是否对工作单位性质有要求等。

3.调回生源地

• 如果毕业生在离校时未落实工作单位或未办理调档手续，学校通常会按政策将档案统一转递至生源地所在地级市的教育局或人社局。这是一种默认的、保障档案安全的措施。
• 若之后需要从生源地调出档案，则需由新的档案接收单位（如新工作单位或新城市的人才中心）向生源地的档案保管机构开具调档函，完成二次调档。

4.考取研究生或专升本

• 及时将录取院校出具的调档函交给母校。
• 注意调档时间要求，确保档案能在新生入学前或学校规定的时间内到达，以免影响入学资格审查。

四、可能遇到的问题与应对策略

档案调转过程并非总是一帆风顺，毕业生可能会遇到以下常见问题，需要冷静应对：

（一）调档函开具受阻

问题描述：意向的人才中心以非本地户籍、单位不符合要求等理由拒绝开具调档函。

应对策略：详细了解该人才中心的接收政策。如果确实不符合条件，应尽快寻找替代方案，最稳妥的选择是将档案转回生源地人才中心。生源地人才中心有义务接收本地户籍毕业生的档案。这并不影响你在外地工作，未来需要时再从生源地调出即可。

（二）档案投递后长时间未到达

问题描述：从学校寄出档案一个月甚至更久，接收单位仍表示未收到。

应对策略：

• 第一步：联系学校档案部门，查询当时档案寄出的详细物流信息，如机要号或EMS单号。
• 第二步：根据单号，通过机要交通查询系统或邮政EMS官网跟踪档案流向。
• 第三步：若物流信息显示已签收，但接收单位称未收到，需协调双方核实签收的具体部门或人员。若物流信息异常或丢失，应立即由学校出面与邮寄机构交涉追查。

机要通信速度较慢且查询期有限（通常为一年），需耐心并及时跟进。

（三）档案成为“死档”

问题描述：档案因各种原因滞留在个人手中超过一定期限（通常规定为严禁个人自带档案，一旦自带即可能被视为无效），或档案袋破损、材料缺失，导致人才中心拒绝接收。

应对策略：这是非常棘手的情况。预防是关键，切记不要私自拆开档案袋。如果档案已在手中，应尽快联系原毕业院校的档案管理部门，咨询是否能够重新审核材料、密封盖章，并以公对公方式帮你转出。如果学校无法处理，则需咨询户籍地人才中心，看是否有激活“死档”的特殊政策和流程，但这通常非常困难且耗时。

（四）毕业多年后需要调档

问题描述：已毕业多年，忘记档案去向，现在因入职、评定职称等需要调档。

应对策略：首先排查档案可能存放的地点：

• 生源地人社局或教育局。
• 第一家入职的具备档案保管权的单位。
• 曾经工作地的人才市场。

可通过电话、网络等方式逐一查询。如果实在找不到，可能需要进行档案补办，这需要回母校及之前就读的学校，按流程补办关键学籍材料，重新建档，过程极为繁琐。

五、档案安全转递后的重要后续工作

档案到达接收单位，并不意味着万事大吉。毕业生还应完成以下后续工作：

（一）获取并保管好存档证明

档案存入人才中心或单位后，应主动索要一份《存档证明》或相关回执。这份证明是档案已妥善保管的直接证据，在今后办理相关手续时可能需要出示。

（二）了解档案管理服务内容

特别是将档案存放在人才中心的毕业生，应了解该中心提供哪些服务，如：出具相关证明、办理转正定级（注：根据国家最新规定，已取消转正定级手续）、职称申报认定、党员材料管理等。知晓这些服务，便于未来需要时能够及时申请。

（三）信息变更及时更新

当你的工作单位、联系方式、居住地址等重要信息发生变更时，应及时通知档案保管单位进行更新，确保在需要时能够顺利联系到你。

六盘水职业技术学院毕业生的档案调转工作是一项严谨、系统且时效性强的任务。它要求毕业生具备前瞻性，主动获取信息，细心核对材料，并保持与学校、接收单位的持续沟通。充分理解档案的价值，严格遵守调档流程，妥善应对可能出现的问题，并做好后续管理，才能确保这份承载着个人重要历史的文件得以安全、有效地为你未来的职业生涯保驾护航。从校园步入社会，妥善处理好档案事宜，是走向成熟、负责任的第一步。